“好啦，老付，你就别绕弯子了，到底是什么建议，快说啊！”小强已经等不及了。
“我强烈建议你使用“筷子式清单”。这是我以前刚到公司时用过的清单系统，那时候它用起来很方便，现在我推荐给你使用，希望它同样适合你。”老付说着，在纸上随意地画了两条直线。
“对了，当初我们聊到“衣柜整理法”的时候不是提到了很多类型的清单吗？还记得吧？”
“当然记得，“将来某时/也许”、“待办事项”、“项目”，等等。”小强说。
“OK，很好，不知道你发现没有，其实这三种清单的类型是相似的，他们都属于“需要多个步骤才能完成的任务”，因此，我们完全可以把它们揉合在一起使用。这特别适合于像你这样的“任务执行者”。我们来看看什么是“筷子式清单”吧：
“筷子式清单”由两根筷子组成：一根是“任务清单””老付指着纸上的一根直线说，“另一根是“下一步行动清单”。”老付又指向另一根直线说，“这两根筷子合在一起，才构成了我们的“筷子式清单”，因为它们是不能合并也不能分开的。为什么这样说呢？你知道吗？”老付问。
“嗯--会不会是因为他们的高度不同？”小强回答。
“一语中的，呵呵。不过我们还是有必要把它们两个放在一起进行详细的比较：
两根“筷子”的比较
任务清单：
1.它帮助我们“做正确的事”，你可以想象一下你每天工作的时候都是一位大将军，你的士兵就是你的时间和精力，当你利用他们攻城拔寨的同时需要考虑，哪些地方是咽喉要地？要先进攻哪里然后进攻哪里？什么时候应该进攻？什么时候应该防守？显然，任务清单能让我们从战略上总览全局。
2.我们对它需要采取的行动是“管理”，比如，你有一个“编写计划书”的任务，那么你需要做的是立即将它分解成若干可执行的步骤，然后考虑何时、何地去执行，在这期间，你还要对这些单个步骤进行添加、删除、修改。
3.任务清单的内容主要来自收集篮的孵化，这可以参考我上次在咖啡馆给你画的“衣柜整理法”的流程图。
4.对于任务清单我一般是采用树形结构，这样有两个好处，第一，对于任务的分解可以做到一目了然；第二，符合大脑的思维逻辑，易于接受。对于这样的树形结构我一般都是使用专门的软件进行管理，因为在对任务的分解过程中，可能会随时增加、删除、修改，这些用电脑软件实现起来比较方便。我推荐你使用Bonsai或者ListPro。
5.任务清单的最末节是为下一步行动清单提供素材，比如前面五一旅游的例子，我最终会把所有可执行的单个步骤汇总起来，形成一张“下一步行动清单”。
6.必须要注意的是，千万不要忘了回顾你的任务清单。这是保证你行驶在正确轨道上的关键。
下一步行动清单：
1. 它帮助我们“把事做正确”。刚刚我们当过了威风的大将军，现在要做兢兢业业的小卒了。接过大将军的命令之后，没什么好说的了，带上我们的武器，穿上我们的盔甲，朝着大将军鞭子指的方向冲杀过去，想尽一切办法干掉眼前的敌人，一次冲锋不行就两次，两次不行就三次，直到大将军鸣金收兵。显然，下一步行动清单就是要我们专注地采取正确的行动。
2. 我们对它需要采取的行动是“执行”，根据我自己的经验来说，通常是从长长的下一步行动清单里，挑选一个适合现在做的事情，然后尽力完成，就这么简单。比如，在开会之前有10分钟的空闲时间，于是我打开行动清单看看，哦，里面有5个需要电话联系的事情，刚好可以利用这10分钟的时间，将这5件事情一次搞定。我同样强烈建议你将能在一个场合中处理的事情，集中在一起处理，比如你可以将所有需要发E-mail的东西集中起来一次处理，也可以将所有需要向领导汇报的事情集中在一起，一次搞定。这样是最高效的选择。
3. 下一步行动清单的内容来自两个方面，一方面是任务清单，这个我们刚刚说过了，另一方面是收集篮，我们通常会收集到一些单个步骤的行动，比如“登录邮箱接收来自小陈的邮件”。
