所谓“接受干扰”，主要是指对上级的来文一不仔细阅看，二不认真思索，三不好好研究，公文的立意，似明非明，来文的要求似知非知，来文的目的似懂非懂，从而在办文上轻重不辨、缓急不分，致使一些该重点办理的公文却当做一般文件签“阅”字了之，或是在领导班子成员中转上一圈，画上几个“○”，便存档打人“冷宫”。这样就使得一些重要公文的使用价值遭到贬值，出现变异。
排除“接受干扰”的办法主要有两条：一是秘书部门要在仔细阅读、认真思考的基础上，写好“拟办意见”，为领导批文定事当好助手；二是领导人要在秘书人员提出“拟办意见”的基础上，认真搞好批办。
所谓“运用干扰”，主要是指某些机关、团体、企事业单位的领导人从小团体或个人的利害出发，从个人的好恶出发，有意无意以至随心所欲地曲解上级公文的原意，为我所用，导致公文原意的变异和失真。
解决“运用干扰”的办法也有两条：一是要通过宣传、教育，使我们的广大秘书人员及单位领导人，充分认识公文在党和国家用以实现领导、指挥、组织和管理上所发挥的重要作用，认识它所具有的政治性、政策性和权威性，要以对党、对国家和对人民高度负责的精神对待上级的指示、通知、决定、决议和规定等，万万不可采取实用主义的做法，以利于“一盘棋”思想的确立，做到统一思想、统一要求、统一步调、统一行动；二是上级机关对公文下达后的实效要坚持经常深人的具体检查，不能认为文件一发即“万事大吉”，必须在公文下发后不久，紧跟上必要的督促和检查，这样才能使公文的本意不被歪曲，公文应有的价值不遭贬低，以发挥它应有的执行作用。
397.什么是“党政信息”？
【解答】党政信息是指在党和国家的管理工作中所形成的信息，它是架设在党和国家机关与社会、与人民群众之间的一座桥梁，这个“桥梁”常以消息、指令、情报、密码、数据、知识等表现出来。
党政信息是党政机关领导决策的重要依据，信息明方能决策准确，信息的反馈又为决策的实施与调整提供了可靠的保证。党政信息是沟通管理工作主体与客体的一条“热线”，使管理者做到心明眼亮方向清，如了解群众要求、掌握社会动向、发现矛盾问题，无不靠信息。总之，党政机关工作如果离开了信息，就如同在“黑灯瞎火”里走路，使我们的工作断了物质和精神的源泉。为此，在1985年中央召开的秘书长、办公厅主任会议上，把信息工作作为办公厅（室）一项重要任务加以提出，并要求：“从单纯地收发传递信息转变为既收发传递又综合处理信息。”党政机关的基本任务在于了解情况和掌握情况，而这一切都时刻离不开信息。因此，信息在某种程度上说，是党政机关工作的一根支柱。
从表现形式上看，党政信息有口头信息和书面信息。口头信息是在面对面指挥工作、解决问题、沟通情况中直接交流产生的信息；书面信息是记录在物质载体（文字、符号、图表、密码、电波等）上的信号。书面信息的最大特点是信息内容符号不变，且可储存备用。
从来源上看，党政信息有内部信息和外部信息。内部信息是指反馈党务、政务工作机构内部运行情况的信息；外部信息是指党务、政务工作对象及外部环境变化的信息。
从特征上看，党政信息有常规性信息和偶然性信息。常规性信息是指反映正常的党务、政务管理活动，按照一定的程序以经常不断的形式进行收集和处理的信息；偶然性信息是指党务、政务管理活动中特殊的突发的偶然信息。
从作用力看，党政信息有战术性信息和战略性信息。记录、反映决策运行情况的信息是战术性信息；为下一步决策提供方向、趋势和客观依据的信息，为战略性信息。
从强制力看，党政信息有强制性信息和非强制性信息。来自于上级的指挥性、规范性的文件，为强制性信息，必须令行禁止，不得有误；相对上述以外的信息，均是非强制性的信息。
从传递的结果看，党政信息有有效信息和无效信息。前者是指传递、提供“对路”的信息，为决策者所需求；后者是指盲目传递、提供，为被提供者所不需要的信息。
从真实性上看，党政信息有真信息和假信息。真信息是如实反映社会动态及人民群众要求，准确传达领导指挥管理意图的信息；假信息是失真的信息，即违背事物本来面貌的信息。
398.什么是“文牍主义”？
【解答】“文牍主义”是官僚主义的一种表现。主要是指脱离实际，不深入基层，不了解下情，关在办公室里单靠制发、处理公文来指挥工作。
