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第8章 人性化沟通:实现人性化管理需要重视有效沟通

管理一刻也离不开沟通,管理的核心因素也是沟通,没有沟通就没有管理,要有效管理就必须良好有效的沟通。

人性化沟通提出管理沟通的原则、沟通技巧、沟通艺术对于创建本土化的企业文化有一定的积极意义。

一、人性化管理中的沟通

沟通对于企业管理者的工作十分重要,但很多人并没有真正地掌握沟通的方法。

(一)人性化沟通的含义

在每一个组织中,人和人之间并不是孤立存在的,大家为了一个共同的发展目标要彼此合作、良性竞争,但也会时常出现矛盾冲突。领导者的职责就是调节人际关系,提高公司凝聚力,把众人之力协调至一个方向,有效推动企业的发展。

组织沟通主要分为组织内部沟通和外部沟通,领导者在内部沟通中所面临的主要沟通对象有:下级、上司与同僚。在当前的知识经济时代,人们自我意识逐渐觉醒,越来越关注自身精神方面的需求。

领导者想要凝结众人之力,就必须意识到人的主体需求是企业发展的根本动力,只有把组织行为与个人的主体性结合起来,按照不同人的不同需求,进行和谐有序的人性化管理,企业才能获得长远发展。

美国联邦快递公司是以人为本的典范,人性化管理、团队精神是美国联邦快递公司把事业做大的一大法宝。公司负责人弗雷德·史密斯发明了一个深受员工欢迎的做法,就是联邦快递所有的飞机都以员工的孩子的名字来命名。每当有新飞机加入飞行队伍时,就抽签决定以哪个员工的宝宝的名字命名飞机。

孙子曰:“知己知彼,百战不殆。”领导者也是如此,只有了解下属,才能更好地实施管理工作;知悉员工感受是“以人为本”的第一步,然后还要在日常工作中,根据员工的感受,本着尊重员工、欣赏员工的态度帮助下属,使其更好地实现自己的价值。

彼得·德鲁克说:“管理的作用不在于改变人,而在于有效活用个人长处以增强组织的工作效果。摩托罗拉公司知人善任的人才策略,使得公司在激烈的市场竞争中始终保持着自己的人才优势,而公司也成为优秀人才的向往之地。

(二)人性化沟通原则

管理沟通作为特殊的沟通性质的管理行为过程,应当遵循作为管理性质的沟通行为过程的一些管理原则,才能保证实现其管理的目标和目的。

管理沟通一般应遵循以下十条基本沟通原则。

1.公开性原则

管理沟通的公开性原则,是指在同一个企业管理沟通过程中,管理沟通的方式、方法和渠道及其沟通的内容要求必须公开。即应当对参与沟通的个人和团队、部门都全面公开。只有所有的管理沟通成员都十分清楚地知道自己应该参与沟通的详细过程要求,沟通成员间才能遵循规则,产生正确完整的沟通行为。

2.简捷性原则

管理沟通的简捷性原则包括好几层意思。一层意思,是指沟通的具体方式、方法设计应当尽量简单明了,以便于所有沟通成员掌握和运用。另一层意思是指管理沟通应当采用最短沟通渠道或路径进行沟通。管理沟通的简捷性也包括沟通内容的编码简捷性及解码简捷性,防止将简单的管理信息人为地复杂化,致使沟通双方无法准确互相理解。总之,管理沟通的简捷性要求体现在管理沟通的各个方面,即体现在管理沟通的整个沟通模式里面。因此,管理沟通的简捷性应该是企业管理沟通总体模式的简捷性。

3.明确性原则

管理沟通的明确性是指管理沟通在公开性的基础上,必须将沟通的各项事宜,如渠道的结构、沟通的时间要求、地点要求、内容要求、频率要求等等,进行明确、清晰的告示,要尽量避免含糊不清。其目的在于使全体沟通成员准确理解企业所期望的管理沟通要求,明白他们在沟通中所担当的角色,即他们所应当履行的沟通职责和义务,从而最大限度地排除沟通成员对沟通要求的模糊和误解,保证管理沟通能够顺畅高效地进行,顺利达到管理沟通的预期目标。

4.适度性原则

管理沟通的适度性原则,是指管理沟通的渠道设置及沟通频率不能太多,也不能太少;而应当根据企业具体业务与管理的需要,适度适当,以能达到管理目的为基准。

5.针对性原则

管理沟通的针对性原则,是所有管理沟通的活动与过程设计,都是为了解决企业管理中的某些具体问题,支持、维护企业正常高效运行而设置,每一项管理沟通活动都有其明确合理的针对性。

具体到企业管理沟通模式里面的具体沟通渠道、方式、内容等的设计,也必须具有明确的针对性。即必须考虑到企业设计这一沟通渠道、沟通内容的目的是什么,是为了完成企业管理中的哪项工作,达到什么目的。凡是无助于企业完成管理任务的沟通设计,无论其表面看来多么的好或有吸引力,都应该毫不犹豫地抛弃;而对于那些明显有益于企业经营管理,少了就会产生不利影响的沟通设计,则应该将其加入和融入企业的总体管理沟通模式。

