190.如何保持公文“政策思想”的“系统连贯性”？
【解答】所谓公文的“政策思想”，是指通过公文这个载体传递方针、政策、主张、观点等。所谓连贯一致，是说我们通过公文传递的政策规定、方针主张、思想观点，在时间上要维系前前后后，保持“昨天——今天——明天”的持续；在空间上要维系上下左右一保持上下之间、左右同步。对上级的政策规定不要自作主张，对同级的意见不要唯我是从。这就要求我们看问题、办事情，既要瞻前又要顾后，不切断事物的来龙去脉，这对于维护党和国家的权威与集中统一，取信于民是十分重要的。
要保持公文政策思想的系统连贯性，一般应注意以下三点：
（1）注意前前后后
这是指保持过去与现在为解决某一问题所制发的文件在政策上的系统连贯，不要忽东忽西，前后矛盾，使下级无所适从。比如，我们看到有的单位，由于班子更迭，新官上任，为显示“新”的高明与权威，对先前一些正确的主张、要求、规定一笔抹煞，重打鼓另开张，造成政策多变，这就损害了公文的系统性，也不利于领导形象的塑造。
（2）注意上上下下
要与上级文件的政策思想与基本原则保持系统连贯，这才有利于在公务活动中做到政策连贯、上下合拍、运转一致。在实际工作中，我们有时看到一些下级在制定实施上级某一政策的具体规定时，断了线、走了样、变了调、串了味，使本来应当连贯的政策出现脱节，损害了公文的权威。
（3）注意左左右右
为了保障上级某一政策的落实，下属各个主管部门必然要各自制定具体的实施办法。部门与部门之间有些规定的界限是清楚的，但也有些事情是出现交叉的。对于交叉性的问题，在制定具体的实施办法时，要及时沟通，做到相互沟通，相互协调一致，不能“一个和尚一本经、一个木鱼一口磬”，防止文件“顶牛”与“撞车”。
191.什么是“概括性”？
【解答】“概括性”主要指公文用语要富于概括。一篇公文一般只有千八百字，要在这千八百字中做文章不得不靠概括来解决，舍此别无他法。所谓概括，就是把事物的共同特点归结在一起，以简明的语言加以表述出来。
192.什么是“穿靴戴帽”？
【解答】“穿靴戴帽”是指在公文写作中，为追求表面形式，不顾实际地讲了一些不必要的套话，其中居公文开头处的套话称为“戴帽”，居文尾处的套话称为“穿靴”。“戴帽”与“穿靴”都是“文牍主义”的具体表现。
193.什么是“套话”？
【解答】“套话”是指千篇一律的虚华之词，这种话可以不分时间、空间到处去套。例如，一个企业不管是否完成生产计划，写起总结来开头都是“全市当前的形势是大好的，我厂的形势也是一派大好的”；有一个地区当年的工农业生产比前年下降了4％，比上年下降3.5％，是个远近知名的“滑坡典型”，但在领导讲话的结束语处却这样写道：“回顾一年来的工作，虽然生产出现滑波，但生产的主流仍然是好的……”
194.为什么公文写作强调“求短求好”？
【解答】撰写公文要做到短而精，切忌又长又空。当前公文也面临着改革，要改革，就不能不搬倒“文山”。要达到此目的，首先就要解决公文写作中的“长”病，变“长”为“短”。
公文写作要短些再短些，古今中外的许多政治家，对此有着十分精辟的论述和坚定明确的主张。明太祖朱元璋有一次听中书郎王敏给他读上书，读到过半时，还没谈到正题，一怒之下，下令把写上书的刑部主事茹太素打了一顿。转天，又叫人接着读，读到最后500字时才听出意思，而前面16500字都是多余的废话。于是，他下令，此后凡上书者均照这后500字的格式来写，违者治罪。
1920年，俄国《火星报》编辑部成立的协商委员会制定了一个社会民主党的统一纲领草案。其中有这样一段：“虽然在整个文明世界占统治地位的同一种生产方式给各国社会民主党人确定的共同的最终目的是统一的，但是他们对自己提出的最近任务是不同的，因此这种方式的发展程度不是到处都一样，它在各国发展的社会政治环境也有差异。”这是一个相当冗长的句子。列宁看后，批注：“能不能把这句话压缩成‘民族特点’四个字或其它等等呢？”（《列宁全集》第六卷第52页）可见列宁是多么注意文件的简短。
