写证明信的要求是：1.凡属需要证明的问题都是比较重要的，证明者必须严肃负责，大公无私，实事求是，有一说一，有二说二，言之有据。不了解的东西不要写，猜测性的东西不要写。行文中，应将自己的认识、判断与原始材料严格区分，分别表达清楚。2.所写内容准确无误，字迹要清晰，如有修改，必须加盖公章。3.若使用档案材料，应写明出处。4.以单位名义开出的证明信应留有存根或底稿，以备查证。
（第八节）倡议书
一、倡议书的含义
倡议书，是首先带头提出建议，发动大家、鼓励大家去实行或使用的信件。也可以说，倡议书是首先公开提出某种建议，希望别人能够响应，以共同完成某种任务或开展某种公益活动的信件。倡议书面向一个部门、一个系统、一条战线、一个地区，甚至全国，具有广泛发动群众，调动集体和大多数人团结互助，群策群力，共同奋斗的作用。使用倡议书，是传达贯彻上级组织和有关领导指示精神的一种有效途径。
二、倡议书的写作方法
倡议书一般由以下五个部分组成：1.标题：在倡议书开端的中间，标明“倡议书”三个字，也可在“倡议书”三个字前概括倡议的内容，如“教育部、中国文字改革委员会等十五个单位提出大家都来说普通话的倡议书”。2.称呼：根据受倡议对象选用不同的称谓。也有的倡议书不另起行写受倡议对象，而是在正文中指明。3.正文：另起一行，空两格，先总述倡议的根据、原因、目的和意义。然后，分条开列倡议的具体内容。4.结尾：表明决心和希望。5.落款和日期：写发出倡议的单位或个人的姓名，下面写明年、月、日。
三、写倡议书的要求
写倡议书的要求是：1.倡议书有个人发起与集体发起两种，要合乎身份地写明在什么情况下、为了什么目的、发出什么倡议、希望别人怎么做、自己打算怎么做等等。2.倡议的内容应是于国于民有利而又可以做到的好事。因此，所提条件应当具有先进性与可行性，虽然很好但一时做不到的，就不要提出来，以免成为一纸空文。3.语言要简练，条理要清楚，有一定的鼓动性。
例文：
教育部、中国文字改革委员会等十五个单位提出大家都来说普通话的倡议书
我国幅员辽阔，人口众多，由于历史的原因，汉语至今仍存在着严重的方言分歧。不同地区人民之间在语言上存在隔阂，妨碍了相互交流。这种现象给人们的工作、学习、生活带来了许多不便，给我国政治、经济、国防、教育、文化的发展带来不利影响。五十年代和六十年代初期，推广普通话曾经收到了很大成效，可惜在十年内乱中受到破坏，停顿下来。在党的十一届三中全会以后，这项工作开始恢复，有了一些进展，但还不能适应形势发展的需要。党的十二大制定了开创社会主义现代化建设新局面的伟大纲领。现在，五届人大五次会议通过的新宪法已经载明“国家推广全国通用的普通话”的条款。全国人民正认真贯彻十二大精神，学习和执行新宪法，沿着十二大指引的方向，满腔热情地从事伟大的社会主义现代化建设。大力推广普通话。消除方言隔阂，已成为更加迫切的任务。它是关系到国家的统一、人民的团结、社会的进步的大事；是建设社会主义物质文明和精神文明、建设社会主义民主和法制必不可少的措施。周恩来同志生前曾经指出：“在我国汉族人民中努力推广以北京语音为标准音的普通话就是一项重要的政治任务。”因此，希望各地、各级领导部门都来关心推广普通话工作，各行各业的同志们，特别是青少年，都来学习普通话、说普通话、做推广普通话的促进派。
我们的倡议如下：
一、领导干部要重视宣传、提倡普通话，年轻干部要带头学习、使用普通话。
