行政协调工作既是一个过程，也是一种结果。企业行政沟通则是一种双向交流过程.确保企业组织和谐有序地运转。
本章主要介绍企业在行政管理活动中如何协调内、外部之间关系等问题，包括协调上下级关系、同级关系、员工之间关系的方法和渠道.以及利用行政手段沟通或改善双方关系等内容。
§§§第一节 行政协调
一、行政协调的功能
协调，是指两个或两个以上的部门经过某种程度的协商、调解，使之在工作上相互配合或者在利益上相互补偿的一种过程。协调既是一个过程，也是一种结果。具体而言，行政协调的功能。
二、行政协调的基本原则
行政协调是一项涉及面广、操作难度大的复杂工作。因此，在企业行政管理中，要想寻求科学、合理的协调方案，获得最佳的协调效果，必须确实把握以下五个基本原则：
（一）调查研究的原则
企业行政协调的目的，是为了‘化解各种冲突，正确处理各种矛盾，而调查研究则是化解冲突、处理矛盾的基础。如果缺乏深入广泛的调查研究，就无法搞清问题的症结所在，也不可能找到有效的协调方法。只有采取实事求是的态度，充分了解各方情况，才能客观真实地反映问题的本质，为企业行政协调打下良好的基础。
（二）总体规划的原则
它是做好行政协调工作、实现企业最大效益的根本保证。因为企业行政协调的目的，就是统一思想、统一步调，协同一致地为实现企业目标而努力工作。如果没有总体规划，各个部门就会各行其是，导致企业陷入一盘散沙的混乱局面，无法达到企业行政协调的目的。
（三）实事求是的原则
它是行政协调工作的基本原则，也是顺利完成协调任务的必要条件。
它要求在企业行政协调工作中，必须从实际出发，对上要实事求是地反映情况，对下要恰如其分地处理问题，做到客观公正、秉公办事。
（四）目标效能的原则
是指行政协调不但要充分考虑协调措施的可行性，还要高度重视协调结果的有效性。如果协调的效能高，就会促进企业总体目标的实现，使企业获得最佳的经济效益和社会效益。如果协调的效能低，不但无助于问题的解决，还会妨碍企业总体目标的实现，使企业在经济效益和社会形象上遭受巨大的损失。
因此，在行政协调过程中，必须坚持目标效能的原则，把协调方案的可行性和结果的有效性结合在一起，从而保证企业行政活动的科学化、合理化和最优化。
三、行政协调的类型
行政协调可分为外部协调和内部协调两大基本类型。
（一）外部协调
在纷繁复杂的社会关系中，企业的外部协调主要表现在以下几个方面：
（1）企业与所在地区之间的关系协调；
（2）企业与上级主管单位之间的关系协调；
（3）企业与政府部门之间的关系协调；
（4）企业与银行、信托公司等金融机构之间的关系协调；
（5）企业与报社、广播电台、电视台等新闻媒介之间的关系协调；
（6）企业与其产品供应商、销售商之间的关系协调；
（7）企业与同行业之间的关系协调；
（8）企业与外商、外资企业、国外公司之间的关系协调。
（二）内部协调
按照构成要素来划分，内部协调可以分为以下两类：
1.以企业组织部门为中心的协调
任何企业都是由各个部门构成的有机整体，只有各个组织部门密切配合、协调有序，企业才能发挥最佳效能。因此，搞好企业各个组织部门之间的协调，使其紧密围绕企业的总体目标，团结一致地进行生产和各项工作，才能保证企业取得最大的经济效益和社会效益。在以企业组织部门为中心的协调中，纵向协调和横向协调是它的两种基本类型，起着非常重要的作用。
2.以企业成员为中心的协调
从本质上讲，企业的组织形态是企业成员交往互动而形成的一个多层次关系网络。作为企业行政协调的主体，它与成员之间的关系不仅表现在工作上，还深藏于人们的意识中。如何将地位不同、思想各异的企业员工统一起来，使之团结合作，就成为实现企业总体效益的关键问题。
以企业员工为中心的协调，核心是通过化解人际之间的矛盾冲突，在企业内部构建一个和谐融洽的人际环境，从而保证企业灵活、有序、高效地运作。
四、行政协调的方法
就当前企业行政管理而言，常用的协调方法有以下几种：
（一）会议协商法
