接受工作委托时应该从上司的角度考虑应该怎么做，反之，交代工作的时候，应该做到把委托和期待传达给对方。
让我们来看一个交代者不合格的例子。
在这个事例中，比起按照适用于任何用途的方式准备了资料的小A，开始时没有确切说明使用方式的B主任更有责任。接受工作委托时应该以上司的角度考虑应该怎么做，反之，交代工作的时候，应该做到把委托和期待传达给对方。
如果对交代的工作你没有具体的印象，那就是还没有到应该交代给别人的阶段。请首先对工作有一个整体的印象。
议论的进行方法之二 以对方的意见为基础探寻妥协方案不可能所有的人都持相同意见，偶尔也有意见对立的时候。那时，从对立面否定对方并非上策。请看下面的对话。
A主任：这次暴露的费用增加的问题，在其他案件中确定出预订费用减少量之前，先不要交报告。
小B：不可以这么做。发现费用增加应该立刻报告，这是项目的原则。我们还是报告吧。
A主任：这我也明白。但是，报告费用增加，只会遭到部长的抱怨而已。
小B：这只是您个人的理由。不可以这么做。
A主任：你真是固执啊。这是团队的决定，希望你服从。
对A主任的提案感觉到有风险的小B希望能够严守原则，但是由于说话方式完全没有考虑A主任的立场，所以最后没能说服A主任。
如果想采取更好的方案，尝试着在开始时以认可对方主张为基础，然后再一点点加入改善对策。例如，先表示同意A主任，然后，在言谈中触及对方主张中隐含的风险。
只是报告费用增加会给团队造成不好的印象，所以想尽量避免啊。
只是，如果不全部报告，之后可能会受到责难。这次就从费用增加和减少的可能性这两方面来报告，下个月再说出具体的金额，怎么样？
记忆要点
如果想做出更好的方案，不要站在对立面否定对方的意见，而是在开始时认可对方的主张，在此基础上，一点点加入改善对策。
为了让自己的意见得以通过，不要单纯地回避对方的意见，而应该找到双方的妥协点，以此作为提案。
议论的进行方法之三 让对方说出结论，让其拥有当事者意识会议结束后，会有持反对意见的人说“我不能认同”。
那时候，就又要花费时间重新调整修改意见。这时，你就会想说“你应该早点儿说啊”，但并非没有办法防患于未然。
诚实的商务人士会对自己说的话有一种责任感，对自己话中传达的内容会记得很清楚。以下的例子就利用了这一点。
记忆要点
如果你对对方的理解力有信心，那么让他说出你的意见的结论，让他深信是你们一起考虑的。
小A：费用方面Y方案很便宜，但是Z方案和相关人员之间需要做的调整很少。Y方案的延期风险更高。
B主任：也就是说，我们想避免逾期，所以Z方案更好。
小A：没错。而且，如果逾期费用也会……
B主任：就会要求增加费用了。确实有这种风险。Y方案比Z方案风险高。
让对方说出你自己提出的意见，就能让对方理解那个意见。反复这样所产生的效果就是，仿佛是你们一起考虑的这个意见，可以让其拥有当事者意识。
这个方法，是以对方具有一定高瞻远瞩的理解力为前提的。只是，还会有在事后提出反对意见表示为难的人，但是对于那些有很优秀的理解力的关键人物，他们中的大部分人都很少会在这方面出问题。
这应用了让对方自发地同意、自己说服自己的心理学。这对于对自己的理解力很有自信的人有效果，请灵活运用。
议论的进行方法之四 不要让会议离题
为了实践前述的“不要以模糊的判断结束会议”，让周围的人在工作中快速地解决问题，在会议的最后宣读决定事项，确认担当者和期限是很重要的。
小A：“今天的议题是重新布局客服中心。要把大阪的客服中心转移到人工费便宜的冲绳去。”
B课长：“虽然研究人工费也是大事，但是我最近也发现客服中心的工作人员有应对不熟练这个问题。”
C课长：“我也发现了，B课长。我听说客户对工作人员服务的满意度也在一点点下降。”
小A：“那个……我们这次的课题是人工费的研究……”
B课长：“不对，这件事也应该探讨。那么，就该从呼叫中心的理想状态开始考虑了。”
C课长：“那么，就从员工教育问题开始讨论吧。”
