在微利竞争时代，实现有效的资源配置，遵循“绝不多花一分钱，绝不多浪费一分钟，绝不多雇佣一名员工”的节约行政管理成本理念已经成了企业获得竞争优势的“撒手锏”。
任何一家企业赢得了总成本领先的地位，就可以获得更强的竞争力，更大的利润空间，以及那些对价格敏感的顾客。在微利竞争时代，实现有效的资源配置，遵循“绝不多花一分钱，绝不多浪费一分钟，绝不多雇佣一名员工”的节约行政管理成本理念已经成了企业获得竞争优势的“撒手锏”。
英国人在节约行政成本方面耍了一个非常实用的“小聪明”——把垃圾桶“请”出办公室。在把形形色色、大大小小的垃圾桶移出办公室后，人们要是想扔张纸，就要绕上好远的道儿，跑到唯一仅存的“中央垃圾桶”去扔。看似折腾公务人员的“小智谋”，其中却折射出见微知著的行政智慧。这个办法起作用的原因很简单：要是不愿意为扔张纸就折腾一番跑远道儿，您最好是把这张纸接着用，一直到纸上没有空白为止。
由于一般企业规模有限，盲目增加行政部门会无意中增加企业的生产成本。然而一个企业的行政行为又往往无法避免，管理好企业各部门的行政行为就成为节约企业行政成本的头等大事。在这个方面，政府的一些行为能给企业管理者们以有益的参考。
日本是世界上第二经济强国，然而无论政府，还是民间都有一种清醒认识自身资源不足的基础上树立的忧患意识，因此节约成了日本民族的传统。
在东京、大阪、石川、小松等都县市政府，你都能感觉到政府部门在资源节约方面起到的示范作用。为节约办公资源，方便民众办事，大多数地方政府都实行集中办公。公务员的办公面积有严格规定，不搞特殊化。部门与部门之间，同一级别的公务员之间基本没有差别。政府的办公用品很普通，甚至比较简陋。会议室的椅子、桌子都十分轻巧、结实，设计也很人性化、舒适度高。这些桌椅架子基本为不锈钢，材质好，重量轻，结构简单；桌面为复合材料，工艺水平较高，经久耐用。许多公办桌椅是上世纪60—70年代的，至今仍在继续使用。而更让人难以理解的是，包括计算机在内的许多办公设备是租借社会专业租赁公司的。其目的只有一个，就是节约开支，控制行政成本。
在日本政府大楼里，看不见笔记本电脑，日本是上网最便宜的国家，但一般公务员工作时间不能上网，需要联系就用电话或传真。政府机关开会用的讲稿经常是用已经过时的新闻稿的背面打印，从不用未使用过的纸。政府机构发给新闻单位的新闻稿和相关资料，基本上都是双面复印的。这样做虽然会让工作人员麻烦点，但可以减少50％的用纸量。长此下去，省下来的资金是相当可观的。
在使用公务车上，日本政府也有严格规定。专车原则上只能在领导执行公务的时候使用，不可用其办理私事。但是，大臣和副大臣的通勤属于公务，他们可以由专车接送上下班，但局长一般情况只接送到车站，然后乘坐公共交通上下班。
一般的公务员因公外出用车规定很严，如果是离机关不远，基本上都是步行，如果离开机关比较远，大多骑自行车去。为此，总务省还为每个局配备了自行车。需要带资料等物品，乘坐一般公共交通不是很方便的场合才使用共用车。一般政府公务员出差，乃至到国外出差，都乘坐电车、公共汽车、飞机等交通工具，利用公共交通设施出行。
另外，对于行政成本来说，不仅包括行政的显性成本，也包括隐性成本；不仅包括行政过程的直接成本，也包括间接成本；不仅包括行政过程中发生的正常的、合理的、合法的成本，也包括行政过程中的非正常、不合理、不合法导致的成本；不仅包括行政作为发生的成本，也应包括行政不作为引发的成本；不仅包括行政的“会计成本”，同时也包括行政的“经济成本”和“社会成本”。根据这些原则，我们认为行政成本的一般结构与功能可以作如下描述：
第一层是“维持成本”。这种成本在整个行政成本结构中处于核心地位。其功能是维持行政机构存在。其基本构成包括人员的工资、津贴、福利等。显然，没有这部分成本，行政机构及行政行为就失去依据。
第二层是“组织成本”。这部分成本是行政机构所谓的“开门费”，其基本功能是适应行政机构内部需要，在组织建设、人员培训、物质技术手段配制上给以经费支持。这部分成本包括办公费、组织活动费、人员培训费、办公设施建设费、办公用具用品配制费等等。显然，没有这部分成本，行政机构是无法运转的。
第三层是“公务成本”。这部分成本的主要项目有会议费、差旅费、通讯费、交通工具使用费，以及用于各种专门项目的费用等。
第四层是“业务成本”。所谓业务，主要指属于上述事务之外的、行政机构介入经济活动的成本。分两块，一块是赢利性业务成本，像政府投资或经营公有制企业或混合所有制企业，由此发生成本；一块为政策性业务成本，如政府为经济调节、指导经济活动而举办的事业和发生的成本。这两类成本均可由广义企业成本计算它们的开支。
第五层是“灰色成本”和“黑色成本”。所谓灰色成本，指制度外发生的成本，包括乱收费、乱罚款、乱集资、乱摊派等等违规收入和支出，以及由于这部分费用的发生而间接增加的支出。所谓黑色成本则指直接支付给行政机构或人员的“租金”（贿赂），和由受贿行为间接引起的其他支出。
这五个层次的成本可以归类为三大成本项目。即由第一、第二两层组成的“生理成本”，第三、第四层组成的“功能成本”或称“有效成本”或称“产出成本”，第五层独立形成的“异化成本”。
因此可见，“消除异化成本”，“压缩生理成本”，“提高功能成本的产出率”无疑是降低行政成本重要途径。
