二、建立企业档案馆的基本条件
建立企业档案馆，有利于企业档案工作的健康发展，但并不是每个企业都具备建立企业档案馆的条件。国家档案局的有关规定是：规模为国家统一标准确定的大型以上的企业和企业集团，特别是密集、技术密集、生产过程联系紧密、对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业，以及特殊行业、国家垄断性行业的大型以上企业。
企业内部职能部门较多（15个以上），下属单位较多（10个以上），有接收下属单位档案任务的企业。
企业本身的历史较长（建立25年以上），形成的档案资料数量在3万卷、册以上（或排架长度600米以上）的企业。
根据有关规定，一个企业只要符合上述建馆条件中的任何一条，就允许建立档案馆。
三、档案工作的管理体制
档案工作的管理体制，是指广义上的档案工作的机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。因广义的档案工作有不同的层次，所以其管理体制也可以划分为宏观和微观两个方面。
所谓档案工作的宏观管理体制，是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的行政机构的设置、职能分工、运行方式等方面的内容。它是整个国家行政体制的一个必要组成部分。
所谓档案工作的微观管理体制，是指单位对其本身的档案工作进行管理的内部体制，包括档案工作的领导关系、档案工作机构的设置及其职责、档案工作人员的配备等方面的内容。它是组织内部管理体制的一个重要方面。
四、档案机构的职责与设置原则
档案机构是一个组织的档案工作任务的主要承担者。《档案法》第七条指出：“机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”《国营企业档案管理暂行规定》更进一步要求：“要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。”档案机构已成为档案工作建设和发展的重要条件和标志。
（一）档案机构的职责
根据国家有关法律、法规的规定，档案工作机构的主要职责包括以下几个方面：
1.贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策、建立健全本单位档案工作的各项规章制度；2.负责统一管理本单位的档案和档案工作；3.对本单位下属二级单位的档案工作进行监督和指导；4.对本单位各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。
（二）档案机构的设置原则
档案工作机构的设置要以科学的论证为基础，其设置原则应该包括：
1.组织自身依法设立、自主决定的原则；2.与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则；3.保证组织档案完整、完全和有效利用的原则；4.节约档案管理成本的原则。
第三节特殊载体档案管理
学习目标
能够妥善保管和使用本单位的照片、音像档案、电子档案。
案例导入
玉源食品公司将要举办成立25周年庆祝活动，公司发展史展览是其中一项重要的内容。为此，庆祝会筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关音像材料，但是却遇到了一些麻烦。
其一是档案室的音像材料不全。原因在于，有的活动的音像材料由公司办公室的专门摄影和摄像人员拍摄，有的则由各部门的人员拍摄，许多材料在拍摄完毕后没有归档。音像材料的分散保存，造成收集公司发展史音像材料的困难。
其二是许多音像材料在形成后没有编写相应的文字说明，致使一些材料因所记载的活动的确切日期、参加者、内容等无法辨别而不能采用。
其三是一些音像材料在形成后未加整理和专门的保管，造成音像材料之间的联系不好确认，照片的底片丢失、划伤、变质以及磁带的消磁等情况，使得该材料无法复制和使用。
鉴于上述教训，音像档案的管理制度和规范，统一公司音像档案的管理，并由办公室主任协调与相关部门的关系。
[分析]
现在，绝大多数的单位在工作中都会形成照片、录音、录像、电子档案。这些特殊载体形态档案的产生途径、归档时间、整理和保管要求往往与纸质档案不同，如果不加以充分的关注和及时的处理，就会造成档案的散乱或丢失。所以，我们应根据这些特殊载体档案的特点，建立相应的管理制度，并按照国家的规范，采取有效的方法对其实施管理。
特殊载体的档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、影片、电子档案等，它们与纸质档案相辅相成，共同记载了一个单位工作活动的面貌，具有独特的价值。由于它们的制成材料、记录方式和形成规律与纸质档案有很大差别，因此在管理上也有其特殊的要求与方法。
理论知识
一、照片档案的构成
照片档案主要由底片、照片、文字说明构成。
（一）底片
底片是照片档案最原始的材料和最重点的部分，分为原始底片和翻版底片。
原始底片是照片在形成过程中最初产生的底片，为防止磨损一般不外借；翻版底片是原始底片的复制品，又称复制底片，作用是保护原版底片，用于外借或补充原始底片的缺损。
（二）照片
照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象，是人们利用照片档案的主体。
（三）文字说明
文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等情况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内容具有重要的作用。因此，照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，是不可分割的整体。
二、照片档案的管理
照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。在摄影技术普及的今天，照片档案作为人类记录历史、传递信息、交流情感的重要工具，在人类社会生活中所起的作用越来越明显，已经成为档案宝库中一个重要的组成部分。
（一）照片档案的收集
1.收集范围
按照《照片档案管理规范》的规定，照片档案的收集范围主要包括：
（1）反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案；
（2）领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案；