会议协商法，是企业行政工作中常见的一种协调方法。它是通过召开各种形式的会议来组织力量、布置工作，协调各级部门、各级人员之间的关系，以达成共识，解决矛盾。
（二）总体平衡法
只有通过总体平衡的协调方法，才能使企业与社会之间以及企业自身各部门之间维持一种稳定合理的关系，从而促使企业健康、持续、和谐地发展。总体平衡法需要处理好以下几个平衡：
（1）企业外部环境与内部有效管理的平衡；
（2）企业管理幅度与管理层级的平衡；
（3）企业的部门改革与整体发展的平衡；
（4）企业各部门职权、责任与利益的平衡；
（5）企业的管理部门与生产部门的平衡。
（三）信息沟通法
是指通过交流信息、传递资料、传阅通报和文件、发布公告、张贴布告等形式，促使企业有关各方及全体成员了解事实真相，互相信任，最终精诚合作的一种方法。如果企业内部信息渠道不畅，会造成企业各个成员缺乏必要的沟通，各个部门也无法把握工作目标的进展情况，从而使整个企业陷入信息失灵、管理失控和效率低下的局面。
（四）分工负责法
是指按照责任大小合理分工，明确规定企业各职能部门或者各个成员的职责范围，将其职权和责任密切相连、有机统一，使它们各尽其职、各负其责，从而防止推诿扯皮现象的发生。这种协调方法的目的，在于出现矛盾和冲突时有明确的规章制度可以遵循。
（五）思想教育法
这是实现企业行政协调的一种重要途径，在企业内部的沟通与协调中发挥着独特的作用。企业各个部门的组成人员由于受诸多因素的影响，对企业经营管理目标的理解可能不一样。这种思想上的分歧和认识上的差异将不可避免地反映到各自的管理工作中去，导致成员之问在行动上相互脱节，危害企业的整体利益。为了保证企业总体目标的实现，需要通过开展深入细致的思想教育工作，用说明、引导等多种方法来统一认识，达到既充分发扬民主又统一思想的目的。
§§§第二节 行政沟通概述
一、什么是行政沟通
所谓行政沟通，是指在行政管理活动中，通过上下级之间、部门之间、成员之间的思想传达、情感交流和信息传递，以达到相互理解、相互支持与合作，最终使企业组织和谐有序运转的过程。企业行政沟通是一种双向的交流，信息发出后，只有接受者作出了反馈，才能构成一个完整的沟通过程。
行政沟通的内容十分广泛，包括各种企业信息的交流和传递。在企业生产经营活动中，既有各种计划、报告、图表和资料的传递，也有电话、电报、传真和会议的联系，还有企业成员之间在业务、思想和情感上的交流。只有通过沟通，行政管理才能顺利进行，企业的任务和目标才能得以完成。具体而言，行政沟通的作用在于：
（1）使企业内部密切联系；
（2）增进企业行政效率，提高管理水平；
（3）满足企业员工心理需要，改善企业人际关系。
二、行政沟通的类型
行政沟通的构成类型很多，可以根据不同标准，从不同角度进行分类。一般而言，有以下两种划分方法：
（一）按照行政沟通的内容划分
1.业务沟通
业务沟通，是企业部门及其组成人员之间在处理工作业务方面信息的交流过程。企业行政管理活动中，业务沟通大量存在。企业的生产经营活动要顺利进行，就必须加强各个部门和人员之间的业务沟通，使企业领导的指示迅速贯彻执行，并将执行的情况和遇到的问题及时反馈到企业最高决策层（如董事会），以利于统一协调和控制。业务沟通的目的，在于保证企业信息准确、及时地上传下达或平行流动，使企业生产经营的任务和目标得以顺利实现。
2.思想沟通
思想沟通，是企业员工之间或部门之问在思想认识方面的信息交流和意见互换。由于现代企业的经营管理是通过分工合作来完成的，这就需要其员工在思想观念上达成共识，以使企业生产管理协调化和有序化，确保企业目标的实现。然而，企业全体员工在思想上的高度一致性不可能自发产生，需要通过充分的思想沟通来实现。
3.情感沟通
情感沟通，是企业员工之间的情感交流过程。现代管理学的研究表明：人与人之问若不能在情感上沟通，就会影响其从事工作的效率和质量。情感沟通的目的，在于通过企业组织内部的感情纽带，将其组成人员在感情上和心理上联系起来，维持一种和谐的人际关系，从而使部门与部门、人员与人员之间相互信赖与支持，提高企业经营管理的效能。
