标题。即表单的具体名称，一般应揭示出单位名称、用途、单证形式等内容，有时也省略其中的一项或两项。标题应注意慨括和醒目，注意提高专指性，使不同表单的标题有明显的区别，以方便使用。标题位于表格外框上端线以上，应居中排列，字体字号通常要与表内文字有所区别，有时还需以曲线或黑曲线、双正线缀在标题之下作为装饰以使其醒目。
正表。即由若干纵横交叉的直线组成的封闭式的表格。表内纵线之间为列，横线之间为行，纵线与横线共同组成的一个个封闭线框为栏。栏有两类，一类是由表格设计者预先设定并标有数据名称的项目栏，另一类是由表格设计者预留供填写者记录相应具体数据的空白栏，空白栏紧接在相应项目栏的右侧或下端。在特殊需要的情况下，一组有密切关联的数据名称可构成一个项目栏，以这些数据共同的上位概念作为这一项目大栏名称。
某些情况下，公文处理工作常用表单正表也采用类似统计表的式样，与上述基本式样的不同点主要在于：把表格内从左至右，从上至下数第一栏规定为一个特殊项目栏，以斜线将其一分为二或一分为三；分别概括若干数据组的名称或数据名称。
说明。即对表单用途或填写方法的介绍或解释。一般位于表格的下端或左上端，要求其文字务必简洁明了，且不得与表内有关数据相混淆。由于公文处理工作表单的使用者大都为专兼职文件管理人员，他们对这些表单大都比较熟悉，为此，除特殊需要外，“说明”可尽量减少。
（三）设计要点
在设计公文处理工作用表单时应注意如下几点。
1．表单用纸的规格尺寸应规范统一，随文运转的应同公文纸张规格(A4型297mm×210mm)保持一致纸质应较好，以便于使用和长久留存。
2．表单应明确划定图文区（可印刷或书写符号的区域）与空白区（不能印刷或书写符号的区域），两区域的尺寸及位置应符合国家有关标准的规定，并应注意为装订和保管与填写使用提供便利。
3．表内各栏目的设置及位置的确定应注意与工作需要保持适应，要突出重点数据，同类数据应相对集中排列，项目栏与相应空白栏的位置应保持从左至右，从上至下的一致性。
4．为表单的准确性填写创造条件。应以多种方式明确每一数据单位的精确含义，避免同一数据有两个及两个以上名称，避免同一名称有两个及两个以上含义。应注意以多种形式确保数据的完整准确，如日期的设计就应采用：日期：--年--月--日的形式，而最好不要设计为日期。
5．保持表单简明的特色，尽可能简化项目，避免不必要的重复。
6．提高表单的通用化程度，兼顾手工处理与机器处理方式的需要，力争尽可能减少同类表单具体形式，要扩大同一表单的具体用途，减少格式数量。
7．表单用纸及字迹的颜色应有利于清晰复印和进行缩微复制。
8．字体字号应根据所表达内容性质的不同有所变化，表达相同内容的应前后一致。
9．正确选用表格线条，表内线一般用细线；粗线可用来印制表格外框；点线可用于印表内细格的界线，曲线、黑曲线可印标题的装饰线。
10.栏内文字一般应均匀对称分布，整段文字应在起首空一格，回行顶格，最后不用标点符号。
Il.设计联单式表单时应注意保持相同位项（供复写）坐标位置的精确，并尽可能将这些位项集中排列以方便填写。
附录三：
公文处理的任务、特性与原则
一、公文处理及基本任务
公文在各级各类国家机构和其他社会性组织（政党、人民团体、企业事业单位等）处理公务的活动中，有着广泛的用途和特定的功能效用，是公务活动的重要工具之一。围绕公文形成并产生功效的过程，存在着以有关国家机构和其他社会组织（为行文方便，以下简称为机关）中各级各类工作人员为主体的公文处理活动，这项活动构成公务活动的重要组成部分，它创造了公文并为其提供了产生实际效用的条件和基础。
公文处理就对公文的创造、处置和管理，即在公文从形成、运转办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的完整生命周期中，以特定方法和原则对公文进行创制、加工、利用、保管料理，使其完善并获得必要功效的行为或过程。
各类公务活动对公文的普遍依赖性．，使公文处理成为这些公务活动的重要组成部分，并对这些活动的方式、程序以及效果产生一定影响。
公文处理在公务活动中所承担的基本任务就是及时、准确、有效地创制加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。这一基本任务具体分解为：
(1)创制文件，即根据公务活动的需要和要求，对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，并撰拟成为文稿，经审核、签发等环节完善和确认其正式效用之后，再经注发、整理、印制等步骤，最终形成正式文件。