6.同步性原则

管理沟通的同步性原则,是指在管理沟通过程中,沟通双方必须遵循这样的原则:沟通的双方或多方应当全部进入沟通系统和沟通角色,沟通必须是双向的交流过程,而不应当是单向或其中一方信息处于封闭或半封闭状态。也就是说,成功的管理沟通必须是在沟通主体之间互动的,双方处于平等交流地位的沟通。

7.完整性原则

而管理沟通的完整性原则强调的是管理沟通过程的完整无缺。企业在设置管理沟通模式时,必须注意使每一个管理沟通行为过程均要素齐全,环节齐全,尤其是不能缺少必要的反馈过程。

8.连续性原则

管理沟通的连续性原则,是指在大多数管理沟通行为过程中,尤其是例行日常管理沟通活动中,并非一次沟通就可以一劳永逸地完成沟通工作任务,而是要通过反反复复多次的沟通,才能较好地履行和完成管理沟通的工作职责。沟通的连续性是企业管理工作本身所具有的客观属性,作为管理的信息化表现,管理沟通自然也具有这一客观属性。

9.效率性原则

正如管理活动本身,管理沟通活动可以衡量而且应当追求其活动效率。管理沟通的效率体现在沟通的各个要素与环节。如编码有编码的效率,发送有发送的效率,渠道有渠道的效率,接受有接受的效率,解码也有解码的效率,就连噪音也有其效率:噪音高,必然影响沟通达到更高效率;噪音低,在客观上有利于提高沟通效率。

10.效益性原则

与管理一样,管理沟通是需要成本的,而且这些成本,如文件纸张、人员、会议费用等,都是可以量化计算的,因此,管理沟通的成本是不难理解、把握的。同管理一样,管理沟通也是能产生或增减企业产出的。既然管理沟通有成本有产出,自然也就应该衡量其效益——管理沟通的产出与成本的比例关系。

(三)案例故事:恋爱战争中的沟通

学会有效沟通,把对方的需求演绎和引导到于我有利的方向,然后再采取措施。以下是一个经典案例:

女孩终于鼓起勇气对男孩说:我们分手吧!

男孩问:“为什么?”

——面对抛出的问题,男孩没有直接应对,而是冷静地面对。这就走好了第一步。

女孩说:“倦了,就不需要理由了。”

一个晚上。男孩只抽烟不说话。

——面对强大对手的反击,男孩采取了以静制动的手段,有效遏制了对手的进一步反攻。

女孩的心也越来越凉。

“连挽留都不会表达的情人,能给我什么样的快乐?”

过了许久。男孩终忍不住说:“怎么做你才能留下来?”

——这是一个最好的问题,直奔对手的底线。时机也把握得相当好,在对手已渐渐疲惫的情况下,抛出这个问题,有让对手措手不及的作用。

女孩慢慢地说:

“回答一个问题,如果你能答出我心里的答案,我就留下来。”

……

“比如我非常喜欢悬崖上的一朵花,而你去摘的结果是百分之百的死亡,你会不会摘给我?”

——不愧是一个强硬的对手,抛出这样的问题,其实又把球踢到了男孩那里。这叫男孩回答会也不好,不会更不好。

男孩想了想说:“明天早晨告诉你答案好吗?”

——为了拖住对手,并没有立即给出答案,没有答案就是最好的答案。貌似退让,其实是把对手的时间底线加心理底线一点一点地压低。

女孩的心顿时灰了下来。

……

早晨醒来,男孩已经不在。

只有一张写满字的纸压在温热的牛奶杯下。

第一行,就让女孩的心凉透了。

“亲爱的,我不会去摘。但请容许我陈述不去摘的理由。”

——从这里开始就彻底把握了谈判的主动权。

“你只会用电脑打字,却总把程序弄得一塌糊涂。然后对着键盘哭,我要留着手指给你整理程序。

“你出门总是忘记带钥匙,我要留着双脚跑回来给你开门,酷爱旅游的你,在自己的城市里都常常迷路,我要留着眼睛给你带路。

“每月(好朋友)光临时,你总是全身冰凉,还肚子疼。我要留着掌心温暖你的小腹。

“你不爱出门,我担心你会患上自闭症,我要留着嘴巴躯赶你的寂寞。

“你总是盯着电脑,眼睛给糟蹋得已不是太好了。我要好好活着,等你老了,给你修剪指甲,帮你拔掉让你懊恼的白发;拉着你的手,在海边享受美好的阳光和柔软的沙滩,告诉你一朵朵花的颜色,像你青春的脸……”

——字里行间都透露着对女孩的关爱。但……是那么简单吗?不然,仔细观察,发现男孩是在明确地告诉对手,你凭什么资本跟我讲条件,瞧瞧你,什么事情都离不开我。你的谈判能力从何谈起!

