3．主办机关要做好协商]二作，协办部门要积极配合。“公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。”（《办法》）
4．“收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。”（《办法》）
5．“审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。”（《办法》）
6．承办部门和人员提出处理意见，应填写在《文件处理单》上，或另写份材料附在承办文件后面。
“对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。”（《办法》）
承办的方式可采取：电话答复、复印批件、制发文件、召开会议及进行面谈等。
五、催办
“送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办”。（《办法》）催办是对文件承办工作的督促、检查，以加速文件的转运，避免公文积压，提高工作效率。
催办的具体方法有：
1．书面催办，采用发催办函、催办通知单等。
2．电话催办，电话催办时要将电话内容记下来，以备查。
3．登门催办。
做好催办工作应做到：
1．建立定范围、定责任、定期限的责任制，“做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。”（《办法》）
2．完备手续，随时记录催办情况；定期对承办情况进行检查和统计。
一、条件
§§§第七节公文立卷
公文立卷是将办理完毕的具有查考保存价值的公文和有关材料，按照它们在形成过程中的联系和规律整理后编成案卷。《办法》规定：“归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。”
立卷的具体条件是：
1．必须是办理完毕的文件材料才能立卷，“办理完毕”是指公文通过所有的处理程序，并是来文、复文都齐全的文件。
2．必须是具有查考保存价值的文件才能立卷，并非所有的文件材料都要立卷，因此立卷之前一定要进行鉴别、整理。
3．必须按照公文在形成过程中的联系和规律组合立卷，案卷不是一些文件的随意堆积，不可人为地任意拼凑，而是一组相互联系的文件材料的组合，要能系统完整地反映出一个机关或一个部门的工作活动面貌和活动规律，才有利于利用和查找。
二、作用
公文立卷的目的在于完整、系统、安全地管理办理完毕的文件材料，具有以下几点作用：
1．有利于对公文进行科学管理
机关在各项工作活动中，产生了大量的文件材料，立卷可以把散乱的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，使文件不再是无序零散的，而是一个有机的文件组合体，避免了公文的散失、破损，保证了公文的齐全、完整和安全，有利于集中科学的管理。
2．有利于对公文进行查找和利用
机关处理完毕的公文，具有历史纪录和查证参考的价值，是今后工作可查证和借鉴的重要资料，立卷保持了公文之间历史联系，使之有章可循，有目可查，便于查找和利用。
3．为档案工作打好基础
公文立卷是公文归档的前提，公文立卷的质量，直接影响和决定着公文归档的质量。公文立卷归档以后，公文就转化为档案，公文处理程序转入档案管理程序。因此，做好公文的立卷、归档工作，就为本机关档案工作创造了条件，打好了基础。
三、要求
公文立卷的最基本要求是案卷要符合质量，国家档案局1987年12月4日《机关档案工作业务建设规范》规定，案卷质量总的要求是“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。”
1．保持文件之问的有机联系
公文立卷，首先应当将文件材料收集齐全完整，其次要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之问的历史联系，从而进行具体的立卷工作。如先有请示，后有批复；先有意见，后有批转；先有致函，后有复函；先有计划，后有总结等，立卷要保持文件之间的历史联系才能反映出本机关各项工作的历史面貌，才能确保案卷的质量要求。
2．正确区分文件的不同价值
文件的保存价值即文件对日后查考利用的价值，表现形式就是保管期限，区分文件的不同价值，就是在立卷时确定文件的保管期限。根据国家档案局的有关规定，文件保管期限分为三种，即永久（无止期地保管）、长期（16至50年左右）和短期（15年以下），凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管；凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在短时间内对本机关有查考利用价值的文件材料，列为短期保管。
公文立卷时要依据上述原则区分文件的保存价值，制订本单位的保管期限表，具体操作时将价值不同的文件材料分别立卷，这是公文立卷的重要原则。
（3）便于保管和利用
为了使公文立卷更好地发挥作用，便于随时查找利用，要注意以下几点：
一是抓好案卷排列和编目工作；
二是每个案卷的文件要适量，案卷厚薄要适度；
三是录音带、录像带、光盘等声像记录材料，根据保管条件的不同要求，分别妥善整理保管；
四是绝密文电与一般文电分开立卷，以利保守国家机密，也便于保管和利用。
四、程序
公文的立卷工作一般分为四个阶段：
1．准备阶段
编制归卷类目录（立卷方案），将当年形成的文件材料，包括：上级机关的文件材料、本机关的文件材料、不相隶属机关的文件材料、下级机关的文件材料，按照归卷类目录进行存放和积累。
2．平时归档（预立卷）
将办理完毕的文件材料根据归卷类目录，分门别类地加以整理归类，及时归人相应的卷宗，使公文立卷工作日常化，为年终调整和组卷打好基础。
3．调整和组卷
在第二年初对前一年形成的文件，在平时归档的基础上根据立案的要求和方法，对文件加以调整，组合成案卷，拟写案卷标题，确定保管期限，标明卷内文件的起止日期等。
4．编目装订
对立卷进行一系列的编目工作，如排列卷内文件顺序，编写卷内文件的件号和页号，填写文件目录、卷内备考表等，之后填写案卷封面，案卷封面要按照国家标准的统一格式填全规定项目，用毛笔填写，字迹要工整清楚，最后装订成册。
经过上述四个阶段，立卷工作即告完成，之后就可进行案卷的分类排列和编制移交目录，并向机关档案部门归档。
五、方法
《办法》规定：“应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）。”
其具体方法有：
1．根据公文的特征将公文分为若干类别进行立卷，公文的特征有：时间特征、问题特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征，这六个特征可以互相结合、灵活运用，保持公文之间的自然联系，保证案卷的质量。如按作者特征立卷，就是将同一制发机关的文件组合在一个卷内，这样可以保持同一作者文件之间的联系，方便查找及确定保管期限。
2．在一类公文中再以问题特征为主将公文组合成案卷。将其分为几个问题，每个问题设一类，如综合类、经济类、文教类、财税贸易类、农林牧渔类等，要按问题的重要程度和顺序排列。
3．将组合后的文件加以系统排列并拟写案卷标题。卷内文件排列的方法有六种：
①按时间先后排列；
②按重要程度排列，如重要文件在前，次要文件在后；正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；政策性的文件在前、业务性的文件在后等；
③按先作者后时间的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按发文时间的先后排列；
④按先作者后问题的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按问题排列，在每个问题内，还可按发文时间先后排列；
⑤按先问题后时间的顺序排列，卷内文件同属一个作者，所涉及问题在两个以上，可先按问题分类，在每个问题内再按时间先后排列：
⑥按姓氏笔划排列，对人事案卷和信访案件，可采用这种方法。