(2)传递文件，即将创制完毕文件，根据有关规定递送给收受机关。
(3)办理文件，即根据法定的职责和权限，收受来自有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、传阅、注办等工作环节，对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息，解决文件所针对的工作问题（包括创制新文件的方式）。
(4)处置办毕文件，即根据一定标准对办理完毕的文件的归宿做出安排：对在规定立卷归档范围内的文件做系统化整理与编目，编立成案卷，并在规定时间内移交档案部门；向原发文机关或其他有关机关清退在规定退还范围内的文件；销毁已不具备留存价值文件；暂存既不在规定的立卷归档范围，又不能马上予以销毁的文件。
(5)管理文件，即为使上述四项任务能有效完成，进一步发挥或放大文件的功效，对文件实施科学、系统的保管、料理措施：文件的收发、传送，登记、分类、清理，用印、签注（注发、注办等），检索，提供查阅，催办、查办，以及对文件机密与安全的维护等。
二、公文处理活动的特性
公文处理是公务活动的组成部分之一，同时，它又具有区别于其他公务活动的特殊属性。认识并理解这些属性是人们掌握公文处理规律，使之产生更大功效的基础。
公文处理活动的基本属性主要包括：政治性、辅助性、技术性。这些基本属性分别有一系列特殊的表现形式。
（一）政治性公务即关于国家或集体的事务，公文就是为处理这些事务而存在的。这一点使以创制、加工、保管料理公文为内容，以使公文完善并获得必要功效为目的的公文处理活动，更主要和更直接地成为国家管理工作的组成部分，因而具有很强的政治性。
公文处理的政治性主要表现为极强的严肃性、周密性、机要性。
公文处理的服务对象，主要是事关至要、威严肃正的政治统治，为此其活动责任重大，必须严肃郑重、一丝不苟、认真细致地进行，这就是公文处理的严肃性。
公文处理必须有助于建立和巩固有序、有效的政治统治，为此，其自身就必须程序规范而严格、制度周致、责任清楚、手续缜密，各项活动有条不紊，这就是公文处理的周密性。
公文处理关涉要务和机密，为此其自身必须具有完善而有效的保密机制，维护事关国家根本利益的各项秘密和要务的安全，这就是公文处理的机要性。
公文处理政治性要求：要重视和加强人员队伍建设，使参与公文处理的所有工作人员都具有良好的政治素质和职业道德修养；要建立严格工作制度体系，确保各个工作环节严谨周密；要建立行之有效的保密机制，确保公文中机密的安全。
（二）辅助性公文处理是公务活动的组成部分，而且是以为解决各种公共事务问题（主要为国家管理工作）提供基础和条件的方式，存在于公务活动中的。这一点就使公文处理成为国家管理工作的辅助性活动：它自身并非是一项管理职能活动，但却能向各种管理职能活动（组织、指挥、决策、监督控制、协调等）提供所必需的信息，以这样一种特有的方式，为这些活动的有效进行创造条件，提供可能。
公文处理的辅助性，主要表现为很强的分布性、业务性。
公文处理不是一项管理职能，却能为各项管理职能提供服务，这使得它虽有独特的功用和内容，却不能像管理职能那样被分割，被专门的职能机构或人员所独立专承，而必须由承担不同职能、责任的各种机构和各层次的工作人员共同参与、共同承担、共同完成，因而在工作任务的承担上表现出很强的分散兼承的分布性特点。
基于相同的理由，公文处理活动渗透于各项管理职能的履行过程中，与一个机关承担的各项业务工作密不可分，浑然一体。特别是在公文办理过程中，由于办文旨在办事，“质”在办事，为此，其业务性非常明显。
公文处理的辅助性要求我们：要确立系统管理的观念，从整体优化的角度，处理好公文处理与业务活动的关系；要加强全员教育和培训，全面提高所有工作人员的业务素质和公文处理技能水平；要坚持集中统一管理的原则，加强对公文处理过程的有效控制，克服一切各行其是的倾向。
（三）技术性公文处理活动几乎有与人类文明史一样悠久的历史，反复的实践使人们对其中的客观规律性不断加深认识，并逐渐形成和积累起系统而行之有效的经验和技术性的知识、程序、方法和技巧，特别是在近现代社会，随着各种科学原理和技术规律不断被发现、发明并投入实际应用，有关的管理技术、信息技术也不断被公文处理工作所采用，从而使这项工作逐渐成为由多种具体门类技术构成的技术性活动。
公文处理活动的技术必须要表现为较强的专业性、稳定性。
公文处理活动包含多种门类技术的应用，这一点促进了这项工作中分工的发展。
