5.3.1 5S向心组活动概述
5S管理就是依靠向心组活动向前推进的,5S是内容,向心组是形式,两者缺一不可。有的公司也在推进5S,但是效果不大,甚至推了一段时间后再也推不动了。究其原因,主要是缺乏推进5S的组织和决策层的力度不大以及方法不对。5S的基本理论知识不难懂,难以掌握的就是小组活动的管理。向心组活动的内容。
5.3.2 5S向心组活动的步骤
5S向心组活动一般分9个步骤进行。
步骤一:向心组注册、组织机构确定、计划的制定。5S推进办公室在动员大会召开结束后,应立即对全体员工(包括支援部门)按照“向心组运营规则”分成若干向心组,并且要到推进办公室里注册备案。在各部门确定1~2名人员专职或兼职为“5S推进担当”,并确立其工作职责,一方面对本部门的向心组活动进行管理,另一方面方便5S推进办公室对各部门的5S活动进行推动和管理。各部门的所有向心组在本部门“5S推进担当”的主持下,选出组长、书记及决定活动区域,以后所有的向心组活动都是在组长和书记的主持下进行。
组长和书记确定以后,在组长的主持下确定组名、方向和目标(跟公司的方向和目标一致)、口号、活动的时间和周期、区域担当等一系列向心组活动前的准备工作。然后,根据公司总的5S推进计划制定本组的活动计划。小组活动具体。
步骤二:活动板格式的整理。活动板是向心组活动的一个展示,所以应在5S推进办公室的指导下对活动板进行整理,活动的内容填写贯穿在向心组活动的始终,填写要详细、清楚、图表结合。
活动板的格式。
步骤三:10分钟教育(OPL教育)。OPL教育是点滴教育(One Point Lesson)的意思,即在每次向心组活动时用10分钟的时间进行理论教育,主要是围绕本次向心组活动的内容开展,目的是知识共享、共同提高。10分钟教育可在任何空余的时间进行,时间不能太长,一般10分钟左右即可。教育的内容范围很广,涉及工厂的方方面面,如如何查找整理的对象、5S的基础知识、设备的操作、问题点如何分析、不合理LIST如何制成、规章制度、员工规范、基本礼仪、人生哲学、企业文化、主题活动、QC控制,等等。教育的形式多种多样,主讲人可以是组员,建议多用组员讲课,这样能激发员工参与的意识。教育时可邀请5S推进办公室的专家授课或参与,在组长主持下,书记做好记录,并整理在活动板上。
1.整理:物品分类,区分必要与不必要,除去不必要的物品。
2.整顿:合理放置必要物品,以便取用。
3.清扫:习惯性日常清扫,保持清扫状态。
4.清洁:维持干净的状态。
5.清心:养成遵守规则的良好习惯。
要点是:掌握5S的概念讲师日期人数受教育者签名注:明确记录的目的和要点,受教育者要签字。
步骤四:向心组活动讨论会。向心组活动讨论会是5S活动的重要一步,很多公司在推进5S时缺乏这一步,这样活动的效果就不理想。“先谋而后动”,凡事先经过讨论,确定方法、时间、责任分担后,然后再统一行动,就会取得很好的效果。首先,计划讨论会日程并准备讨论会,按照讨论的结果实施讨论会,然后记录整理讨论会的内容,最后将会议的内容张贴在现况板上。
为组织好向心组活动,周期性的讨论会活动是最重要的;向心组讨论会会议气氛与别的会议不同,创造和谐、有趣、欢喜的气氛为基本思想。不要作为旁观者,要积极发表自己的意见,尊重他人意见。意见整理要在指定的时间内完成;利用布莱明法则等方法,坚决遵守对话的基本原则。
步骤五:进行5S活动,查找不合理点,做成不合理发现表。讨论会结束后,向心组成员一方面要按照讨论会的分工进行活动,另一方面对活动区域进行不合理点的查找。小组成员把发现的不合理点填写在不合理发现表上,发现的过程也是改善的过程,当场能改善的当场改善,当场不能改善的,小组成员一起研究解决,也可以请求别的部门进行支援。不合理区分一般分为:整理、整顿、基本条件、微缺陷、发生源、困难部位、不安全部位、其他等,对一些不合理点要用定点摄影的方法拍照,以做前后改善比较用。小组成员发现不合理点的能力是学习5S知识后,用5S的观念、方法、意识发现问题、解决问题能力的体现,活动结束后小组成员把不合理发现表交给书记。
不合理发现表格式。
步骤六:根据不合理发现表做出不合理层别表,对不能解决的不合理发现做出疑问点表。书记对每个成员的不合理发现表进行汇总整理,做出层别图,从而非常直观地找到现场存在的“主要问题”和“次要问题”,把握“关键的在少数”和“次要的在多数”,使主要问题能得到及时的解决。对不能解决的问题,要制成疑问点表,请求别的部门人员给予支援。
(1)书记在这个步骤中担当重要的角色。
(2)掌握层别图和排列图的做法和目的。
(3)疑问点做成要领:
①疑问点是指在清扫或其他业务活动中,不知道现象为什么发生、不知道是否异常,完全不知道或无法理解时而提出的问题;
②在经过有关人员技术教育后做成OPL,对组员实施教育;
③疑问点越多,说明活动开展得越好,提问不是惭愧的事,而是学习的重要途径;
④疑问点的质量是随着5S活动的提高而提高的。
步骤七:投入/产出(In/Output)指标的统计。每个月或每次主题活动期间,要对向心组总体活动的情况进行统计分析,方便5S推进办公室或诊断者对向心组的活动情况进行总体上把握。
(1)实事求是很关键。
(2)及时填写,以免漏记和误记。
(3)评价向心组活动时使用。
(4)投入/产出(In/Output)指标格式。
步骤八:改善前后对照。向心组活动的成果主要体现在改善上,通过对不合理发现的改善,使现场、现物、现状符合5S的要求。改善的方法很多,本章不做详述,下章将详细地介绍如何进行改善。当对向心组进行评价时,一般不会看到改善前的状况,这样改善的效果就没有一个很好的对比。通过定点摄影,将改善前和改善后的状况用照片的形式展现出来,就会解决这一问题。
(1)定点摄影。
①使用“同一相机”;
②在“同一位置”;
③向“同一方向”。
(2)定点摄影的注意事项。
①使用带日期的自动照相机;
②使用彩色胶卷;
③改善后的定点照相要携带改善前的照片在同一位置、同一方向进行拍摄。
(3)改善前后对照的格式。
步骤九:进行主题活动和提案(本节不做陈述,在本书第7章和第8章进行详述)。