朱秘书接到任务后，首先开始拟写邀请函，注意单位邀请函与个人邀请函的区别。其次着手拟写领导讲话稿。写作前要研究领导的不同身份和要求，要站在适合领导的高度，写出适合领导的讲话。第三，拟写仪式主持词。写作前可以查阅资料或观看此类活动的视频，在参考他人经验基础上，结合实际情况写出仪式程序。
这些文稿完成后，都要呈交领导审核，直至领导满意为止。
成果范例：
一、活动方案
××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式活动方案
一、组织机构及职责
（一）领导小组
组长：×××副组长：×××
成员：×××、×××、×××、××、×××
（二）工作小组
领导小组下设三个工作小组。具体安排如下：
1.综合接待组
组长：×××、×××
成员：×××、×××、×××、×××
职责：
（1）负责对外联络，与香港来宾、上级有关部门的联系，拟定来宾名单；
（2）负责领导讲话稿的起草、议程的安排、方案策划等；
（3）负责购置来宾胸花、题字本和笔；
（4）负责学院工作人员身份卡的制作；
（5）负责学院邀请来宾的接待工作，包括车辆、住宿、参观等；
（6）负责活动方案实施过程中的全面协调；
（7）负责接受祝贺单位的花篮等礼品；
（8）启动《学院重大接待预案》；
（9）负责会议资料和礼品的准备；
（10）负责迎宾台的布置、礼仪小姐的管理。
2.宣传报道组
组长：×××
成员：×××、×××、×××、×××、×××、×××
职责：
（1）负责与新闻单位的联系，做好校内、校外的宣传和报道工作；
（2）负责摄像、拍照的安排和调度；
（3）负责校内欢庆气氛的营造（含彩旗、国旗、直横幅标语的准备和悬挂工作）；
（4）负责挑选礼仪小姐（12人）及礼仪队的演练；
（5）负责剪彩的准备工作；
（6）负责在4月28日的《××日报》上刊登祝贺单位及相关内容；
（7）负责画册的设计与印制，宣传材料的准备；
（8）负责图书馆参观路线及参观点的准备工作。
3.后勤保障组
组长：×××
成员：×××、××、×××、×××、×××、×××
职责：
（1）负责会场音响设备、盆景、地毯、气模、气球等的布置；
（2）负责活动期间学校教学工作的安排；
（3）负责校园音响系统管理；
（4）负责活动期间的安全保卫和医疗保健工作；
（5）负责校园环境卫生；
（6）负责学生宿舍管理；
（7）负责校园秩序管理及东、北大门的布岗和重要控制点的岗哨布置；
（8）负责外来车辆停放，负责来宾到校的交通安全；
（9）负责教师、学生方阵的排列。
二、日程安排
1.4月27日11：00，×××一行抵达本市；
2.4月27日14：45，从×××饭店出发来学院；
3.4月27日15：00，×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式（具体见附件1）；
4.4月27日15：50，参观校园（具体见附件2）；
5.4月27日17：00，离校。
三、活动规模：中型
共计约1600人左右，具体名单见附件3：
1.香港来宾18人；
2.市外领导及相关人员8人；
3.市外企业6人；4.市陪同领导8人；
5.市部门领导10人左右；6.市内航运企业8人；
7.教职工100人；8.学生1450人左右；
9.相关陪同人员若干。
四、准备工作要求
1.各工作小组要严格按照职责分工，制定具体的工作方案和措施，确保活动的各项任务落到实处。
2.按照分工配合的原则，相互之间要加强联系和沟通，相互配合，同心协力，确保各项工作按期完成。
各项具体准备工作见附件。
附件1：学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式仪程
附件2：校园参观路线说明
附件3：学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式拟邀请名单
附件4：学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式活动具体安排
附件5：学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式活动现场布置图
2006年4月18日
附件1：
××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式仪程
