情景故事
某主管是会议爱好者，除了每周一和每周五的例会外，总是冷不丁地让下属中断手里的工作，要求大家立即到会议室去开会。开会的理由可谓是五花八门：主管突然产生了一个想法，让大家为他的想法提供建议；公司要发布一项新的政策，主管在会议上告知大家，其实这个政策本可以让行政人员通知大家，或者通过内部邮件系统告知大家；主管在会议上对某一位下属提出批评，让大家引以为戒；对部门前一段时间的工作作出总结，让大家说说自己的想法；等等。总之，该主管只要感觉有什么想和大家说了，便匆匆通知大家去开会。而且，该主管在开会时还喜欢旁征博引，常常扯到很多无关的事情。如果会议时间不是很长，下属也很喜欢开会，因为这样大家就可以暂时放松一下，心安理得地不工作，听主管东拉西扯，也感觉是打发时间的不错方法；如果会议影响了大家就餐和下班的时间，大家就如坐针毡，心里默默祈祷，赶快结束这个不知所云的会议！
问题分析
与其他沟通方式相比，会议是一种成本较高的沟通方式，因为在开会时，下属将自己本应工作的时间用于会议沟通，将会议时间与与会人员的人数相乘，时间成本自然是不菲的。然而可悲的是，会议所取得的沟通效果却并不总是与开会成本相称，导致开会成了低效率的沟通行为。就像案例所展示的那样，主管在上面滔滔不绝，下属对于议题却毫不关心，完全是“身在曹营心在汉”，似乎开会是与自己无关的事情。之所以会出现这种情况，根本原因便在于：
（1）会议无目的，可开可不开。
（2）开会无准备，对于开会与否，主管只是即兴而为。
（3）会议所谈的问题与会议参加者关联不大。
（4）会议时间过长，使会议参加者产生了厌烦心理。
（5）会而不议，议而不决。
开会不当，虽然会产生很多负面效果，但是会议对于组织又是必不可少的，因为会议具备如下功能：
（1）开展多项交流，有助于集思广益。
（2）监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度。
（3）通过面对面的方式，协调上下级以及员工之间的矛盾。
（4）经过讨论与沟通，达成协议与解决问题。
（5）开发创意。
（6）激励士气。
（7）主管通过召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。
以此来看，会议是部门中必不可少的沟通工具，可是很多的部门却是会议成灾，基本上没有解决实质的问题。
沟通的定义是这样的：为了达到既定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。但是以此观之，很多会议根本没有实现这些目的，无非是会议场所沦为了主管一个人的秀台，下属在座位上欣赏着上级的表演，所听到的也只是字面层次的信息，根本不涉及情感层次的沟通，充其量只是由上而下的单向沟通。
管理讲堂
为了提高会议的效率，主管应该做到：
（1）不要随性而为，突然之间感觉想跟下属说些什么了，便立即召集大家，让大家去会议室参加一个不明所以的会议。主管在开会前，一定要对会议内容、出席会议的人以及会议议程清清楚楚。
（2）要求与会人员必须按时出席会议，自己的椅子最好面向大门，这会使迟到的人心生恐惧而尽量避免迟到。
（3）最好把开会时段选在下午，一般上午是工作的黄金时段，高效能够处理一些需要比较周密思考的工作，而会议是一种低效率的管理行为，不应该选在黄金时段。
（4）主管应提前印制会议资料，并在开会前将它发放到与会者手中，使大家对会议内容有所准备，减少预热期。
（5）最好选在分点而非整点开会，比如选在10：45开会而不是11：00，这样有助于提高时间利用效率。
（6）会议室不要设置的太舒适，最好不要摆放茶点等零食，并要求员工暂时关闭电话，不要接受外界的干扰。日本的很多企业都很注重开会效率，他们为了提高开会效率，将会议室设计地十分简陋，甚至连椅子也没有摆放，开会的人都是以站立的方式开会，简陋的开会条件简化了会议的流程，也提高了开会的效率。
（7）如果不是关于重要事情的讨论，可以把开会时间选在接近午餐和下班的时间，这样能极大地缩短开会时间，提高开会效率。
（8）限制会议时间。不开议而不决的会议，会而有议，议而有决。多次会议才能解决的问题，应当明确宣布是暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，提醒大家早作准备。一位注重时间管理的管理者曾说：“在规定的时间内，如果讨论不完某一个问题，或没有达到作出决议的地步，这就说明这个问题放到本次会议来解决，是过大了。最好进一步在个人之间进行个别交谈，在此基础上再处理。”有关调查结果显示：大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果超过一个半小时，疲劳和无聊的感受就会越来越厉害，与会者对会议的关心越来越淡薄。所以，主管最好限制会议时间，如果某个下属在会议上提出的问题不具备代表性，便不要在私人沟通上花费较多时间。一般而言，将会议的时间设定为一个小时左右比较理想。
去梯言———
或许你认为当着全部门下属的面发布命令，是一种很酷的行为；或许你认为借助开会的方式，可以有效地沟通大家的感情；或许你富有奇思妙想，总是想迫不及待地把自己的最新想法推销给下属，但是关于开会，也应该按照投入产出的逻辑去运作，否则会议成灾，所取得的积极效果却是聊胜于无。
