3.纸质日程表：这是比较传统的日程表。纸质日程表种类很多，不知道你注意没有，其实你桌子上摆的台历就是一个“纸质日程表”，此外还有那种侧面有月份标签的记事本，以及像月历那样的日程表。纸质的日程表书写的范围比较有限，并且不能提供定时提醒的功能，所以现在大多数人使用纸质的清单而非纸质的日程表。”
“那老王到底使用的是哪种日程表呢？”小强问。
“他使用的就是Palm650。我和他认识有8年了，他也是一步一步思考、实践、再思考、再实践才最终确定下来最适合他的时间管理系统。”
“好像不对啊，我有时候见他在一个小本子上写来写去的，还经常拿出来看。”小强一个指头摸着下巴说。
“真健忘，我刚才不是说过了吗？单靠日程表是不能涵盖工作中的各种事务的，只有前面提过的那三种类型的“行动”才适合放在日程表里。如果他有一件还没有孵化的任务，该怎么处理呢？比如制作标书，这是一个项目而非行动，就不能写在日程表上。这时候，他需要记事本的帮助。我们在设计自己的清单系统时，务必要保证所有的事，都能在你的系统里找到一个合适的容身之所，这样你才有可能达到“心如止水”的境界。我之所以说他“生命力旺盛”就是指他的清单系统做得非常出色、圆满。
两样武器是这样使用的：
1.日程表：几乎所有的行动都可以写在日程表里，并且设置好提前提醒时间。如果是开会可能设置的是5分钟；如果是与某人的约会，可能设置的是提前30分钟。执行这个行动需要的资料可以加在备注里，比如说需要携带标书、合同等。
2.记事本：主要用来进行任务的孵化，也可以用来进行头脑风暴。比如说要制作标书，他会在某一页写上“制作标书”，然后进行树形的任务分解：“对招标书进行分析”、“准备公司的资料”、“确定产品和相关设备的技术指标及报价”，等等。然后他可能会在任务的后面写上由谁去执行，有什么需要注意的地方。对于那种能确定下来执行时间的行动，可以立即输入到日程表里，这样就相当于另类的“筷子式清单”，呵呵。”
“哦，原来是这样。看起来日程表的使用比起“筷子式清单”系统好像要简单一些。”小强说。
“你这样想就不对了，如何使用日程表，也是一门学问：
使用日程表应该注意的两点
1.日程表是一块“圣地”：“圣地”的意思就是，你要么不要写到日程表里，如果写进去了就一定要按照计划执行。我以前说过，不知道你是否还记得，我们的时间管理工具，一定是一个“可信赖”的系统，“下一步行动清单”和“日程表”都是神圣不可侵犯的。当你的“圣地”不再神圣的时候，你将又回到以前茫然的生活中，不知道该以什么为标准，该以什么为准则。咱们还是需要有信仰的。
2.日程表排得太满是“误区”：很多人把自己的日程表写得太满，比如早晨7：00起床、8：00上班、8：30开会、9：00找资料。这样做有几个缺点：
◎排得太满压力太大：日程表是“神圣”的，写在上面的事情都要按时完成，如果排得太满，我们的工作就失去了弹性。那些可以今天完成，也可以明天完成，或者每天、每周都要做的事情，可以考虑不写入日程表。
◎排得太满失去意义：如果你每天日程表上的事情，都有一件或者两件不能按时完成，那么你的日程表将失去意义，因为你已经告诉自己，可以按照日程表执行， 也可以不按照日程表执行。当你不信任它的时候，它就失去了意义。
其实我对日程表上的清单系统，也没有更深入的经验，建议你有空多和老王聊一聊，获得第一手资料。如果你是一位“交际草”的话，你一定要像他一样，做一颗生命力旺盛的“交际草”。”
“呵呵，我看啊，还是算了。不论从性格来说，还是从职业规划来说，我都不太适合“交际草”这个角色。”
五、如果你是一位“掌柜的”（猜猜这位“掌柜的”是谁）
“不知道下面这位“掌柜的”你有没有兴趣？”老付问。
““掌柜的”我知道，就是“拿事的”嘛！”
“没错，像《武林外传》里的佟湘玉就是一掌柜的。这掌柜的可不好当啊，既要协调团队关系，还要掌握平衡收支；既要勤看账本，又要保存各种字据。”
