在领导工作中，文书是一种重要的媒介和手段，各种内容、各种形式、各种层次的书面交往非常丰富。在通过文书交往的过程中，应当遵循的约定俗成的惯常做法和彼此认同的礼仪规范就是文书礼仪，它对文书交往目的的实现起着至关重要的作用。在实际工作中，尽管领导者可以让秘书等人员为自己撰写各类文书，但是亲自“操刀”也是常事，而且往往体现着领导者的工作能力。作为领导者，不可不懂下述文书礼仪。
一、文书礼仪的基本要求
1恰当选择文种
礼仪内涵最后都是以外在的形式来传达，文书礼仪也是如此，选择恰当的文种则是该特点的具体表现。领导者在使用礼仪文书之前，一定要根据写作目的、受文对象、所述事由等因素来选择相应的文种，应写慰问信的就不能写成祝贺信，该用贺电的就不用贺信，能用请柬的就不一定非用邀请信，等等。如果文种选择不恰当甚至出现谬误，则会贻笑大方，更严重的是会使对方感到不被尊重而影响双方的正常交往。
2分清受文对象
交往双方的关系是十分丰富和复杂的。比如从与本单位的关系来看，就可能有尊贵宾客和一般宾客之分；从职位的高低来看，就可能有上级、平级和下级之分；从与本人的亲密程度来看，就可能有亲密挚友和普通朋友之分；从辈分的长幼来看，就可能有长辈、平辈、晚辈之分等情况，不一而足。这就要求领导者在写礼仪文书时应根据相互关系而有所变化，体现出强烈的对象感，写给谁、给谁看必须明确，使礼仪文书产生应有的亲和力。
3妥帖使用语言
礼仪文书由于以文字来传达内在精神，一旦落笔发出就成事实，所以语言使用上是否得体妥帖，往往关系到礼仪文书的成败。专门的礼仪文书尤其要讲究词语的准确恰当，必须仔细推敲，不可随意为之，以免一言不慎引起误解、矛盾而影响双方关系。哪怕双方处于矛盾状态，甚至对方行为明显有误，行文时也不可以恣意放纵，而要注意节制。所以领导者在写礼仪文书时必须把握好语言上的分寸感，以免失之无度，同时还要注意一些礼仪文书的语言风格，如是典雅还是凝重，等等。
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函件常用敬辞和谦辞示例
久仰--初次见面包涵--求人原谅指教--请人批评
打扰--麻烦别人拜托--托人办事恭候--等候客人
惠顾--欢迎购买莅临--贵宾来到垂询--欢迎询问
惠赠--称人赠与惠存--请人保存高见--赞人见解
拙见--称己见解恭喜--向人祝贺斧正--求人看稿
请问--求人解答赐教--请人指点惠书--对方来信
光临--宾客来到见谅--请人谅解台驾--旧称对方
光顾--欢迎顾客海涵--大度包容奉箴--接到来信
本拟--本来打算顷奉--刚刚接到商安--经商安好
为荷--接受恩惠惠鉴--请您审阅雅鉴--请您审查
4真挚表达感情
情感性是礼仪文书的重要特点，写作之前首先就要考虑要表达什么样的情感，要表达什么程度的情感。但是，无论表达什么样的情感或什么程度的情感，都必须体现积极真诚的态度，情真才能意切。比如写慰问信、吊唁信等文书，目的就是向受文对象传达真诚的情意，就连题词、柬帖等简便的礼仪文书也无不蕴涵真实的情感。即使双方因利益、观点等因素影响而暂未达成共识，那么注意相关文书的真情表达，也能起到积极的沟通和纽带作用。
5遵守写作规范
在长期实践发展过程中，各种礼仪文书都形成了各自礼仪上的规范，如文种格式、专用语句、遣词表达等都有着相对独特的要求，这些规范或要求经过实践发展已经约定俗成，撰写时一定要把握和遵循，这样表情达意才能恰如其分。如写邀请信，就不能把格式简化成请柬的形式，必须符合书信一般的规范和邀请信的特殊要求。只有明确了这些规范和要求，才能在写作时做到准确、精练、妥帖。另外，还要遵守词语使用上的规范，不滥用方言语汇，不盲目使用流行语汇等。
新闻链接
习近平致信祝贺舟山跨海大桥通车试运行
