自我管理——做自己情绪的主人
小郭是某软件开发公司总经理办公室的秘书。前些天她刚换了上司，一个刚从美国某知名大学毕业的“海龟”博士。
新上司上班的第二天，就让小郭在一个星期内给他提交一份本公司产品的市场分析报告。这类报告小郭过去写得太多了，因此，小郭只用三天时间就把这个报告写完了。
一看小郭写的报告，这位新上司就把眉头皱紧了：“你的报告里用了这么多‘大概’、‘也许’、‘差不多’之类的词，那么含糊不清，要我怎么根据这个报告进行决策？”
小郭保证下次一定注意，但在心里嘀咕：过去大家都是这么写的，就你事多，看来还是不了解“国情”。
上司又问：“你第5页里用了那么多平均数，是加权平均数还是算术平均数？”
“加权平均数和算术平均数是什么意思？”小郭反问，她过去从来没听说过这两个词，她引用的这些数据都是从网上下载的，她也不知道它们到底是什么平均数。
“你连加权平均数和算术平均数是什么意思都不知道？”上司似乎感到不可思议，然后无奈地摇了摇头，让小郭出去了。
从上司的办公室出来后，小郭觉得今后的日子不再那么好“混”了，不严格要求自己看来是不行了。
其实，不只是小郭的上司，大多数上司对秘书的要求已从简单的技能转向全面的知识。过去对秘书的要求，只强调打字、写作和存档这类基本技能，现在已经开始向英语、管理、财务等这些更广泛的知识领域拓展。此外，现在很多上司不仅要求秘书注意提高自身业务素质，还要求秘书熟悉本公司所在行业和业务的情况。过去的文秘工作往往只局限秘书工作本身，不用去了解行业与业务方面的动态和最新进展，那些只是职能部门的事情，而现在，秘书必须是“通才”，要做到“十八般武艺样样精通”，对公司各个部门、涉足的各个领域都要有一定的了解，否则，秘书是不可能完成好工作的。比如，秘书应该熟悉公司的生产经营活动，具备敏锐的市场洞察力，等等。
一些高新技术产业，尤其是IT业，对秘书的要求非常高。一方面，要求秘书有一定的知识面、经验和行业背景，对新技术有一定的了解，有快速洞察竞争对手策略变化的能力；另一方面，要求秘书对本公司的产品性能、产品定位和产品价值有相当的了解，因为如果秘书不懂公司的业务，不了解公司所在行业的具体情况，就很难成为上司的参谋或助手。
由于现代职场对秘书素质的要求越来越高，因此，秘书也必须用更加严格的标准来要求自己，进行自我管理。秘书只有学会进行自我管理，才能不断进步，在职业发展道路上越来越顺利。
所谓“自我管理”，就是用一定的标准来约束和规范自己的行为，使自己向着既定的目标前进。人们的行为受到感情的影响，因此，约束和规范自己行为的过程，就是调整感情的过程。情商是调整感情的最佳工具，所以，秘书应努力提高自己的情商以进行自我管理。
如今，随着信息时代的到来，人们对于秘书的要求又进入一个新的阶段，情商慢慢开始取代智商成为职场中秘书最重要的素质。现代职场中，企业领导人的工作压力越来越大，秘书承担的工作也越来越重要，秘书的情商开始发挥越来越大的作用。判断一个优秀秘书的标准，越来越侧重于协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素。这些非智力因素，都可以归结于情商的范围。
比如，秘书心情好的时候，就会对上司交代的工作全力以赴，哪怕是加班到晚上十一二点也心甘情愿；相反，秘书如果心情烦躁，就可能在与上司和同事的沟通过程中心不在焉，严重影响自己的工作状态。
一个秘书的成功与否并不取决于他的某个单项指标是否超群，而是取决于各项之间的合理组合或最佳匹配。一般来说，秘书自身的一些基本条件是很难改变的，比如有很多女秘书数学运算能力不高、方向感不强等，但如果能够认识到自身的不足并加以妥善管理，自我完善，秘书的能力就可以不断提高。一个善于自我管理的秘书，不仅能科学地制订自己的职涯规划，而且在理解上司、处理自己与周围同事的关系方面也有相当的技巧，因此更容易取得成功。
对秘书来说，要想实现自己职业发展的目标，就要加强自我管理能力。高情商秘书都善于自我管理，他们能够及时识别并调整自己的感情，使自己在工作中保持最佳的状态。有效的自我管理不仅能让自己的身心更加舒畅，而且有利于为上司创造最佳的决策环境。也就是说，自我管理不仅让秘书自己拥有丰富多彩的个人生活，而且能够对别人的工作和生活产生有利的影响，是一种一举多得的自我修炼方法。
