8.4.1 单据查询
应收系统提供对发票、应收单、结算单、凭证等的查询。在查询列表中，系统提供自定义显示栏目、排序等功能，在进行单据查询时，若启用客户、部门数据权限控制时，则在查询单据时只能查询有权限的单据。
1.凭证查询
通过凭证查询可以查看、修改、删除、冲销应收账款系统传到账务系统中的凭证。
操作步骤：
（1）单击“单据查询”—“凭证查询”，打开“凭证查询条件”对话框；
（2）输入完条件后，单击“确认”按钮打开“凭证查询”对话框；
（3）在凭证查询界面，可以对凭证进行删除、修改、冲销等操作。
“提示”
（1）如果凭证已在总账中记账，又需要对形成凭证的原始单据进行修改，则可以通过冲销方式冲销凭证，然后对原始单据进行其他操作后再重新生成凭证。
（2）如果要对一张凭证进行删除操作，该凭证的凭证日期不能在本系统的已结账月内。一张凭证被删除后，它所对应的原始单据及操作可以重新制单。
（3）只有未审核、未经出纳签字的凭证才能删除。
2.发票、应收单、结算单查询
操作步骤：
（1）选择“单据查询”—“发票查询”（应收单查询、结算单查询），打开“查询条件”对话框；
（2）输入查询条件后，单击“确认”按钮，进入查询结果列表界面，单据日期不选时，显示所有符合条件单据；
（3）单击“查询”按钮，可以重新输入查询条件；
（4）单击“单据”按钮，可以调出原始单据卡片；
（5）单击“详细”按钮（也可在具体记录上单击鼠标右键），可以查看当前单据的详细结算情况；
（6）单击“栏目”按钮，可以设置当前查询列表的显示栏目、栏目顺序、栏目名称、排序方式，且可以保存当前设置的内容。
3.单据报警查询
单据报警的作用是对快要到期的单据或即将不能享受现金折扣的单据进行列示，系统提供自动报警和人工查询两种方式。
（1）自动报警。在“设置”—“选项”中，如果选择了“根据单据自动报警”（信用方式），那么每次登录本系统时，系统自动将单据到期日-提前天数＜=当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以提醒您及时通知客户哪些业务应该回款了。如果选择了“根据单据自动报警”（折扣方式），那么每次登录系统时，系统自动将单据最大折扣日期-提前天数＜=当前注册日期的已经审核的单据显示出来，以便及时通知客户哪些业务将不能享受现金折扣待遇。
（2）人工查询。如果没有设置自动报警，那么每次登录本系统时不会出现报警信息，需要查询时，可以选择“单据查询”—“单据报警查询”，打开“报警查询条件”对话框；选择报警类型和其他查询条件，单击“确认”按钮屏幕显示信用期报警单列表。
4.信用报警查询
在“设置”—“选项”中若设置了“根据信用额度自动报警”，则当有权限查看按客户预警查询的用户登录时系统显示该预警表。
如果没有设置自动报警，需要查询时，可以单击“单据查询”—“信用报警查询”，打开“信用预警条件”对话框。录入信用预警条件，单击“确认”按钮系统显示符合条件的信用报警单。
8.4.2 账表管理
1.业务账表查询
通过业务账表查询，可以及时地了解一定期间内期初应收款结存、总情况、应收款发生、收款发生的汇总情况、累计情况及期末应收款结存汇总情况；还可以了解各个客户期初应收款结存明细情况、应收款发生，收款发生的明细情况、累计情况及期末应收款结存明细情况，及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。
（1）查询内容。业务账表包括业务总账、业务余额表、业务明细账、对账单。
业务总账查询：进行一定期间内应收款汇总情况的查询。应收总账表中：
业务余额表查询：进行一定期间内各客户应收款余额的查询。业务余额表中：
周转率=（本期应收 本期付款）/本期平均应收账款
本期平均应收账款=（本期应收账款期初余额 本期应收账款期末余额）/2
周转天数=指定期间天数/周转率
业务明细账查询：进行一定期间内各个客户应收款、收款明细情况的查询。
对账单查询：提供一定期间内客户往来账款明细情况的查询，可以打印并提供给客户进行对账，系统提供了两种显示方式：明细方式和回款方式。选择“回款”方式时，每张单据的收款金额写入对应单据中，即单据的应收款项、收款金额、单据余额、及余额同行显示。选择包含已结清为否时，系统将不显示已两清的单据。
