实践证明，拟稿人在起草过程中，对有些问题常常有真知灼见的见解。所以，领导者在交拟中，应在坚持意图行为目标观点不变的情况下，以讨论的口吻说明交拟内容，与拟稿人建立互动的良好人际关系，认真听取拟稿人的看法和意见，双向交流，从而充实和完善正在交拟的内容。
二、交拟的内容
领导意图欲转化为行为时，领导者应向拟稿人交拟以下内容：
1.背景
领导者要详细向拟稿人描述内心深处的活动，说明采取措施的原因，全景深地介绍内外部的背景环境。背景介绍得越深远，拟稿人越能把握领导者的意图实质。
2.意义
说明解决当前问题或实施某项改革措施的实施，对今后工作产生的影响以及所希望取得的效果。
3.目的
具体说明拟稿的原因、目的，让拟稿人明确为什么？解决什么问题？达到什么目的？等等。
4.内容
规定内容和范围，如实交待事件过程，发生了什么事？怎么发生的？造成的影响程度以及产生的后果？等等。
5.主题
说明事件的性质，指出问题的关键，明确表明对问题所持的态度和观点及处理意见，确立中心思想。
6.命题
明确行文的对象，采用什么文种和体例，并确定标题。
7.要点
详细说明文稿的思路，交待框架结构，强调重点，重要文稿有必要时应列出提纲。
8.方式
明确是个人单独拟稿，还是集体拟稿。集体拟稿要明确由谁负责？由谁执笔？由谁统稿？
9.要求
规定拟稿时限，何时完成初稿，由谁修改审定以及稿件长度和字数等。
10 .资料
提供有关文件和资料，包括口头材料，即找哪些人了解，到哪些单位调研等。
11 .环境
提供必要的拟稿条件，协调相关部门通力配合，为完成文稿创造良好的环境。
三、交拟的方式
领导意图交拟按不同情况或需要可采取不同的方式。
1.从组织原则上看，领导意图交拟有正式和非正式交拟。
正式交拟方式，是指通过组织明确决定指派某领导向拟稿人交待领导班子决策意见。例如，呈报先进材料、研讨会论文、专题经验材料以及制定某项规章制度等文稿，都是按组织原则由某领导向拟稿人交拟组织决定的拟稿信息内容。根据需要，有时也请拟稿人列席会议，听取领导班子的意见。
非正式交拟方式，是指主管领导者对其职权范围内就某项工作的想法单独向拟稿人面对面地布置起草任务。例如，单位开展劳动竞赛活动或检查某项工作，领导者常就其关于活动方案的想法单独与拟稿人交换意见。
非正式交拟领导者往往会把真实的思想和动机详细向拟稿人交待，交拟比较深入、充分。
2.从交拟关系上看，领导意图交拟有单向交拟和双向交拟方式。
单向交拟方式，是指领导者以领导的身份向拟稿人布置拟稿任务。例如，领导者就某项工作发出指示或命令等。单向交拟比较直接，而且没有协商的余地，拟稿人只是被动地接受任务。
双向交拟方式，是指领导者与拟稿人互动、平等的交拟方式。例如，领导者就某一方面的问题与拟稿人进行讨论，形成文稿思路。双向交拟，领导者与拟稿人是平等的，拟稿人可以充分发表自己的看法，因而，有时领导者的意图行为会得到拟稿人的修正，但不会影响主题的确定。
3.从交拟程序上看，领导意图交拟有一次性交拟和多次性交拟。
一次性交拟方式，是指领导者将文稿中心思想、目的、要求、观点等一次性向拟稿人交待清楚。例如，会议通知、表彰决定等内容单一相对明确的一般性公文稿。
多次性交拟方式，是指领导者直接主持起草文稿工作，向拟稿人反复交待拟稿内容和要点。例如，起草工作报告、颁布重要政策等文稿，领导不但亲自谋篇布局，而且反复调整思路，交待修正观点。
4.从交拟的方法看，领导意图交拟有口头和书面交拟方式。
口头交拟方式，是指领导者当面或利用通信工具口头向拟稿人说明文稿内容及要求。例如，领导者与拟稿人个别交谈，或者直接向拟稿人打电话交待起草任务，就是口头交拟。
口头交拟比较灵活，双方可以自由地交换意见。特别是在面对面口头交拟中，拟稿人可以从交拟者的体态、手势、表情等动作加深对意图的理解。
书面交拟方式，是指领导者通过批示、发邮件等方式向拟稿人布置拟稿任务。例如，领导者在文件阅办单上批示：请某某阅办。或者在工作报告、会议纪要等文件中明确安排公文拟稿任务。一般来说，书面交拟比较正式，可以长期保存，拟稿人可以反复阅读，领会精神。处理一般事项，多采用书面交拟方式。
