（七）电子档案的收集要求
电子档案收集是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作。为保证归档的电子文件的真实性，电子档案的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始，贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。
1.在计算机网络系统上运转的电子文件，可用记录系统来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。
2.用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
3.电子文件的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。
4.对于网络系统，应建立文件数据库，并将对应的电子文件注明标识。
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一、电子档案的特点
在单位的计算机信息处理系统中，电子档案是作为管理或经营信息而被保存起来的。它的作用主要表现为两个方面：其一，对于管理或经营活动来说，它是重要的原始凭证，是单位工作目标实现情况的记录，是单位历史面貌的一个组成部分；其二，对于单位的信息系统来说，电子档案是这个系统信息资源的组成部分，它可以直接转化为数据库、资料库中的信息，它是各种信息补充、更新或再生产的重要来源，是系统正常运行的信息保障。
电子档案是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性。因此，在管理上它与传统档案有很大差别。电子档案的特点如下所述。
（一）保管位置较分散
传统档案实行实体集中统一管理形式，单位的档案集中于本单位档案室，国家档案集中于各级各类档案馆。而电子档案则不可能按照上述方式集中管理，它的相当一部分是通过档案部门掌握其逻辑地址而进行控制；有些部分是通过下载将信息转移到保存介质上而集中于档案部门；还有一些电子档案是采用在线集中，即将信息转移到档案部门制定的地址中进行管理。电子档案管理相对分散且形式多样的特点，加大了管理的复杂程度。
（二）保管技术程度高
电子档案的生命是由载体、信息和系统三个部分所构成的。这三个部分的存在和影响因素不一致，也不同步。它们之所以能够构成完整的电子文件或电子档案，是人们通过一定的技术手段将其联结在一起的。电子档案的载体——磁盘是化工制品，老化、污染、磁场等都会影响它的质量，从而破坏信息记录；电子档案信息易受误操作、恶意更改或病毒的侵害；计算机软、硬件系统的升级换代会造成原有环境下生成的文件无法识读和利用。对上述三个方面因素进行管理和控制的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式，是信息化环境下原始记录保管的重大课题。
（三）信息再利用即时性
电子档案信息在计算机网络系统中再循环的即时性强。传统档案信息在现行活动中的转化方式有两种：一种是在单位使用档案的过程中将有关信息提取出来，融入现行文件当中；另一种是档案部门编辑一些档案参考资料，提供给单位使用。
前一种方式的信息使用过程具有一次性；后一种方式的信息虽专题性、系统性强，但转化过程慢，时效性较低。在计算机网络系统中，电子档案信息可以同时以不同的形态分流，即电子档案归档的同时，那些具有数据价值的信息被数据库采集，有资料价值的进入资料库，又成为新的电子文件的来源。
（四）可以在线利用
电子档案的利用可以采用非在线方式，但是更多情况下是采用在线方式。电子档案在线利用的方式对于用户来说基本上摆脱地域和时间限制，调阅文件的主动性强、批量大和表现方式多，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享，因此这种方式能够充分发挥信息系统的优越性。由于在线利用是一种信息管理者与用户非接触式利用方式，所以，利用过程中的信息真实性证实方式、信息复制和公布的权限、信息拥有者及内容涉及者权益的保护等问题，都是在管理中需要加以解决的。
二、档案收集工作
（一）档案收集工作的含义及意义
档案收集工作是档案工作的起点及第一个环节，即将分散在单位各内部工作机构的有价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案人员移交、集中的工作。
因此，它是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。作为档案部门积累档案的手段，为档案工作提供了物质对象。档案收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。
（二）档案收集工作内容和要求
收集工作的内容一般包括：
1.档案室对本单位需要归档的档案的接收；2.档案室对本单位未能及时归档的档案的补充收集。
档案收集工作要求为：
1.全面、及时掌握入室档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况；2.保证归档标准及时和入室档案的齐全完整；3.建立、健全机关文件的归档制度，严格按归档制度要求完成；4.配合各部门作好档案的平时收集工作。
三、档案室收集工作的职责
