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第21章 接打电话显修养(2)

如果对方说话带有口音,你听着比较困难,或者因为其他一些原因,听不清楚对方说话,你可以委婉地告诉对方:“对不起,您能说慢点吗?”或“对不起,这边线路有点问题,我听不清楚您的话,请大点声好吗?”等对方调整过来后,你应该向对方致谢,切不可抱怨对方。

4文雅用语

为了不影响其他人的正常工作,通话时,双方都要控制自己的说话音量和方式。不要高声谈笑,或者一惊一乍,因为这样会打断别人的工作思路;也不要窃窃私语,这样会有意无意地吸引他人的注意,从而影响他人正常工作。

打电话不但要求语言文雅,举止也应该保持文雅。话筒要轻拿轻放,不可用力,否则可能使对方产生误会。通话时也不要有夸张的肢体动作,以免带来嘈杂之声而影响他人。

使用公用电话能体现素质——公用电话使用礼仪

当今社会,公用电话的便利程度体现了一个城市的管理水平,而如何文明使用公用电话,则体现了公众的素质水平。那么,我们在使用公用电话时应该注意哪些礼仪规范呢?

1遵守次序,互谅互让

公用电话是公共设施,所以我们在使用时,一定要遵守次序,绝不能你争我抢,那样谁也别想正常使用了。当别人的确有重要的事情,并且没有其他通讯工具时,我们要懂得谅解与谦让,让对方优先使用。

当我们拨打的电话一时无法接通时,就应该先让别人打。如果碰巧别人有急事,而你却占着电话机,别人肯定会因为着急而变得情绪激动甚至恼火。如果互相谦让一下,不仅方便了别人,还表现了自己良好的社会公德。

2速战速决

打公用电话的人主要有三种:一是没有手机的,二是忘了带手机的,三是手机恰好没电的。其实公用电话只是移动电话的补充,更多的时候,应急才打公用电话,所以要尽量缩短通话时间,提高电话的通话效率。也不要一打起电话就忘乎所以,这样既浪费了自己的时间,也影响了电话使用率,还容易引起别人的反感。

因此,文明使用公用电话,最重要的是说话简单明了,直接切入通话主题。这样既提高了通话效率,又使有限的通讯设施发挥了更大的效用。

3不宜用公用电话拨打的情况

恋人最好不要用公用电话来聊天。那些两人之间的悄悄话可以当面说,或是换种方式说,但在公共场所说出来是不合适的。还有就是有关政务或商务秘密,最好也不要在公用电话中说,以防泄密。

4爱护公共设施

公用电话属于公共设施的一种,因此,使用时要轻拿轻放。如果遇到无人值守的公用电话出现故障时,不要擅作主张,随意修理,而应该及时想办法通知相关部门解决。如果发现有人恶意破坏公用电话,应立即予以制止或举报。

5防止恶意拨打或恶意盗打

有些人总是闲得无聊,用公用电话拨打诸如110、119、120这样的紧急报警、呼救电话。这种恶意的行为不仅妨碍了相关部门的正常工作,还给真正需要拨打这些电话的人造成了困扰。另外,还有一些人利用高科技手段破解公用电话的密码,使电话计费系统失灵,从而免费拨打电话。这些行为不仅有失社会公德,甚至构成了犯罪。我们应当自觉杜绝这些恶意的行为。

6注意语气、态度

使用公用电话,由于是在公共场所,所以最好以正常的语气、音量与对方交谈,不要旁若无人地大声说笑,因为这样很可能影响别人。当然,打电话时总捂着嘴,一副怕人偷听的样子,也会让别人感到不快。

7换位思考

当我们用公用电话打电话时,要考虑到其他等候的人,不要总是占着电话;在别人打电话时,要多想想对方可能有很重要的事,应该耐心等待;当别人打电话时,我们应该尽量离远一点,不要让别人误以为我们在偷听,更不要紧挨着正在打电话的人,这样可能会使打电话的人十分紧张,从而影响他。

用电话敲开对方的心门——电话拜访礼仪

在现在的生活中,我们常常需要打电话拜访别人。那么,电话拜访需要注意哪些礼仪规范呢?