对于这个问题，中共中央早就有明确的指示：“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无须说的空话，或者没有分清条理，把杂乱无章的草稿随便往上送。”毛泽东一直提倡写短文件，要求报告文字每次1000字左右为限。不仅如此，毛泽东还身体力行，为我们树立了光辉的典范。以他为中共中央军委起草的致“辽沈”“淮海”“平津”三大战役我前线指挥者有关作战方针的4封电文为例，分别浓缩于600～1700多字之中，其中有关辽沈战役作战方针的两封电文分别为900多字和600多字，淮海战役作战方针的电文为800多字，稍长一点的平津战役作战方针的电文也还不过1700多字。即使将4篇电文加起来也只有4000字，不如当今有些“通知”和“意见”的文字多，这确实值得我们认真地加以学习和借鉴。想当年中国人民志愿军司令员彭德怀发给党中央和毛泽东的一封要求增补军需物品的电文，只用了6个字：“饥无粮，寒缺衣。”真乃精妙无比。
公文写作所以如此强调要短，是有其深刻道理的。一是只有短，才能真正剔除一些公文“长而空”的积弊。因为写得非常短，才能使一篇公文的字字句句都说到点子上、讲到实处，这有利于对上反映情况，对下指导工作。二是只有短，才能做到节约，省纸、省工、省物，特别是节省了秘书人员和领导干部的许许多多宝贵的时间和精力，以使他们从“文山”的压迫下解放出来，获得指挥工作的主动权和充足的宝贵时光。三是只有短，才能促使我们的秘书和领导人员真正树立“时间就是金钱，效率就是生命”的观点，养成“少说空话，多办实事”的良好作风。总之，公文写作“求短”的好处是很多的。
195.什么是“贴切”？
【解答】“贴切”是指在公文标题的拟制和选词中，面对几个可用的标题或词语时，要将最恰当、最得体的词语选择出来，把所要表达的意思恰如其分地表达出来。
196.公文写作如何正确处理好“虚写”与“实写”的关系？
【解答】“虚写”和“实写”是在公文写作中，对同一事理写其虚或者写其实的两种表述方法，又称虚笔和实笔。在一篇公文中，主述事件和中心观点完全不重复出现是不可能的，解决重复出现的方法是虚写与实写交叉使用。所谓“实”即具体、完整、透彻的表述；所谓“虚”主要指略其事理本身，或讲其意义，或概其要点，或取其别称，或与其他事理并论。
197.什么是“气势”？
【解答】“气势”是评价一篇公文有没有气魄的用语。它是一篇公文的精神支柱，是论势和文势的统一。论势，即立论的雄辩性，在情理上使人感到无可辩驳，在发展方向上使人感到是历史趋势。文势，即论述方法，要从理直引出气壮，势如破竹，一气呵成。如2006年2月28日，中台办、国台办受权就陈水扁决定终止“国统会”运作和“国统纲领”适用发表的声明，就是一篇富有气势的公文。
198.什么是“得体”？
【解答】所谓公文的“得体”，主要是指合不合乎权限问题，与发文机关、收文机关的地位是不是相称的问题。看一件公文是不是得体，并不仅限于看版头、格式及各个层次文字的详略，而且要统揽全篇，包括用词以至语气。如在请示、报告中使用指令性口吻，或发指示下命令时通篇充斥商榷性用语，使下级无所适从，都是不得体的。
199.什么是“引据”？
【解答】“引据”，即指引述行文的根据，是公文写作中不可缺少的一项内容。它有时是上级机关的指示精神，有时是基层的实际情况，有时又是二者兼有之。在章法上，一般写于文端。
200.什么是“分条”？
【解答】所谓“分条”是指分清条理，是确保文章条理清晰的主要手段。其方法有二：一是按照条项之间的内在联系，组织好条项的先后；二是分项标出序号。
201.什么是“按语”？
【解答】在公文处理工作中，领导机关转发下级来函，对其文函有所说明、评议或要求时，就在公文前面以“按（按语）……”的形式加写一段文字，这就是一般所说的公文按语。
202.什么是“总叙”与“结束语”？
【解答】在公文写作中，全篇开头的一段话称总叙，在长篇公文中也称序言。总叙，是全篇的提纲要领，其作用在于或给人以思索，或给人以提示，或给人以发问，以吸引阅者阅读全篇。