“呵呵，我曾经以为领导是最好当的。”小强不好意思地说。
“那是你对这个角色还不太了解。人生在世，真的没有一件事情是那么容易就可以做到的。每个人的角色、地位、环境不同，面临的挑战也不同。就像小的时候玩游戏机，刚开始的时候碰到任何一个小野怪都要使出浑身解数去对付，随着经验值的增长，打那些小怪已经可以一击毙命了，但这时候身边又冒出来另外一堆高级怪，仍然需要你使出浑身解数去应付。记住，当你提升自己的能力时，你面临的困难也升级了。”
“嗯，“掌柜的”用的清单系统和咱们的一样吗？”小强问。
“据我所知，略有不同。
咱们还是照例分析一下“掌柜的”这个角色有什么特点：
“掌柜的”有哪些特点？
1.纸质的资料较多：“掌柜的”一般都只接受来自几个关键部门的管理层的报告，比如财务部、项目部、市场部、人力资源部，等等。在大部分情况下，这些部门的头儿不可能只给“掌柜的”发一封E-mail了事，除非是像微软这样顶尖的高科技公司。财务部会拿着这个月的资产负债表、现金流量表去“掌柜的”办公室，项目部会拿着各个项目的进度以及需要定夺的方案去“掌柜的”办公室，市场部则不可避免地要拿销售报表去“掌柜的”办公室听听他的看法。因此，我们前面提到的所有清单系统都不太适合他，因为他接触到的80%的事务都是和纸质资料相关的。
2.回顾的次数较多：“掌柜的”做任何一个决定可不像咱们这样，他需要考虑得更长远一些，要从战略的角度去思考，而这绝不是仅凭直觉就可以决定的事情。比如，“掌柜的”可能需要把现金流量表翻过来倒过去看上七八遍，才会决定要缩减商务开支，因此，现金流量表会被他放进去、拿出来很多次。如果没有一个很好的系统去保存的话，他的办公室肯定会一团糟。不过，你见过几个“掌柜的”办公室是一团糟的？能坐上那个位置，他们一定有自己的一整套方法。
今天我给你介绍一种我见过的最常用到的文件管理系统：43个文件夹。”
“43个文件夹？需要那么多吗？”小强问。
“当然需要了，我给你算算啊：每月的31天如果每天一个文件夹这就是31个文件夹了，再加上12个月，合起来不就43个文件夹了？”
“哦，原来是这样啊。那对文件夹有什么要求吗？”小强又问。
“那倒没什么要求，只要你找一个足够大的抽屉，然后找43个能贴上标签的文件夹就行，重点是要： “43文件夹”使用要点
◎方便浏览标签：1号到31号，1月到12月，这些便签需要贴在文件夹上我们可以一眼看到的地方。你可以选择一些侧面能够插入小标签的文件夹，也可以买一些可粘贴的标签纸，贴在文件夹的侧面，贴的位置不要重复，建议你可以看看你的书柜是如何容纳整齐的书籍的。
◎方便取出和放入：一般情况下，所有的文件夹放入抽屉之后要宽松一些，取出和放入时能做到一次到位。”
“具体的使用方法是怎样的呢？”小强问。
“OK，现在假如你已经准备好了43个文件夹，然后就要这样做了：
“43文件夹”的使用方法
1.其中31个文件作为每日文件夹，在它们的侧面分别贴上“1”到“31”的序列标签；剩下的12个文件夹作为每月文件夹，在它们的侧面分别贴上1—12月的标签。
2.31个每日文件夹以当天的文件夹为首依次排列。（如果当天是10月5日，那第一个文件夹的编码应该是“5”，1—4号则依次排在31号文件夹后面。)
3.12个每月文件夹以当月文件夹为首依次排列。（如果当月是10月，那第一个文件夹应该是贴着“10月”标签的文件夹，1—9月文件夹依次排在12月文件夹之后）。
4.每天，取出当天文件夹里的事情放入工作篮进行处理，待文件夹中的事情处理完毕之后，就将此文件夹排列到所有每日文件夹的最后面，依此循环。
5.同样的道理，当月文件夹里的事情处理完毕之后，就把此文件夹放在所有每月文件夹的最后面，依此循环。
这个方法其实是来自于时间管理大师David Allen。”
“听起来好像比较复杂啊，能举个例子说明一下吗？”小强问。