4. 下一步行动清单一般采用列表的形式，我会将若干“下一步行动”一条一条写在清单上，然后完成一项，划掉一项，这样的感觉很爽。
我一般将所有的“下一步行动”直接写在纸上，这样有利于随身携带和随时浏览，比如乘坐飞机时，我就可以把随身携带的下一步行动清单拿出来，看看有没有可以现在执行的；可能等我下飞机的时候，已经搞定了好几项任务。”
“讲得真不错！老付，你说的那些我都能理解，可是要行动起来就没那么容易了。你能陪我一起进行一次实战演练吗？”小强问。
“没问题。拿什么举例呢？还是用前面的“五一旅游”吧。咱们来看看，比如，这个是咱们的收集篮。”老付一边说一边画起来。
收集篮
2XXXXXXXXXXXXXXX
3XXXXXXXX
4XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
5XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
6XXXXXXXX
7计划五一旅游
8XXXXXXXXXXXXXXXXXX
9XXXXXXXXXXX
“因为收集篮是要每天清空的，所以我一般都是拿一本比较容易撕掉的活页记事本当做收集篮，抬头写上日期，下面就可以写收集到的内容了。而且平时我比较注意收集咱们办公室打印时废掉的A4纸，把他们装订起来以后，也是一个不错的收集篮，呵呵。”
“怪不得，我们还都以为你是在收集我们浪费办公用品的证据，吓死人了！”小强说。
“呵呵，当然，一举两得嘛，尤其是你要注意哦，发现你浪费的比较多。”老付诡异地说。
“一定改正，一定改正，不仅如此，我还要和你“抢生意”呢，以后咱办公室的废A4纸归我，怎么样？嘿嘿。”小强说。
“好啊，今天正式任命你为“回收站站长”，呵呵。咱们还是言归正传吧，我会在自己有空的时候看看收集篮有没有可以孵化的项目，比如我在中午休息的时候扫了一眼收集篮，发现现在正是执行“计划五一旅游”的好时候，于是我把它从“收集篮”挪到“任务清单”：
首先，打开我在电脑上的“任务清单”软件，比如说Bonsai。”
任务清单
1.本月需完成事务
1.1XXXXXXX
1.2XXXXX
1.3XXXXXXXXXX
2.新产品销售策略
2.1XXXXX
2.2XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1XXXXXXXX
2.3XXXXXXXXXXXX
2.4XXXXXXXXXXXXXX
3.五一旅游计划
4.XXXXXXXXXXXXXX
5.XXXXXXX
“你可以看到，里面已经有一些项目和任务，并且都是呈树形结构，Bonsai还支持将一个目录树卷起或者展开，这些都让我浏览和回顾起来一目了然。
我们把“五一旅游计划”写进任务清单之后，就可以立即开始在任务清单上做任务分解了，这是使用电脑软件做任务清单的另一个优势。分解之后的任务清单看起来应该是这个样子--哦，对了，分解任务时别忘了我们以前说过的描述原则。”
任务清单
1本月需完成事务
1.1XXXXXXX
1.2XXXXX
1.3XXXXXXXXXX
2新产品销售策略
2.1XXXXX
2.2XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1XXXXXXXX
2.3XXXXXXXXXXXX
2.4XXXXXXXXXXXXXX
3五一旅游计划
3.1准备地图
3.1.1周五下午在书店买本地图册
3.2参考游记
3.2.1在携程网上找游记
3.2.2上Google搜索旅游攻略
3.3预订火车票
3.3.1交给张某负责，周六下午3点询问结果
3.4预订宾馆
3.4.1在网上寻找目标宾馆并列成清单
