2.保证5秒钟内拿出工具：灵感总是稍纵即逝，如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具，那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集本，上面记录着昨天工作的完成情况，以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后，将收集本放到右前方的位置，保证自己随手可及。然后在这一天内，将所有和工作相关的东西全部写在这个收集本上。下班后，再浏览一次今天的工作，将已经完成的从收集本中划掉。合上收集本之后，就可以带着轻松的心情回家了，呵呵。
3.定期清空这些工具：我可不想自己的收集本上密密麻麻写满了未竟事宜，我的目标是今日事今日毕。工作篮只是一个暂存器，我会在每周五的下午回顾一下我的收集篮，把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉，用一个空空如也的收集篮来迎接周末的到来。”
小强这时候已经在按照老付说的做了，他一边听着老付亮出他的绝招，一边将他自己关于“衣柜整理法”的一些迷惑和想法记录在星巴克提供的便签纸上。看老付已经将收集部分说得差不多了，这时候才开口道：“看来今后我也要随身带上“收集篮”了，呵呵。怪不得老总身上总是带支笔，原来那就是他的收集器啊，呵呵……”
“这个你错了，咱们的老总是不会将收集器带在身上的。你可以注意观察一下，他身上只有笔，没有纸。知道什么原因吗？他那支笔是用来签字的，而不是用来做收集用的，呵呵，他的收集器是他的秘书小张，所有的东西都存放在小张那里。”
“哦，原来这样，配不起秘书就只能用笔、纸了，呵呵。我还想问一下，我们收集了那么多乱七八糟的东西，该怎么处理呢？”小强问。
处理：为衣物分类
“还是拿前面的例子来说吧，咱们把刚才的收集篮拿出来看看。”
收集篮
联系供货商，周一会将支票送去
给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
检查邮箱
周五之前拿出新产品的销售策略
哪天有空去打羽毛球？
上个月市场推广费用明细报表
“嗯，收集篮里已经有一堆事情了，可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中，甚至还不知道他们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后，开始将注意力集中在收集篮上，我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上“可以执行”或者“不能执行”的标签。”
收集篮
可以执行联系供货商，周一会将支票送去
可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行检查邮箱
可以执行周五之前拿出新产品的销售策略
不能执行哪天有空去打羽毛球？
不能执行上个月市场推广费用明细报表
“我们处理收集篮的时候不是随意处理的，应该遵循下面几个原则：
处理收集篮的几大原则
1.从最上面一项开始处理：这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
2.一次只处理一件事情：这里仍然遵循“脑袋里只装一件事”的原则，处理完一件事以后再去处理下一件。
3.永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）：当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。
回到我们的例子上：
◎联系供货商，周一会将支票送去：这显然是可以执行的，只需拿起电话即可。
◎给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告：编写用户使用报告是部属小李的工作范畴，这件事需要委托给他处理，因此，这件事也是可以执行的。
◎检查邮箱：看看那封邮件是垃圾邮件，工作邮件，还是淘宝的通知信，这个也是可以执行的。
◎周五之前拿出新产品的销售策略：这是一项新的任务，虽然不是一下子就可以完成的，但也是可以执行的。
◎哪天有空去打羽毛球：哪天去打羽毛球是现在无法决定的，只有等某天有空闲了，才可以执行，所以，这件事情暂时是不能执行的。
◎上个月市场推广费用明细报表：孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的，而是在你这里存档，以备日后查询，所以，它也是不能执行的。
我们通常将不能执行的任务分为三类：
三类“不能执行”的任务
◎垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉，因此在我们的例子里，没有一件垃圾。
◎将来某时/也许：比如说“哪天有空去打羽毛球”，这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情，这类事情多不胜数：4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。
◎参考资料：比如“上个月市场推广费用明细报表”，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。”
收集篮
可以执行联系供货商，周一会将支票送去
可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行检查邮箱
可以执行周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许不能执行哪天有空去打羽毛球？
参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表
可以执行的事情我们分为五类：
五类“可以执行”的任务
◎2分钟之内能搞定的事：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是--立即去做。
◎需要多个步骤搞定的项目：工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的，例如“周五之前拿出新产品的销售策略”，你可以立即去做吗？不行，因为你还不知道该怎么去做。
◎指派给别人完成的事：这类事情是我们最喜欢的，因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上，比如“提供新版本软件的用户使用报告”，你可以打电话给小李，说明这件事情，并且告诉他，下周三之前必须完成。
◎特定时间做的事：这些事就是我们写在行事历里的事情，一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情，因为你需要今天做一些，明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的，比如下周三督促小李提交用户使用报告。
◎待办事项：这些就是剩下的普通任务了，比如例子中的“检查邮箱”，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。
现在的收集篮看起来应该是这个样子。”
收集篮
2分钟任务可以执行联系供货商，周一会将支票送去
委派任务可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
待办事项可以执行检查邮箱
多步骤项目可以执行周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许不能执行哪天有空去打羽毛球？
参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表
“上面提到了“2分钟任务”，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请“立即去做”。 比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨“事好多，真烦人”。不信你可以自己做实验。“2分钟原则”是专门对付这些“烦琐小事”的。
（如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请“立即去做”。）
一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。
如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！
你可能会说：“咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？”理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。
举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆一通电话进来说：“老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？”虽然很想说：“你怎么不自己打！”但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做的话，那你需要1.打开收集工具 2.把这件事情放入你的时间管理系统 3.做好提醒 4.去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。
好，到此为止。“处理”环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。”
“等等，老付，我觉得第一个环节，也就是“收集”环节，是很容易实现的，自己平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将“一切引起我们注意的事情”都从大脑中收集下来的重要性，所以自己经常会感觉到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是“处理”环节我觉得有些烦琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。
“哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括将来某时/也许清单，待办事项清单，项目清单等，这个后面我还会说到。
当我提及一个“清单”时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
◎ 一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；
◎ 在一张有标题的纸上列出的真实的目录；
◎ 一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。
一张有标题的纸可以当做：“收集篮”、“将来某时/也许清单”、“待办事项清单”。而“项目清单”则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”
“哦，明白了。”小强很满意地说。
组织：将分类的衣物重新储存
“让我们重新整理一下思路：
◎我们有一个收集篮，里面写满了“材料”。
◎我们有三个清单，分别是“将来某时/也许清单”、“待办事项清单”、“项目清单”。
接下来怎么做呢？ “组织”环节示例
1.从收集篮拿出排在第一项的“材料”：“联系供货商，周一会将支票送去”，我们分析一下，哦，原来是2分钟任务，立即去做。
2.打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项“材料”：“给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告”，我们分析一下，哦，原来是委派事项，立即写入我们的“待办事项清单”。
3. 再拿出第三项“材料”：“检查邮箱”，哦，这是一个不折不扣的待办事项，立即写入“待办事项清单”。
4.拿出第四项“材料”：“周五之前拿出新产品的销售策略”，天，这是一个复杂的项目，立即写入“项目清单”
5.拿出第五项“材料”：“哪天有空去打羽毛球？”，立即写入“将来某时/也许清单”。
6. 拿出第六项“材料”：“上个月市场推广费用明细报表”，这是一份资料，立刻放到文件柜的适当位置。
就这样，2分钟不到的时间，我们已经拥有了四张清单，因为这四张清单的功能不同，所以选用的工具、存放的位置都不一样：
◎收集篮：这个清单我们是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便的位置，比如我一般就摆在鼠标垫的旁边，随时可以做记录。