“行，那咱们先从“掌柜的”某天早晨说起。11月2日大清早，“掌柜的”推开办公室的门，助理抱了一堆文件跟了进来，告诉他，有这么几件事情需要他处理：
待处理事务
上月的财务报表，包括现金流量表和负债表
下周一需要出席一个论坛，发表一个演讲
人力资源部提出的岗位调整计划
新项目的合同，需要今天签字
“掌柜的”让助理将资料放在办公桌上，自己不慌不忙地先坐到自己的老板椅上定定神，然后喝上一口助理泡好的茶。这时他先不去理会桌上的那些资料，而是先从“43文件夹”取出今天的文件夹看看里面有些什么，运气不错，里面空空如也；再看看“11月”这个文件夹，也是一样。于是他开始将注意力集中在桌面上放置的一堆资料上。
他先把所有的资料浏览一遍，哪些是重要的，哪些是紧急的都心里有个数，然后把需要今天之内处理的紧急重要事务取出来，是今天就要签字的新项目的合同。在仔细地看过内容之后，他签上了自己的名字，然后放到一边，开始看下一个。他浏览了一下助理已经写好的演讲稿，觉得没什么问题，然后就打开“43文件夹”将这份演讲稿放在了下周一的文件夹里。
这时就再没有需要当天处理的事情了。于是他拿出重要的事情来看。“人力资源部提出的岗位调整计划”是一个非常重要而且非常复杂的事情，深入思考一番之后，觉得现在还不是下决定的时候，得过两天再看看，于是他把这份岗位调整计划放在了“11月”这个文件夹里，这代表着这是一件需要在这个月内随时考虑的事情。
然后“掌柜的”又拿起上个月的财务报表仔细研究，但在这时一个电话进来，他需要临时出去一下，于是他打算把这件事情放到明天去处理，于是他将“上月的财务报表”放在了3号文件夹里，代表这是明天的事情。同时，他将已经处理过的重要事务，比如“新项目合同”的复印件放在了11月的文件夹里准备日后归档。
到了第二天，他拿出“11月”和“3号”这两个文件夹，将“财务报表”和“岗位调整计划”拿出来研究一下。“岗位调整计划”仍然不成熟，继续放回“11月”文件夹；“财务报表”是可以今天看看的。在研读财务报表的过程中发现营销部最近的业绩不怎么样，于是他利用2分钟的时间立即写下一张纸条“召开销售部会议，讨论销售业绩”，放到桌上的一堆文件上，继续看财务报表。看完之后开始挨个处理桌子上的文件，当他看到那张纸条时，给助理打电话，通知其组织这次会议。
转眼间到了月底，这时候他会把整月收集来的文档资料加以整理，没有保留价值的就丢掉，需要保留的，就集中起来放在“11月”的文件夹里，如果这时候发现“岗位调整计划”仍然没有落到实处，那就先把它转移到“12月”文件夹里，这样做的目的是把“1号”到“31号”的所有文件夹都清空。当“43文件夹”使用一年之后，就要将所有月份文件夹里的资料都整理出来，进行归档。
基本上“43文件夹”就是这样使用的。明白了吗？”
“听明白了，呵呵，老付，你很会讲故事嘛。”小强笑着说。
“那你猜猜这位“掌柜的”是谁？”老付问。
“这还用猜吗？”
“呵呵。我们最好的助手--清单咱俩已经探讨得差不多了，这时你可能会有这样的疑问“我从来没有使用过任何清单系统，但是我每天的工作仍然是井井有条的啊”，其实这说明你已经有了一个相当不错的清单系统了，只不过连你自己都没有发觉。希望你能将它提炼出来，咱们一起分享，一起成长。呵呵，差不多该下班了，真是充实的一天啊。”老付边说边伸起了懒腰。
“是啊，呵呵，辛苦你了。还有二十分钟，你先休息会儿，我出去把刚学到的东西记下来。”小强站起来转身将椅子放好后出了办公室的门。
老付看着小强的背影微微地笑了，他仿佛从小强的身上看到了刚进公司的自己，那时候他也是一样，谦虚地学习业务，努力地学习做人，踏踏实实地成长。不过有所不同的是，他当时年轻气盛，没有发现身边的良师益友，一个人辛辛苦苦地成长，让自己浪费了不少大好时光……
“怎么搞的，开始怀旧起来了，我还没老呢。”老付在心里说。