处处留“情”——让积极的情绪时刻左右你
小谢是北京某大型国企主管研发的副总裁的秘书。最近，小谢阅读了不少情商管理方面的书，他决定按照书中介绍的方法进行自我管理。通过一段时间的实践，他觉得效果很明显。下面是他在为期三个月的情商管理过程中写的一篇日记：
6：30
我6点半准时醒来，但我实在还想再睡一会儿，就这样在床上磨蹭了半天，时间一点一点过去了。这时，我脑袋中出现一个声音：如果今天早点完成工作，不用加班，我就能与女朋友小敏约会了！因为这星期工作忙，我已经好几天没有跟小敏约会了。一想到今天能见到小敏，我心里的郁闷立刻一扫而空。我马上爬起床，吃完早餐，开开心心地出门了。我知道，这是“情商”在发挥作用。
9：00
我来到公司，在办公桌前坐下，看到主任正在接电话。他声音很大，似乎在与对方争吵。昨天下班时，主任让我把公司年终总结大会的策划报告交给他，可是，现在主任的情绪这么坏，现在去找他不是自讨苦吃吗？于是我想，稍等一会再说吧。但是，主任昨天特别强调今天一上班就把报告交给他。唉，现在该怎么办呢？
“只要5分钟，主任就会心平气和了。”我这样想。于是，5分钟以后，我来到主任的办公桌前：“主任早上好！这是我起草的会议策划报告。”我把报告递给主任。他接过报告，平静地说：“好的。有事我会叫你。”于是，我回到自己的座位上开始工作。
“情商”今天又一次帮了我。如果我没有及时识别主任的情绪，在他心情不好时把报告交给他，我肯定就成他的“出气筒”了。
10：00
总裁办公室全体成员在会议室开会，会议内容主要就是由我对自己的会议策划报告进行说明。在未学习情商理论之前，我是不太敢在这么多人面前说话的，一遇到这种情况心里就发憷，总担心自己说得不好会丢人。但是，现在没有问题了！
开会之前，我又检查了一遍自己准备的资料，深呼吸几次，使情绪平复下来。“OK！”我站起身，充满自信地朝会议室走去。
12：00
正在我准备下楼吃午饭时，一起进公司的哥儿们孙虹来电话，说跟我一起吃午饭。孙虹是名牌大学毕业，在学校时当过学生会主席，现在是公司总裁的秘书，工作非常出色，被公司上下看做“一号种子选手”。我经常向他请教各种问题。
在餐厅刚坐下来，孙虹就对我说：“现在有个学校正在招收在职MBA学员，在那肯定能学到不少有用的东西，你考虑一下吧！”我毫不犹豫地说：“好！”我之所以愿意与孙虹交朋友，就是佩服他身上那种强烈的上进心。我最近在给自己做职涯规划，但很多问题困扰着我，有一天我无意之中把自己的困惑告诉了孙虹，因此，孙虹今天就向我提出了这个建议。
听了孙虹的建议后，我对自己下一步应该怎么做感到心里有数了，心情也轻松多了。
18：00
6点之前我就完成了当天的工作，一下班，我就迫不及待地赶往约会地点。约好6点半见面，可6点45分了小敏还没到，打她的手机也没人接。我心里开始有点着急，心情也没开始那么好了。
我马上控制住这种情绪，对自己说：好不容易约会一次，一定要开开心心。于是，我坐在那开始回忆上次跟小敏约会时的快乐情景，耐心地等着小敏。过了一会儿，我透过餐厅的玻璃窗，看到在灯光映衬下小敏的笑脸，所有不开心顿时都烟消云散了。小敏走进来，我马上站起身迎接。
我发挥情商中调整感情的能力，让今天的约会变得非常愉快……
我觉得现在自己每天的生活中，情商都如影随形，每当我的心情被乌云笼罩的时候，它就能拨开乌云，将我的感情向积极正面的方向引导，时刻提醒我注意自己的行为。利用情商进行自我管理真的非常有效果，不仅给我的工作带来了便利，也给我的生活带来了更多阳光。
自我激励——找一个犒劳自己的借口
办公室新添置了一台扫描仪。小姣是总经理办公室的秘书，主任交代这台扫描仪由她管理。
扫描仪送来那天，安装人员对小姣进行了操作培训，当时小姣学会了。第二天上班后，主任拿来一本杂志，说其中一篇文章很有价值，让小姣把它扫描一下保存下来。
昨天明明学会了，可是现在小姣对着扫描仪鼓捣了半天也弄不好，小姣非常着急。看看整篇文章也就五千来字，小姣决定把文章在电脑上打出来。花了一个多小时打完之后，小姣坐在那感叹自己天生就是个“机械盲”，非常郁闷。