二、学校是推广普通话的重要基地，广大师生是推广普通话的重要力量。各级各类学校的师生都要积极学习和使用普通话。师范院校，教师进修院校，城镇中、小学和公社中心小学应当首先做到在校内普及普通话，其他学校也要逐步做到。各级各类学校的师生要形成使用普通话的风气。幼儿园也要积极推广普通话。汉语拼音是学习普通话的有效工具，各级学校都要认真教好，学好，用好。
三、中国人民解放军广大指战员来自全国各地。在部队中推广普通话，对于统一指挥，密切官兵关系和军政、军民关系，加强现代化、正规化的革命军队建设，提高部队的战斗力，具有重要的意义。部队机关和各军事院校都应当使用普通话。新兵入伍后，有关部门和连队应当采取有效措施，使不会普通话的战士，尽快学会普通话。整个部队要养成学习、使用和传播普通话的好风气。公安各级干部和人民警察也应学会普通话。
四、铁路、交通、邮电系统的列车员、售票员、广播员、电话员和其他服务人员，每日每时都要接触各地群众，应当把普通话作为工作用语。商业和服务行业的营业员和服务员要学会用普通话接待顾客，大城市和旅游区首先应该做到。应当把使用普通话看做是提高服务质量、开展文明礼貌活动的一项内容。
五、广播、电影、电视、话剧拥有广大的听众和观众，是推广普通话的重要工具。广播员、演员应当使用标准的普通话，为广大群众学习普通话作出示范。中央和各省、市、自治区的电台和电视台都应举办汉语拼音和普通话的教学讲座。各省、市、自治区的广播电台除有特殊情况者外，都应当尽可能使用普通话播音（不包括地方戏曲）。地方广播站也要逐步增加普通话的播音节目。
六、报刊、书籍的作者和编辑人员应当注意出版物的语言规范化，除特殊需要外，要尽可能少用方言土语。
七、青年工人和青年农民应当努力学习普通话，各类业余文化技术学习班应当提倡使用普通话教学。
八、普通话是全国通用的语言。各兄弟民族中凡自愿要求学习普通话的，有关单位要给予积极支持和帮助。各兄弟民族学校中的汉语教学，应当以普通话为标准。
九、报刊图书名称、商标和商品包装以及商店招牌、街道路名牌上面的汉语拼音，拼式应当规范化并且符合普通话标准音。
倡议单位：
教育部
中国文字改革委员会
中国人民解放军总政治部
中国共产主义青年团中央委员会
中华全国妇女联合会
公安部
商业部
铁道部
交通部
邮电部
城乡建设环境保护部
文化部
广播电视部
国家旅游局
1982年12月21日
（第九节）聘书
一、聘书的含义
聘书，又叫聘请书，是请人担任职务的公文。它是一个单位因为工作的需要，聘请本单位或其他单位的有关人员前来担任本单位的一定职务，或承担完成某项任务时所使用的文书。
使用聘书，除了可使受聘者明确职务或增加责任感、荣誉感外，可以促进人才交流，加强互相问的协作、支援，互通有无，交流经验，共同进步。
在人事工作中实行聘任制，也就使聘书的使用频率增加了。
二、聘书的写作方法
聘书，一般由标题，被聘请者的姓名、称呼，正文，落款和日期等四个部分组成。
1.标题。可以在正中写上标题“聘书”或“聘请书”字样，也可以不写标题。
2.被聘请者的姓名、称呼。有的在开头就写，有的在正文中写明被聘请者的姓名、称呼。
3.正文。一般要交代聘请的原因和请去干什么事情，但也有的不交代聘请的原因，只说明聘请去干什么事情，或担任什么职务。正文中还要写上对被聘者的希望。结语，一般要表示敬意。
4.落款和日期。结语下一行偏右处写上聘请单位的名称（并要盖公章），再下一行写上年、月、日。