在归档工作中，从程序上看，档案室或档案管理人员只是负责验收案卷，但实际上，为了达到齐全完整地将档案集中到档案部门的目的，档案室或档案管理人员不仅需要关注文件归档的结果，更重要的是需要关注和参与文件的形成、运行、立卷归档的全过程。为此，档案室或档案管理人员在收集工作中还要承担如下职责。
（一）监督文件的形成过程
文件的形成是归档的源头。在实际工作中，一些单位因忽视文件的形成而导致档案不完整，因此，不仅要力求将已经形成的具有保存价值的文件收集齐全，而且还应该注意文件在形成和处理过程中的情况。例如，要注意了解本单位是否建立了电话记录制度、会议或活动的记录（录制）制度，本单位的文书工作制度是否完善，等等。
当发现本单位在文件形成和管理过程中存在问题时，应及时向有关部门或领导反映，提出改进的建议。同时，在发现了文件形成的漏洞之后，应该尽量采取补记、补录、补拍等措施补救，以保证重要文件的完整。
（二）督促归档制度的落实
虽然，从根本上说，一个单位归档制度的建立和推行是领导者的责任，然而，由于文件归档的成果最终要由档案部门所接收，所以单位的档案部门和档案管理人员有责任从如下三个方面协助领导督促归档制度的落实：其一，参与本单位归档制度的制定工作。其二，开展归档制度的宣传工作，使本单位的工作人员深入了解归档制度的内容和要求。比如，在宣传橱窗中张贴归档制度和档案利用规定，表扬归档工作做得好的部门和人员等。其三，对单位归档制度的执行情况进行监督，对发现的问题及时提出改进的建议。
（三）指导文书部门的立卷归档工作
档案室或档案管理人员对文书立卷归档的业务指导工作包括如下内容。
1.协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围立卷地点是指一个单位应该由哪些部门或人员具体完成文书立卷工作；这是在组织上落实直接责任部门或人员。分工立卷范围是指各种内容的文件应该由哪些部门或人员负责立卷；这是为了避免文件重复立卷或遗漏立卷的情况发生。
在确定立卷地点和分工立卷范围时，我们可以有两种选择：其一，单位内部各部门处理完毕的公文，均集中到办公厅（室），由办公厅（室）的文书人员负责立卷工作。一些内部机构少的小型单位，其立卷工作则由专职或兼职的文书人员承担。
其二，根据规定的分工范围，由办公厅（室）与各职能部门及其专职或兼职文书人员分别承担相关文件的立卷工作。例如，办公厅（室）负责方针政策性的、全面性的、重大问题的文件及以单位名义发出的文件的立卷；单位的科研、生产、营销等部门负责相关业务性公文的立卷。
除了上述两种立卷形式外，对一些业务部门形成的专门文书，还可以采取单独立卷的方式。如会计、统计、人事、科研、保卫等部门形成的业务文书，由这些部门指定专人负责立卷。
2.参与编制文件立卷方案
立卷方案包括文件分类表和立卷类目两个部分；有时这两个部分可以各自单独构成文件，有时则可以作为一份文件。立卷方案是对文件实体进行分类和组卷的蓝图。档案室或档案管理人员参与编制立卷方案的工作，有利于及时将国家的有关规定和档案管理的要求体现在文件中，从而保证文件分类、立卷的合理性和系统性。
3.对立卷操作进行业务指导
立卷的操作就是对归档文件进行系统整理，使其形成有序的保管体系。在这个过程中，档案室或档案管理人员有责任深入立卷工作现场，对立卷操作进行业务指导，帮助立卷人员正确掌握标准，及时解决立卷中出现的疑难问题。
4进行归档案卷质量检查
在立卷过程中，档案室或档案管理人员应该进行阶段性的案卷质量检查，发现问题及时整改。在立卷工作结束后，档案室或档案管理人员还应进行终结性检查，以从总体上把握案卷质量。
（四）开展零散文件的收集工作
这里所说的零散文件是指单位在收集工作中未及时归档的文件。出现零散文件的原因主要有：一些会议文件、内部文件由于未经收发文登记而在归档时容易被遗漏掉；一些承办部门或工作人员未及时交回文件；等等。由于多方面的原因，单位即使建立了归档制度，开展了正常的归档工作，也难免有零散文件存在。对此，档案室和档案管理人员应开展对零散文件的收集工作。
收集零散文件可以采取下列方法：其一，根据单位内部机构调整、领导干部职务调动、工作人员岗位变动等情况，收集散存在承办部门或人员手中的文件；其二，结合单位的管理评估、安全监察等活动，清理和收集文件；其三，通过编写大事记、组织沿革等参考资料，有针对性地收集一些散存的文件。
对零散文件的收集，并不是一项可有可无的工作，相反，不仅应该纳入工作日程，而且需要有制度保证。我们可以通过协助单位的领导制定会议文件归档制度、干部离任档案移交制度等，将档案文件的收集工作制度化，变被动为主动，保证档案的齐全完整。
四、档案人员岗位责任制
1.热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。
2.严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行自己的职责。
3.熟悉业务，了解本单位历史和现状；认真编制检索工具，编写参考资料，积极做好提供利用工作。
4.做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。
5.忠于职守；认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，推进本单位档案管理水平的提高。
6.认真做好档案管理日常工作；严格各项管理制度，切实做好档案保密，工作防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。