记忆要点
为了防止说话声音大的人因一时想起的事改变议论的顺序，要提醒他计划外的行动所引发的责任，让话题回到本题。
但是，会议的形式会使讨论没有结果。以下就是一个典型的讨论离题的例子。
为了防止声音大的人一时想起的事改变了议论的顺序，要提醒他计划外的行动引发的责任问题，让话题回到本题。
虽然不能说之后出现的议题是多余的，但只要不是优先度很高，就不能成为跳过原本定好的议题的理由。如果允许了这样的事：声音很大的人突然的想法改变了讨论的顺序，有可能会使整个组织的日程推迟。如果脱离本题的意见出现，请像下面这样询问对方。
今天提出这个讨论，原本计划的议题就没办法探讨了，这样没关系吗？那么，关于实行方式和日程的变动就需要得到相关人员的理解，关于这方面，该怎么办？
如果有人只是提出蛮不讲理的意见，你就要提出预定外的行动所引发的责任问题，推动话题回到原题。如果对方断言“没关系”，就那样让话题继续下去也可以。之后发生问题，就不是你的责任了。
议论的进行方法之五 配合对方灵活应对
和你工作上有关联的人中，如果以自己判断——他人意见结果——过程这两个数轴来考虑，大致可以分为四种类型。推测对方接近哪种类型，就用适合哪种类型的方式和他交流，这样就能够让讨论顺利地进行。
记忆要点
判断对方像实用/低风险/拘泥/协调导向中的哪一种，用适合这种类型的方式交流，顺利推进讨论。
下面试着确认具体的应对方法。
议论的进行方法之5-1 实用导向/低风险导向实用导向的人实用导向的人直截了当并根据自己的意思进行判断的倾向很强，如果他发现跟自己关系不大，就会从讨论开始就失去兴趣。
如果对方是自信心过强的人，出现对抗意见，就会强调自己意见的优越性，企图制服对方。对于这种类型，应该让他考虑为什么会出现不同的意见，然后再发言。
如果对方追求眼前的结论，在没有听完别人的话时就会预测结论然后结束对话。对于这种类型的人，要让他把话听完，如果发现他的发言有理论性的跳跃，周围的人予以指正是很重要的。
如果对方是对讨论并不关心的人，不用担心他会插嘴，另一方面，也不用期待他会对讨论作出什么贡献。这种类型的人，会议中会议后都很好，可以让他承担某种工作，强制性让他拥有目的，促使他自发地为讨论作出贡献。
低风险导向的人
低风险导向的人喜欢基于事实和数据行动。他会担心那个信息在讨论中有没有被考虑到。
如果对方是担心他人会失败或出错的人，如果是自己不熟悉的领域，他就会以局外人的角度一味批评，但是不会触及具体的对策和解决方案。指出担心的方面虽然很难得，但问题是，对会议没有建设性意义。对于这种类型的人，告诉他没有代替方案时会采用最初的方案。
只追求事例的人，有时会对没有先例的处理方法不分青红皂白地否认。对于这种类型的人，要一边探寻可以参考的外部事例，一边向他说明只是依靠事例来考虑适合自己的方案是很困难的。如果他想要发表异议，让他加入收集事例的确认工作，让他认识到现状。
议论的进行方法之5-2 配合对方灵活应对拘泥导向/协调导向拘泥导向的人拘泥导向的人会以自己的判断为优先来参加讨论。
如果他是因好奇心旺盛以至于任何讨论都会加入的人，那么不可靠的知识也会想当然地发表出来，有时还会向别人传递错误的信息。另外，对于喜欢的话题咬住不放讨论常常会偏离主题。对于这种类型的人，首先让他知道与讨论无关的发言以后有机会再听，将话题结束。如果他的发言内容的根据是模糊不清的，那么应该向周围的人提议在明确之前暂时搁置。
过分相信自己的判断不听周围意见的人，就容易成为讨论走向平行线发展的原因。这种类型的人，如果能提出数据推翻他的判断，他就会听从。如果拿不出数据，请考虑到要说服他是很难的。
对和讨论无关的图表有兴趣的人，会不断质问琐碎的问题，成为拉长讨论的主要原因。这种类型的人，让他在会议之后把要质问的事项整理后再提出来。
协调导向的人
协调导向的人，在会议中希望不引起风波，但有时在会议后会暴露不满。
