项目采购管理计划--让专业的人做专业的事
换了一种全新的眼光后，朱笑笑发现ISO9000体系真是太强大了，竟然把她想到的、没想到的工作都说得清清楚楚、明明白白。她一边看一边记录，年会项目的质量管理计划越来越清晰了，给力！
“嗡嗡嗡嗡……”桌上的电话响了。为了不影响其他人工作，“梅超风”要求朱笑笑把所有人的办公电话调成了低音量，低得不在座位周围三米范围内几乎就听不见。伏龙腾对此非常不满，以“漏接客户来电”为名，自己又调到了最大，所以公司里只要听到“叮……”的巨响，不用想，肯定是销售部的电话。朱笑笑用的是公司最旧的话机，铃声尤其弱小，用她自己的话说，“跟蚊子哼哼差不多”，最要命的是，偶尔还会自动免提，所以朱笑笑脾气再大，对待这部电话可是温柔备至。
“喂，是朱姐吗？”
咦，这谁呀，张嘴就管我叫姐？虽然“猪姐”不那么顺耳，但谁让自己跟了个“猪爹”呢！“我是朱笑笑，你是--”
“我朱飞宇啊！”那个热切的声音听到这边有点儿犹豫，马上接着说，“我是培训公司的，您表姐的同学，给您发过年会资料的那个小朱，记起来了吗？”
朱笑笑一下子想起来，最初在写年会草案的时候，多亏通过表姐找到了这个朱飞宇，要不是他鼎力相助，自己还真交不了差呢！她语气不由得一下子热情起来：“哦，你啊，你好你好！”小猪？呵呵，这下我心理平衡啦！
“朱姐，上次给您发的资料不知道对您有用没用？”
“有用有用，谢谢你啊！”
“不用谢，不用谢！我想着已经过去两周了，打个电话问问。过节也没向您问好，现在补一下：新年快乐！”
朱笑笑心里多少有些不好意思，人家帮了自己那么大的忙，自己居然把人家忘得一干二净：“你太客气啦，我还没谢谢你呢。我也祝你新年快乐！”
“您太客气了！朱姐，我们公司下周六有个拓展训练公开课，不知道您有没有兴趣来试试？”听出朱笑笑有点儿犹豫，他又赶紧加了一句，“这是我们专门为老客户免费组织的，来参加的都是大公司的HR，您来了可以认识不少同行呢，对您将来的发展也有好处不是？”
朱笑笑动心了，问：“那怎么去啊？”
“我们公司车接车送，具体的集合时间和地点我一会儿给您发邮件。如果您的朋友、同事有兴趣，也可以一起来！另外，我明天刚好要到您公司那边办点儿事儿，您方便的话，我去拜访您一下？有什么问题您也好当面问我。”
“那……你明天再给我打个电话吧。”
刚放下电话，朱飞宇的邮件就到了，里面还附带了好几张图片，让朱笑笑对拓展课产生了不少期待。正思绪飘飞的时候，梅胜男把她叫了过去。
听完了朱笑笑对这两天工作的汇报，梅胜男靠在椅背上，抱着胳膊说：“Julia，我觉得你的工作思路需要调整一下。这么东一榔头西一棒槌的，容易忙中出错。”
朱笑笑本以为自己写质量计划的事会得到梅胜男的表扬（去年年会可没有这个），没想到梅胜男没有表扬，还有批评的味道在里面，朱笑笑一下子不知道该说点儿什么。
“到今天为止，你都做了什么呢？”梅胜男举起手，一件件数起来，“起草了年会计划草案，收集并分析了需求，列出了工作清单，还草拟了质量管理计划。我承认你确实做了很多工作，但不够实在--也就是说，这些都无法付诸实施！”
是呀，从接手年会项目到今天，已经过去整整20天了，可年会连个影儿都没有呢！自己整天忙忙碌碌的，都忙到哪儿去了？
梅胜男见朱笑笑红着脸、低着头不敢说话，缓和了一下语气：“我也知道，做项目嘛，前期工作很重要，而且非常复杂琐碎，但是一切都在不断变化中，你不可能等所有的事情都准备好了再实施吧？”
朱笑笑轻轻点了点头，小心翼翼地问：“梅总，那我应该从哪里开始实施呢？”
“任何一个项目都不可能一个人就做得来的，你要让专业的人做专业的事！”见朱笑笑不明所以，梅胜男又补充了一句，“也就是说，你可以尽快地启动采购工作。”
