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第24章 摘下够得着的果实 (2)

“哦,原来“80/20定律”也叫“帕雷托法则”,这个法则最初是意大利经济学家维弗雷多帕雷托(Vilfredo Pareto)在1906年对意大利20%的人口拥有80%的财产的观察而得出的,后来管理学思想家约瑟夫朱兰(Joseph M. Juran)和其他人把它概括为帕雷托法则。  在时间管理中的优先顺序里,也有一个帕雷托时间原则:假定工作项目是依某价值序列排定的,那么80%的价值来自于20%的项目,而20%的价值则来自于80%的项目。”

用80%的时间思考,20%的时间做事

“我做事的时候还保留着以前做程序员时的风格,当接到一项任务时,就风风火火地去做,总是想迅速地把事情做完,结果却事与愿违。往往事情做完后过两天就发现,哎呀,这个地方做错了,然后立即去修改;没过一会儿又发现,这里怎么也不对?!赶紧修改。结果,改了这里,那里又错了,改了那里又有别的地方错了。就这样,不停地纠错,不停地修改,无形之中花费了很高的时间成本。”小强把自己的现在和以前联系到了一起才发现,这已经是自己很长时间以来的一个坏习惯了。

“如果利用80/20法则,应该怎么解释这种事呢?”小强问自己。

“嗯,让我想想,应该是如果一件事情,在第一次做的时候做不对的话,就要花费80%,也就是四倍的时间去修正。打个比方,如果说我编写“项目需求分析”的时候,匆匆忙忙下手,虽然说只用了2天就搞定了,但是在老付那里审阅的时候他一定会发现很多不够细致的地方,结果我不得不花一个星期的时间去修改这份文档,这可不就是花费了原来几倍的时间去修正吗?”

“80%的小事都有犯错或重做的空间,不会花太多时间,对成败也没有决定性的影响;但是20%的关键大事,就必须一次做对,否则日后漫长的追踪和修正,可能就会花掉80%的时间。”小强把这段话写了下来,心理感到非常满意。

“那么应该怎么做呢?”小强更进一步地思考,“显然应该将更多的时间花到思考和规划上,但是我觉得这一点只能应用在那些重要的事情上,如果连鸡毛蒜皮的琐事也要花80%的时间去思考,那就太累了,呵呵,看来任何一条规则都有它的适用范围,不能滥用啊。”

“也就是说,对于重要的事情应该用80%的时间思考,20%的时间做事喽?”小强让这个观点更明晰一些。

“如果我现在要编写“项目需求分析”,我应该如何分配自己的时间和精力呢?”小强问自己。

“这确实要好好琢磨一下:

1.首先肯定得花时间和老付沟通一下,看看他对这个项目有什么样的设想,功能上有什么样的要求,等等。

2.然后带着老付和自己的一些想法,花时间和客户谈一谈,看看他们有什么样的需求,这时候可以和客户交流一下我和老付的建议,尽量写出来一份客户和公司领导都满意的需求报告出来。

3.接下来该是和自己的项目组成员开会讨论了,大家做一下头脑风暴,最终拿出一个比较可行的方案。

4.最后才应该是动笔写这份“项目需求分析”。”

小强边想,边在纸上写着。

“看看,这样分配自己的精力才是最合理的嘛,估计4天就能搞定。我以前做这件事的时候总是急急忙忙地和客户沟通后就开始下笔写,结果虽然只花了2天写完,但是却要花一个星期去修改,这还是在领导和客户都耐心的情况下,有些客户可不是你招之即来挥之即去的。而且我还发现自己有一个非常有趣的特点,那就是:“一旦开始行动,就忘记了思考”。我不知道是不是其他人也是这样,总之当我真正去做某件事的时候,就无法站在更高的位置去思考问题,这或许也是所有的运动员不可能同时兼任教练的原因吧。””

“哎,说来说去,其实就是磨刀不误砍柴工的意思嘛,还是古人有智慧啊,这短短几个字,简直是太到位了!”

做20%的事情,创造80%的产出

“嗯,让我再想想看,我每天需要处理的事情真的太多太多了,来自同事的、来自老板的,还有自己的。哪有那么多的时间去做呢?就算我有再强的时间管理技巧,也是没法应付的。不过说到这里我好像想起来老付说过:“时间管理并不是追求在1个小时你能做3件事或者是5件事,时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值”。

“对呀,这样不就前后联系起来了吗?!根据80/20定律,我们80%的价值来自于20%的项目,而我又要创造最大的价值,那我把精力集中在解决这20%的事情上,不就是很划得来吗?做的事情少,产生的价值高,只要我创造了足够大的价值,那些鸡毛蒜皮的事情,利用“猴子理论”想办法交给其他人做就好了,这样不是把自己释放了吗?!哎呀,我怎么早没有想到这一点呢!”小强很夸张地在那里捶胸顿足。如果这时候有谁看到他一个人在办公室这个样子,一定以为他疯了。

“好,方向已经很明确了,就是每天把精力集中在处理20%的关键任务上。那么这样一来,我的每日任务清单也应该做一些调整了,我需要把那20%的关键任务凸显在我的每日任务清单上。我以前的清单是这样的。”小强拿出今天的任务清单仔细地端详。

