书面沟通是一种庄重的沟通方式。在字里行间体现的是主人的细腻的心思、真挚的情感和敏锐的思维，对方能够从中读出真诚、深情和做人的修养。书面沟通不如口头沟通来得直截了当，但却给人言有尽而意无穷的回味。一封情书、一封家信、一句贺词，难道不是最生动、最美丽的内心独白吗？
★鸿雁传书，一切尽在不言中
通信是一种常用的交流手段，虽然社会的进步，手机的出现，电话的使用频繁，但有的时候还是要用写信，才能表达我们的心意，而且也较为方便和便宜。最基本的通信礼节是有信必复，不能拖延。有人很高兴收到别人的来信，但是却不及时回信，一拖再拖或干脆不复，抑或草率从事，这都是对别人的不尊重。
1. 写信
通信要求按照固定的格式，字迹清晰工整，语言连贯、流畅，逻辑思维严密。书信不应随便乱涂乱改，不会写的字可以查字典，但是不能偷懒地注上拼音或以同音字来代替。
使用打字机打出的私人信件，最好在末尾再写上几行亲笔字，至少也要有亲笔签名，以示尊重。写信用钢笔为最好，不宜用铅笔。
话语要表示亲热。没有亲属关系的，可称“某某同志”，也可按职务称为“某某教授”或“某经理”之类，对高龄者也可称“某老”；给平辈写信，一般名字前面不宜冠姓，有无亲属关系均可称兄道弟，并没有特殊要求。对于有名有字者必须用字称谓以表严谨。写给小辈，有亲属关系的，可用名字加称谓，也可称呼其名；无亲属关系的，可称呼“某某同志”、“小王”、“小李”之类的。信的开头要有问候语，问候语可长可短，即使只用“你好”两字，也会体现出发自内心的一片真诚。
信中的称呼要根据实际情况，依对方与本人的关系而定，一般关系应用尊称，关系特别密切的人之间可用昵称。
信件是交流感情的手段，信的内容不必拘谨，可以在信上充分表达自己的思想和感情，使之具有鲜明的个性。一个有教养的人不应在信中只谈论自己，而应适当向对方表达自己的关心。
写信结束后，犹如向朋友告别，道一声“珍重”同样是非常重要的。祝贺语有格式上的规范要求，一般分两行书写，上一行前空两格，下一行顶格。祝贺语可以套用约定俗成的句式，如“祝你健康”之类，也可另辟蹊径，触景生情。
敬语、谦语在书信中的使用频率很高，如称别人的书信为“大礼”、“惠书”，读别人的信为“捧读”，信末署名自称“后学”、“愚弟”等。
信写好后要按规范叠好装入信封。信纸不要乱折乱叠。信封书写要正确、清晰。这是一种对邮递员的尊敬。收信人的名字后面，要写上“同志”、“先生”等称谓，不能写“外公”、“阿妹”之类，因为这不符合邮递员与收信人的关系。邮票要贴在信封正面的右上角。通信自由是受法律保护的，任何人不得私拆、偷看他人信件，亲人也不例外。对他人的信件在收到后要妥善保存，不要乱塞乱扔，或者拿来包东西，要妥善保管信件。
2．回信
信件本来就是一种相互往来的过程，收信后必然要回复。
见信如见人，收到信件后一连几天不看，犹如把客人拒之门外，这是很不应该的，而且拖延看信可能会延迟某些重要的事项和信息。根据来信内容，决定是否复信、何时复信和如何复信。在复信时，最好说一句是几月几日收到你的信，以免让对方担心信件是否送达。
有些来信可能是求教某个问题或托办某件事情，收信人应明确予以回答。凡是应该帮助而自己又能帮助的，应尽可能伸出援助之手；如果爱莫能助，则应坦诚地说明情况，以取得对方的谅解，并且不致耽误对方及早寻找其他方法。自己可以帮助一臂之力时又办不好的事，也应先给对方复信，以免对方久等。总之，对来信提出的要求，收信人应该坦诚相对，置之不理或避而不答，是不合礼仪要求的。
有时由于种种原因，例如地址更换、出差在外、转信人耽搁等，导致收信人没能及时收到来信，甚至因此贻误了办事的时机，对此，收信人应在收信后立即向对方说明事实情况，取得对方的谅解，并尽可能设法采取一些弥补的措施。
对于社会知名人士来说，由于经常收到一些不相识的崇拜者的来信，最好请人专门帮助回复，或者挑出部分信件自己回复，保持与大众的交流与联系。因为对这些信件一一答复，显然是不可能的，一概不理不问，视而不见或视若包袱，也是不合适的，同时还可以选择适当的机会和方式，如通过新闻媒介，向来信者表示自己的谢意。
有效沟通
书信是日常生活中离不开的沟通手段。一封热情洋溢的信给人以激励，含蓄的信给人以温馨，慰问的信给人以关怀，所以，书信是表达关怀和问候最朴实的方式。
★写个字条（便笺），沟通更简单
如果想表达急切之意，或有重要的事宜要说明，没有比写个字条或便笺更方便省事的了。在日常生活中，如果我们有什么事情要告诉另一方，或委托他人办什么事，在不面谈的情况下就会选择便条的方式来传达。
在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人代交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而却反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。
便条不像应用文和公文那样有着严格的写作要求和规范，对格式、文字表达一般比较随意。便条主要用来向对方传达重要的信息，因此说明事情的主要内容、时间地点、人物、场景是便条的关键。
便条的篇幅通常短小，有时只用一两句话来概括内容大意。便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。
便条的文字一定要清楚、明白，字迹工整，标点准确，不能有歧义和含糊其辞的语句。用语要通俗而规范，保证对方一目了然。