“所以,在我不能确定有人比我更爱你以前,我不想去摘那朵花……”

——彻底地击溃对手的底线防守,意思很明显了。你离不开我,那么你在最开始向我提出的要求根本没有站得住脚的地方。

(女孩泪滴在纸上,形成晶莹的花朵。)抹净眼泪,女孩继续往下看:

“亲爱的,如果你已经看完了,答案还让你满意的话,请你开门吧,我正站在门外,手里提着你最喜欢吃的鲜奶面包……”

女孩拉开门,看见他的脸,紧张得像个孩子,只会把托着面包的手在她眼前晃。

——所谓“得理饶人真君子”,男孩深谙其道。最后摆出这样的高姿态,让对手彻底心服口服。毕竟谈判的结果是令人满意的,这个世界还是美好的,不要太血腥了。

二、人性化沟通基本技巧

沟通是讲究技巧的,处于不同的背景、事件、场合需要采用不同的沟通技巧才能进行最为有效的沟通。

(一)同理心与人性化沟通

同理心是个心理学概念。它的基本意思是说,你要想真正了解别人,就要学会站在别人的角度来看问题。在沟通中,同理心尤其重要。有句英国谚语说:“要想知道别人的鞋子合不合脚,穿上别人的鞋子走一英里。”工作中因为某件事发生了冲突,也有说“你坐那个位置看看,也要这样做”,说的也是同理心的概念。但是站在别人的角度来理解就够了吗?是不是还有更深层面的东西呢?我们把同理心分为两个层次。

表层的同理心就是站在别人的角度上去理解,了解对方的信息,听明白对方在说什么。做到这一点,就达到了表层的同理心。深层次的同理心是理解对方的感情成分,理解对方话语隐含的成分,才是真正听懂了对方的“意思”,才是深层的同理心。

同理心是人性化沟通的基础,这里举个例子来阐述一下同理心和人性化沟通的关系。

你的同事小王,是个很优秀的销售代表,在公司业绩领先。但他最近有点消沉。下班以后,在办公室,他找你聊天。

小王说:“我用了整整一周的时间做这个客户,但客户的销售量还是不高。”

这时你怎么理解这句话,怎样来回应呢?你是建议他怎么做吗?你是点头倾听吗?你是一起来抱怨销售政策吗?其实表达同样的这句话,其中蕴藏了很多种不同的感情成分,有抱怨、无奈、表达建议、征求建议、希望指导等。能听懂他表面的意思是初级水平,关键的是听懂他说这句话背后可能隐藏的内容。下面是用不同的方式说“用了一周的时间,客户的销量还是不高”的事实。看看不同的说话方式表达的意思,是否相同。

小王说:“嗨,我用了整整一周的时间,做这个客户,也不知道怎么搞的,客户的销售量还不高。”这样的说法,对方可能表达的是无奈,小王不知道怎样来做这个客户,他已经没有办法了。

小王说:“看来是麻烦了,我用了整整一周的时间,做这个客户,客户的销量还是不高。”这样的说法,可能对方是想切换这个客户了,可能小王心中已经有候选客户了。

小王说:“说来也奇怪,我用了一周的时间做这个客户,销量还是不高。”这样的说法,可能小王想从你这里得到建议,希望和你探讨一下,怎样做这个客户。

也就是说,对方表达的“信息”是同样的,但是因为表达的语气不同,所以带给你的感受是不一样的。在实际工作中,我们给对方回应最多的是“给出建议”。当对方仅仅是向你抱怨的时候,你给出了指导的建议。这时小王心里会怎么想呢?他可能想:“就你厉害,就你能,难道我不知道怎么做业务吗?你又不是销售经理,上个月你的销售额还没我的高呢,凭什么指导我?”但是他不会和你说的,表面上他会附和你的说法,很可能其中有很多不耐烦。最后的结果是你好心帮他,可是还落下了坏的印象和一个“好为人师”的绰号。真是不划算。

当小王在抱怨时,他其实自己知道怎么做,就只是想发泄一下而已。这个时候他需要一个很好的倾听者,你只要听着就可以了,适当的时候也可以发表一些无关痛痒的抱怨。

当对方无奈的时候,可能对客户的能力有怀疑。可能需要和你分析一下客户的实际情况和公司的策略,这个时候你只要安慰和一起分析就可以了。

当对方想切换客户时,可能是对直接切换的信心不足,需要你给他鼓励。这个时候你只要鼓励他,并分享你曾经切换客户的经验就可以了。

当对方是真正寻求你的帮助的时候,你可以和他一起来分析这个市场的情况,给出你的建议。但是要说明,仅仅是你的建议而已。

在沟通中,光有表层的同理心是远远不够的,我们还要掌握深层的同理心,这样才能真正听懂对方的“意思”。尤其是我们中国人,不善于表达自己的思想和观点,很多情况下是让对方懂暗示,让对方“猜”。如果不知道通过“感情成分”和“隐含成分”来了解真实的信息,就会造成沟通的障碍,更不要奢谈“人性化沟通”了。