朱笑笑依然没听明白，梅胜男有点儿不耐烦了：“前天我们不是讨论过工作清单了嘛，你把需要外购的任务摘出来，不就是项目采购清单嘛。有了这个，你的采购计划不就出来了嘛！”
“采购清单就是采购计划！”朱笑笑一副恍然大悟的神情。
梅胜男一下子被她雷倒了：“哪有那么简单？采购清单只是《采购管理计划》的一部分！”见朱笑笑还不明白，她干脆从书架上拿出公司的ISO9000文件，翻到《采购控制程序》部分，递给朱笑笑：“你自己看看吧！”
朱笑笑接过来一看，脸红到了脖子根儿，文件上写得明明白白的。
为保证有效管理整个项目的采购工作，需要制定《采购管理计划》，明确哪些需求要通过外购产品或服务来满足。内容主要包括：
采购流程、角色及其职责权限。
采购清单，针对其中的每一个采购项，都应该详细说明：采购对象的功能与性能要求；预算；采购过程中的里程碑时间点要求，如招标、签订合同、到位、初验、终验、正式移交等；拟采用的合同类型；责任人等。
标准化的采购文件模板。
风险管理事项。
供应商管理规则。
招标管理规则。
合同管理规则。
……
知识链接
有了《采购管理计划》，就可以启动采购工作了吧？
还不行！完整的项目计划是个层级结构，而《采购管理计划》处在第二层，它只是对项目采购管理工作的一个概要描述。真正付诸实施的，是下边的第三层--《（单项）采购计划》。
《采购管理计划》和《（单项）采购计划》之间是什么关系？
《采购管理计划》概要说明了整个项目“买什么、花多少钱、谁负责、有哪些模板”等；而每一个采购项（专业术语称为“采购包”，因为可能一次采购多种产品和服务）都需要各自经历从计划、实施直到收尾的整个过程，它也有自己的生命周期（我们称为“合同生命周期”）。对买方来说，它是个“子项目”；而对卖方来说，它就是一个独立、完整的项目。也就是说，《（单项）采购计划》规定了如何买，是这个采购子项目的项目计划。
那这两种计划应该在什么时候写呢？
《采购管理计划》应该较早制订，并且逐步完善，而采购子项目与整个项目的生命周期有比较复杂的关系。比如，在项目实施阶段，我们可能需要采购某些设备和人员，而咨询服务的采购则可能发生在项目的任何一个阶段。因此，《（单项）采购计划》在采购子项目的早期制订即可。如红烧肉项目采购计划我们便可以这样制订。
红烧肉项目采购计划
项目，具体内容。
采购负责人：朱笑笑。
采购流程：先去超市，再去菜市场；张驰出资、陪同并负责提购物袋。
采购清单：超市：辣椒、桂皮、冰糖各一袋，油一瓶（500毫升装），腐乳一瓶。
菜市场：五花肉二斤，姜两块，其他蔬菜两种。
漫画：采购计划。
明确采购需求--大主意还得自己拿
“年会项目中有许多需要外购的工作，我应该怎样管理这些工作呢？”怕梅胜男穷追不舍，朱笑笑赶紧问了个自己更关心的问题。猛然想起昨天和安为善的对话，她马上自己试着回答了一下：“对了，公司ISO9000体系文件中有许多关于采购方面的内容，我是不是可以借鉴借鉴？”
梅胜男终于阴转多云。受到这一丝丝赞许神色的激励，朱笑笑自己掰着手指数了起来：“在控制程序中，《采购》和《合同评审》两个是直接相关的，《顾客服务》和《顾客满意度》两个可以参照。不过，这几个文件已经写得很全面了，我几乎用不着修改。我说得对吗，梅总？”
想不到这个丫头居然对ISO9000文件这么熟悉，真是出人意料！许多部门老总都未必能做到这点，这可是自己当年花费了无数心血率队编撰的呀！工作成果无人赏识，本身就是一种轻视，甚至是侮辱，梅胜男虽然早已升任总监，可为了这件事儿多少仍有些如鲠在喉的感觉，没想到今天在朱笑笑那里得到了认同！