2009年12月25日23时58分，我国目前规模最大的陆岛联络工程、多项科研成果达到国内外桥梁建设领先水平、总投资逾130亿元的舟山跨海大桥正式通车试运行。在25日下午14：45分举行的舟山跨海大桥通车仪式上，宣读了中共中央政治局常委、中央书记处书记、国家副主席习近平同志发来的贺信。习近平在贺信中说，舟山跨海大桥全线建成通车是继去年杭州湾跨海大桥建成通车之后，我国桥梁交通建设史上又一重大成就，是浙江迈向大桥经济时代的又一生动体现。舟山跨海大桥的建成对改善海岛民生、推动海岛经济社会跨越发展、促进浙江经济协调发展、推进长三角地区联动发展，对大力发展海洋经济，维护国家海洋权益，巩固我国东南海防具有重大意义。他向舟山跨海大桥通车表示由衷的祝贺，向全体参建干部职工致以诚挚的慰问。他希望省市政府严格管理、优质服务，努力使舟山跨海大桥发挥最大的社会经济效益，为推动长三角区域经济协调发展，夺取全面建设小康社会新胜利，作出新的更大贡献。祖籍舟山的全国政协副主席董建华也发来贺信，对通车表示热烈祝贺。交通运输部副部长冯正霖参加了通车仪式，并宣读了交通运输部的贺信。
二、信函礼仪文书写作规范
1结构规范
【1】称谓。写信人对受信人的尊称，根据彼此的隶属关系、尊卑关系、亲疏关系、长幼关系等确定，一般采用“敬语＋称谓”的形式组成，这是礼仪功能的重要体现。称谓顶格写。
【2】启词。信文的启首语，有问候式、赞颂式、承前式等多种表达方法，应当根据对象和内容恰当表述。公务礼仪信函还可以用“兹悉”、“欣闻”、“据报”等公文用语来提领全文。启词在称谓下一行空两格写。
【3】正文。礼仪信函的主体，写信人向受信人表情达意的关键部分，最好一文一事。正文部分注意表达简洁清楚，情感分寸适当。
【4】结语。其一是正文结束时，可以写几句应酬性的话来过渡全文。其二是在信函的最后写上不同的祝词，如前述过渡词句已有祝颂之义，该项也可略去不写。
【5】具名。即签署，要签署写信人的全名，最好姓名前具有写信人单位或部门名称及写信人的职务或身份，不能只签姓氏或日常俗称。即使信函是打印的，也应该再手书签署一遍。具名写在正文的右下侧。
【6】日期。信函不可缺少的内容，日期要准确，以示负责。日期写于署名的下方。
2行款规范
【1】字迹。要清晰、端庄、正确、易认，如果是打印的，一定不能有错字、别字，包括标点符号。另外注意单字不能成一行，单行不能成一页。
【2】篇幅。要视具体情况和文体而定，但要注意既不能啰唆杂沓，也不能过于简单。要有适度的跨行长句，不宜满纸短句，而且要注意布局合理。
【3】习惯。如果是手写，不能用红色钢笔或圆珠笔，也不能用铅笔。纸张也可以视具体情况有所选择变化。与境外华语地区通信，要兼顾当地的表达习惯。
【4】折叠。信笺折叠一般以简单的横竖对折为宜，不要折叠成各种花式，以免有失严肃。另外折叠要注意文字向外，受信人称呼向外。
【5】信封。要选择使用国家规定的标准信封，按照邮政规范正确书写，收信人姓名后可以使用“亲启”等用语。
【6】邮资。邮资要付足，以免退回误事。邮票贴法要规范，尤其不能随意倒贴、斜贴、躺贴等，以免让人产生随便之嫌，而且容易产生误解。
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常规折叠信文的方法
表示谦虚的折叠法。先将信文三等分纵向折叠，再将其横折，使其两端一长一短。此法叫做“以低示己法”，意在表示谦恭之意，俗称“磕头信”。
让人亲切的折叠法。在折叠信文时，有意将收信人姓名外露。此法叫做“外露姓名法”，可使收信人产生亲切之感。
公事公办的折叠法。先将信文纵向对折，再在折线处往里卷折1～2厘米宽，最后将其横向对折。此法叫做“公函折叠法”，多用于因公通信。
三、柬帖礼仪文书写作规范
1要素
柬帖文书一般有通报消息、通报兼邀请和祝贺致谢三种。通报消息的柬帖一般包括通报事情和具帖姓名及礼告敬辞，常见的如报丧帖。通报兼邀请的柬帖除通报事情、具者姓名、礼告敬辞外，还包括请候内容，这是邀请的重要标志，常见的如喜庆活动、宴请活动等发出的柬帖。祝贺致谢的柬帖一般包括贺词或谢词和具帖者姓名和礼告敬辞，常见的如礼帖、谢帖等。
2款式