总是根据他人的意见过分考虑状况的人，就会随着讨论的进行不断改变意见，如果站在决策地位的人是这种类型，就总是无法得出结论。所以，有必要从一开始就决定判断标准是什么。最可靠的处理方法是，其他参加者也加入进来决定一个共同的判断标准，沿着它走下去，由全体人员做出判断。责任集中在上司那儿，追随类型的人就容易发表自己的意见。
会议后表示不满的人，由于是对已经决定的内容在事后表达不满，就会损害讨论的有效性。对这种类型的人，不仅是在会议开始时，在会议决定时也一定要向他确认，“你认为这个结论真的很好吗？”对于可能因为决定内容受到影响的人，提前确认他们的想法是很有效的。
议事录的制作方法之一 议事录应该在当天率先写好你每次出席会议都会写议事录吗？恐怕是以“很麻烦”“别人可能写了”等为理由没有写吧。
制作议事录需要花费时间，除了整理决定事项还要整理对话内容，即使是能够独当一面的商务人士，也需要用和会议时间同等长度的时间才能制作出来。
尽管是花费时间的工作，我也建议你尽可能让议事录从你这里发出。议事录中所写的内容，作为以后解决问题的根据可以继续参照，是以后工作进行的剧本。
议事录制作者虽然不会制作剧本，但是有意识地标注需要强调的地方还是可能的，这才是制作议事录的优点。例如，由实际对话开始制作议事录时，加入特定意图，可以像下面这样表达。
如果是不知情的第三者，无疑就会对发言者的意图有不同的理解。
记忆要点
制作议事录时有意标注需要强调的地方，在参加者记忆模糊之前给所有人发送一份儿，请他们确认内容。
根据制作者的表达，印象会相应改变，因此，为了掌握主导权，应该率先承担议事录的制作工作。
另外，议事录的新鲜度是很重要的，请在参加者记忆还没有模糊的时候递交议事录，让他确认内容。
议事录的制作方法之二 议事录要写得简单易懂议事录是事后了解会议内容的方法，之后重新看时，一定要是意思非常明了的文章。
书写简单易懂的议事录的要点
记忆要点
划分为短句，让主语和谓语很容易分清，并且将指示语停留在最小限度，想要列举某事时分条来写。
凭我的经验，即使是门槛很高的企业里的人，最初的几年也写不出很合格的议事录。虽说不了解正确的书面表达方式是个原因，其实更严重的是由于烦琐的表达方式和模糊不清的记述，需要读两三遍才能理解。
商务人士会贯彻的方法是将想要传达的东西最有效率地表达出来。
日语虽然允许不明确主语、包含修饰语的异常长的表达方式，但是不要使用这种会引起误解的书写方式。与其那样写，不如划分为短句，让主语和谓语的关系分清，并且将指示语的使用停留在最小限度。要列举某事时，分条来写，让同等水平的记载内容以一目了然的格式呈现出来。
让我们一边参考上一页的要点，一边来书写简单易懂的议事录吧。
议事录的制作方法之三 以议题为单位整理议事录制作议事录时很迷茫的一件事是“该以怎样的顺序书写”。我年轻的时候也曾狼狈不堪地受到过上司的否定，后来在经验中了解到了“议事录的三原则”。
记忆要点
议事录不是以会话为顺序，而是以议题为顺序，大议题连接小议题，在作出决定的地方作出简单易懂的标记。
原则一是让议事录易读懂所必需的最基本的条件。讨论是根据每个议题进行的，但是也经常会发生重新讨论前面的议题的情况，如果按照讨论顺序书写，就会发生议题在很多地方出现的情况。这样，如果不把议事录从头至尾熟读，就没办法正确把握内容。为了更有效率地把握内容，要根据议题来总结发言。因此，会议开头的讨论在会议结束的对话中提到时，在开头的地方添加上该内容，在结尾的记录中也要记述该对话。
原则二是将事前未列于议题中的内容写在议事录的要点中。首先，将议题中包含的内容以议题为顺序写好，和那些议题做比较，如果当天新提出的议题比它们重要，把它记在议事录的开头。
原则三是要清楚标记对话进行到哪里的时候出现的决定事项。包含了决定事项的发言，在这一系列的对话之后做出标记，写上决定事项、担当者和期限。同时，议事录中出现的所有决定事项都要在开头一一列出。