梅胜男竟然少有地笑着对朱笑笑补充道：“还有《文件》《记录》《纠正与预防措施》这三个控制程序，以及《文件资料编号规则》《顾客服务规则》两个三级文件中包含的一些相关内容。四级表格我就不说了，你自己好好看看吧。”
哇塞！“梅超风”对那么一大厚本文件了如指掌嘛！朱笑笑不由得瞪大了眼睛。
梅胜男见状，心里愈发受用，但表面上仍旧不动声色，一副波澜不惊的样子：“在这些文件里，采购过程控制已经讲得很详细完整了，但最最关键的‘如何明确需求’却没有说得很清楚。每个采购项目都有自己的特点，所以你必须想清楚自己要什么，不要被供应商给忽悠了！”
朱笑笑想了想问：“供应商对我们要采购的产品和服务更熟悉呀，他们的话还是得听听吧？”
“可以听听，但大主意还得自己拿。”
“可是由于对所需采购的东西并不了解，我说不清楚自己想要什么呀。”
“这个问题我前天已经跟你提过了，看样子你还是没有理解。我的意思，并不是要你能够清晰地描述自己要什么样的产品和服务、它们的功能和性能怎样，而是要想明白，自己打算花多少钱，到底解决什么问题。OK？”
“哦。”朱笑笑赶紧整理了一下自己的情绪和思路，“《采购管理计划》规定的是‘如何对整个年会项目中的采购工作进行管理’，而我还需要针对各个采购对象，明确我们自己的采购需求。我的理解对吗？”
梅胜男眨了下眼，表示认可。
人头攒动的海底捞大门、陈姐快乐的笑容及张驰躲闪自己拳头的样子快速闪现在脑海里，朱笑笑重重地点了点头。
看见朱笑笑步履轻盈地走出梅胜男的办公室，嘴里甚至还哼着歌儿，安为善简直不敢相信自己的眼睛：“小朱，太阳打西边出来了？”
朱笑笑神秘地说：“你猜怎么着？梅总今天表扬我了！”
安为善不相信：“你做什么特别的事了吗？”
朱笑笑歪着头想了想，耸了耸肩：“我也不知道……对了，我提到了ISO9000文件，看她好像挺高兴的。”
安为善往后一坐，差点儿把电脑椅撑散了架：“我说呢，那就是她写的呀，不信你看看最后一页！”
朱笑笑赶紧翻开一看，可不是嘛！怪不得俗话说“千穿万穿，马屁不穿”，今天自己无意中拍了一下老总的马屁，效果还挺好！看来，“希望被表扬”是大部分人的需求，老总也不能免俗啊！
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采购工作实际上可以采用很多种方式进行，项目管理学科总结了其中最复杂的一种--招标（对乙方而言就是投标），以便我们可以参照相关的部分来操作。《招标计划》是在招投标活动中使用的、用于征求潜在卖方建议书的文件，即每个采购包打算如何招标方面的计划。
那《招标计划》应该包括哪些内容呢？
由于它是采购子项目的计划，因而理论上讲，应该包括《项目管理计划》中的所有内容（详见第2章“04项目计划的结构--项目之法也是一整套”）。考虑到采购子项目的性质和特点，则主要包含如下内容：对采购包的详细说明，详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便供应商确定他们是否有能力提供；（客观或主观的）供应商选择标准，包括对需求的理解、生命周期成本、技术能力、风险、管理方法、技术方案、财务实力、企业规模和类型、卖方以往业绩、知识产权等；应答格式要求；所需的合同条款等。
上面这些是给乙方看的部分。
啊？还有不给乙方看的部分吗？
那当然啦，咱们这里可是站在甲方的角度来看待采购行为啊！为保证招标过程的公平公正，《采购管理计划》中的一些内容可是商业机密哦。比如：预算（在实践中往往叫作“标底”）、评标小组成员、评分结构、合同管理（指合同签订及其后的管理工作）等。
漫画：招标黑洞