（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案；
（4）记录本单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案；
（5）与其他载体档案有密切联系的照片档案。
总之，只要是能反映本单位、本地区重大活动、重大事件、重要人物的最具特色或典型意义的具有查考利用价值的照片、底片都应该及时归档保存。
2.归档要求
（1）及时归档。按规定照片档案应与其他文件材料一样在第二年上半年归档，如有特殊情况经协商可以提前或推迟。
（2）严格按照归档范围归档。归档之前应认真研究本单位照片档案的收集范围，严格按《照片档案管理规范》有关规定，让本单位有保存价值的照片档案完整齐全地集中到档案部门。
（3）归档照片应底片、照片和文字说明三部分齐全。
（4）底片与照片影像相吻合。
（5）照片档案的影像清晰，无损伤。
（二）照片档案的鉴定
档案部门必须对照片档案进行认真鉴定，验收合格后才能整理组卷。照片档案的鉴定主要包括以下几方面：
1.鉴定照片档案是否完整齐全。一方面要鉴定反映某一事件、某一问题的照片档案是否齐全；另一方面要鉴定每一件照片档案中照片、底片和文字说明是否齐全、是否符合规范。
2.鉴定有关照片是否属于照片档案的范畴。
3.鉴定照片的质量。首先应注意归档照片是否曝光正确、影像清晰，不应出现划痕污点、发黄褪色等现象。其次还应该注意照片的加工制作是否完全，有无有害物质残留。
（三）照片档案的整理
1.照片档案的分类
由于保管的要求不同，照片档案中底片与照片应分别整理分类。对底片的分类可以将一个全宗内的底片分成负片和反转片两类，分别整理存放。底片编号可以在全宗内编底片流水号，其格式：全宗号-底片号。照片的分类应在全宗内按“年代-问题”进行分类，根据分类情况将照片与说明一起固定在相册的芯页上，并组成案卷。照片档案立卷后要通过编制案卷目录来固定其分类体系和排列顺序。
2.照片文字说明的编写
文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。文字说明的几个部分要分段编写。
（四）照片档案的保护
按国家有关规定，照片档案中底片保管温度为13～15℃，相对湿度为35％～45％，照片的保管温度为14～24℃，相对湿度为40％～60％。保管照片档案的库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5％。库房门窗应密封良好。
在具体保管时可将底片和照片分别用不同的装具存放：底片的装具有底片袋、底片册和底片盒。照片的装具可分为簿册式、插袋式、粘贴式、压膜式等种类。应该选用透明的无有害物质污染的优质薄膜，这样既不易磨损照片，又避免了外界因素的影响。
（五）照片档案的利用
1.借阅服务
借阅服务即利用档案部门的阅览室向利用者提供照片档案的借阅、满足利用者的各种需要。这是照片档案利用的主要渠道。
2.复制服务
复制服务指根据利用者的需要提供照片复制件。照片复制的方法很多，如复印、拷贝、扫描、缩微、刻录光盘等，通过这些方法得到的复制件质量与原件相差无几，能够很好地满足利用者的需要。
3.编辑出版照片画册
档案部门还可以根据社会的需要组织编辑出版大型照片画册。照片画册能够围绕某一主题将各个不同时代、不同来源的照片档案集中起来，通过公开出版发行的方式向社会广泛传播档案信息，方便利用者利用档案资源。
4.照片档案展览
利用照片档案举办各种展览也是一种行之有效的利用方式。照片展览形象生动、形式活泼、影响面广，对发挥照片档案的社会作用有较大的帮助。
二、数码照片档案的管理
（一）数码照片档案的收集
可通过数据线或读卡器传输到电脑保存。
（二）数码照片档案的分类
可利用Windows的文件夹功能为照片建立三级目录。一级目录为年份，一年一个文件夹；二级目录为照片类别，并以文件包的方法分门别类归档；三级目录为照片编号，编号按照照片的顺序排列，也可按输入日期排列，如2008年7月25日输入的照片就可以编号为：080725001。这样分类的好处是便于今后刻录光盘。照片应附有文字说明。
（三）数码照片档案的存放
电脑存放照片受存储空间、电脑使用状况、病毒入侵等因素的影响而有一定的局限性。为保证安全，通常可将数码照片档案拷贝到独立硬盘存储器、光盘等耐久性强的载体上存放。数码照片档案拷贝至少要求一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用。
三、录音、录像档案的管理
录音、录像档案是特殊载体档案的主要常见形式。
（一）录音、录像档案的收集
录音、录像档案多产生于音像制作部门、宣传部门和一些新闻机构，所以应加强与他们的联系与合作，及时完整地把具有保存价值的录音、录像档案收集进来。
录音、录像档案的收集应注意及时写好文字说明，统一分类编号。
（二）录音、录像档案的鉴定
录音录像档案的鉴定可从四个方面来进行。
1.是否属于保管范围
反映历史真实面貌，具有长久保存利用价值，能为今后工作提供参考和凭证的音像制品才能作为档案保存。
2.是否是音像制品的母带
档案部门一般应该保存母带以保证真实性、可靠性及声像质量，而在利用时尽量使用复制带。
3.是否符合保存要求
收集时要保证音像档案载体符合有关的质量标准，以能够达到长久保存和利用的要求。
4.相关的文字说明是否齐全完整
收集时当事人及时撰写，以免今后无从考证。
（三）录音、录像档案的分类
首先分成录音、录像两类进行整理，然后按照磁带的磁层材料的不同进行区分，如普通带、二氧化铬带、金属带、铁铬带等，每种磁带再按所涉及的内容进一步归类，最后按其分类层次给定分类号。
（四）录音、录像档案的保护
录音录像档案保存时间有限，而且受外界环境的影响较大，所以应严格按有关规定的标准进行。平时要正确存放，保持清洁，定期卷绕和复制，严格控制其温湿度，防止外磁场的破坏。具体方法有以下几种。
1.专用的库房或装具
录音、录像档案的载体材料是磁性介质，其对磁场的干扰比较敏感；如果较近距离内有磁场，会导致磁记录信号的丢失，使录音、录像档案遭到破坏。为此，大量产生和保存录音、录像档案的单位，应该修建专用的防磁档案库房，以彻底隔绝外界磁场对录音、录像档案的干扰。而一般的单位档案室或保存录音、录像档案数量不多的档案馆则应购置专用防磁装具，以存放录音、录像档案。不具备上述条件的单位，亦应避免在录音、录像档案保管场所同时放置电动机、电视机、变压器等设备，或避免将录音、录像档案存放在这类电器附近。