（2）查询方式。查询时可以按照客户、客户分类、地区分类、部门、业务员、仔货分类、存货、客户总公司、主管业务员、主管部门来进行细分；对于既是客户又是供应商的单位，可以把相关所有应收、应付业务信息在一张表中显示；可以包含未审核单据查询，还可以包含未开票已出库、已入库未结算的信息。
下面以业务明细账查询为例，说明各项查询过滤条件的使用。
操作步骤：
（1）单击“账表管理”—“业务账表”—“业务明细账”，打开“业务明细账”对话框。
（2）选择“分组汇总项”。系统默认“客户”为分组汇总列，进行分组小计；可以改成按照其他项分组汇总、小计。如双击客户后面的对勾，把对勾去掉，选择“部门”为分组汇总列，并进行分组小计，单击“过滤”按钮打开“应收明细账”查询界面。
（3）图中查询结果按照部门排序，不显示客户，单击“小计”按钮，查询结果按照部门汇总小计。
“提示”
（1）月份必须输入，默认为当前月。
（2）查询的科目必须是应收系统的末级受控科目。
（3）选择包含未审核单据时，未审核单据在明细账中以单据日期来判断是否满足本次查询条件中的期间范围；选择不包含未审核单据时，没有审核的数据均不在各业务账表中反映。
（4）若该客户既是客户又是供应商，需要查看该客户所有的交易时，应选择包含对应供应商单据，则业务账表可将客户记录中有对应供应商的对应应付信息查询出来。
（5）在业务明细账中可以查询既是客户又是供应商单位的汇总往来账的前提条件是该客户档案中必须事先选择好其对应的供应商。
（6）本期应收（付款）：显示该单位在应收系统中形成的本期应收发生 在应付系统中形成的本期付款发生。
（7）本期收回（应付）：显示该单位在应收系统中形成的本期收回发生 在应付系统中形成的本期应付账款发生。
（8）期末余额=上一行余额 本行本期应收（付款）-本行本期收回（应付）。
2.统计分析
通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应收款账龄分析、收款账龄分析、往来账龄分析，了解各个客户应收款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应收款、收款及往来情况、能及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。
统计分析包括应收账龄分析、收款账龄分析、欠款分析、收款预测。
（1）应收账龄分析。分析截止一定日期之前各个客户应收账款余额的账龄情况。
操作步骤：
1）单击“账表查询”—“统计分析”—“应收账龄分析”，打开“应收账龄分析”对话框。
2）系统提供丰富的过滤条件以及分析对象和明细对象的组合查询。
分析对象：包括客户分类、客户总公司、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员、客户、存货、存货分类十项。分析对象提供范围选择。如果不按产品核销，则不能查看存货和存货分类两项。
明细对象：明细对象决定了查询返回数据的分类排列方式。首先系统按照您确定的查询分析对象，返回一个按查询对象排列的查询结果。在查询结果界面，您选择“详细”按钮，系统将把按照查询对象分类的总账进一步进行分类，其进一步分类的标准就是明细对象所确定的内容。例如，希望按照客户查询，同时又想得到每个客户的数据是由哪些业务员经手发生的，则可以在查询对象选择按客户，明细对象选择按业务员。当系统显示按客户的查询结果时，选择“详细”按钮，系统进一步分解每个客户的数据，将按业务员列示。
3）查询条件确定后，单击“过滤”按钮显示应收账龄分析结果。
3.科目账查询
科目账查询包括科目明细账、科目余额表的查询。
科目余额表查询：查询应收受控科目各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。细分为科目余额表、客户余额表、三栏余额表、部门余额表、项目余额表、业务员余额表、客户分类余额表、地区分类余额表。