在公文写作中，一篇公文的末段称为结束语。它与总叙、篇前撮要相对应，起着归纳全篇的作用。203.什么是“文采”与“润色”？
【解答】评论公文的文采，其特定要求是：其一，构思高巧、不落俗套；其二，情理动人，具有政治上的感染力；其三，用辞准确精炼，读、阅、听都能给人以美感；其四，使用的材料经过严格挑选，以史喻策、以理喻策、以事喻策，具有启发性和动员性。所谓“润色”，是指滋润公文的文采，使其达到主旨显露、结构严密、语言生动，文面与内容的完美、和谐、统一。一般说“润色”主要是指在一篇公文初步形成之后，在此基础上做些有关“字”“词”“句”的小的调整，但这些小的调整不必是“牵一发而动全身”的，否则，算不上什么“润色”，那就是动“大手术”了。
204.公文写作“选词炼句”应注意哪些问题？
【解答】公文语体的特点，决定了公文的选词炼句要重点处理好下列几个问题。
（1）注意区别词语的不同含义
根据公文表达对象的要求，严格辨析区分同义词之间的细微差别，准确地选好同义词，使所选之词符合表达对象的实际。如“颓废”“颓唐”“萎糜”“颓丧”“沮丧”“懊丧”这六个同义词，实际所反映的语意有轻重之分，前三个词义轻，后三个词义重。“损坏”与“毁坏”，都有“使受破坏”的意思，但“损坏”的词义较轻，表示受某种程度的破坏，而“毁坏”词义较重，表示受到严重的破坏，可能是彻底的破坏。
（2）注意区别词语的感情色彩
在长期使用过程中，许多词带上了自己的感情色彩，公文写作选词必须注意区分褒义词、贬义词及中性词，否则就会因褒贬失宜而影响词义的正确表达。
（3）注意区别词义在不同环境下的不同变化
这是说要掌握好一个多义词的运用，既要注意它的基本意义又要了解它的引申意义，这对于保证用词的准确性和富有变化，以提高公文写作的质量是十分必要的。一个词有好几个意义，这是语言发展的结果。例如，“好心”这个词里，好是坏的反面，指心意良好的意思；“好书”里的好，是令人满意的意思；“病好了”里的好，是痊愈的意思；“这件事好”里的好，是容易的意思；“好狠毒”的好是特别的意思；“好热”的好是十分、非常的意思；“好美”的好是喜爱的意思。要区分场合，正确使用。
（4）注意选用通俗易懂之词，不要生造词语，也不要使用那些专业性特别强而别人难以看懂的专用术语
比如，“龌龊”“怯懦”“彷徨”等词就不如“肮脏”“胆小”“犹豫”等词好懂。有人把“成人教育”生造成“成教”，把“为外宾参观游览做向导”生造成“旅游外导”，还有人生造四字格的成语如“言笔交加”“风雨联合”等，生造成这种关系混乱的词语不但使人难懂，也不利于解决问题。为了做到明白易懂，即使是专业性比较强的公文，也应在不损害内容表达的前提下，尽量写得让人能够看明白。
（5）要掌握公文写作的特定用词
在公文写作的长期实践中，已经形成了一些特定的词语，不同的特定用词分别服务于不同环境的需要，掌握好这些特定用词对于提高公文写作速度是必要的。如“根据、遵照、为了、关于、随着……”均属公文开端用词；“我（处）、你（局）、本（委）、贵（校）”均属公文称谓用词；“责成、交办、试办、办理、执行、可行、可办、同意、照办、批准、原则同意”等均属公文中审批、批办用词；“为荷、特此××、为……而努力、祝……”等均属公文的结尾用词。对于上述一些公文常用词语，应当根据公文表达的不同对象和行文的不同关系，按照不同需要有选择地加以使用。
（6）要讲究语法规范
合乎语法规范是公文写作的起码要求，也是公文炼句的基础。为此，一是要注意句子的完整性，即句子成分不能出现久缺。例如，“他十分羡慕那些整天没事干，吃喝玩乐，这多好啊！”这句话里的谓语“羡慕”没有对象，属于宾语残缺。二要注意句子的成分的一致性，即一个句子的词语之间要恰当，合乎事理。例如，“他每天要看20多件人民群众的来信和来访”，就属于动宾之间所反映的事理不搭配，“看来信”可以，但怎能“看来访”呢？可在“来访”后面加上“材料”二字。