（2006年4月1日）
一、主持人：副市长×××先生
二、时间：2006年4月27日15：00
三、地点：×××图书馆南面
四、仪程
（一）主持人介绍来宾（附来宾名单）
（二）市委领导致辞（中共××市委书记、市人大常委会主任×××先生）
（三）学院情况介绍（学院党委副书记、副院长×××先生）
（四）学生代表发言（学院毕业生代表、××××有限公司×××先生）
（五）主理嘉宾致辞（×××先生）
（六）剪彩（×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××）
（七）铜像揭幕（与剪彩同时进行）
2006年4月27日
附件2：
校园参观路线说明
（2006.4.1）
一、仪式会场出发→
二、×××铜像→
三、校园雕塑（嘉宾合影）→
四、图书馆三楼（阅览室、专业阅览室）→
五、市委领导介绍城市情况→
六、图书馆二楼→
七、模拟器中心→
八、培训楼前上车→
九、东大门
备注：（十、沿校园西面河边观览→学院食堂→学生宿舍→十一、穿过×××广场→行政楼→实验楼→十二、室内体育馆→十米跳台→东大门）
附件3：
学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式拟邀请名单
（2006.4.1）
一、香港×××集团一行（18人）
二、×××省领导（8人）
三、××市陪同领导（8人）
四、省、部级单位及市外单位（6个）
五、市外有关公司（3个）
六、市内单位（12个）
七、市内企业（6个）
附件4：
××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式活动具体安排
（2006.4.1）
（一）仪式活动准备工作
（二）仪式活动具体安排
一、4月27日上午
1.8：00 各小组组长检查所负责的内容
2.9：00领导小组组长检查会场的布置情况
3.10：00各小组汇总检查情况
4.11：00学院邀请的市外嘉宾至×××饭店住宿和就餐
二、4月27日下午
1.13：30责任部门、人员到岗
2.13：30各项准备工作检查 负责人：×××
3.14：00冠名暨揭幕仪式会场负责 负责人：×××4.14：00来宾陆续来院 负责人：×××
校门口责任领导：×××
仪式会场责任领导：×××
迎宾室责任领导：×××
师生方阵责任领导：×××
华侨接待责任领导：×××
5.14：30教师、学生方阵入场 负责人：×××
6.15：00—15：30剪彩仪式 负责人：×××
7.15：30—15：50
（1）嘉宾从图书馆一楼大厅转步到×××广场铜像前，礼仪小姐引路
负责人：×××
（2）教师、学生方阵按次序离开 负责人：×××
8.15：50嘉宾参观校园 负责人：×××
9.16：10校园雕塑前所有嘉宾合影 负责人：×××
10.16：10—16：30参观图书馆二、三楼 负责人：×××
11.17：00嘉宾离校
12.18：00晚宴开始（学院邀请的嘉宾） 负责人：×××
（三）仪式活动现场应急工作小组
组长：×××
副组长：×××、×××
成员：×××、×××、×××、×××、×××
职责：各成员根据《××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式活动方案》中所担负的职责，密切注意仪式现场情况，一旦出现意外，立即报告副组长，采取相应的应急措施，同时报告组长。
各成员具体职责如下：
×××负责来宾接待过程中的相关事项。
×××负责活动期间的安全保卫和医疗保健、校园秩序管理及岗哨布置、外来车辆停放、来宾到校的交通安全。
×××负责会场布置（包括彩旗、国旗、直横幅标语）、剪彩、校园环境卫生、校园音响系统。
×××负责学生宿舍管理和教师、学生方阵的排列。
×××负责图书馆参观的相关工作。
各成员负责组成相应的现场应急小分队，并将名单告知组长、副组长。
（四）仪式活动综合接待组准备工作时间落实表
（五）仪式活动当天（2006.4.27）接待工作时间落实表
2006年4月27日上午
1.9：00 ××饭店大堂设立接待组（包括横幅、纪念品袋等）
责任领导：××× 成员：×××、×××
2.9：00 ×××楼大堂设立接待组（包括横幅、纪念品袋等）
责任领导：××× 成员：×××、×××
3.9：00 学院设立接待组（图书馆一楼体操房）