(二)领导者如何才能与员工进行有效的沟通

领导者与员工进行有效的沟通包括很多的技巧和方法,主要包括下列几个方面:

1.让员工对沟通行为及时做出反馈

沟通的最大障碍在于员工误解或者对领导者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生,领导者可以让员工对领导者的意图做出反馈。比如,当你向员工布置了一项任务之后,你可以接着向员工询问:“你明白我的意思了吗?”同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与领导者的意图相一致,说明沟通是有效的;如果员工对领导者的意图的领会出现了差错,可以及时进行纠正。或者,你可以观察他们的眼睛和其他体态举动,了解他们是否正在接收你的信息。

2.对不同的人使用不同的语言

在同一个组织中,不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景,这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外,由于专业化分工不断深化,不同的员工都有不同的行话和技术用语。而领导者往往注意不到这种差别,以为自己说的话都能被其他人恰当地理解,从而给沟通造成了障碍。

由于语言可能会造成沟通障碍,因此领导者应该选择员工易于理解的词汇,使信息更加清楚明确。在传达重要信息的时候,为了消除语言障碍带来的负面影响,领导者可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如,在正式分配任务之前,让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿,对他们不明白的地方先做出解答。

3.积极倾听员工的发言

沟通是双向的行为。要使沟通有效,双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时,领导者也应当认真地倾听。

当别人说话时,我们在听,但是很多时候都是被动地听,而没有主动地对信息进行搜寻和理解。积极的倾听要求领导者把自己置于员工的角色上,以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思;同时,倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不做出判断。当领导者听到与自己不同的观点时,不要急于表达自己的意见,因为这样会使你漏掉余下的信息。积极地倾听应当是接受他人所言,而把表达自己的意见推迟到说话人说完之后。

4.注意恰当地使用肢体语言

在倾听他人的发言时,领导者还应当注意通过非语言信号来表示对对方的话的关注。比如,赞许性的点头,恰当的面部表情,积极的目光相配合;不要看表,翻阅文件,拿着笔乱画乱写。如果员工认为你对他的话很关注,他就乐意向你提供更多的信息;否则员工有可能对自己知道的信息也怠于向你汇报。

研究表明,在面对面的沟通当中,一半以上的信息不是通过词汇来传达的,而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效,领导者必须注意保持自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。

如果,你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难,并乐意提供帮助,但同时你又在浏览别的东西。这便是一个“言行不一”的信号。员工就会怀疑你是否真正地想帮助他。

5.注意保持理性,避免情绪化行为

在接收信息的时候,接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动,而代之的是情绪化的判断。领导者在与员工进行沟通时,应该尽量保持理性和克制,如果情绪出现失控,则应当暂停进一步沟通,直至回复平静。

6.减少沟通的层级

人与人之间最常用的沟通方法是交谈。

交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下,信息可以在最短的时间内被传递,并得到对方回复。但是,当信息经过多人传送时,口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多,信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息,当信息到达终点时,其内容常常与开始的时候大相径庭。因此,领导者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的领导者越要注意与员工直接沟通。

(三)案例故事:捉小猪的寓言故事

一只小猪、一只绵羊和一头乳牛,被关在同一个畜栏里。

有一次,牧人捉住小猪,它大声号叫,猛烈地抗拒。

绵羊和乳牛讨厌它的号叫,便说:“他常常捉我们,我们并不大呼小叫。”

小猪听了回答道:“捉你们和捉我完全是两回事,他捉你们,只是要你们的毛和乳汁,但是捉住我,却是要我的命呢!”

所处立场、环境不同的人,很难了解对方的感受;因此对别人的失意、挫折、伤痛,不宜幸灾乐祸,而应要有关怀、了解的心情。要有宽容的心!

不要简单地认为所有人都和自己的认识、看法、高度是一致的,对待不同的人,要采取不同的模式,要用别人听得懂的“语言”进行沟通!在沟通前应该认真思考对方能够接受什么样的语言、什么样的方式,要选择对方能够接受的方式方法进行沟通,这是沟通获得成功的第一个步骤。在实际沟通中,人们往往会忽视这一点。

同样的一件事物,不同的人对它的概念与理解的区别是非常大的,在我们日常的谈话与沟通当中也是同样的。当你说出一句话来,你自己认为可能已经表达清楚了你的意思,但是不同的听众会有不同的反应,对其的理解可能是千差万别的,甚至可以理解为相反的意思。这将大大影响我们沟通的效率与效果。在我们进行沟通的时候,需要体会对方的感受,做到用“心”去沟通。

推开任何一个企业的门,你一定会看到无处不在的沟通:会议、谈话、活动。部门之间、上下级之间的各种正式和非正式的“沟通”,占据了经理人的相当一部分工作时间。

有这样一句话:“现代的管理就是意见沟通的世界,意见沟通一旦终止,这个组织也在无形中宣告寿终”,形象的说法就是,缺少沟通的企业,如同一汪死水,激不起创新的浪花。现代管理者的素质之一就是具有善于交流沟通的能力,应该看到管理的任务远不限于发号施令,而在于建立相互友好的气氛。

