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第4章 做事需分清轻重缓急(1)

在现实生活中,很多人分不清事情的轻重缓急,以致把时间都浪费在不重要的小事上,等意识到重要的事情还没有做时,已经来不及了。为了避免这种情况,做事时,我们一定要分清轻重缓急,一定要有章法、有条理,把重要的事情安排在第一位,不让那些毫无意义的问题干扰自己,不纠结于小事。

制定时间顺序表,从容做事

一个人在自己的一生之中要做很多事,小到吃饭、喝水、睡觉、走路,大到上学、工作、结婚、生子等,这些事情将人们的生活填得满满的,并在不知不觉中用光了人们的时间。每个人的时间都是一样的,不同的人有不同的时间分配方式,而不同的时间分配方式则造就了不一样的人生。那些能够合理分配时间的人,往往做事效率很高,能够很好地实现自己的人生价值;而那些整日浑浑噩噩,不懂得如何利用时间的人,则做事没有效率,一生无所成。

时间就是生命。如何分配时间直接决定了一个人做事的效率和成功的概率。凡事都有轻重缓急之分,重要的事情应该多安排时间,不重要的日常琐事则要少占用时间。花太多的时间在不重要的事情上面,浪费生命,实在可悲。

只有把时间安排得合理的人才能自如地应对生活中繁杂的事务。每个人都是自己时间的主人,为自己制定一个时间顺序表,这样时间就不会被那些微不足道的小事占用,腾出来的大量时间就可以去建功立业,做更多更有意义的事情了。

著名数学家华罗庚在他的《统筹法》里举过这样一个例子。

想泡壶茶喝。但当时的情况是:开水没有;水壶要洗,茶壶、茶杯要洗;火生了,茶叶也有了。怎么办?

有三种办法。

办法一:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。

办法二:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶、茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。

办法三:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶、茶杯,泡茶喝。

办法一总共要用16分钟,而办法二和办法三都需要20分钟,办法一做事的顺序很适当,节省了时间,是最好的办法。

这个例子能够给我们很多的启发。其中尤为重要的一点是,只要合理地安排好了做事的顺序,你做事就会省时省力,而且又快又好,甚至能有时间去从容应对其他事情。

倘若你对生活的繁杂事务还没有头绪,对未来还没有规划,那么,每天都会有数不清的小事向你涌来。对你来说,制定一个时间顺序表是必要的,把自己想做的事情和自己必须做的事情放在时间表里,排好顺序,就不会被那些不必要的小事所困扰,也可以从容处理自己应该做的繁杂事务。

有这样一则寓言:

一个哲人看到一个农夫在砍树,每一斧下去都只能砍下一小块树皮,斧头实在是太钝了。

于是,哲人问农夫:“你为什么不把斧头磨快了再砍呢?”

农夫回答说:“我没有时间磨斧头!”

在这个寓言里,农夫没有安排好事情的顺序,磨快了斧头不是可以更好地砍树吗?但农夫很急,他要马上砍树,以便更早地砍倒大树。

俗话说:“磨刀不误砍柴工。”有的事情并不是早做就可以早完成的。因此,我们在制订时间顺序表的时候,还须掌握以下原则。

1.重要且紧急的事情应该放在第一位

这些事情由于它的重要性和紧急性,所以应立刻或者在近期内必须做好。如果它的紧急性是由于拖延造成的,那就不能再拖延了。这些事情在顺序表上应该排在第一位。

2.重要但不紧急的事情应该放在第二位

举个例子,考一个高级会计师证书对你来说是重要但不紧急的事情,你却被一个紧急的小事影响了,没有及早安排好复习时间,导致了高级会计师资格证书没有考到,损失的是近10万元的年薪,而那件紧急的小事给你带来的收益只不过几十元而已。这种不紧急但重要的工作对生活和事业都会有很大的影响,如果你不及早采取初步行动,它们就可能被无限期地拖延下去。

3.紧急但不重要的事情放在第三位

这种安排方式有时需要做适当的调节。如果有人要你去主持会议,或者发表演讲,或者去参加会议,一般你会把这些事情作为次优先级别来考虑,但如果有人当面请求你去做,而你当时想不出婉拒的理由,就得马上去做了。

4.不紧急也不重要的事情放在第四位

因为既不重要又不紧急,虽然可能是很容易完成的工作,但必须放在紧急和重要事情的后面。如果你坚持先做简单的小事,那你就会发现自己的时间都被小事给占据了,重要的事情和紧急的事情则被耽搁了,这是得不偿失的。

5.浪费时间的事情放在最后

事后觉得没必要做的事情就等于浪费时间。确定一件事情是不是浪费时间是需要经验的,我们要在时间管理上时常总结。

不过,上面的五条规律并不是一成不变的,要根据实际情况做些调整,因为每个人的具体情况都是不一样的。总之,只有有条不紊地做事,才能做得出彩,有计划的人生才是成功的人生。人的生命是有限的,时间也是有限的,经不起大把地挥霍。给自己制订一个合理的时间顺序表,让自己能够从容应对繁杂的事务,你的生活将会从此不同。