3.4.2周五早晨10点开始电话联系，确定宾馆
3.5准备物品
3.5.1准备吃的
3.5.2准备喝的
3.5.3准备用的
3.5.3.1准备相机
3.5.3.2准备信用卡
3.6成果
4XXXXXXXXXXXXXX
5XXXXXXX
““成果”部分，当然是留到旅游回来之后再填，填完之后整个项目就结束了，可以把它卷起来，这样就不会占地方了。如果你使用的也是Bonsai的话，可以在“五一旅游计划”前勾选“完成”标记。
在此不得不提一下Bonsai的过滤器功能，它在我进行任务回顾的时候是非常实用的，Bonsai可以在建立任务时设置下面几种属性：
◎状态 ：完成、未完成、进行中
◎类型 ：项目、任务
◎优先级 ：高、中、低
◎关键字 ：选择指定的关键字
◎时间 ：开始时间、结束时间
◎情境：可根据任务需要在什么环境中处理进行设置，比如办公室、电话机、等车时……
然后根据这些属性，可以建立各种各样的过滤器，比如：
◎下周要做：开始时间是下周的任务，这周有空的时候就可以做做准备
◎今天要完成：结束日期是今天的所有任务，必须要在今天完成
◎所有项目：只把所有项目列出来，方便我进行回顾和深入思考
◎电话处理：列出所有情境是“电话机”的任务，方便一次性搞定所有电话任务
◎E-mail：需要E-mail处理的事情全部列出来
……
OK，谈起让人兴奋的东西就停不下来，呵呵，不好意思，绕远了。”
“没关系，没关系，这款软件我还没有用过，我一会儿就去下载一个试试。”小强赶紧刷刷几笔将这件事放在自己的收集篮里。
“试用之后别忘了支持正版，呵呵。OK，我们的计划分解做得差不多了，接下来拿出下一步行动清单。
我的下一步行动清单是一个质量比较不错的小号多功能记事本。在这个记事本里可以存放名片，可以别一支笔，但它的最大特点是在侧面有月份的标签，让我可以迅速地翻到某个月进行记录，这也是完全符合下一步行动清单的特点的。我们现在可以将“五一旅游计划”的下一步行动挪到清单里。”
下一步行动清单
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXX
周五下午在书店买本地图册
在携程网上找游记
上Google搜索旅游攻略
让张某预订火车票，周六下午3点询问结果
在网上寻找目标宾馆并列成清单
周五早晨10点开始电话联系，确定宾馆
准备吃的
准备喝的
准备相机
准备信用卡
XXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
“接下来，我们就可以通过执行“下一步行动”去推动任务清单的运行。举个形象点的例子来说，下一步行动清单就是一个小齿轮，任务清单就是一个大齿轮，它们紧紧地咬合在一起，小齿轮每转几圈就带动着大齿轮转一圈，就这样，小齿轮带动着大齿轮，大齿轮带动着整部车前进。”
“不过我还是不太懂该如何使用下一步行动清单啊。”小强耐心地等着老付说完之后问。
“OK，我和你分享我的经验吧，我是这样使用它的：
老付这样使用下一步行动清单
1.随身携带：我的任务清单一直在电脑里保存着，但是下一步行动清单一定是随身携带的，喏，也就是这个笔记本，上面有我所有可以立即去执行的“下一步行动”。每当我闲下来，或者打算做些什么的时候，我会问自己“接下来做什么？”然后习惯性地拿出下一步行动清单，挑选一个合适的事情立即去做。这样的方法让我提高了不少效率。比如在等车时，我会把下一步行动清单拿出来，发现上面有4个需要回复的电话，那我就可以利用这5分钟的时间解决一件事情。真的不敢计算啊，以前浪费那么多5分钟、10分钟的零碎时间，如果能把它们集合起来，我起码多出整整一个月的生命。
2.扩展功能：我在使用下一步行动清单时，还有一些特殊的用法，索性一次和你分享了。
