三、直属单位或工作有关系的外单位需开具介绍信的，由所在单位领导批准，持本单位的介绍信，经局有关处室领导签名，由局办公室领导批准。
四、开具介绍信要写明对方单位或联系人姓名，阐明联系具体事项，并注明有效日期，原则上有效期限不能超过一个月的时间。
§§§第7节计算机及系统管理办法
【概念解说】
行政机关计算机及系统管理办法是行政机关单位对其内部计算机设备、信息网络进行管理的内部规范。
【格式内容】
一般应包括以下几大部分：
管理的基本宗旨和原则。
设备的管理。
信息与网络管理与安全。
【范例参考】
计算机信息系统管理办法
总则第
一条 为了加强计算机系统安全，保证工作需要，根据有关法规及本单位实际情况制定本办法。第二条 本制度所称的计算机信息系统，包括本局机关的各类计算机及其配套设备和相关的网络设施，以及按照一定的应用目标和工作要求建立起来的信息系统和应用系统。第三条 本局的计算机信息系统由规划计划处统一规划、统一管理、统一组织应用平台和网络环境的建设，各处室根据本处室业务需要按照规范进行各类应用系统的开发。第四条 各处室要确定专人负责本处室计算机信息系统的管理、维护和保养，并配合办公室和规划计划处共同做好全局计算机信息系统的运行和管理。
设备管理
第五条 本局各类计算机设备和网络设施，在规划计划处的统一协调和管理下，充分利用各方面的条件，通过多种渠道、多种方式进行配置和建设。
第六条 本局通过各种渠道和形式配置的计算机设备，均应按有关规定进行登记编号和建档，纳入本局固定资产管理范围进行管理。第七条 纳入本局固定资产管理范围的各类计算机设备，未经办公室同意，各处室不得随意调换或改变其配置，不得将其拿到局外或供给外单位使用。第八条 各处室由国家科技部和上级有关部门或对口工作联系部门根据专项工作需要配置的计算机设备，或从外单位借用的计算机设备，必须在规划计划处的指导下，才能联入本局的计算机网络。第九条 各处室按照本制度和各类计算机设备的操作使用说明正确使用计算机设备，并做好本处室计算机设备的管理、保养和维护。发生故障不能自行处理时，须报告规划计划处进行处理。第十条 设备严重损坏需要报废或因其他原因将其调出本局，必须经规划计划处同意。无论其产权是否属于本局，均需由规划计划处根据实际情况进行合理评估，报办公室或分管领导同意后进行报废处理。第十一条 本局各类计算机设备要严格执行上班开机，下班关机的制度。下班前，务必按规定流程操作，关闭本处室计算机设备后，才能关门离开办公室。信息和网络管理第十二条 各处室由于业务需要，有下述情形与局外进行网络互联或信息资源共享的，必须经规划计划处同意或到规划计划处备案。
（一）与国家有关部门进行网络互联的；
（二）与有关部门或单位进行点对点通信的；
（三）利用自行购置调制解调器，通过拨号上INTERNET的有关处室；
（四）利用其他形式进行信息互联的。
第十三条 各处室人员应按有关的操作规程使用本局网络平台，进行信息交换和信息查询，共享网络信息资源。各类操作均不得对网络信息造成破坏与损害。
第十四条 各类信息创立和数据库均要实行信息备份制度。
安全管理
第十五条 本局计算机信息系统的各类软件配置和系统设置，未经原设置部门（国家、省、市有关职能部门）和规划计划处许可或授权操作，不得自行更改与删除，确保计算机信息系统的安全运行和功能的正常发挥。
第十六条 各处室的计算机未经本处室领导或专管人员同意，处外人员不得私自开启、使用，以确保各类业务信息的安全。
第十七条 各网络终端的信息操作，必须认真遵守国家的保密制度，严防泄漏国家秘密。
第十八条 各处室计算机负责人要认真做好本处室计算机设备及系统的安全管理，严防计算机病毒侵袭，经常对本处室计算机进行病毒检测。发现病毒要及时清理，如遇计算机病毒感染严重，要维持现场并立刻报告规划计划处组织诊断后再行处理。
附则
第十九条对违反本制度造成重大财产损失或给工作带来严重影响的，将视其情节对当事人给予批评教育、经济处罚、行政处分，甚至移交司法机关追究刑事责任。
§§§第8节档案管理制度
【概念解说】
行政机关档案综合管理制度是行政机关单位根据国家档案法规和单位的具体实践而制定对本单位档案管理的规范。
【格式内容】
行政机关档案管理制度一般包括以下内容：
工作机构的设置。
工作职责。
管理范围。
各种文件档案的归档时间。
档案的管理方法与措施。
【范例参考】
档案管理制度
一、局档案工作机构
成立局档案工作鉴定小组，由办公室、处、行政处、计财处有关人员组成。
局的档案工作机构为现行局的综合档案室，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上受国家、省、市档案局监督和指导。
二、综合档案室的职责
1.按照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。
2.拟定局档案工作计划和工作制度。
3.负责组织每年文书立卷、归档工作。
4.统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。
5.按规定向市档案馆移交应进馆的档案，接收局直属撤销单位的档案。
6.负责收集与局业务有关的资料。
7.办理领导交办的其他有关档案业务工作。
8.协同有关处室对基层单位的档案工作进行业务指导和督促检查。
三、档案综合管理范围
凡属局各处、室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案（包括房改工作档案）、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事处管理。业务档案由各业务处按归档要求收集、整理、装订成册、编好目录，将档案交综合档案室管理。会计档案由计财处、办公室财务组、基金会按归档要求收集、整理、装订成册交综合档案室管理。
四、文件材料归档
1.本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录音、录像带和各种专业性文件）必须及时立卷归档，以保存局的历史面貌。
2.归档的基本要求
（1）归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌；
（2）归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。
3.归档时间
（1）党、政、工、团的文书立卷和各业务处室的业务档案，应于翌年第二季度归档完毕。
（2）基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。