（二）按照行政沟通的性质划分
1.正式沟通
正式沟通，是指依据企业组织正式规定的程序和渠道而进行的沟通。
它主要包括以下几个方面：
（1）企业决策层正式发布的计划、命令与指示以及正式召集的会议；（2）企业组织正式制定的规章、制度、条例等；（3）企业上级因工作需要而与下级进行正式的谈话和接触；（4）下级通过正式途径向上级传递的报告、请示、建议等。
正式沟通是企业行政沟通的主要形式，具有一定的稳定性。因此，重要的信息通常采用这种形式。但是这种沟通的缺点是速度缓慢、严肃刻板，缺乏必要的灵活性。
2.非正式沟通
非正式沟通，是指正式沟通渠道以外的沟通活动，它以企业员工的交往为基础，通过各种各样的人际交往而产生。非正式沟通的形式多种多样，其员工也不是固定不变的。一般来说，它主要包括以下几个方面：
（1）企业成员之间的私人交往和个人友谊；
（2）非正式的聚会和谈心；
（3）社会上或企业内的小道消息和传闻。
三、行政沟通的渠道
四、电话备忘录的样式
五、内文的样式
六、联络书的样式
七、签呈的样式
§§§第三节 行政沟通管理
一、行政沟通的工作流程
二、行政沟通前的准备工作
三、编制行政沟通计划
编制行政沟通计划，就是记录并分析企业相关利益者所需要的信息和沟通需求，即确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要信息以及信息分发的方法，并以此形成文件，作为沟通计划。
企业沟通管理贯穿于企业全过程，是为了更好地实现企业目标而服务。企业沟通计划包括对企业全过程的沟通工作、沟通方式和沟通渠道等各方面的计划与管理。企业沟通计划在企业的早期阶段就应该完成，但是为了提高沟通的有效性，企业沟通计划应该根据企业的实施情况和沟通计划的适用情况，进行定期检查，并：在必要时加以修改。
（一）编制行政沟通计划的方法
编制沟通计划的方法，主要是对企业相关利益者的分析。该方法主要是对各利益相关者基于自身利益需要而对企业信息的需求进行分析。
利益相关者主要包括企业的业主、客户、企业经理、原料设备供应商和分包商等同企业有直接关系的人员。在挖掘这些利益相关者的信息需求时，要考虑他们所需信息的来源渠道以及能够使这些信息顺畅地传递出去的办法，同时应该注意传递信息的充分必要性，要尽量避免不必要的信息传递，以免浪费资源，延误时间。
（二）编制行政沟通计划的结渠
编制行政沟通计划的结果即是一份沟通管理计划。它主要包括以下内容：
（1）详细说明信息的收集渠道，即采用何种方法从何处收集信息；
（2）详细说明信息分发渠道，即以企业的组织结构图为基础说明信息将以何种形式传递给不同的人员；
（3）信息分发形式，即说明信息的格式、内容、详略程度、特殊符号规定和图表说明等情况；
（4）生产进度计划表，即以具体时间为标准说明企业将在何时在何人之间进行何种沟通；
（5）更新和细化企业管理计划的方法和程序。
（三）行政沟通计戈U的主要工作
四、行政沟通管理计划表
五、有效沟通的基本步骤
沟通是一门艺术，掌握了这门艺术，就等于掌握了企业成功的航向。
沟通不只是简单地传递信息，有效的沟通能使团队队员积极地投入到企业工作中，既能传递信息又能传达激励。
成功的企业管理者总是知道在何种情况下采取何种方法进行沟通最为有效。有效沟通的基本步骤。
六、行政双向沟通的工作流程
七、如何改善企业行政沟通
为了增强企业行政沟通的效果，提高企业经营管理的效率，使企业获得最大效能，应当不断改善沟通方式，促进信息迅速传递。为了改善行政沟通，企业应在以下几个方面下足功夫：
（1）鼓励企业成员共同参与，创造良好的沟通气氛；
（2）沟通符号应明确易懂；
（3）沟通信息要准确真实；
（4）沟通渠道应畅通无阻；
（5）沟通要迅速及时；
（6）沟通内容必须有一定的弹性；
（7）沟通应当重视信息反馈；
（8）重视使用非正式沟通；
（9）沟通技术的现代化。