便条所选用的纸张应干净、整洁，最好是一整张纸。不要用带字的纸或报纸当便条纸，也不宜用废旧的、破损的纸写便条。为了更尊重对方，最好选择专用的便条纸和便笺。
依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是代交给对方，均应装入信封之中，一同送交。如果对方是自己亲近和熟悉的朋友、亲人，便条可直接放在桌子上，不必装入信封。写好的便条一定要放在显眼的地方，保证对方能够及时看到。
在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。
下面是一则邀约他人的便条示范：
×××先生：
兹与远大集团公司杨林董事约定，下周五中午12时在四川酒家共进工作餐。敬请光临。
杨青青留上
5月2日
有效沟通
便条虽然方便简单，但也不能任何事情都用便条来传达。如果一些紧急的要事写在便条上，而对方不能及时看见，就会误事。便条的信息要保证时间的有效性，必要时要注明日期和期限。
★感谢信，让你的谢意更深情
感谢信是集体单位或个人对关心、帮助、支持本单位或个人表示衷心感谢的函件。根据寄送对象不同，感谢信可以分为三种：一种是直接寄送给感谢对象，一种是寄送对方所在单位有关部门或在其单位公开张贴，还有一种是寄送给广播电台、电视台、报社、杂志社等媒体公开播发。
感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短，中文200字左右即可；对收信人为自己做的好事了然于胸；把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词；表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果对别人有所承诺应切实可行，能说到做到。感谢信的用语要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好一个度，不可过分雕饰，否则会给人一种不真实、虚伪的感觉。
感谢信的结构由标题、称呼、正文、结语四部分构成。
标题。第一行的正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。如果写给个人，这三个字可以不写。有的还在“感谢信”的前边加上一个定语，说明是因为什么事情、写给谁的感谢信。
称呼。？第二行顶格写对方单位名称或个人姓名，姓名后面可以加适当的称呼，如“同志”“师傅”“先生”等，称呼后用冒号。如果感谢对象比较多，可以把感谢对象放在正文中间提出。
正文。畅叙情谊，或表明自己来访的意图、诚意，申述有关的愿望。这一部分要写清楚对方在什么时间，什么地点，由于什么原因，做了什么好事，对自己或单位有什么支持和帮助，事情有什么好的结果和影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。
结语。祝愿，或再次表示谢意。
写感谢信要注意下面几点：
叙述对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。
信中要洋溢着感激之情。在叙述事实的过程中，除了要突出对方的好思想和表示谢意外，行文要始终饱含着感情。这感情要真挚、热烈，使所有看到信的人都受到感染。
写表示谢意的话要得体，既要符合被感谢者的身分，也要符合感谢者的身分。
感谢信以说明事实为主，切勿不着边际地大发议论。
下面是一篇感谢信范例：
××参观团团长雷××先生的答谢词
×部长××饮料厂公关部的同志们：
我们今天初临贵境，刚下飞机就得到你们的热情接待。刚才陈部长还给我们详细介绍了情况和经验，给我们周到地安排了参观和吃饭、休息，使我们感到就像回到家里一样亲切、温暖，谨让我代表参观团的全体同志向你们——并通过你们向厂领导和全体职工致以衷心的感谢！
××饮料厂因其生产的高级××牌健康饮料质量上乘和慷慨捐助群众性体育活动而闻名全国。我们虽然远在千里之外的大西北，××饮料的名声也早已如雷灌耳。我们这次远道慕名而来，不仅想看看你们是怎样生产、学习和生活的，而且想要学习你们改革开放的新思想、新观念和宝贵经验。刚才×部长介绍的3条经验已经使我们感到耳目一新。在今天的参观访问中，我们一定能够学到更多的东西。我们参观团的成员全部来自企业，虽然不都是做饮料的，还有做电器的、微机械的、做家具的等等，但我们相信，你们的宝贵经验于我们都会有极大的帮助和启发。
再次感谢东道主的盛情！
谢谢！
有效沟通
感谢信以感谢为主，兼有表扬，表达谢意时要真诚，说到做到。评誉对方时要恰当，不能过于拔高，以免给人一种失真的印象。
★邀请函，带着庄重去请客
邀约之礼是社交中比较高档的礼仪规范。在庄重的社交活动中，如果想邀约他人参加活动、出席会议或参加宴会等，书面邀约就要比口头邀约、电话邀约更显得你有诚意。比如，给他人发个请柬，邀请对方来参加宴会或生日寿诞之礼，给对方单位发送一个邀请函，共同参加交流会或展示会等，既能表示出对对方的尊重，又尽显大家风范。所以，书面邀约是一种体面又高雅的沟通手段。
1. 请柬
在正式邀约的诸多形式之中，档次最高也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上，都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