（3）设备文件材料应于设备开箱时验收登记，待设备安装调试或投入使用后三个月向档案室归档。
（4）会计档案由财务部门整理立卷后，按2000年7月1日实施的《会计法》规定，在财务部门保管一年后移交综合档案室。
（5）已故干部职工档案，按市委组织部、市档案局[1987]6号文规定，干部职工死亡后，其档案在人事部门保存三年后向档案室移交。
（6）声像档案自形成一个月内向档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明，包括：时间、地点、人物（职务）、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词。
4.归档份数，党政文件一般归档两份，一份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可适当增加归档份数。
五、档案的管理
1.局的全部档案为一个全宗，全宗内档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，例如类和编号的方法要便于保管和使用。
2.建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工作和业务活动计划、基建工作计划，列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。
六、加强档案的保护工作
改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。
1.根据国家和同级档案行政管理机关的规定，拟定档案保管期限表，为文书立卷和档案鉴定提供依据。
2.档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务处室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。
3.销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。
4.档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向市档案馆移交并办好移交手续。
七、建立档案统计工作制度
档案收进、移出都应登记入册，并按上级要求，报送档案工作情况统计表。
八、档案的利用
积极配合机关工作中心任务，及时做好档案提供利用，并根据使用的需要，编制检索工具和参考资料。
§§§第9节单位差旅费开支管理办法
【概念解说】
行政机关单位差旅费管理办法是行政、人事、财务部门制定的差旅费的开支和报销方面的管理规范。
【范例参考】
差旅费管理办法
一、差旅费开支标准严格按照粤财字[1996]10号文的有关规定执行。
二、机关工作人员出差要有明确的目的；外出参加会议要经领导审批，社会团体或其他组织召开的会议除因特殊情况外，原则上不参加。
三、机关工作人员因公出差，出外参加会议预借差旅费，应根据会议通知或出差任务、人数、天数、地点以及交通工具等，由本人填写《请款单》处长签署意见后送办公室审核，提出意见呈报局领导审批。一般干部和副处长（含处级调研员）由主管该处室的局领导审批，正处长、纪委书记由局主任审批，《请款单》经办公室签字后到财务办理借款手续。
四、出差人员返回后应在一周内结账。报销时先由本人填写《差旅费报销明细表》，所在处室负责人初审，送财务复核后由主管办公室的局领导审批后，到财务报销。
五、机关科级以下（含科级）干部出差，一般不乘坐飞机，如确需乘坐飞机者，须经主管局领导批准。符合乘坐飞机条件的人员乘坐火车，不坐飞机，可按规定加发伙食费。
常用礼仪文书起草格式及范例
§§§第1节表扬信
【概念解说】
表扬信是用来表彰好人好事、先进思想、先进事迹的一种书信。表扬信可以以组织的名义写，也可以以个人的名义写。
【起草格式】
第一，标题。正中写“表扬信”三个字。
第二，称谓。写被表扬的单位、个人的称呼。如果是写给个人的，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号，顶格写。
第三，正文。另起一行，空两格写表扬的内容：——交待表扬的缘由。重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面。事实本身就具有很大的说服力，因此，要让事实说话，少讲空道理。
第四，结尾。如果是写给被表扬者的所在单位或领导者的，可提出建议：“在×××中加以表扬”，“×××同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”等。如果是直接写给本人的，则要适当谈些“深受感动”，“值得我学习”等方面的内容。
第五，最后要写上表示祝愿的话，如“此致敬礼”、“祝好”、“谨表谢意”、“向你学习”等等。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。
第六，署名。单位名称或个人姓名。如果以个人名义写的表扬信，应在后边详细写明发信人的地址，签上自己的姓名，并在下方注明年、月、日。
【重点说明】
第一，在表扬信中，要充分地反映出对方的可贵品质、动人事迹，做到见人、见事、见精神。不能以空泛的大道理代替突出的动人事迹。
第二，在表扬和赞颂时，要恰如其分，实事求是，不要以偏概全。哪件事好，便表扬哪件事，既不夸大，也不缩小。
第三，表扬信的语气要热情恳切，情尽文畅。文字要朴素，篇幅要短小。
【范例参考】
给某工厂负责人的表扬信
××厂负责同志：
三月二十四日晚上七时许，我们饭庄结束了营业，灶间的余火已快熄灭，从业人员都以为残火将尽，便相继离去。八时许，饭庄的灶间火红一片，邻家饭店——××冷面店的工人杨成业见状急忙出来，见大门已经锁牢，而油火仍然呼呼地往上蹿。正在他想破窗而入的时候，正在××冷面店吃饭的你厂青年工人王安和赵广智跑了出来，用凳子击破门窗，急步跑进屋内。他俩一见是难以扑灭的油火，便招呼人们往里递饭庄对面砂堆的砂子。人们用盆、桶各种器具把砂子递过去，仅十几分钟，一场可能酿成大灾难的火就被扑灭了。等他俩出来时，衣服、手、脸，一块黑一块红的。人们由衷地称赞说：“全亏你俩啦！”他俩笑笑说：“是大家的力量啊！”说完就忙着回冷面店算饭钱了。
闻到火警赶来饭庄的同志们问他俩的单位和姓名，他俩怎么也不肯说，直到人们围住他俩不放时，他俩才说出单位和姓名。
王安和赵广智二位青年热爱国家财产、临危不惧、公而忘私的精神为我们树立了良好的榜样，我们除了向二位同志学习以外，并写这封信，请领导予以表彰。