三、写聘书应注意的问题
1.交代要清楚。对为什么聘请，聘请谁，聘去干什么，一定要说清楚。
特别是对于干什么一定要有交代，否则被聘请者就无法应聘，或者虽然接受了聘书，也只能是盲目应聘。
2.文字要简洁。聘书和其他专用书信不太一样，态度要谦虚，语气要和善，文字则须十分简洁，只要能说明聘请的理由和聘请去干什么就可以。
3.要加盖公章。因聘书是以单位名义发出的，所以一定要加盖公章后才能生效。
例文：
聘请书
×××同志：
兹聘请您为我校社会管理系客座教授，对社会管理作专题讲授。
此聘。
××大学
××××年×月×日
（第十节）请柬、邀请书
一、请柬、邀请书的含义
请柬、邀请书也叫请帖，是邀请客人时写的公文。它是一些单位邀请上级领导、兄弟单位的有关同志前来参加重要的纪念、庆祝活动时，为庄重通知对方而使用的一种告知性文书。其使用范围很广，召开庆祝会、纪念会、联欢会、洽谈会、订货会、研究会、交流会等可以发请柬或邀请书，举行招待会、宴会、茶话会等也可发请柬或邀请书。
二、请柬、邀请书的写作方法
请柬、邀请书有横式、竖式两种，一般由以下几部分组成：1.封面（正面）：居中写“请柬”或“邀请书”，字体要略大，要醒目和美观。2.里面：首行顶格写被邀请的单位名称或个人的姓名。3.正文：清邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。4.结尾：空一行顶格写“敬请光临”或“敬请光临指导”。5.落款和日期：写清楚请柬或邀请书的单位名称或个人姓名，下一行注明年、月、日。有的请柬、邀请书是印刷出售的，如果其格式完整、合用，可以购回，认真填写好后使用。
三、请柬、邀请书的写作要求
1.请柬、邀请书的目的、事项要明确，时间、地点要准确。2.请柬、邀请书的款样和装帧要美观大方、庄重。3.如有需要注意的事项，要在“请柬”或“邀请书”的背后注明。如联系人、联系电话、食宿或携带物品、文件要求、交通路线等。4.如有签到卡，可附请柬下侧。5.一般的会议仅发通知即可，不必发请柬、邀请书。
例文：
请柬
×××同志：
谨定于1993年9月5日下午6时30分，在××大学招待所五号楼举行敬老节活动，并备小酌。
恭请光临！
××大学××系敬请
××××年×月×日
（第十一节）欢迎词、欢送词
一、欢迎词、欢送词的含义
欢迎词，是主人在很高兴地迎接宾客到来时发表的讲话欢送词，是主人在很高兴地送别宾客时发表的讲话。
欢迎词、欢送词，都是在一定的场合（如召开欢迎会、欢。送会），接送比较重要的、尊敬的、被邀请来的宾客的时候，由主人发表的，气氛热烈，情真意切，使宾客感受到亲近、温暖、诚挚，甚至鼓舞，有利于沟通感情，密切关系，推动事业发展的讲话。因此，欢迎词、欢送词必须体现出热情的特点。
二、欢迎词、欢送词的写作方法
欢迎词、欢送词的内容广泛，形式多变，不拘一格。但是，一般包括标题、称呼、正文等三个部分。
1.标题。一般有四种写法：一是只写“欢迎（送）词”三个字；二是写明在什么会上的欢迎（送）词；三是写明欢迎（送）什么宾客的欢迎（送）词；四是写明什么人在什么欢迎（送）会上的欢迎（送）词。
2.称呼。在开头的第一行顶格写明欢迎（送）的宾客的身份、职务、职称和姓名或其他名称。在宾客的姓名之前冠以“亲爱的”、“尊敬的”等表示敬意的词语，或冠以“先生”、“女士”等，对外国国家元首、政府首脑，则加上“阁下”、“殿下”之类。国内来宾，一般称呼“同志”即可。