缺乏与下属交往的领导,其发出指令会变得毫无效力。管理者还应对下属的行为做出及时的反应,应使下属感到你是时刻关注他的,从而更加忠诚地为实现企业的目标而努力工作。

三、下级与领导的沟通策略

下属如果能与领导进行有效沟通,对建立并保持良好的上下级关系,对自己以后的成功和发展,都具有重要意义。

(一)坦诚相待,主动沟通

在工作中,下属要赢得领导的肯定和支持,很重要的一点是要让领导感受到你的坦诚。工作中的事情不要对领导保密或隐瞒,要以开放而坦率的态度与领导交往,这样领导才觉得你可以信赖,他才能以一种真心交流的态度与你相处。以理服人不是要说服领导,如果没有让领导感受到你的坦诚,即使你把一项事情的道理讲得非常明白,实际上也没有用,因为人是有强烈感情色彩的动物,生活中情大于理的情况比比皆是。在感情与道理之间,人往往侧重于感情,领导者当然也不例外。来到一个单位后,新员工第一件需要做的事情就是要与人坦诚相待,给人留下坦诚的印象。

与领导沟通,下属主动的态度十分重要。工作不久、阅历较浅的下属,往往工作热情高,富有开创性,对工作任务能够提出一些设想和建议。但下属往往慑于周围人际环境的压力,主观上不能与领导进行有效沟通。下属的设想和建议得不到领导的了解和采纳,就不能使自己的才华得到发挥。因此,不与领导主动沟通,会使你丧失展示才华、取得成功的机会。任何人都难免会犯错误,但有的下属一旦在工作中出现纰漏或错误,就会感到内疚、自卑,甚至后悔不已;犯错误后,不去主动与领导沟通、交流,而是惟恐领导责备自己,害怕见到领导。事实上,犯错误本身并不要紧,要紧的是你要尽早与领导沟通,以期得到领导的批评、指正和帮助,同时取得领导的谅解。消极回避,不但不能取得领导的谅解,反而有可能让领导产生误解。

战国时候,有七个大国,它们是齐、楚、燕、韩、赵、魏、秦,历史上称为“战国七雄”。这七国当中,又数秦国最强大,秦国常常欺侮赵国。有一次,赵王派一个大臣的门客蔺相如到秦国去办理交涉。蔺相如见了秦王,凭着机智和勇敢,给赵国争得了不少面子。秦王见赵国有这样的人才,就不敢再小看赵国了。赵王看蔺相如这么能干,就先封他为大夫,后封为上卿(相当于后来的宰相)。

赵王这么看重蔺相如,可气坏了赵国的大将军廉颇。他想:我为赵国拼命打仗,功劳难道不如蔺相如吗?蔺相如光凭一张嘴,有什么了不起的本领,地位倒比我还高!他越想越不服气,怒气冲冲地说:“我要是碰着蔺相如,要当面给他点儿难堪,看他能把我怎么样!”

廉颇的这些话传到了蔺相如耳朵里。蔺相如立刻吩咐自己手下的人,叫他们以后碰着廉颇手下的人,千万要让着点儿,不要和他们争吵。以后,他自己坐车出门,只要听说廉颇打前面来了,就叫马车夫把车子赶到小巷子里,等廉颇过去了再走。

廉颇手下的人,看见上卿这么让着自己的主人,更加得意忘形了,见了蔺相如手下的人,就嘲笑他们。蔺相如手下的人受不了这个气,就跟蔺相如说:“您的地位比廉将军高,他骂您,您反而躲着他、让着他,他越发不把您放在眼里啦!这么下去,我们可受不了。”

蔺相如心平气和地问他们:“廉将军跟秦王相比,哪一个厉害呢?”大伙儿说:“那当然是秦王厉害。”蔺相如说:“对呀!我见了秦王都不怕,难道还怕廉将军吗?要知道,秦国现在不敢来打赵国,就是因为国内文官武将一条心。我们两人好比是两只老虎,两只老虎要是打起架来,不免有一只要受伤,甚至死掉,这就给秦国制造了进攻赵国的好机会。你们想想,国家的事儿要紧,还是个人的面子要紧?”

蔺相如手下的人听了这一番话,非常感动,以后看见廉颇手下的人,都小心谨慎,总是让着他们。

蔺相如的这番话,后来传到了廉颇的耳朵里。廉颇惭愧极了。他脱掉一只袖子,露着肩膀,背了一根荆条,直奔蔺相如家。蔺相如连忙出来迎接廉颇。廉颇对着蔺相如跪了下来,双手捧着荆条,请蔺相如鞭打自己。蔺相如把荆条扔在地上,急忙用双手扶起廉颇,给他穿好衣服,拉着他的手请他坐下。

