第8章 提高时间的利用效率(3)

时间是不等人的，想挤出时间很不容易，但失去时间却是很容易。一分钟并不长，但一分钟里可以做许多事情：一分钟，激光可以走1800万公里，等于绕地球45圈；一分钟，最快的电子计算机可以运算90亿次，等于60个人不停地计算一年；一分钟，最快的战斗机能飞行50公里；一分钟，大炮能发射80发炮弹。

要珍惜时间，就必须抓住每一分，每一秒，不让每天空度过。昨天的过去了，明天的不能等，关键是时刻把握住今天。等待明天而放弃今天的人，就等于失去了明天，结果将是一事无成。正如《明日歌》里所说的：“明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎。”

一天，爱迪生在实验室里工作，他递给助手一个没上灯口的空玻璃灯泡说：“你量量灯泡的容量。”说完他又继续低头工作了。过了好半天，爱迪生问：“容量多少？”他没听见回答，转头看见助手拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度，并拿了测得的数字伏在桌上计算。他说：“时间，时间，怎么费那么多的时间呢？”爱迪生走过来，拿起那个空灯泡，向里面斟满了水，交给助手，说：“把里面的水倒在量杯里，马上告诉我它的容量。”助手立刻读出了数字。爱迪生说：“这是多么容易的测量方法啊，它又准确，又节省时间，你怎么想不到呢？还去算，那岂不是白白地浪费时间吗？”

时间有限，我们应该学会珍惜。凡在职场中的佼佼者都是视时间为生命的，他们不浪费一分一秒，因为他们懂得时间的价值。在工作中，要想提高工作效率，就要从珍惜时间开始。

工作心得

人们常说“时间是金子”，可金子是可以买到的，但时间却是买不到的。浪费时间的人是可耻的，是对生命的一种亵渎。我们要知道，时间是被用的而不是被浪费的。珍惜时间的人，时间才会珍惜他。

保证工作时间不被打扰

当你确保自己不被打扰的时候，你的工作效率就会高很多。当你坐下来要去完成一项特别认真的工作的时候，不要做其他任何事情，专心致志投入到这段时间里。一个不少于90分钟的时间段，对于完成一项单独的工作是十分理想的。

通常人们专注于一项工作而忘了时间的时候，需要大约15分钟的才能进入状态。当被打扰之后，又要花费15分钟才能重新进入状态，一旦你进入了状态就一定要保持住。这种状态让你全神贯注于大量的工作以及与工作相关的以往的经验之中，当处于这种状态的时候，就不要想过去和将来的事情，而应把精力都投入到工作中。

大文豪鲁迅的成功，有一个重要的秘诀，就是珍惜时间。鲁迅12岁在绍兴城读私塾的时候，父亲正患着重病，两个弟弟年纪尚幼，鲁迅不仅要经常上当铺，跑药店，还得帮助母亲做家务。为免影响学业，他必须做好精确的时间安排。

此后，鲁迅几乎每天都在挤时间。他说过：“时间，就像海绵里的水，只要你挤，总是有的。”鲁迅读书的兴趣十分广泛，又喜欢写作，他对于民间艺术，特别是传说、绘画非常爱好。正因为他广泛涉猎，多方面学习，所以时间对他来说，实在非常重要。他一生多病，工作条件和生活环境都不好，但他每天都要工作到深夜才肯罢休。

鲁迅最讨厌那些“成天东家跑跑，西家坐坐，说长道短”的人，在他忙于工作的时候，如果有人来找他聊天或闲扯，即使是很要好的朋友，他也会毫不客气地对人家说：“唉，你又来了，就没有别的事好做吗？”

我们有时需要和周围人商量一下，来保证大块不被打扰的时间。如果必要的话，提前通知他们在特定的时间里不要打扰你。决定好了要做什么，就不要做其他事情。如果偶然被别人打扰，问他们最重要的事是什么，确定他们是否在做最重要的事情，以便安排接下来该如何处理。

需要休息的时候，就要休息一下。假如你觉得自己需要恢复一下体力，那就不要边工作边休息。收邮件、上网都不是休息。当你休息的时候，可以闭眼，做深呼吸，听一些轻松的音乐，或者出去走走，或者小睡二十分钟，或者吃点水果。一直休息到你觉得又可以工作为止。需要休息就休息，应当工作就工作，要的是100%的集中精神。想休息多久就休息多久是没错的，只是别让休息时间占用了工作时间。

平时学习利用一些简单的暗示，多少也可以省下一点时间。好好应用一些有效的计划捍卫时间，不但可减轻你的压力，还可以加强你的社交技巧与彬彬有礼的形象。以下就是一些有效的方式：

1.时间限制暗示

这个信息应该在交谈一开始就传递出来。例如，有些成功人士控制时间的方式是在会谈一开始就说：“我现在先告诉你，我需要在4点钟的时候打一个很重要的电话。”但重点是要一开始就宣布，而不是在3点55分时才说。