(1)首先要克服自己对电话拜访的恐惧或排斥心理,这不但要有专业知识及素养,还需要超强的耐力和敏锐的观察力。

(2)电话拜访时,对方会以你的声音作为第一印象的判断。所以,我们要以一个愉快的心情去做电话拜访,这样可以使对方感觉你很有亲和力。

(3)恰当的问候能拉近彼此之间的心理距离。

(4)在电话拜访时,我们还应该在礼仪礼貌方面做到位。通常情况下,电话拜访应该注意以下几点:

第一,打电话前,要确定对方的电话号码、姓名、性别、年龄,明白打电话的目的、内容、公司与对方的关系,并准备好纸笔以便记录。

第二,电话接通后,首先要自报家门,比如“您好,我是××。”

第三,询问对方是否方便。当得到对方肯定回答时,要向对方说明打电话的目的及内容;当对方表示不方便时,可以向对方预约下次拜访的时间。

第四,访问结束后,要向对方表示感谢,如“谢谢您,再见。”

(5)顺利做完访谈之后,接下来的工作就是填写客户资料卡了。填写客户资料卡时,书写要工整,以免给自己带来不必要的麻烦。并且要将访谈的重点摘录下来,以方便自己查询。

(6)填完客户资料卡后,要将电话拜访日期及电话拜访人员姓名都加注上。

(7)电话拜访的注意事项和技巧。

第一,周一这一天,大多数公司一般都会很忙,所以最好不要在这天做电话拜访,如果必须要做,也不要太早,否则,即使花费再多的时间,效果也不会很理想。

第二,对于不同行业,要做出不同电话拜访的时间安排。

第三,对需要电话拜访的行业要有初步的了解,知道对方什么时候忙,什么时候空闲。

第四,当知道对方的职务时,可以直接称呼对方的职务,这样会使对方感觉到被重视,从而对你产生好感。

别让手机损坏了你的形象——手机使用礼仪

现在,手机越来越流行,使用手机的人也越来越多。那么,使用手机时应该注意哪些基本礼仪呢?

(1)在办公室或其他工作场合,手机在没有使用时,应该放在合乎礼仪的常规位置。

比如:随身携带的公文包里,这是最正规的位置;上衣的内袋里;有时候,也可以放在不起眼的地方,如手边、手袋里,但不要放在桌子上,也不要放在手里或挂在上衣口袋外。

(2)在开会、与别人正式谈话时,最好把手机关掉,或者调到震动状态。这样既不会打断发言者的思路,又体现出了对别人的尊重。

(3)在公共场合,特别是在楼梯、电梯、路口、公车、人行道等地方,不要旁若无人地使用手机,注意把自己的声音尽量压低一下。在开车时、剧场里、图书馆和医院里,最好不要接打手机,否则是很失礼仪和身份的。

(4)在给对方打手机时,尤其对方是个身居要职的大忙人时,首先要想到的是,对方接听电话方便吗?所以,“现在通话方便吗”通常应该作为拨打手机的开头语。

其实,在没有事先约定和不熟悉对方的前提下,我们很难判定对方什么时候方便接听电话。

所以,在有其他联络方式时,还是尽量不拨打对方的手机。并且要做好对方不方便接听的心理准备。

(5)在餐桌上,尤其是商务正餐,应该关掉手机或是把手机调到震动状态,避免正在谈话的时候,被一阵烦人的铃声打断。

(6)不要一边和别人说话,一边查看手机短信,那是对别人不尊重的表现。

(7)在短信内容的选择和编辑上,应该注意文明礼貌。因为你所发的每一条短信,都代表着你的品位和水准。所以,千万不要编辑或转发不健康的短信,特别是一些带有淫秽色彩、讽刺名人甚至伟人的短信,更不应该转发。

