日本的许多企业最讲究开会效率，绝不开无用的会。他们每次开会之前，都在会议室里张贴本次会议的成本，多少人参加，开多长时间，每小时工时费用，最后累计起来公布，使主持会议的人和参加会议的人心中有数，开短会，开高效率的会，不说废话。日本的会议室不像我们国内这么舒适，而是十分简陋，不但无烟无茶，而且没有椅子，开会的人都站着开，用简陋的条件控制会议的长度，管理时间资源，提高开会的效率。
如果去一家公司求职，一定不要忘了问问这家公司“开会”多不多。如果对方说很多，那可能表示这家公司管理很多问题，需要不断的开会来解决。这种公司，命运堪忧，不去也罢。
“会议”在行政沟通中，属于平行沟通的一种。其他两种叫做上行沟通及下行沟通。平行沟通顾名思义是平辈的沟通，是平起平坐的沟通，所以倚赖的是共识与了解。可惜，中国式的会议多半请的是一个“高级主管”当主席，所以会议经常流于“争议”、“报告”、“听训”等过程，而无“决议”产生。这类会议通常有3∶3∶3的模式。
何谓3∶3∶3模式？可以用两个方向来解释。第一个3∶3∶3就是，会议前事情已决定了三分之一；会议中决定三分之一；会议后再决定三分之一。另一个3∶3∶3就是，会议中前面三分之一的时间，用来“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入情况。中间的三分之一时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍究不明就理，直到最后三分之一的时间，是“议案表决”，这时大家才快马加鞭，大事化小、小事化了。也就是到了最后那个三分之一，才会有个虽不满意、但可接受的结论。
了解这个会议的模式之后，我们几乎可以想到几件事，会议是时间多少、人数多少并没有多大的意义，或许，时间愈短、人数愈少反而更能凝聚共识。
如何做好会议的时间管理
如何做到会议的时间管理，下列几点可以做为思考的依据：
务必清楚地说出您为什么开这个会议
请把会议的目的、您希望会议所能达到的效果和参加会议人员需要带的资料输入会议通知表，然后把通知表分发给参加会议的每一个人。微软的Outlook和其他软件公司的工作计划工具都有会议通知的功能。这样既能节省通知时间，又能够避免大家盲目而来从而降低会议效率的现象。弄清开会的确切目的，可以帮助您决定是否真的需要开一个会议，而且还可以让您的团队知道这次会议能给他们带来什么。所以，无论您什么时候开会，请务必突出会议日程的安排和会议的目的。
准时出席会议
在那些初创业的公司里，这一点需要反复强调。如果您接受了参加一个会议的邀请函，但是您不能准时出席，那么请您提前告诉会议的组织者。
准时开始会议、结束会议。请于会议预定开始的时间宣布开会
千万不要等候那些迟到者，除非您有非常重要的消息要向他们宣布。不要为了那些开会拖拉者而再次重复会议的内容。这只会让他们觉得他们的不礼貌行为是有理的。另外一个值得会议组织者注意的是，喝咖啡饮料和吃点心的休息时间往往是阻碍会议准时开始的一个重要因素。如果出席会议的成员一定要带一些吃的、喝的东西来开会，那么，您应提醒他们在会议开始前就把小吃和饮料带来，而不是在会议开始时才去拿。让一切事情按部就班的最好方法就是在开会当中，由会议组织者出款招待与会者，这样大家就不会离座位去吃东西，影响会议的连续性和效果。
如果您需要延长会议，请另外安排当天或当周的其他时间，与会者则无须重新安排他们正进行的计划。如果您以这种方式去做，您下次开会时，既不会忘了日程也不会迟到。
会议时间下午比上午适当
原因是，上午是黄金时段，需要做思考比较周密的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要将高效率时段用来做低效率结果的事，是一种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定。最好也不要用来开会，避免“议而不决、决而不行”。
制订一份周到的会议日程表，并且遵循它
这将让您很快地达到会议的目的，而且将助您获得预期的效果。开会当中，您可以不时抽出一些时间来检查日程表上的每一项，努力在事先规定的时间内把会议讨论推向高潮，并及时结束会议。如果您觉得还有一些问题不得不需要延长讨论时，那么请设定一个讨论的时间限制，尽量使讨论的内容紧扣中心议题。
有时，与会者自己有个人的工作日程表，那么您最好在合适的时间，逐一问一问他们，这样，您可以更加合理地安排您的开会时间。如果会议进行当中出现一个新的问题，请立即把它加入“有待解决的事情”列表中，等会议结束后再选一个合适的时间和地点，请与会有关成员对它进行讨论。
提前发放会议材料