为遵从特有的技术规律，人们需要对这项工作实施专业划分；需要对从事这项工作的人员实施专业培训；需要培养相关的专业人才；需要建立专业队伍、建立专门机构……。这就是公文处理的专业性。
公文处理活动的特有技术规律，还要求这些活动自身必须在能适合客观需要的前提下，保持相对的稳定，包括在有关的程序、制度、方法、机构设置、人员分工等在内，均不宜频繁变更，以确保工作人员能熟练掌握和运用各种技术，并以此推动工作质量与效率的提高，这就是公文处理的稳定性。
公文处理的技术性要求我们：要认真遵行技术规律，不断学习和应用新技术；要注重专业化建设，提高专业化水平；要注意保持公文处理程序、制度、方法、机构设置、人员分工等方面必要的稳定性。
三、公文处理活动的地位
公文处理是使公务活动的重要工具一公务文件得以形成和产生实际效用的重要活动。公务活动对公文的广泛依赖性，公文处理活动对公文形成和生效所产生的影响，使公文处理在公务活动中占有不可替代的重要地位。
（一）公文处理是公务机关实现管理职能的必要条件公文是对公共事务实施处理和管理的公务活动的产物，公文处理就是为形成公文和使之产生效用，进而为实现各种管理职能提供服务而进行的工作活动。
不管具体业务范围怎样，各种公务机关管理职能大都由组织、指挥、决策、监督控制、协调等基本职能构成，欲使这些职能得到有效实现，需要得到必要的信息支持，即从有关方面得到适用的信息，如果失去这种支持就意味着失去这些基本职能活动自身。因为从对这些活动过程的分析可知，它们无一不是对有关信息的加工、利用过程：信息从来就是组织的“粘合剂”；是指挥的基础；是决策的前提；是监督控制的依据；是协调的工具。也正是在这个意义上，人们通常认为，管理的过程也是信息的加工和利用过程。
当然，在各项管理职能的实现过程中，所需信息有组织地被传递和利用是需要借助于各种信息记录的，而且由于这些信息中的主体部分是与管理性质和特点相适应的权威性和凭证性信息，因此，这些信息记录又主要是可以有效传递权威性、凭证性信息的公务文件。从这样的意义上，各项管理职能对信息的依赖又主要和大量地表现为对公务文件的需求，也正是从这样的意义上，使公文得以形成并产生实际效用的公文处理活动就成为公务机关实现管理职能的必要条件。
（二）公文处理是国家文化事业的重要基础之一国家的文化事业是由包括档案事业在内的多项具体事业构成的。由于档案是从文件，并且主要是公文转化而来的，档案工作的对象是由公文处理活动积累并提供的，因此，公文处理是档案事业的基础，同时也就构成了国家文化事业的重要基础之一。
档案与文件特别是与公文之间在“血缘上”的密切关系，使公文处理活动对档案事业的兴衰有很大的影响，公文处理活动的质量常常可以制约或促进档案事业的发展，进而对国家整个文化事业的发展产生相同或相似的影响。
综上所述，无论对于公务机关实现管理职能，还是对国家文化事业的发展而言，公文处理活动都是一项条件性、基础性的重要工作。
四、公文处理基本原则
公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特殊规律，遵行一定的原则。这些原则是对客观规律的正确反映，既是对公文处理活动的基本要求，又是衡量公文活动优劣的质量标准。
（一）法制原则法制原则是指通过法律、法规、规章和制度对公文处理活动加以调整和规范，将处理方法手段、程序手续、行为方式与准则法规化、制度化，在公文处理活动中处处依法、守法，杜绝违法行为，同一切违法行为作斗争。具体要求是：
首先，要充分立“法”，使公文处理有法可依、有制可循。
其次，要坚持依“法”办事，在公文处理方面处处事事严格依法守法，不管公文内容还是形式，不管办事的准则还是方法程序，决不与法律和制度规范相抵触。
最后，要坚决纠正并依法制裁违法违规行为，应建立起有效的监督机制，务使各种违法违制行为能得到及时的发现和纠正，并受到相应的处罚或制裁。
在公文处理活动中，坚持遵行法制原则是十分必要的、必须的，也是可行的。
依法行政、依法理事、依法处理公务是现代管理、现代公务活动的特点之一。因此，作为公务活动的一部分的公文处理活动也必须有法、依法、执法。只有如此，公文才能产生在法律制度的强制力和严肃性保障之下的现时执行效用，才能使从事公文处理活动的工作人员有所遵循，权利、义务、责任明确，程序手续完整周密，方法措施确定，工作质量稳定，高效率高可靠性地履行职责。也只有如此，才能提高公文处理的科学化水平，赋予行之有效的一系列工作原则、方法、程序以应有的地位和权威性，保证其得到有效的推行。