晚上回家，小姣看到自己不到五岁的小侄子正在玩电脑游戏。看侄子玩得那么熟练，那么痴迷，她突然意识到：一个幼儿园的小朋友玩电脑都能玩得那么自如，我一个受过高等教育的成年人怎么就操作不了一台扫描仪呢？这不是能力问题，而是懒惰与懦弱的表现！于是，小姣暗下决心，一定要把这台扫描仪“拿下”，一雪前耻。
第二天一上班，小姣就在自己的电脑上反复操作扫描软件，然后再到扫描仪上进行“实战”。也就半个小时的工夫，她就能熟练地使用扫描仪了。其实，很多办公设备和应用软件看上去很复杂，但只要动手去试，往往就会发现使用起来很简单。
终于会用扫描仪了，小姣在心里对自己说：“小姣，你真了不起！”“我可不是天生的‘机械盲’，看来我在这方面还是挺有天赋的嘛！”“我还会有更大的出息！”
这天一下班，小姣就带着侄子去了麦当劳。她对侄子说是奖励他在幼儿园得到大红花，实际上是奖励自己会操作扫描仪了。
小姣的这种自我鼓励就是高情商的表现。为了实现自己既定的目标，秘书必须善于进行自我激励。自我激励以后，工作效率就会大大提高，工作热情也会大大增强。
秘书应当学会在心里给自己期待和鼓励。在工作中，应经常给自己以这种期待：“只要努力，这件事我肯定能成功！”当你成功之后，还要给自己鼓励：“如果我再加一把力，我会做得更好！”这样，你的潜能就会最大限度地发挥出来。相反，如果你在工作中一遇到困难就打退堂鼓：“算了，我肯定做不了，别浪费精力了！”这样不仅难以发挥自己的潜能，连你现有的能力也会逐渐萎缩。
秘书在工作中遇到一些挫折和失败是难免的。失败之后，千万不要一蹶不振或者怀疑自己，相反，要在错误中找到自己做得好的地方，给自己鼓励，并且要在鼓励自己之后，冷静地分析自己失败的原因，重新给予自己期待：“下次遇到这类问题，我一定能处理好！”
为了增加对自己的期待，秘书可以在日常工作中给自己设置一些挑战。比如，这次上司对你写的讲话稿虽然满意，但不是非常满意。根据上司指出的不足之处，你可以给自己设置新的标准，保证下次上司对自己写的讲话稿“非常满意”。一旦战胜了挑战，自己的能力就会迅速提升，自己在职场上就会进步得更快！相反，一遇到点困难就这么想：“这事没一点意思，也不可能成功，还是不做了。”这样只会让成功女神离你而去。
在工作中遇到一些非常棘手的问题时，更应该在勇敢面对的同时，冷静地寻找解决的办法，并加强对自己的心理暗示，鼓励自己：“只要我好好想一想，总会有办法的。一定没问题，我肯定能把它拿下！”中国有个美好的成语，叫做“心想事成”，意思是只要你对自己抱有希望和期待，事情就有成功的可能。只要这个可能性是存在的，就应该去试一试。
精神振奋、积极向上是秘书成功的秘诀。然而，大多数秘书的工作是枯燥的，他们在狭小的格子间，日复一日地“打杂”，重复着简单的劳动，这导致他们很容易对工作丧失热情，并且在工作上越来越墨守成规，缺乏创新。因此，秘书应该有意识地振奋自己的精神，使自己的心情保持愉悦。经常找个理由犒劳自己就是让自己心情愉悦的好方法！
在日常生活中秘书应该找“借口”犒劳自己，至于用什么方式犒劳自己，因人而异，只要能达到效果，任何方法都可以。“昨天中午吃的是10块钱一份的鱼香肉丝，今天中午犒劳一下自己，吃15元一份的红烧肉吧！”“今天下班后，去买一张周杰伦的CD吧！”“今天签下了一个大单，晚上打个通宵游戏奖励一下自己！”还有，喜欢打麻将的可以邀朋友搓几圈，喜欢唱歌的可以去唱歌，喜欢郊游的可以去郊游……
犒劳自己的时候，一定要想“这是在犒劳自己”，因为这样想，即使是给自己很小的奖励，也能改变自己的心情，给自己带来快乐，将自己的情绪向积极的方向调整。如果实在不具备犒劳自己的条件，就想一些美好的事情，也能让自己快乐起来。
“开个小差”——让烦躁情绪无机可乘
李敏是公司总经理秘书。总经理到欧洲考察了二十多天，上星期六才回来。今天是总经理回来后第一天上班，耽搁了很久的一大堆事等着总经理处理。
今天，李敏的办公室像集贸市场一样热闹，办公桌上两部电话的铃声此起彼伏，刚放下研发部的刘经理要求她尽快安排新产品开发专题汇报的电话，销售部王经理就来电话让李敏催一下总经理，尽快将促销报告批复给他们，以便组织实施……
听着一个个催促的电话，李敏在心里抱怨：你们都像催命鬼似的催我，好像是我故意不给你们安排。你们哪里知道，总经理今天一进办公室就没出来过，连我自己向总经理请示汇报、安排日程的机会都没有！