这种时间限制暗示有三种目的：

告诉对方他们对你很重要，你非常想花点时间跟他们在一起，听听他们有什么话要说。

提供对方一个界限，他们可以事先知道你给他们多少时间。

迫使对方切入主题，而不要浪费时间在不相关的细节上。有时候，有些人无法在当时你所能给他们的时间内合适地讨论一个话题。假如是这样的话，可以另外约定一个时间。

2.肢体暗示

你可以开始收文件，好像正准备离开办公室一样；还可以在椅子上将身体往前倾，或将文件放在一起，就像你要离开一样。最明显的肢体语言就是站起来。

3.停顿与沉默

持续拉长两次回答之间的沉默的时间。

4.加速暗示

特别是在通电话时，有些人会说：“我知道你正在忙，但是我有一个简单的问题。”说对方很忙是一种说“我很忙”的礼貌方式，目的是使交谈的速度加快。

5.串通好的干扰

有些主管会请他的助理在一定时间之后进来打扰，助理会轻声地说下一个约会时间已经到了，或是提醒主管必须马上去参加下一个会议。

6.找东西

有的成功人士会全神贯注地注意对方一段时间，但过了一定的时间之后，他们会开始找桌上或办公室其他地方的东西，似乎有一点分心，甚至有一点过意不去。访客得到了这样不太模糊的信息，了解他们即将受到注意程度是多少后，就会结束谈话。

7.道具

一位很成功的商界女士，在她的皮包里放了一个定时器，每过10分钟就会响起来，然后，她会说她必须去赴下一个约会或打一个电话；如果她觉得谈话需要继续，她就会关掉定时器。

8.结语

有些人不知道如何结束谈话，他们会说好几次再见，而且每一次都说得有点困难。结束谈话的方式应该快速而且有礼貌，结束方式可以这样说：“好了，我会再跟你联络。多谢了。”然后你就可以离开。

一个高管曾经提起过他如何处理别人占用自己时间的问题：“有一段时间，我必须与一位电视台的总经理和一位大学校长共事，他们两个都经常不能准时，而且会让别人等很久。但借着认识他们的执行秘书，我常事先打电话询问他们的时间表，将等候时间缩短至最少；有时，如果会面时间延迟太久，他们的秘书就会在确实可以见面之前的几分钟打电话给我。”

我们可以采取一些积极方法应付被占据的时间问题。有一个业务经理说：“我不会让医生或牙医让我等太久，我会等15分钟，然后告诉挂号人员，医生已经好了吗？我约的时间是3点钟，如果他还有别的事，我要重新安排时间，因为我另外有其他的事要做。他们通常都会让我进去。”

一个大学的行政人员说，如果她的同事在他们开会时不停地接电话，而制造太多干扰，她就会写一张纸条给他：“我看你很忙，请有空时再叫我。”然后起身离开。

工作心得

要管理好你的时间，捍卫好的时间，把更多的时间用在最需要的地方。时间多了，机会就多；机会的增加，必然会成目标的早日实现。懂得捍卫你的时间，你才能有效地提高工作效率。

时间管理与工作计划紧密相连

时间管理的目的是为了减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，工作计划是合理地制定我们的工作安排。时间管理与工作计划应紧密相连，这样才能真正做到提高时间的利用率，从有效地高工作效率。

提高工作效率，采用工作时间记录法不失为一种好的选择方法。在采用工作时间记录法分析我们的工作效率时，首先要研究如何花费时间，应该先研究时间究竟耗费在什么地方，再把所有的时间分配记录下来以后，看看自己的时间哪里最多，然后采取相应的措施予以改善。既然现存的生活习惯不会自动轻易改变，则只有采用诊断、分析、改进的方法。采用工作记录法，需要记录以下内容：

在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿或是其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。

把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上，在完成了开始计划的工作后，接下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上在内容已经满了，或是某项工作可以转过天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。

对当天没有完成的工作要进行重新安排。那么，对一天下来哪些没完成的工作项目又将做处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，你不要成为一个办事拖拉的人，否则，每天总会有干不完的事情，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。

制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下。再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。

为了管理好时间，要制定时间分配计划，然后按照计划去做。制作计划容易，但真正实施计划是困难的。特别是开始的时候，按照计划进行工作可能比较困难，你可能会有很多借口，最常见的就是这份计划制作得不好。但只有按照计划去做，你才能知道它的优劣。怎样克服按计划进行时遇到的困难呢？可以想想按计划进行会有哪些好处：

工作中许多错误都是由于考虑不周、粗心大意，或是不注意的小细节而造成的，按照好的计划工作是避免这些错误的最好途径。

它能改变你的工作方式，有了计划就不用浪费时间去考虑下一步要干什么，你完全可以把精力集中在所做的事情上，会很少分心，从而会提高工作效率。