3.正文。正文的开头，一般要写明表示热烈欢迎（送）态度的话；接着写明欢迎（送）的具体内容，主要是阐述欢迎（送）宾客的原由，双方交往的过程与友谊、意义、作用、合作的成就，表示今后对双方交往、合作的意见与期望。结尾再次表示热烈欢迎（送），以及其他良好的祝愿。正文是欢迎（送）词的主体部分，要认真写好。
4.落款。即在正文之后的右下方写明致欢迎（送）词的机关、人物的名称。如果在标题中已经写明，在此处不必再落款。
5.日期。即在落款下面写明致欢迎（送）词的年、月、日。如果在标题下面已写明，在此处不必再写日期。
例文：
在首都各界青年欢迎日本青年大会上
胡耀邦总书记的讲话
（1984年9月30日）
亲爱的日本青年朋友们：
去年我访问贵国，受到了日本政府、各界人士和青年的盛情款待和热烈欢迎。今天，我有机会同熟悉的老相知和第一次见面的新朋友欢聚一堂，感到格外高兴，谨向诸位问好。
这次邀请诸位来，是我访问贵国前，我们党和国家领导人一起商定的，而且得到了我国青年团体的积极赞助。邀请发出后，我国各族人民都热烈期待着你们的到来。因此，你们是我们党和国家领导人邀请的客人，是我国全体人民和青年邀请的客人。我不仅以我个人的名义，而且代表我们党和国家的全体领导人，代表全中国的各族人民，对你们表示最诚挚最热烈的欢迎。
邀请诸位走我国做客的衷心愿望，就是为了加强我们两国青年的友好交往，使中日两国已建立的睦邻友好关系能够长期稳定地发展下去。这些年来。我们两国和平相处，友好合作，为我们两国人民带来了很大的好处，也为亚洲的稳定和世界和平带来了很大的好处。但是，由我们两国老一辈人士开创的局面能不能长期继续下去，能不能更好地发展下去，要靠你们青年一代的努力。我们两国老一辈的人士，由于自然规律的限制，很难肩负起21世纪的任务。青年则不同，你们是跨世纪的人物。如果我们两国青年一代决心把两国的友好关系继承和发展下去，并且教育你们已经生育和迟早要生育的子女也照这样做，那么，我们就有把握地说：21世纪必定是中日两国更加友好的世纪！
（略）
中国的青年同志们！新中国的青年一代有许多优点，也存在一些弱点和缺点，特别是在文化修养、外语修养、科学技能和文明礼貌上同我国发展的要求，同国际友好交往的要求都不够适应。但是你们是有志气、有作为的青年，只要虚心好学，取人之长，补己之短，我完全相信：你们在维护世界和平、伸张国际正义、增进人民友谊、争取人类进步的伟大事业中，是能够同世界各国青年和日本青年朋友比赛、比美的。
亲爱的日本青年朋友们！我再一次感谢你们带采的美好情谊，我希望你们回国时把中国人民对日本人民的友好情谊和祝福带给你们的亲人和同胞，祝愿你们在中国逗留期间身体健康，精神愉快！
（第十二节）祝词
一、祝词的含义
祝词，是表示良好愿耀或庆贺时所使用的文书。它泛指对人、对事、对会议表示庆贺。在某种场合，祝词与贺词可以互用，既表示庆贺、道喜，又提出祝愿、希望。但是两者的含义又稍有不同，因为祝浏中谈到的一些事情未果，而贺词谈到的事情一般都已果。公务活动中的祝词，多用于某些隆重集会、节日和其他值得庆贺的事情。
二、祝词的种类
根据内容，祝词可分为以下几类：
1.会议祝词。是指上级或同级领导应邀出席某一单位或团体举行的重要会议或节日活动时，表示祝贺或寄予希望能讲话。
2.事业祝词。祝贺工厂开工、商店开业、展览会剪彩等活动，并祝愿其获得更大的成功。