蔺相如和廉颇从此成了很要好的朋友。这两个人一文一武,同心协力为国家办事,秦国因此更不敢欺侮赵国了。“负荆请罪”也就成了一句成语,表示向别人道歉、承认错误的意思。古代廉颇“负荆请罪”的故事,就是一个主动沟通取得成功的典范:廉颇、蔺相如之间的矛盾,起源于廉颇对蔺相如的一些误解,当廉颇发现自己的错误后,深感内疚。通过廉颇主动地“负荆请罪”,他们之间的误会终得到化解。

(二)了解内心,适度恭维

下属只有了解领导的个性心理,才方便沟通。领导者首先是一个人,作为一个人,他有他的性格、爱好,也有他的作风和习惯。对领导有个清楚的了解,不要认为这是为了庸俗地“迎合”领导,而是为了运用心理学规律与领导进行沟通,以便更好地处理上下级关系,做好工作。人性中有一种最深切的秉性,就是被人恭维的渴望。与领导者交往时要永远记住,领导者都希望下属恭维他、赞扬他。你要找出领导的优点和长处,在适当的时候给领导诚实而真挚的恭维。你可以请领导畅谈他值得骄傲的经历,请他指出你应该努力的方向,你要恭恭敬敬地掏出笔记本,把他谈话的要点记录下来。这样做会引起他的好感,他会觉得你是一个对他真心钦佩、虚心学习的人,是一个有培养前途的人。

即使是自己不喜欢的领导,你也要给予适度的恭维。下属应该明白,上级之所以把他安排在这个岗位上,一定有他的原因。现实中有太多的时候,我们并不了解对方。你之所以不了解为什么在炎热的夏天人们围着一个大布包,是因为你不是阿拉伯人;你之所以不觉得男人梳一条大辫子会感觉到帅气,是因为你不是清朝人;你之所以不认为一条蛇是神圣的,是因为你不是印度人;你之所以不觉得一头牛是不可侵犯的,是因为你不是孟加拉国人。领导者所做的每一件事情,都一定有他的理由。对你看不惯的方面,你不要过多地批评、指责和抱怨,更不要当面顶撞或争论,而要给予充分的谅解,必要时给予领导适度的恭维。

(三)心怀仰慕,把握尺度

与领导沟通成功与否,不仅影响领导对你的观感,甚至影响你的工作和前途。只有对领导怀有仰慕的心情,才能实现有效沟通。与领导交谈时,下属要有一个积极乐观的心态,向领导叙述重要事宜;或回答领导提问时,如果做到目不斜视地盯着对方的眼睛,不但会增强语言的说服力,还会给领导留下精力充沛、光明磊落的印象。听取领导讲话,高兴时不妨扬起眉;严肃时瞪大眼,困惑时大胆问,听完后简要复述,这样做会给领导留下头脑敏锐、率直认真的印象。反之,如果你唯唯诺诺,无动于衷,就会给领导留下反应迟钝、消极应付的感觉。

与领导沟通,要把握尺度,不能无原则地扯关系、套近乎。对领导交办的事情,要慎重,看问题要有自己的立场和观点,不能一味地附和。如果你确信自己在某件事上没有过错,就应该采取不卑不亢的态度。在必要的场合,只要你从工作出发,摆事实、讲道理,也不必害怕表达出自己的不同观点。对于领导者个人的事情,作为下属不能妄加评论。对领导提出的问题发表评论时,应当掌握恰当的分寸,有时候你点个头、摇个头,都会被人看作是你对领导意图的态度,轻易地表态或过于绝对地评价都容易导致工作的失误,是要负责任的。

(四)注意场合,选择时机

领导者的心情如何,在很大程度上影响到你沟通的成败。当领导者的工作比较顺利、心情比较轻松的时候,如某些方面取得成功、节日前夕、生日等时候,心情会比较好,这是与领导进行沟通的好时机。当领导在某一方面取得成功,你准备向他表达祝贺时,你要选择一个比较适当的场合,营造一下氛围,向领导表达祝贺的同时,提出你的问题。领导一天到晚要考虑的事情很多,假若你仅仅为了一些琐事,就不要在领导埋头处理大事时去打扰他。领导心情不好,或者处于苦恼时,他可能是因为工作头绪繁多忙得焦头烂额,可能是因为受到上级的斥责感到消极颓丧,可能是因为事业发展受阻感到压力过大,可能是因为家庭纠纷导致自己沮丧不已,也可能是因为遇到重大问题不能决断而感到迷茫;这个时候领导的心情特别差,你的意见他很难听进去,不便于沟通。

与领导沟通,要注意场所,选择时机。西安事变前夕,张学良的实力比杨虎城大得多,且又是蒋的拜把子兄弟。张学良和杨虎城都有心对蒋发难,但杨担心把自己的主张摆在张的面前,而张又不赞同,后果实在堪忧。眼看时间越来越紧,杨虎城选择了一个很好的场合,利用手下一名叫王炳南的共产党员与张学良认识的机会,在一次与张晤谈中,便对张说道:"王炳南是个激进分子,他主张扣留蒋介石!"张学良及时接口道:"我看这也不失为一个办法。"于是两个聪明的将军开始商谈行动计划。杨虎城与张学良沟通,很好地注意了场合,把握了时机,最终促成了一段光辉历史。