柬帖文书的款式有着鲜明的礼仪性，非常讲究，不能随意。柬帖文书的款式有外在的横式与竖式之分，还有行文中的起行、抬头、具名位置等问题，都要注意社会约定俗成的规范。比如竖式款式传统文化色彩更浓一些，横式款式西方文化色彩更多一些，不论是自制还是购买，都要注意与交际对象和交际内容的和谐。再比如具体写作行文，竖式柬帖就应当竖行书写，自右而左移行，横式柬帖就应当横行书写，自上而下移行。而起首、抬头、具名等更要正确，起首低两格，抬头有平抬和挪抬之分，具名在中部以下位置写起，这些项目要素如不正确，就是对对方的不尊敬，有失礼仪风范。
3用语
写作柬帖文书时必须熟悉并正确运用柬帖用语，如称谓、自称、谦称、敬辞等。还有许多传统文化色彩较浓的用语必须仔细区别，如使用错误则贻笑大方，破坏礼仪气氛。
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礼仪文书示例1致全国青联十一届全委会和全国学联二十五大的贺信
青年朋友们：
值此中华全国青年联合会第十一届委员会全体会议和中华全国学生联合会第二十五次代表大会开幕之际，我代表党中央，向大会的召开表示热烈的祝贺，向全国各族青年和青年学生、向广大海外中华青年表示诚挚的问候！
这些年来，在党的坚强领导和共青团的帮助指导下，各级青联和学联组织高举爱国主义和社会主义旗帜，紧紧围绕党和国家工作大局，充分发挥各自优势，在团结、组织、引导、服务青年和青年学生方面做了大量富有成效的工作。广大青年和青年学生意气风发投身改革开放和社会主义现代化建设，以炽热的爱国情怀和可贵的奉献精神，为推动科学发展、促进社会和谐作出了重要贡献。实践充分证明，广大青年和青年学生确实是堪当重任、大有希望的一代。
我们国家正处在全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的关键时期。希望广大青年和青年学生自觉担负起时代赋予的光荣使命，以坚定远大的理想励志前行，以孜孜不倦的精神求索新知，以高尚美好的情操培育品德，以锐意创新的激情投身实践，以艰苦扎实的奋斗成就人生，不断创造新的青春业绩，为实现中华民族伟大复兴而奋发努力。
希望青联和学联组织顺应形势发展，贴近青年实际，拓展工作领域，创新活动方式，不断增强工作的感召力和影响力，进一步把广大青年和青年学生团结在党和政府周围。
我们党历来把事业发展的希望寄托于青年。各级党委和政府务必高度重视青年和青年学生工作，采取更加有力的措施，为广大青年和青年学生健康成长、干事创业提供有利条件，更好地发挥他们在全面建设小康社会、坚持和发展中国特色社会主义中的重要作用。
最后，祝大会取得圆满成功！
胡锦涛2010年8月23日礼仪文书示例2
贺信
××公司全体员工：
喜闻10月1日是贵公司成立10周年纪念日，谨此表示热烈祝贺！10年来贵公司全体员工发扬了自力更生、艰苦创业、同心同德、锐意创新的可贵精神，不仅在国产计算机芯片研究领域获得了重大的突破，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司在技术力量方面，给我公司以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心感谢，并决心以实际行动向贵公司全体员工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。
最后，祝贵公司在新的世纪取得更辉煌的成就。
××公司总经理孔××××年10月1日
礼仪文书示例3
邀请信
尊敬的彭××总裁：
您好！
真诚地邀请您于××年10月13日【星期一】上午9时前往××市××路×号会展中心1号大厅，出席我集团举办的大型建筑机械展览会开幕典礼。
您作为建筑行业知名的企业家，我们以崇敬的心情邀请您光临展览会并为开幕式剪彩。
如果您能接受这项邀请，我们将倍感光荣。热切期望您尽快回音。
敬颂
佳节愉快
××公司总经理胡××××年9月28日礼仪文书示例4
请柬
李×总经理：
兹定于××月×日下午×时于××举行隆重酒会，庆祝我公司乔迁成功，特邀请您及家人同来庆贺。恭请届时光临指导！
地址：××市××路×号【××大厦旁的白楼】
联系电话：××××××××
联系人：刘××
此致
敬礼
××公司总经理赵××××年×月×日