四、影响交拟的因素
在任何交流过程中都存在着障碍，领导意图交拟也存在着交流障碍。影响领导意图交拟的主要因素，首先是语言有局限性。领导意图交拟主要借助语言，语言是交拟意图的工具。但是，语言不是意图的本身，而是用以表达意图的符号系统。
领导意图交拟的效果取决与交拟者的语言修养。同样一个问题，有的交拟者表达得很清楚，有的则表达得不清楚。这就是语言修养给交拟带来的影响。例如，拟制一份有关体制改革的文稿，语言修养好的领导者，一下子就能抓住问题的关键和实质，对改革的目的、意义、实施的方法、步骤以及采取的措施表达得一清二楚，明明白白。而语言修养差的领导者，交待问题时总是表达不清，究竟哪些是重点？采取什么措施？使人不得要领，难以进入状态。
其次是领导者在表达意图的过程中，往往会把自己的主观态度掺杂进去。由于存在主观因素，就使交拟有了“选择性”。例如，领导者对自己的活动目的和与任务有关的事物容易交拟清楚，而对自己没有分管的事情容易忽略，而恰恰被忽略的问题就可能是领导意图的核心问题。譬如向上级汇报工作或者反映情况，领导者往往有报喜不报忧的现象，对成绩浓笔重彩，对问题则轻描淡写。
拟稿人在接受交拟时也存在主观因素，如对自己熟悉的事物理解意图时就比较深刻，而对不了解的事物则容易遗漏或疏忽，甚至会掺杂主观因素，使意图失真。
影响交拟的因素还有很多，如个性、能力和经历等因素都有可能影响领导意图的交拟。总之，在领导意图交拟中，要特别注意消除这些因素，使交拟渠道畅通，使领导意图得到准确的传达。
第三节 领导意图的表现形式
领导意图是在单位管理经营实践中获得具有超前意识的创造性灵感，这需要对国情、对单位的发展有着敏锐的思考和深刻的认识，具备很高的思想境界和政治修养。有时我们对于领导的思想和意图，只能是高山仰止，难以企及。对领导意图的领会，我们只能通过他的外部表现来领会。研究领导意图归因、领导作风和行为表现形式，有助于我们更深刻更准确地领会意图。
一、领导意图归因
归因理论是美国心理学家凯利提出的，属于社会知觉范畴。概括起来，主要包括三个方面：一是心理活动归因，即人们心理活动的产生应归结为什么原因；二是行为归因，即根据人的行为和外部表现对其心理活动的推论；三是对人们未来行为的预测，也就是说，根据人们过去的行为表现预测其以后在有关情景中会产生什么样的行为。
什么是归因？我国心理学家卢盛忠说：“归因是根据人的外部特征对他的内心状态所作的解释和推论”。比如，领导者请你拟制一份文件，你可能就会问：为什么要拟这样一份文件呢？这就是说，要找出拟制文件的内部原因。根据领导者的外在特征对其内心状态所作出的判断和揣摩，就是领导意图归因。
公文拟稿，首先要解决领导者的意图是源自外部因素还是内部因素。判断领导者意图产生的因素有三个标准：一是领导者的行为在不同的时间和场合是否前后一致；二是观察领导者是否与其他领导的意见有相同的普遍反应；三是注意领导者在不同的情况下是否以同样的方式处理问题。
比如，领导者对某份文稿很满意，这是因为文稿写得的确比较好，还是因为领导者所处的情境所致呢？这就要从上述三个标准来考虑。首先要看领导者是一贯肯定你的文稿拟得好，还是只是偶然心情变化的结果？其次，要看是否多数领导都满意这篇文稿，还是仅某个领导满意？第三，要看领导者平日是否对你所有的文稿都是满意的，还是只对这篇文稿满意？
如果领导者对所有的文稿都满意，那么，就可以判断为这是领导者的内部心理特点。如果是有时满意，有时不满意，而且多数领导都满意，这时，就可以判断为外部原因。
拟稿内容不被领导认可主要有四个方面的因素：任务、意图、努力和能力。这四种因素可以按内因和外因、稳定性和可控制性三个维度来划分。任务和意图属于外部原因，努力和能力则属于内部原因；能力和任务属于稳定因素，因为任务难度和拟稿人的能力是不可改变的；努力和意图属于不稳定因素。因为领导者意图和拟稿人的努力程度是变化的。
从可控制性来看，努力是可控的因素，而任务和意图都是不以人的意志为转移的因素。