当前文牍主义在一些单位的主要表现为：文件过多且太长，处理速度过慢；行文上还有一个“滥”的问题，它影响各级党政机关领导深入基层、深人实际，挫伤下级的积极性，使较多的人力、物力、财力消耗在文件上。要克服文牍主义，领导是关键，各级领导应以身作则，改变过多依靠文件指挥工作的习惯，深入基层、深人实际，多做些面对面的具体指导；对下级报请的文件，该批则批，一时批不了的也得有一个倾向性的意见，不要你画“○”、我挑“√”，也不要你写送他阅示、他写送你审批；其次，要端正文风，公文工作人员在工作中要勤奋刻苦，不怕吃苦受累，做到“嘴勤、腿勤、手勤”。
399.销毁公文档案有什么具体要求？
【解答】据党和国家及档案事业管理机关的有关规定，对失去保存价值的公文档案进行销毁应编造档案销毁清册和撰写销毁报告，办理批准手续，坚持执行监销制度。销毁公文档案应注意安全保密，一般要有两人以上监销。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式（焚毁或变成纸浆）和时间。
400.什么是“公文管理”？它与“公文处理”等同吗？
【解答】不等同。“公文处理”是一个较大范围的概念。从广义上看，它不仅包括公文的文种、格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档等环节，而且还包含公文管理，所以说，“公文管理”只是公文处理的一部分，两者之间应当是从属关系。即使从“公文处理”的狭义来看，它也是其中的一部分。
401.什么是“公文整理”？
【解答】公文整理，即文秘工作部门对办理完毕的文件，以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
402.“公文管理”应坚持什么原则？
【解答】“公文管理”要坚持以下原则。
（1）统一管理
公文秘部门或职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。统一管理是公文管理工作应当把握的重要原则。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转公文上面来，这是规范公文运转程序，防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率的需要。
（2）保守秘密
对公文进行管理目的之一，就是保证国家秘密的安全。关于保密的问题，如翻印公文、公开发布公文、复印公文、销毁公文等，文秘人员对这些规定，第一是熟知，第二是要落实。因为这些规定涉及公文处理的诸多环节，具体而细致，执行起来不能似是而非，不能想当然。在实际工作中，往往会因看似细节的走样而造成大的泄密责任事故。对此，文秘人员要高度重视，文秘部门要有严格的制度，保证规定的落实到位。
（3）便于利用
管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用，在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系，在严格执行规定的前提下，充分开拓公文的使用渠道。
403.怎样做好文件的“平时归卷工作”？
【解答】做好“平时归卷工作”，有利于加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便机关文书处理工作，并为年终立卷、整理、归档打下基础。文书立卷工作人员必须认真细致，坚持经常地做好这一工作。对于承办完毕的文件，应积极催退，已收集起来的文件，应按立卷类目上所列的有关条款归人卷夹。平时的收集工作主要应收集下列一些文件材料：发文的各种文稿及文本，收进的文件和内部文件，包括机关党组织和行政会议记录、工作计划、总结、领导讲话、重要调查报告、统计报表、业务材料，以及机关召开的各种会议形成的会议文件和外出参加会议带回来的文件等。对这些文件的收集应当注意做到如下几点：
①时刻不要忘记归档文件的重点。对反映本机关重要职能活动的文件宁可收宽点，切防漏掉。收宽了可以剔除，漏掉就没有了。