(五)尊重权威,委婉交谈

领导者的权威不容挑战。有些领导的能力虽然平平,但不要因此认为这样的领导就是不中用的,他一定是有某种优点,所以他的领导才会提拔他。不论领导是否值得你敬佩,下属都必须尊重他。如果你对外宣传领导的优点,一旦此话传到了他的耳朵里,他会更严格地要求自己,更加关心你。在成功策划某项工作时,即使是你的功劳,也要把选择权留给自己,而把决定权给领导。

与领导谈话时,要采取委婉的语气,切不可意气用事,更不能放任自己的情绪。有一次,香港中文台著名主持人窦文涛来到重庆发生过一次口误,错把“重庆人”说成“四川人”,惹得重庆人不高兴。他的秘书用委婉的语气给他纠正,并拿“北京人”与“河北人”的关系打比方,窦先生不但不生气,反而豁然开朗,对秘书倍加感激,他们之间的关系更默契了。

总之,下属与领导沟通,要讲究方法、运用技巧。况且,与领导进行有效沟通,保持良好上下级关系,不是人格扭曲,不是狡诈诡谲,不是欺上瞒下,不是阿谀奉承,也不是人际交往异化流俗,是为人处世的一门学问。

(六)案例故事:缺腿的烤鸭

某城市有个著名的厨师,他的拿手好菜是烤鸭,深受顾客的喜爱,特别是他的老板,更是对其倍加赏识。不过这个老板从来没有给予过厨师任何鼓励,使得厨师整天闷闷不乐。

有一天,老板有客从远方来,在家设宴招待贵宾,点了数道菜,其中一道是老板最喜欢吃的烤鸭。厨师奉命行事。然而,当老板夹了一只鸭腿给客人时,却找不到另一只鸭腿,他便问身后的厨师说:“另一条腿到哪里去了?”

厨师说:“老板,我们家里养的鸭子都只有一条腿。”老板感到诧异,但碍于客人在场,不便问个究竟。

饭后,老板便跟着厨师到鸭笼去查个究竟。时值夜晚,鸭子正在睡觉,每只鸭子都只露出一条腿。

厨师指着鸭子说:“老板,你看,我们家的鸭子不是全都是只有一条腿吗?”

老板听后,便大声拍掌,吵醒鸭子,鸭子当场被惊醒,都站了起来。老板说:“鸭子不全是两条腿吗?”

厨师说:“对!对!不过,只有鼓掌拍手,才会有两条腿呀!”

启示:激励奖赏是非常重要的。领导者要经常在公众场所表扬佳绩者或赠送一些礼物给表现特佳者,以资鼓励,激励他们继续奋斗。一点小投资便可换来数倍的业绩,何乐而不为呢?

显而易见,厨师整天闷闷不乐,显然是由于没有收到来自老板任何途径的鼓励,当然也就是说厨师的老板不懂得在人力资源管理过程中对员工的激励的重要性,因此,员工产生了不满。深入分析该案例:当厨师产生不满后,其下一步行为可以有两种选择,第一是选择向老板提出自己的不满,要求应得的奖赏;第二是闷不吭声,直接跳槽。案例中的厨师恰恰选择了前者,即向老板表达意向。

显然这是一件地地道道的中国本土的典型案例,案例的主人公——厨师,在处理老板对自己绩效的忽视这一问题上采取了中国式的含蓄而意味深长的表达方式,当然也体现了一定的沟通技巧。中华民族上下五千年的文化积淀,其人文精神可以说比世界上任何一个国家都要先进,只不过由于近代历史上的闭关锁国政策、不知变通而落后挨打的历程,以及在自然科学、技术水平等方面的欠缺,使得我国现代企业无论在技术水平、战略绩效、HR管理等各个环节上都处于被动的地位。旧中国惨痛的历史教训都在提醒我们:沟则通,不通则痛!

四、人性化沟通艺术

人性化沟通强调平等、友好、设身处地的沟通,蕴含了将管理沟通艺术化的过程。

(一)人性化沟通需要吃透人性

坐落在风景宜人的郊外的天然水库,每年夏天自然会吸引大批游泳爱好者。由于水库是这个城市自来水的唯一水源,因此,领导者就在库区竖了许多“禁止游泳”的牌子,并且加强巡逻,但效果一点都不好,游泳者变着法子偷偷到这里来玩。

后来,领导者改变方法,撤销了巡逻制度,换了公告牌,上面写道:“您每天使用的自来水全都来自于这里。为了您和您的家人身体健康,需要保持这儿的清洁卫生。”

结果可以想象,来库区游泳的人慢慢绝迹了。

为何同样是水库管理,只是换了块告示牌,就能产生迥然不同的效果?

