秘书跟随领导，很重要的一项工作是就是把领导在各种场合中的讲话内容记录下来，必要时整理出来。
领导的讲话有时是在会上讲的，有时是在会下讲的；有时是针对某个问题的，有时是在某个场合下随便讲的；有时是面对他的领导或上级机关汇报式地讲的，有时是面对他的下属指示地讲的；有时是在公开场合讲的，有时仅仅是对秘书及他身边的工作人员讲的。
无论哪种场合的讲话，都体现着领导的一种想法。一些大的动作或大的举措，都往往会事先在他的各种讲话中零星地流露出来。
整理领导的讲话，有如下一些方法：
（一）抓紧记录
所谓抓紧记录，就是尽量把领导讲出的原话记下来。记录是有窍门和技巧的，不仅用速记、符号、代号等方式，而且重要的是如何把领导讲话的主要精神记录下来。
（1）记原话。这样能体现出个性特点。因为对同样一件事情，每个人都有不同的表达方式。比如讲到体育，生物学家说“体育是物竞天择式的淘汰”；心理学家说“体育是人类征服欲的宣泄”；科学家说“体育是高科技的较量”；医学家说“体育是包治百病、延年益寿的灵丹妙药”；艺术家说“体育是健、美、力三维一体的组合”；教育学家说“体育是社会文化的重要组成部分”，等等。从上面对同一问题的不同表达方式可以看出，记录发言人的原始语言极其重要。当然，领导们对同一事物的表达不会像上面这些“家”们这样大相径庭，但其不同的风格却是异常鲜明的。
（2）记要点。即把你认为重要的观点、语句、段落详细地记录下来。这些要点可供整理时进行扩展、引申和发展。
（3）记易忘点。包括时间、地点、人名、数字、专用术语等。
（4）记疑问点。领导在发言中，或者由于讲得太快，或者语言晦涩难懂，或者专业性太强，秘书人员没有听懂，或没有听清楚，就用特殊符号记录下来，以便抽空问清楚。
（5）及时追记。有时领导随便讲话时，秘书人员不好随时当面拿出本子就记，但又觉得非记不可，就先在脑子里牢牢记住，领导离开后赶快追记下来。
（二）及时分类
这里讲的记录本，主要是指为准备整理加工成文的一种记录。这种记录一般不要把每个人的发言按先后顺序一个接着一个往下记，而是可以按问题归类记录。比如，在某个会议上，甲领导共讲了四个问题，你可以把第一、二、三、四个问题分别记在笔记本的第1、10、20、30页上。当乙领导发言时，他也讲了四个问题，你在记录时就要思考，乙领导讲的第一个问题和甲领导讲的第三个问题差不多，于是就记在笔记本的第20页上，依此类推。
为了便于整理，在记录时对领导讲出的重点内容、重要观点，以及自己没有听明白的地方，都要用自己特定的符号标注出来，以备整理时弄清楚。
（三）引起联想
引起联想的一般方式是先顺着领导讲话的顺序往下听、往下记，听着听着可能会突然发现领导讲出了一些精彩内容，而这些精彩的话领导并没有讲全讲透，聪明的秘书能顺着这个精彩的“茬口”，来上一番“畅想曲”。这实际上就是我们平时所讲的“灵感”的萌发。这种记录即使这一次整理领导讲话用不上，将来也会成为用得上的宝贵资料。
秘书人员把自己的某些“精彩”联想整理进领导的讲话内容中时，要坚持两条原则：一是必须符合领导的讲话精神，不能“瞎掺和”，如果要“掺和”进去必须事先征得领导的同意；二是联想内容必须是领导讲话精神的深化，而不是“节外生枝”。
（四）借机引导
领导讲话时，秘书是不能乱插话、乱提问、乱启发的。但是，秘书为提高领导的讲话质量，便于自己事后整理，对领导的讲话进行巧妙的引导，还是有机会的。
案例一：茹太素挨打
明朝茹太素在担任刑部侍郎时，因其万言疏“言多忤触”而使自己受杖于朝，遭到降职处理，但其冗长疏却引起朱元璋发动了一场奏疏体式改革。
《明史·茹太素传》：“明年，坐累降刑部主事，陈时务累万言，太祖令中书郎王敏诵而听之。中言：‘才能之士，数年来幸存百无一二，今所任率迂儒俗吏。’言多忤触。帝怒，诏太素面诘，杖于朝。次夕，复于宫中令人诵之，得其可行者四事，慨然曰：‘为君难，为臣不易。朕所以求直言，欲其切于情事。文词太多，便至荧（眩惑）听。太素所陈，五百言可尽耳。’因令中书定奏对式，俾陈得失者无繁文。摘太素疏中可行者下所司，帝自序其首，颁示中外。”
茹太素挨打的根本原因倒不在于其所奏文章太长，而是因为他的奏章中“忤触”之处颇多。其言“才能之士，数年来幸存者百无一二，今所任率迂儒俗吏”显然在攻击朝廷吏治。
除此之外，这则材料还记录了朱元璋所发动奏疏体式改革的原因、经过和目的。
朱元璋发动这场运动的原因是基于当时的政治形势。洪武八年，天下尚未安定。这位在马背上得天下的封建皇帝深知处理政事跟行军作战一样，不能不讲究效率，因而要提高政事处理效率，臣下的疏奏就必须形成“直言”、“切于情事”的文风。繁冗拖沓、空话连篇的风气必须坚决扫除。这一点又必须在公文的行文制度上得到保证，并成为属官们的共识。这样，朱元璋发动奏疏改革势在必行。这场奏疏体式改革，自上而下，由皇帝亲自发动，可谓雷厉风行，速战速决。其目的在于加速大明王朝这一封建国家机器的运转，以提高其政务效率，巩固其统治。