做事要有章法,先做最重要的事

卡耐基曾经说过:“我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,所以我选择先做重要的事情。”做事需要有章法,不能“眉毛胡子一把抓”,要分清轻重缓急,这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理,避免拖延。

最近的一项调查结果显示,美国的普通家庭平均每天消耗在看电视上的时间长达7个小时。虽然看电视作为一种娱乐消遣无可厚非,但是大多数电视节目是毫无意义的,在看电视上花费太多的时间就有问题了。和看电视相比,学习、工作、陪伴家人等事情更加重要,可是因为把时间都花在看电视上了,很多美国人没有时间去做那些更加重要、有意义的事情。

科学合理地安排做事的优先顺序,给最重要的事情留出最充裕的时间,这才是最有效率的做事方法。很多人做事不讲究章法,也分不清事情的轻重缓急,往往琐碎的小事做了一大堆,等到要做重要的事情时,已经没有时间了,以致手忙脚乱、忙乱不堪。做事要懂得把握尺度,要把最重要的事情放在第一位。

一位老师把一个瓶子放在桌子上,然后找来一些石块放进瓶子里。瓶子放满后,老师问学生:“大家说,这瓶子是不是满的?”

“是的!”众人齐声道。

“是吗?”老师笑了笑,然后又找来一些碎石子从瓶口倒进去。摇了几下后,又加了一些,又问:“看看现在是不是满的?”

这次大家没再像第一次那样肯定了,含糊地说:“也许没满。”

“很好!”老师说着,又找来一些细沙,慢慢地倒进瓶里,又问道:“现在请再告诉我,这个瓶子是满的吗?”

“不是。”又是异口同声,这次听起来大家都十分有把握。

“好极了!”老师又拿出一瓶水,把水倒进那个看起来已经被石块、碎石子和细沙填满的瓶子。

倒完后,老师正色问:“对此,大家有什么启发吗?”

一位学生站起来说:“一个人,工作再多,行程再满,只要挤一下,就可以做更多的事情。”

老师听后点头道:“不错,不过这并非我要告诉你们的关键信息。我想要大家知道的是,倘若你不先把石块放进瓶子,你将没有把其他东西放进去的机会。”

你在做事之前都有自己的计划吗?你是否经常给紧迫的事情而非重要的事情安排进度计划呢?我们经常疲于应付所谓紧迫但未必重要的事情,而普遍将重要但不紧迫的事情,当成是有时间才做,没时间就不做的事情。

在做事的时候,应该先做重要的事情,否则就是本末倒置。在生活中,一定要先做重要的事情。就像人活着,生存是最重要的事情,每个人都要首先解决生存问题,才能考虑如何活得更好。

有个人要搬到新家去,他想让自己的庭院更美丽,所以请了一个园艺学博士来帮他设计。他一再向园艺学博士强调他的设计要求:“不能在庭院打理上花费太多的时间,但庭院里的花草要长得很好。”听完他的话,园艺学博士对他说:“我想你应该事先明白一个道理,那就是,没有园丁就不可能有美丽的花园。”

这个人害怕在庭院打理上花费时间,是因为他认为弄好庭院一定是很费时费力的事情。其实,他忽略了一个很重要的事实,那就是对于这个庭院来说,最重要的是花草。只要他找出其中最重要的花草,用心去栽培,只要花一点点时间就可以让庭院很漂亮。因为其他的花草只要装上自动浇水系统就可以生长得很好。

人生很多事都和庭院里的花草一样。我们首先要做的是找到人生花园里最重要的花,然后去用心培育。

有个人受聘担任某大学商学院院长。他一上任首先研究商学院的大概情况,发现当前最迫切需要解决的事情是资金短缺问题。而他知道自己的筹款能力很强,于是就很明确地将筹款列为当下的首要任务。

这时,问题产生了。过去的院长都是以院内的日常事务为工作重心,而这个新院长却总是神龙见首不见尾,因为他正忙着在全国到处筹款呢!所以,在日常事务方面,他便不像前任院长那样事必躬亲了。而且教授们有事找他,都必须先通过他的行政助理,这引起了教授们的一片非议。

没过多久,新院长筹集的资金陆续到位了,各种科研经费都得到了解决,教授们这才理解了新院长的做事方法,并且由衷地佩服他。之后,教授们每次看到新院长都会说:“你只管去忙那些重要的事,你的行政助理干得很好,我们有事找他即可。”

新院长懂得先做最重要的事情,在他的带领下该大学商学院发展迅速,而他本人也多次受到上级领导的表扬和嘉奖。

不管你面临的事情有多少,你永远应该先做最重要的事情。如此坚持下去,你将会逐渐接近自己的人生理想,并最终获得成功。

请把自己认为最重要的事情列出来,并把它摆在第一位,这样,你就不会因为某些不重要的事情浪费精力和时间。把握好做事的尺度,永远先做最重要的事情,是高效率的保证,是你通往成功的捷径。

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