(8)在正式场合,不要当众使用手机,以免影响大家。如果确实需要使用手机,可以告知大家一下,然后找个僻静地方通话。如果不方便走开,则应该侧背过身去轻声讲话。

(9)使用手机前,应该注意观察一下周围是否有禁止无线电发射的标志,以免干扰通信。

在飞机上,为了自己和他人的安全,最好不要使用手机,以免影响飞机飞行。

带着礼仪在网络世界遨游——网络聊天礼仪

现在,科学技术飞速发展,网络的浪潮逐渐席卷了全世界。网络给人们带来了诸多的快捷和便利。人们越来越多地将倾诉心声、广结良缘寄托于网络聊天上。

人们通过网络聊天,拓展了视野,开阔了思维,丰富了生活,也进一步加深了人与人之间的相互沟通。网络聊天是一门艺术,但它的前提条件是讲礼仪。那么,网络聊天需要注意哪些礼仪呢?

1注意场所的选择

聊天场所很重要,因此必须慎重选择。当你要登录QQ、MSN或其他聊天工具时,你即将投身于聊天的革命当中,要搞革命,就必须有合适的战地,也就是聊天场所。提到聊天场所,大多数人都会想到网吧或者家中,也有少部分人选择在工作场所,办公室等。在上述这些场所里,家无疑是最佳的网聊场所。

2保持礼貌的聊天方式

我们常常会在网上用QQ或其他聊天工具与朋友或陌生人聊天。但有时我们会因为一个不经意的小动作而得罪了对方,所以,我们在聊天时应当注意保持礼貌。

(1)如果很忙,没有功夫闲聊,就应该将状态设置为忙碌或隐身。

(2)如果对方正处于忙碌状态,就不要和人家闲聊。如果确实有重要的事,应该用尽量简短的话告知对方,以免占用人家过多的时间。

(3)如果有消息发来,要尽量回复对方。有一种情形很令人讨厌,那就是设置成自动回复。如果你很忙,可以告诉对方并设置成忙碌状态。

(4)给对方发网址的时候要告诉对方这是什么,不要让对方自己看,否则很容易使对方失去兴致。

(5)不要发一些不健康的消息,比如带有诅咒、欺诈、谣言等性质的信息,以免让人认为你人品低下。

(6)对于网友,不要像警察查户口那样刨根问底,否则会很招人厌恶。

(7)如果你的记性不好,要注意保有聊天记录。不要同一个问题反复多次地问对方。

(8)退出那些你不感兴趣的QQ群,空占个名额从不发信息对谁都没有好处。

3注意文明的语言

在聊天时,使用文明语言是一种基本的礼仪。比如“您好”“大家好”“很高兴认识您”等,这可以使聊天有个愉快的开始。再比如“不好意思,我有点儿事,要离开一会儿”“我要下线了,以后再聊好吗”“再见”等,使聊天有一个好的结尾,也会给对方留下良好的印象。如果使用不文明的语言,不但会使对方感到不愉快,还会降低自己的人格。

4尊重对方的人格

不管你在现实生活中处于什么阶层,在网络聊天中,人格都是平等的。只有尊重对方,你才能赢得对方的尊重。假如你知道对方是长者或是女性,就更应该尊重对方。聊天中,切忌侮辱对方的人格,更不能人身攻击,尤其是知道对方是女性时,更不能口无遮拦,随便乱说话。

5.保守个人的秘密

聊天时,经常会遇到对方询问涉及到个人隐私和秘密的时候,如果你不想告诉对方,一定要婉言谢绝,这样既不会伤害对方,又能保守个人秘密。

6尊重对方的隐私

在聊天中,不要追问涉及对方隐私的问题,如姓名、家庭住址、工作单位、经济状况等,尤其不要问女性的年龄、身高、体重、婚姻等。如果确实有必要知道对方的情况,应该主动先把自己的情况告知对方。如果对方愿意回答,自然会告诉你;如果对方避而不答,也不要强求对方,一再追问。

7慎用表情图片

聊天时,我们经常会用到一些表情或图片,这样可以使聊天图文并茂、妙趣横生。尤其是使用自制的图片,更能展现个性、提高品位。但是,一定要注意选择适合话题、情景、气氛的表情图片。不要用那些表意不明、容易造成误解的表情图片,更不能用带有侮辱性的、低级下流的表情图片。

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