企事业单位公文文稿是受诸多因素影响的，找出何种因素，对提高文稿质量都有很大的实际意义。
根据美国心理学家韦纳的归因理论，如果任务简单，领导意图明确，而导致文稿失败，就是内部原因；如果任务艰巨，领导意图模糊，通过拟稿人的努力，仍然没有达到领导要求，就是外部原因；如果任务艰巨，拟稿人能力强，文稿领导满意，就是稳定因素。
把领导对文稿满意不满意归结为内因，会使人产生自豪感或内疚感；归结为外因，会使人产生自信感或沮丧感；归结为稳定因素，拟稿人的积极性就可能提高也可能降低。
拟稿人在领会领导意图完成文稿过程中有两种倾向归因：一方面是拟稿人与领导者要有良好的互动关系，顺利完成文稿的关键取决于与领导者的密切配合；另一方面是任务难度取决于拟稿人的努力程度及能力。
领导意图对拟稿活动有很大的影响，是影响拟稿成败的归因。文稿质量受任务难易程度和拟稿人素质（努力或能力）及环境的影响。
找出领导意图归因对公文拟稿实践具有一定的意义。了解领导者意图产生的原因，掌握拟稿归因倾向和规律，有助于正确地总结经验，提高公文拟稿质量。
二、领导者作风
思想作风是领导者独特的处事方法。领导者的意图首先体现在思想作风上。根据社会心理学家勒温领导权力理论，领导者在实施拟稿意图过程中表现出来的思想作风分为三种类型。
1.圈羊型作风，即坚决实施自己的想法，不容干扰和改变。
2.牧羊型作风，即尊重拟稿人意见，完善思路。
3.放羊型作风，即由拟稿人自主拟稿。
在公文拟稿实践中，这三种思想作风往往混合使用。
圈羊型思想作风的领导，严格控制羊群，画地为牢，不允许羊群越出羊圈活动。圈羊型思想作风的领导，完全把拟稿权控制在自己的手里，坚定不移地推行、实施自己的意图。他确定文稿的主题、观点、内容和结构，亲自拟定提纲，指定拟稿人及集体拟稿人选，并主持拟稿工作，不和拟稿人讨论，没有感情交流，严格按照自己制定的计划实施拟稿。
牧羊型思想作风的领导，引导羊群进入指定牧场，寻找最肥美的草，至于羊喜欢吃哪些草，怎样吃，牧羊型的领导比较尊重羊的意愿。就是说牧羊型领导在确定主题后，在文稿谋篇布局上鼓励拟稿人发表自己的意见和看法，并与拟稿人讨论，形成共识。牧羊型思想作风的领导和拟稿人有着密切的互动关系，双方彼此信任，拟稿人可以在领导意图“牧场”范围内，自由发挥。
放羊型思想作风的领导，常常采取放任不管的方法，把羊群赶到草场完事，既不管理羊群，也不引导羊群选择最肥美的牧场，放任自流。放羊型思想作风的领导把意图交给拟稿人，既不指导，也不讨论，一切任由拟稿人自理。
比较三种不同的领导作风对拟稿产生的影响，可以明显地发现，放羊型的领导作风使拟稿效率最低，拟稿人领会意图最差，拟稿人只是完成了文稿起草任务，却没有达到实现领导意图的目标，造成文稿返工。
圈羊型的领导作风，虽然通过严格控制，文稿实现了领导意图目标，但是，扼制了拟稿人的创作灵感，因而文稿质量和水平不是很高。
牧羊型的领导作风使拟稿效率最高，文稿不但能达到目标，而且符合领导意图要求，文稿显示出较高的思想理论水平。
领导意图是一个动态的过程，拟稿质量和效率取决于领导者、拟稿人和环境的相互作用。如果脱离了领导者的具体指导，脱离了拟稿人主观能动性的发挥，脱离了环境的支持，孤立地看待拟稿，起草的文稿必然会离题万里，导致拟稿失败。
三、领导者行为
领导者行为是指领导者在拟稿过程中所采取的行为对文稿产生的影响。
公文拟稿是一个由各种子系统构成的完整系统。其中包括目标价值系统、管理经营系统、任务系统及上级要求系统，等等。在拟稿中，各子系统之间相互联系，相互影响，从而构成一个整合的系统。例如，单位经营工作目标的改变（即目标价值系统）会引起领导决策的相应改变，同时引起拟稿环境方面的一系列变化。如，上级有了新精神，已经决定的事项就有可能重新讨论决定，产生新的意图行为。这种新的意图行为是由上级文件要求、领导班子讨论以及实际情况等环境引起的，进而引起主题、观点以及文稿结构等因素的变化。
拟稿系统主要由背景环境、文化环境、能力环境构成。