责任领导：××× 成员：×××、×××
4.10：00 接待组工作检查×××、×××
5.11：30 学院邀请的市外嘉宾至××饭店就餐
2006年4月27日下午
1.13：30 学院接待组人员到岗准备（包括纪念品等）
责任领导：×××
成员：×××、×××、×××、×××、×××
2.14：00 来宾陆续来院责任领导：×××
校门口责任领导：××× 仪式会场责任领导：×××
迎宾室责任领导：××× 师生方阵责任领导：×××
3.15：00—15：50 冠名暨揭幕仪式 责任领导：×××
4.15：50 嘉宾参观校园
5.16：10 校园雕塑前所有嘉宾合影
责任领导：××× 成员：×××、×××
6.16：10—16：30 参观图书馆二、三楼 责任领导：×××
7.16：35—17：00 参观模拟器中心 责任领导：×××
8.17：00 嘉宾离校
9.18：00 晚宴开始（学院邀请的嘉宾约60人、学院领导、学院其他相关人员）
责任领导：×××
附件5：
二、邀请函
单位邀请函
××××××：
××学院×××图书馆剪彩暨铜像揭幕仪式定于2006年4月27日在××××举行。届时×××先生一行将莅临学院。诚挚邀请贵单位领导参加，敬请光临。
此致
敬礼！
××学院 敬邀
2006年4月12日
个人邀请函
尊敬的×××先生：
××学院×××图书馆剪彩暨铜像揭幕仪式定于2006年4月27日在××××举行。届时×××先生一行将莅临学院。诚挚邀请您拔冗出席。
此致
敬礼！
××学院 敬邀
2006年4月12日
三、仪式主持词
××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式主持词
各位领导、各位嘉宾、老师们、同学们：
××学院于2004年的春天开始筹建，两年后的今天已正式建院，学院从筹建到落成，得到了各级领导和社会各界的关心和支持，同时也得到了××××集团等海内外乡亲的大力支持。在这春光明媚的季节里，××学院又迎来了一件可喜可贺的大事———×××图书馆冠名暨铜像揭幕庆典活动。
首先，请允许我介绍出席今天冠名仪式的各位领导和嘉宾：
（介绍方法：1.单位+身份 2.职位+先生或女士）
出席今天冠名仪式的还有×××女士等海外来宾、上级相关部门、企业及本市有关部门领导。
××学院×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式现在开始。
首先，请中共××市委书记、市人大常委会主任×××先生致辞。
下面请××学院党委副书记、副院长×××先生介绍学院情况。
××学院坚持“立足××，服务××，面向海内外”的办学宗旨，办学多年以来，为社会培养了一大批优秀人才，在海内外获得了较好声誉。
下面请××学院毕业生代表、××××有限公司×××先生发言。
下面有请主理嘉宾×××先生致辞。
下面有请×××先生为×××图书馆开馆（两位礼仪小姐手捧金钥匙进场，×××先生走上前）
有请主席台的领导和嘉宾随同×××先生为×××图书馆剪彩（礼仪小姐进场）。
请×××先生开馆鸣笛，其他领导和嘉宾剪彩（×××先生插金钥匙，汽笛响、奏乐、剪彩、揭红幕）
{同时为×××铜像揭幕}
（剪彩结束时放鞭炮）
在碧海蓝天中矗立着的××学院，深深融入了各级政府、社会各界、海内外乡亲无尽的关爱，学院今后的发展还需要各位领导、海内外嘉宾一如既往的关心和支持。祝各位领导、嘉宾身体健康！祝××学院事业更加兴旺！
请各位嘉宾移步×××广场瞻仰×××铜像。
四、领导讲话稿
××学院×××图书馆冠名仪式上的讲话
学院领导
2006年4月27日
尊敬的×××先生、尊敬的各位领导、各位嘉宾、老师们、同学们：
大家好！
今天，校园内嘉宾云集、彩旗飘扬！在××学院落成庆典的盛大场面还没有完全从人们心中消散的时候，当正式建院的喜悦还充盈在我们胸中的时候，×××图书馆冠名暨铜像揭幕仪式又在这里隆重举行了，这是一件可喜可贺的大事。欢迎×××先生在再次光临学院并参加今天的仪式，学院荣幸之至！学院全体师生员工为之欢欣鼓舞。在此，我谨代表学院领导和全体师生员工，对×××先生一行及各位领导和嘉宾的光临表示热烈的欢迎和诚挚的感谢！
创建××学院，是××市委、市政府贯彻落实省委“八八战略”、大力发展海洋经济与推进渔农民转产转业的一项重大决策。学院建立两年来，在市委、市政府的直接领导下，目前正朝着规范化方向健康迈进，各项工作呈现出良好的发展态势。