小强以前的任务清单

任务清单

1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.XXXXXXXXXXXXX

3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

4.XXXXXXXXXXXX

5.XXXXXXX

6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

7.XXXXXXXXXXXXXXXXXXx

8.XXXXXXXXXXXXXXXXX

9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

10.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

11.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

12.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

13.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

“我应该怎样修改才能体现出关键任务呢?标注“1、2、3、4”这样的优先级固然可以,但是我对枯燥的数字不敏感。如果能像现在这样,可以和清单进行顺畅的沟通就好了。”小强歪着脑袋,大拇指和其余四指分开支着脑袋思考。

“嗯……关键任务是每天必须要完成的任务,而其他任务是应该完成的任务,至于能不能完成,应该取决于关键任务的完成情况。让我想想……能不能这样设计每日任务清单呢:把每日清单不仅仅按照序号排列下来,还按照重要程度进行分类,嗯……就分为“必须做的事”和“应该做的事”吧。好像还少点什么,如果我很顺利地完成了“必须做的事”、“应该做的事”,然后干什么呢?总不能发呆吧?再加上一个“能够做的事”吧,这样就圆满了,真不错,真佩服我自己!”小强为自己的思考感到非常自豪。

小强修改后的任务清单

任务清单

必须做的事1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.XXXXXXXXXXXXXXX

3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

应该做的事4.XXXXXXXXXXXX

5.XXXXXXXXX

6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

7.XXXXXXXXXXXXX

8.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

10.XXXXXXXXXXXXXXX

能够做的事11.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

12.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

13.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

小强在纸上写写画画,还不停地傻笑,这说明他已经进入了极度自我陶醉的状态。

“我现在应该给自己一个明确的定义:

◎必须做的事:每天20%的关键任务。必须首先完成这些任务,利用自己的高效时段,集中精力,保质保量地完成。

◎应该做的事:每天的普通任务。对于这样的任务首先要学会拒绝,然后是学会使用“猴子理论”,最后才是自己择时处理。

◎能够做的事:每天的附加任务。有时间、有精力就处理,否则就放弃。”

小强在一张便签纸上写下了这些定义,然后粘在办公区域的醒目位置。

搞定每日清单上的Boss项

“嗯,这样看起来好多了。每天的任务罗列得更加合理,说明自己对这些任务更有掌控力,这样在执行的时候才能行云流水。原来时间管理方法是可以根据自己的环境和需求再优化、再细化的,呵呵。”小强又在那里傻笑。

“既然如此的话,为什么不设计得更加个性化一些呢?前面提到的“关键任务”让我联想到小时候玩的电子游戏。我小时候的游戏机水平在我们那一片可是小有名气的,记得小时候玩游戏机的时候,每个关卡都有一个Boss把守,这个Boss要比前面遇到的任何一个对手都强壮、狡猾、值得打败。在工作中,这个Boss可能是指最难搞定的任务、核心任务或者老板交代的任务。不管怎么样,更重要的是,不干掉这个Boss,就无法过关!

我为什么不继续玩这个游戏呢?在每日清单上设置一个Boss项,当做必须跨越的关卡,每天不论怎么样,都要想办法把Boss项搞定!

这样的方法应该非常适合我。自己最了解自己,我的性格就是一旦为自己设定了目标,就会想方设法达到。如果没有明确的目标,也就那么回事了。显然,我是一个“目标驱动”型的人。既然小时候游戏中的Boss能让我痴迷于游戏,让我体验到那种战胜它的成就感,练就打游戏机的高超技艺,那么,现在也一定能引领我战胜工作中的困难。”

Boss项的作用

1.Boss项可以帮助我界定成功:“分段实现大目标”的道理我早就知道,即一个巨大的成功,必然是通过一个个很小的成功来实现的,那么Boss项就可以帮助我界定每天是否取得了“小小的成功”。

2.Boss项可以帮助我确立信心:在实现目标达成愿望的过程中是十分需要信心的保证的,每天完成一个Boss项的同时也在一点一点地积累信心,我会觉得每一天都离目标近一点,这和我打游戏机时是一样的。

3.Boss项可以帮助我调整计划:计划没有变化快,我每天都要应对各种各样的变化,但是记住,Boss项是躲不掉、不能顺延的。这是自己和自己的约定。每天唯一的Boss项就是我的底线。

4.Boss项可以帮助我进行回顾:Boss项都是每天的重要事项,进行周回顾的时候可以让我迅速地掌握每天的重点,节省周回顾的时间。

“不论是小时候玩电子游戏机,还是现在处理工作中的繁杂琐事,其实成功女神一直都在我的身边,问题的关键是,如何找到她。她总是隐藏在我们的性格中、习惯中、方法中,如果你能找到适合自己的习惯、方法,就能找到属于自己的成功女神。她一直都在那里,只不过等待你的寻找。”小强在纸上写下Boss项对自己有什么好处的同时,仿佛领悟到了某些人生的真谛,“为自己的清单加上Boss项应该是很简单的,在前面加个星号或者打个勾即可。”

任务清单

必须做的事1.XXXXXXXXXXXXXXX

☆2. XXXXXXXXXX

3.XXXXXXXX

应该做的事4.XXXXXXXXXXX

5.XXXXXXXXXXXXXX

6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

7.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

8.XXXXXXXXXXXXX

9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

10.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

11.XXXXXXXXXXXXXXX

能够做的事12.XXXXXXXXXX

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