务必保证所有的文件或材料在会议开始之前送到与会者手里。他们可以有足够的时间思考和消化这些材料。千万不要人为地生造一个类似图书馆的氛围环境（欧美人士称之为“图书馆效果”），因为在这种氛围下，每个人都像第一次到图书馆借书的读者一样，不知道会议的主题，他们在会上第一次拿到开会的材料，然后才开始阅读，结果浪费了许多宝贵的开会时间。
不要接受双重的会议邀请
如果您不能出席会议，请说“不”，并且告诉会议组织者不能出席的原因。（别忘了，在微软的OUTLOOK上有回复功能。）如果会议一定要您参加，那么，请您叫会议组织者重新安排会议日期。而且，请在两次会议之间为自己留出一些时间，因为当会议一个一个接踵而来时，您会发觉在开完第一个会议后再准时出席第二个会议是非常困难的。
会议时间以六十至九十分钟最恰当
重要会议不要超过九十分钟；一般会议六十分钟就一定结束。
采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，早上九点开会开到十二点；十点开也会开到十二点；十一点也会到十二点结束；因此，我们若能在九点四十五分开到十一点；或在下午三点半到四点半，那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
会议场所主席要背对大门
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是为了特定的原因。如果能避免迟到，会议避免常常中断，也可以节省时间。
会议的人数愈少愈好
不要因为这件事只有一点点相关，就找一个人来开会。只要会后把结果告诉这个单位或这个人就很好了。
尽可能采用电话会议或图文电视会议
现时许多的事业单位都会有办公室以外的人参加会议，外地及跨国的差旅费异常昂贵，如果说用可视会议系统，可以减少非常多的费用。
主席需经过议事议程训练
许多主席本身就不知道如何主持会议，主席所负责的是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是要来训话或是做裁判的。否则何必开会，只要主席指示就免得浪费大家的时间了。
会议避免例行性
参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才会进行协调或准备。会议如果每周一次，可以规定每周二或周四下午。或这个规定有弹性，就由“例行性”变成“经常性”，在管理上就更符合时间控制的要求。
会议室不可太过舒适
安逸的环境延缓会议的进行；尤其不可的是有电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样像是来享受的，不像来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
会后纪录应于72小时内送交与会人员跟催
会议纪录需经与会人员签字，及主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有时限。因为，“时限”代表“实现”。
简单的说，会议并不是很好的管理方式，更是时间管理和办公室效率的一大杀手，如果能不开就不开，非开不可就要减少人减少时间。未来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行实时会议了。
§§§第5节应酬的时间管理
什么是应酬
在时间的安排方面，不同职业的人有不同的方法和计划。而这种不同，往往产生一些时间感上的差异。学校的老师在考虑自己的计划时，通常是以周为单位；而出版社的编辑却习惯以日为单位计划自己的工作；新闻者的节奏比他们都快，是以小时为单位工作的；最短的时间安排还要数电视台的编导人员了，他们的习惯是以分、甚至秒来考虑自己的计划。那些终日无所事事的人，可以用几个小时的时间谈论一件毫无意义的传闻，而能干的实业家，在两分钟内的决定，却会产生巨大的经济价值。人们在时间感上的差异太大了。
这就出现了矛盾，就会有不少人因此差异而干扰别人的计划，也必定有人被别人干扰。例如，有时候你使用时间的方式真会得罪别人，让别人心中感到不愉快。每个人都喜欢别人注意他。但是给予别人好感的注意力，非短时间就可以做到的。假如你认为出席儿女的家长会是干扰自己的工作，那么你将发现儿女们老大不快的表情。你这种排除干扰的办法太不高明了。
在我们的生活中，如何应酬恐怕是一件很头疼的事情。卡耐基对此有自己的心得。卡耐基认为，我们每天的日常生活方式，从理论上说，无论如何也说不上是合理的。有许多事情，由于长期的习惯和惰性，变成无理。但你不要企图把这些不合理的习惯打破，不然的话，在应酬上，要遭遇到对方“心理上的抵抗”。所谓“心理上的抵抗”，是指对方认为你不近人情，既然对方有些感觉，你的应酬效果就会大大减低。除了少数人以外，相信大部分的人都并不喜欢应酬。主要原因是很浪费时间，要说很多应酬话，还要陪吃、陪喝、陪笑、赔上自己的时间。