②把好文件的关口，堵塞文件散失的漏洞。首先要健全文件登记、传阅、催办、清退、归档等制度，按文件运转的规律把住文件运转环节的各个“关口”，特别要把好收发登记的总关口。还要把好未经收发登记的“账外文件”关，对一些会议的文件，领导干部自办的文件，机关内部形成的文件，都应“分类把守”，指定专人负责收集。
③要把归卷工作和催办工作紧密结合起来，并由具体负责文件内收发、运转和催办工作的人员共同来归卷；承办人员要积极协助配合，办完的文件要及时退交；档案室也要把协助文书人员做好归卷工作列为经常任务，并关心和帮助他们。
做好平时文件归卷的具体做法包括：发文可以在文件正本发出时，将定稿和存本归入卷夹；收文可以在登记或批办后分送前，用铅笔在装订线内注明应归人的条款号，然后结合催办工作，在文件办完清退以后按号人卷，并在登记簿上注明归入的条款号。
404.什么是“立卷类目”？
【解答】公文“立卷类目”即立卷的具体方案，是根据近几年的工作活动并预计本年度新的任务，按照立卷的原则与方法，拟制出的本单位年度文件分类归卷的条目。有了它可以使文秘部门或文秘人员有条不紊地整理与保管文件，并便于随时依据条目检索文件。立卷类目的编制，通常由办公室的综合研究部门、文秘部门和机关档案室共同负责，经办公室负责人最后审阅定稿。立卷类目一般是以条款的形式写成，每个条款按照组卷的要求与方法概括写出所包括的一组文件的作者、问题与文种等，后面注明保管期限。一个条款是年终将要形成的一个案卷，条款的名称也就是预拟的案卷标题。立卷类目拟好以后，应按照立卷类目，为每一个条款准备一个卷夹，并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上，卷夹按条款号依次分类排放，以便于随时归人和查找文件。
立卷类目条款的繁简，要根据本单位的文件具体数量而定。例如，某国有工厂党委的文件立卷类目，其主要条款如下：
①上级党委针对本厂下发的文件。
②厂党代会文件。
③厂党委会议文件及记录材料。
④厂党委常委会议记录。
⑤厂党委工作计划、总结、工作报告。
⑥厂党委上报的请示及上级对请示所作的批复。
⑦干部任免、奖惩的决定、通知。
⑧党员、干部情况统计资料。
⑨党员组织关系、干部介绍信存根。
405.什么是“文件打架”？
【解答】“文件打架”系指在一个问题上，上下级机关之间、机关与下属部门之间、部门与部门之间所发的文件，却出现了“撞车”“顶牛”等现象，从而损害了公文的权威性、时效性与可行性，并给党和国家方针政策的贯彻实施带来了一定的不利。例如，某省政府为鼓励农民办市场，规定“由农民集资兴建农产品批发市场可不受基建规模控制，不必报批”，而这个省的计划和建设部门却强调控制基建规模是一贯的政策，不能不批，以致使该倾斜的政策倾斜不了。
406.什么是“倒办件”？
【解答】“倒办件”指的是在公文处理过程中，下级机关或单位向上级机关报送公文特别是请示时，越过上级机关办公厅（室）文书处理机构，直接报送上级机关领导或上级机关领导会议审批，然后再倒回上级机关办公厅（室）文书处理机构成承办单位办理。这是当前公文处理工作中一种极不正常的运转形式。
407.什么是“越口批文”？
【解答】“越口批文”是指一个单位由部门拟写的文稿，不经办公室审核“把口”径直送单位领导予以签发。这是当前一些单位在公文处理工作中一种被扭曲的现象，理应加以杜绝。
408.什么是“公文归档”？
【解答】文书部门将办理完毕的文件经过整理（立卷），移交给档案机构或档案工作人员保管，称作归档。把这项工作作为一项制度执行下来，叫做归档制度。归档制度包括三方面内容。
（1）归档范围
凡是本单位工作活动中形成的对本机关及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案工作人员移交归档，集中统一管理。
（2）归档时间
一般在第二年上半年内向本单位档案机构或档案工作人员移交。
（3）归档要求
归档文件应符合分类方案的有关规定，完成的归档文件应能正确地反映机关工作活动的基本面貌，便于保管和利用。
