1.开会体现着领导艺术
开会是各级领导者实施领导的一种重要方法，是一种有组织有目的地把众人聚集起来一起商讨问题的社会活动方式。会议可以辅助领导实现其领导管理的各项功效。比如：通过开会，来集思广益，为领导者形成最优化的计划；通过开会，来明确组织机构的责、权关系；通过开会，对工作任务进行具体的布置和分工等等。因此说，开会体现着领导艺术。
会议还是沟通信息、协调关系的重要手段。但是如果滥用会议，会海成灾，其结果则是劳民、误事、伤财，所以会议多而讲话太长，内容重复，又没有多少新语言，则是形式主义也是官僚主义。提高会议的效率，重视会议的质量是领导者掌握开会艺术的关键所在。
作为领导者，因为在开展领导活动的过程中要在会议上花费很多时间，而且，在会议上耗费的时间与领导者的等级层次成正比。另外，由于会议管理是日常工作中一项非常广泛的活动，因此，做一个高技能的会议管理者具有非常现实的意义。
2.会议未开，策划先行
会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过认真专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所以，召开会议前一定要尽量考虑周全。
一般来说，高效的会议管理者在筹备和组织会议时，要考虑以下四个问题：目的、与会者、计划和进程。其中会议的目的是会议组织者要明确的首要问题。根据会议的目的确定相应的与会人员是第二步要解决的问题。会议参加人员可以分为三类：会议主持人、一般与会者、普通工作人员。作为会议组织者就应该明确这三类角色在会议进行过程中的职责。第三步是通过制定会议计划，保证会议在有计划、有准备的状态下进行。第四步是实施会议议程，保证整个会议的进程。
3.明确会议目的与目标
会议目的指会议召开的理由。对于每一个会议的召开，会议的组织者都会认为“既然要召开这次会议，肯定是有其必要性的”，这也就是现在为什么有那么多会议的原因。但我们在这里要讨论的会议目的，是指问题必须通过会议的方式解决，或者通过会议能够更有效率地解决。而如果信息能够通过备忘录和电话传递；或者与会人员未做准备；或者关键人员不能参加；或者会议成本超过其可能的潜在收益；或者即便纳入日程但开会无益。当这些情况有可能发生时，会议就不应该召开了。
会议的目标取决于会议召集者或指定成员。会议的目标需要在会议召开前明确。如果与会者缺乏对会议目标的了解，那么会议就不会得到结果。要取得什么结果需作出决定。这并不意味着所有决定必须是动态的或要改变现状。毕竟，如果会议只是为了回顾达到原定目标的过程中取得的进步，用已定的标准评判，而且会议要讨论的数据显示所有的预期进展都已取得，那么就不需要作出新的决定。
4.与会者的构成与结构
与会者指应邀参加会议的个人。在有效会议管理中，决定与会者群体的规模和构成是非常重要的。会议可能由于参加的人员太多、太少或不恰当的人员结构而流于失败。比如，如果会议规模太大，讨论将流于形式和浮夸，与会者无法真正参与进来；如果会议规模太小，将无足够信息可供分享，问题也不能充分解决。适宜的规模主要依赖于会议的目的。下表给出了会议的类型和每种类型的参考与会人数。
会议规模参考会议目的与会人数决策制定和关键问题解决5问题识别或头脑风暴10研讨会和培训班15信息研讨会30正式报告会不限
在确定好与会者的人数和结构后，会议主办者还必须明确与会者的角色安排。与会者一般可以分为会议主持人、会议成员和会议工作人员（如会议秘书、记录员等）三类。
5.做好会议日程安排
会议日程是会议的各项活动在会议期间每一天中的具体安排。
编排会议日程一般应注意以下几点：
（1）编排会议的日程要充分考虑会期、会议议程以及拟采用的选举方式等情况。一般可根据会议的议程，先将大会划分为几个阶段，对每个阶段的议程和主要活动作出初步规划，然后再根据会期设计日期。
（2）要根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。那些程序强的，如选举应安排得紧凑一些，使其有条不紊，环环相扣。需要代表充分酝酿讨论、发表意见的，如酝酿讨论工作报告、候选人预备人选、重要决议（草案）等，应尽可能把时间安排得充裕一些。
（3）大会日程的编制要明确具体，使人一目了然。其内容一般应包括：时间、会议内容、地点、主持人。
这将让会议主办者很快地达到会议的目的，而且将有助于会议主办者获得预期的效果。开会当中，会议主办者可以不时抽出一些时间来检查日程表上的每一项，努力在事先规定的时间内把会议讨论推向高潮，并及时结束会议。
6.选择好开会时间
会议组织者在选择会议时间时，一般多从两方面来考虑：
首先，应该考虑的便是自己的时间，此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示会议组织者是一位以自我为中心的人，因为会议组织者既然是会议成败所系的关键性人物，在选择会议时间时，自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。
其次，也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所希望的时间。因为会议的时间符合与会者的要求，会保证其准时参加会议。倘若与会者对会议时间有所不满，不仅会影响与会者按时参加会议，而且会影响会议目标的实现。
为了避免会议过分冗长，有些领导者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。
至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最长大概不超过一个半小时。
7.选择好开会地点
会议地点的选择十分重要，因为会议地点的物质条件——会议设施、环境和相关工作人员——对会议的成败起着关键的作用。
选择会议地点应当包括对如下因素的评估：
（1）理想的会址对绝大多数与会者来说，应该是路程最短的。
（2）没有打扰、噪声和其他使人分心的因素。许多业务会议安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。不用说，适当的通风装置，空气流通，照明度，音响效果和温度调节，这些都是促成有效的会议气氛必不可少的主要条件。
（3）与会者座椅的舒适程度和他的注意力持续时间之间有明显的相互关系。会前应检查会场里的设施和器材。同样重要的是还应该能提供电子荧屏，会议条幅的悬挂等相关设施。
8.选好议题，有的放矢
会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。
一般说来，议程上的每项议案都脱离不了下述三种情况：
（1）告知性的。所谓“告知性的功能”就是包括接受和讨论报告，使与会的每位成员随时知道自己所担负的工作现况，并且检讨已完成的方案，好让每位成员获致共同的评断，作为将来参考的资料。
（2）建设性的。有些会议专以讨论开展某项工作为主题，这种会议就需要有新的创意，譬如要开展某项活动，部署哪些任务，确定哪些目标，制定哪些计划，明确哪些步骤？？这些全部属于这个范畴。这种策划除非每个有关部门的人员都参与，并且努力贡献力量，否则就会失之不当。
（3）执行性的。决定好做什么之后，接下来的问题是：“怎么做？”这时候哪些人该做什么，就得在会议桌上分配清楚。在属于建设性范畴的会议里，与会人员最大的贡献是提供知识及见解；在属于执行性范畴的会议里，与会人员最大的贡献是担负执行的责任。