其实,每个企业经营者无时无刻不面临着各种阻力,问题是当遇到阻力,应尽可能吃透人性最本质的规律所在,富有远见地构建好能够激活员工内心动力的机制。

因为,只有当人们积极地追求他们各自自身的利益,而不是追求作为企业一个整体的利益的时候,所形成的合力,才能最有效地对企业发挥无穷尽的作用。触摸到人性之私的痒处,就等于得到了有效管理的金钥匙。

(二)人性化沟通需要赞美

从心理学角度来说,赞美也是一种有效的交往技巧,也须遵循一些原则。

(1)符合当时的场景。往往在此情此景之时,只需要一句赞美就够了。

(2)要有真实的情感体验。这种情感体验包括对对方的情感感受和自己的真实情感体验,要有发自内心的真情实感,这样的赞美才不会给人虚假和牵强的感觉。带有情感体验的赞美既能体现人际交往中的互动关系,又能表达出自己内心的美好感受,对方也能够感受到你对他真诚的关怀!

(3)用词要得当。注意观察对方的状态是很重要的一个过程,如果对方恰逢情绪特别低落,或者有其他不顺心的事情,过分的赞美往往让对方觉得不真实,所以一定要注重对方的感受。

(4)凭你自己的感觉。这是一个好方法,每个人都有灵敏的感觉,也能同时感受到对方的感觉。要相信自己的感觉,恰当地把它运用在赞美中。

(三)领导者不要吝啬赞美之辞

赞美,是发自人内心深处的对他人的赏识,是对他人关爱的表示。当一个人内心中充满了对他人的爱护时,赞美就会油然而生。

领导者要善于赞美你的下属。人生来就是独特的,就像世界上没有两片相同的叶子。大凡人们常说“你是个有个性的人”,实际上就是一个人独特的美的属性。这些个性是需要发现的,也是需要“被赏识”的。赞美就是一种发现,赞美是对别人的尊重和鼓励。作为领导者,只要你不吝啬你的赞美之辞,你就会赢得别人的信任,久而久之,你就会成为一个德高望重的人。

美国的钢铁大王卡耐基任命了38岁的史考伯做公司总裁。他的任命理由:史考伯能够用赞扬和鼓励的办法,团结员工,激励员工的干劲。史考伯自己说:“我从不乱批评人,我多半是通过各种不同形式的赞扬,去鼓励别人做好工作,我最讨厌喜欢挑剔别人毛病的人。没有什么东西能比得上上级批评部下给部下带来的压力更大,更能抹杀一个人的雄心壮志了。”

领导者对于下属的赞美可以极大限度地推动员工的积极努力。

(四)案例故事:沟通创造价值

有一个妈妈把一个橙子给了邻居的两个孩子。这两个孩子便讨论起来如何分这个橙子。两个人吵来吵去,最终达成了一致意见,由一个孩子负责切橙子,而另一个孩子先选橙子。结果,这两个孩子按照商定的办法各自取得了一半橙子,高高兴兴地拿回家去了。

第一个孩子把半个橙子拿回家,把皮剥掉扔进了垃圾桶,把果肉放到果汁机中打果汁喝。另一个孩子回到家把果肉挖掉扔进了垃圾桶,把橙子皮留下来磨碎了,混在面粉里烤蛋糕吃。

从上面的情形,我们可以看出,虽然两个孩子各自拿到了看似公平的一半,然而,他们各自得到的东西却未能物尽其用。这说明,他们在事先并未做好沟通,也就是两个孩子并没有申明各自利益所在。没有事先申明价值导致了双方盲目追求形式上和立场上的公平,结果,双方各自的利益并未在谈判中达到最大化。

我们试想,如果两个孩子充分交流各自所需,或许会有多个方案和情况出现。可能的一种情况,就是遵循上述情形,两个孩子想办法将皮和果肉分开,一个拿到果肉去喝汁,另一个拿皮去做烤蛋糕。然而,也可能经过沟通后是另外的情况,恰恰有一个孩子既想要皮做蛋糕,又想喝橙子汁。这时,如何能创造价值就非常重要了。

如果想要整个橙子的孩子提议可以将其他的问题拿出来一块谈。他会说:“如果把这个橙子全给我,你上次欠我的棒棒糖就不用还了。”其实,他的牙齿被蛀得一塌糊涂,父母上星期就不让他吃糖了。

另一个孩子想了一想,很快就答应了。他刚刚从父母那儿要了五块钱,准备买糖还债。这次他可以用这五块钱去打游戏,才不在乎这酸溜溜的橙子汁呢。

两个孩子的谈判思考过程实际上就是不断沟通、创造价值的过程。双方都在寻求对自己最大利益的方案的同时,也满足了对方的最大利益的需要。

商务谈判的过程实际上也是一样。好的谈判者并不是一味固守立场,追求寸步不让,而是要与对方充分交流,从双方的最大利益出发,创造各种解决方案,用相对较小的让步来换得最大的利益,而对方也是遵循相同的原则来取得交换条件。在满足双方最大利益的基础上,如果还存在达成协议的障碍,那么就不妨站在对方的立场上,替对方着想,帮助扫清达成协议的一切障碍。这样,最终的协议是不难达成的。

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