科目明细账查询：用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账。细分为科目明细账、客户明细账、三栏明细账、部门明细账、项目明细账、业务员明细账、客户分类明细账、地区分类明细账、多栏明细账。
科目账是对已生成凭证的业务信息进行的综合反映。应收系统中的科目账查询结果一般来说应该与总账中的客户往来账查询结果相同，但如果存在任一以下情况，就会导致两边不一致：其一，总账期初余额明细与应收期初明细不一致；其二，在消操作对话框，单击要取消操作的记录对应的“选择标志”栏。其他系统使用应收控制科目进行了制单。这时不影响其他处理，不必进行任何调整。但为了保持账账相等，最好不允许其他系统对应收控制科目进行制单。
8.4.3 其他处理
1.取消操作
在应收款管理各个业务处理环节，都可能由于各种各样的原因造成操作失误，为方便修改，系统提供取消操作功能。
取消操作类型包括取消核销、取消票据处理、取消坏账处理、取消转账、取消汇兑损益、取消并账等几类。取消操作一般受一定条件限制，以下分别进行说明。
（1）取消核销。各种取消操作步骤类似，以取消核销为例说明。
操作步骤：
1）单击“应收款管理”—“其他处理”—“取消操作”，打开“取消操作条件”对话框；
2）单击客户栏参照按钮，选择客户；
3）单击“确定”按钮，打开“取消操作”对话框，单击要取消操作的记录对应的“选择标志”栏；
4）单击“确认”按钮完成取消核销的操作。
“提示”
如果核销已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。
（2）取消票据处理。已经进行票据处理，在以下情况下不能恢复：
1）如果票据在处理后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。
2）如票据转出后所生成的应收单如果已经进行了核销等处理，则不能恢复。
3）如票据背书的对象如果是应付账款系统的供应商，且应付账款系统该月份已经结账，则也不能恢复。
4）如票据计息和票据结算后，又进行了其他处理，例如已生成凭证，则也不能恢复。
（3）取消坏账处理、转账处理、汇兑损益处理。已经进行坏账处理、转账处理、汇兑损益处理，在以下情况下不能恢复：
1）如果处理日期在已经结账的月份内，不能被恢复。
2）如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。
2.期末处理
如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行“月末结账”功能。只有当月结账后，才可以开始下月工作。
进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账；前一个月没有结账，则本月不能结账；结算单还有未审核的，不能结账；如果选项中选择单据日期为审核日期，则应收单据在结账前应该全部审核；如果选项中选择“月末全部制单”，则月末处理前应该把所有业务生成凭证；年度末结账，应对所有核销、坏账、转账等处理全部制单。
在执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。
3.月末结账
操作步骤：
（1）单击“应收款和管理”—“期末处理”—“月末结账”，打开“月末处理”对话框。
（2）选择结账月份，双击“结账标志”一栏。
（3）单击“下一步”按钮，系统列示月末结账的检查结果，
（4）单击“完成”按钮，执行结账功能，系统提示“12月份结账成功”。
4.取消结账
在执行了月末结账功能后，发现该月还有未处理的业务，可以执行取消结账处理。
操作步骤：
（1）单击“期末处理”—“取消月结”，打开“取消结账”对话框。
（2）选择最后一个已结账月份，单击“确认”按钮，系统提示“取消结账成功”。
（3）单击“确定”按钮。
“提示”
应收系统与销售管理系统集成使用时，应在销售系统结账后，才能对应收系统进行结账处理。
（4）单击“确认”按钮。
“提示”
如果当月总账系统已经结账，那么不能执行应收系统取消结账功能。
思考题
1.应收款管理系统的功能有哪些？
2.如何进行应收款管理系统的初始设置？
3.应收款管理系统日常业务包括哪些？
4.如何进行转账处理？