是的，在自己有重要事情要办，而别人又请求你去做其他事时，你必须有所选择。要么放下自己的工作，要么冒惹别人不高兴的险。为了保证自己的时间，你可以选择后者，但必须做得合乎情理。应酬时间的长短问题，在一种适当的应酬上，有很重要的价值。当然，我们要从应酬的本质、目的和种类去加以判定，不可一概而论。但我们要知道，现在的市内公用电话规定基本通话时间是三分钟，这一规定是有过极深刻的研究才作出决定来的。它表示了一件小事情，应该在三分钟内了结。
如果事情不是一说即合，或需要辩论的，就可能花上一小时也说不定。但是一种不变的原则，就是我们应该尽量缩短应酬时间，要提防自己和对方产生“疲劳感”。因为时间这种东西，有物理方面和心理方面的区别，当你和一位知己朋友谈了一小时，而他一看手表，啊呀，12点了，快没有公共汽车了，末班船也快开了……这样的应酬，是使人感觉到，分明物理的时间只有20分钟，心理上却有1小时以上的感觉。有些人参与应酬，对于物理时间满不在乎，却很重视心理上的时间，那就是说，当他对于这场应酬有兴趣时，他不计较究竟花了多少时间；否则，心理上就有度日如年之感。
但毕竟我们人类是被物理时间控制着来生活的，所以最好还是不要浪费时间，方便自己，也方便了别人，更要紧的是使应酬本身有效。有时候最佳解决之道是在开始就说“不”。这个字若是用得客气，适时贴切，通常能够节省你很多时间。重要的是莫让别人拖延你的时间。但是当你说“不”时，你必须要坚定不移，表现得公正无私。然而，人人都知道这件事是非常困难的。你可以告诉别人，你个人很了解这件事对他的重要性，但是你没有时间，所以真是爱莫能助。假如可能的话，你可以道歉，并且举出一两件迫在眉睫，需要你马上处理的重要事务。也许，他就能了解你的立场所在。所以，他可能很抱歉打扰你。
有些人对于“不”字就难以启齿。他发现自己大部分时间都用在别人的优先事务上。仔细分析，便会发现这显然是因为他不但口中说“好”，而且害怕为自己的优先事务挺身辩解。这种状况也许是源于孩提时代，他那权威式的双亲常常限制他的行动，而且不只告诉他要做什么，并且指示他应该如何做。其实，不愿意对别人说“不”，对别人不见得是公平的。当别人请他做的事情实际上很难有成功的希望时，他也可能会说“行”，这下可害了别人。本来自己办不成的事，就应承下来，这比说“不”更糟。这种对待干扰的方式，实际上是在浪费双方的时间。
没有经过准备而进行一项应酬，常常不只是不成功，而且会遭受无可挽救的失败。在电话应酬中就有这种情形，预先准备好别人说“是”或“否”时你应该如何应对，就可以避免太多不必要的不快了。
二人谈话，从“非特定话题”转入“正题”是一件相当困难的事。有许多人喜欢说一大堆题外话，然后说：“言归正传，我今天来找你并不为什么，而是为了……”或者“今天来访，其实是为了……”这样转入正题，表面看来似乎直截了当，但这样会使得刚才你说的所有题外话完全失去效果，因为对方的脑子，已把你的谈话划分为二。如果你说话有这种习惯，不懂“转题”，倒不如开门见山，一见到人就讲正题反而更好。某洗衣机推销员去拜访朋友，目的当然是推销洗衣机，如果他首先和别人说了一大通题外话，然后说：“今天拜访，无其他目的，实在是想推销……”我想他多半要失败的。但他一开头便谈论近来天久不雨，水库干，停水，然后说：“这几天热得很，天天要换衬衫，每天单是洗衣服就大伤脑筋啊……”由此转入推销洗衣机，真有天衣无缝之妙，即使对方发现了这条“缝”，也不会觉得不舒服的。
有些场合需要声明“闲话少说，言归正传”的。比如对方已知你来意，或者彼此已约定此次是谈些什么，来一个正式宣布，反可使对方的情绪拉紧，把精神集中一下，来谈你们之间要谈的事情。有些事情是绝不可能立刻得到答案的，你事前要自己作一个判断才好，遇到这类事情，最好不要等候答复就告辞：“你很忙，我不耽搁你了，请多多考虑吧！”这样也是讨人好感的方法，同时你也留下了下次再来的信号。
来自外界的干扰多种多样，其中大部分是不以人的意志为转移的，人们不会因为你想单独自处地思考问题而魔术般地停止骚扰。面对现实，你应当找出最佳的应付方法。否则，你就不要干自己的事情了，又何谈珍惜时间呢？下面，针对不同外界干扰来源，我们将分别讨论一下如何应对来自你的上级、下级和突访者的干扰，最后再谈谈商务宴会的时间应酬问题。
来自的上级的应酬
对于来自上级的干扰，你是无论如何也不易妥善处理好的。一些领导有这样的习惯：如果有客人来，一定要让部下也在座，两人一起接待，不管这样做是否有必要。这种领导忘记了部下还有他自己的重要工作。为了排除来自上级的干扰，节省自己宝贵的时间，可以注意以下五点：
