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第9章 办公文书的写作(4)

(2)按内容分,有综合调查报告和专题调查报告。综合调查报告,是围绕调查对象的基本状况而撰写的,对调查对象的概况和特征作完整系统的报告,往往涉及到地理、历史、人口、经济、政治、文化、风俗、阶级、阶层等各方面的情况。许多著名的调查报告都属于此类,如毛泽东的《寻邬调查》、《兴国调查》,张闻天等的《陕西米脂杨家沟调查》,李景汉教授的《定县社会农田》等。专题调查报告是对一项工作、一项业务、一个问题、一个事件作深入细致的调查研究后而形成的报告。专题调查报告范围广、用处大,典型经验调查、历史事件调查、新生事物调查、揭露问题调查等均属此类,目前见诸报刊的调查报告多属此类。

(3)根据研究目的不同,可分为理论研究型调查报告和实际建议型调查报告。理论研究型调查报告,是以学术研究为目的而撰写的报告,通常出于学者之手,调查分析的目的是为了提出或证明或补充质疑某个学术理论观点,为科学研究服务。一般见诸专业性较强的学术刊物或以专著发行,既有概况调查,也有专题调查。我国社会学、民族学、经济学等应用性较强的学科,有很多为这类调查报告。如陈序经的《胥民研究》、陈达的《南洋华工》、温元凯的《历史上的科学人才》、南开大学经济研究所的《高阳布业》等。实际建议型调查报告是以提出某项建议,搞好某项工作为目的的调查报告。它特别重视建议的分量,所提出的建议切合实际,切实可行,有独创性、远见性,建议与调查资料紧密相联,每条建议都有资料作印证。不少现实情况的专题调查就属此类。如《乡镇卫生院出路何在…××地区乡镇卫生院调查》。

(4)根据作用不同,调查报告可分为典型事件调查、典型经验调查、提供情况调查、揭露问题调查、澄清真相调查。

(5)根据表达方式不同,有叙述性调查报告、分析性调查报告和政论性调查报告等。

四、调查报告的写作方法

1.标题

调查报告的标题写作形式较多,与总结的标题相类似。

(1)公文式标题:如《中共××县委宣传部组织关于王塘乡开展形势教育的调查报告》。

(2)新闻式标题:如《一快一慢说明了什么——顺义啤酒厂和青岛啤酒厂建设情况调查》、《小荷才露尖尖角——宁夏银南地区检查系统实际(纵向业务目标管理办法)的调查》

调查报告的标题中,一般都标有“调查”、“考查”“考察”等字样。

2.正文

调查报告的正文由开头、主体、结尾三部分组成。

(1)开头。开头又称导语。调查报告开头的写法多种多样,常见的主要有:

(1)说明调查方式。开头说明是采用什么方式方法调查,如开座谈会方式、访问方式、抽样方式等。它概括地反映调查者本身的调查活动情况,以显示调查结果的权威性和科学性,使读者信服调查报告的内容。如:

1987年上半年,中国社会科学院经济研究所居民行为课题组在全国范围内进行了一次居民消费和储蓄行为的抽样调查。接受这次调查的居民,分布在29个省、市、自治区,共计10459户,共取得120万个原始数据。这次调查得到了国家统计局城市和农村抽样调查总队的大力协助,调查结果具有一定的代表性。尽管在这以后,市场情况又有所变化,但从这次调查中,仍然可以反映出现阶段我国居民消费和储蓄的一些特征。(《我国居民消费和储蓄的新变化——来自一万余户城乡居民的调查》)

(2)介绍基本情况。重点介绍调查对象的基本情况,用这种开头总起全文,为下文的展开打下基础。如:

铁岭县腰堡乡十六村共有共产党员553名。其中60岁以上的为106名,占党员总数的19.19/6;46~59岁的党员77名,占32%;36~45岁的党员154名,占27.9%;26~35岁的党员108名,占19.5%;25岁以下的党员只有8名,占1.5%。从以上各年龄段的党员比例可以算出,46岁以上的党员占党员总数的51.1%,45岁以下的党员占48.9%,年轻党员更少,这种情况很普遍,个别村更突出。

这个乡村级党员文化程度也偏低,高中文化的党员有17名,占党员总数的3%;初中文化的党员119名,占21.5%;小学文化的党员有392名,占71%;文盲党员有25名,占4.5%。可见小学文化党员是村级党员的主体。(《积极培养吸收有文化的优秀青年农民入党一腰堡乡村级党员队伍现状调查》)

(3)突出成绩或问题。开头重点介绍调查对象的生产工作成绩,使读者羡慕、吃惊,想知道这样突出的成绩是怎样取得的,从而引起下文。这种写法与经验总结的开头相似,也适合介绍典型经验的调查报告。同样,如果是揭露问题的调查报告。开头先摆出问题,说明其严重性、紧迫性,给读者以强烈的刺激,急欲读罢全文。如:

青岛纺织品联合进出口公司自1982年4月成立以来,实行工贸结合,进出结合,产销见面,从而增加了企业的应变能力,减少了经营环节,产品适销对路,获得了明显的经济效益。去年,这个公司创汇达4265万元,平均月汇额比前年增长57%。今年头两个月创汇941万元,平均月创汇额比去年增长36%。这个公司所走的路子,是改革现行经济体制的一个重要突破。(《改革现行经济体制的一个重要突破——关于青岛纺织品联合进出口公司的调查报告》)

又如:

不必回避,也不必遮遮掩掩,“少年婚姻”,这种畸形的社会现象正在我们的大地上蔓延。“童养媳”、“小相公”一些看起来还很天真的少男少女在事实婚姻中扮演着夫妻角色,有的竟领到了大红的结婚证书,正儿八经地在一起过上了日子,生养了孩子。出现在广大农村的这种与社会文明背道而驰的现象已经到了不得不引起全社会高度重视的时候了。

(4)概括主题。即开门见山,直截了当地概括调查报告的结论、主张、评价。不少总结也常用这种方法开头。如:

在改革的新潮流中,社会科学怎么办?回答十分明确:社会科学要为社会主义现代化建设服务,在促进改革的同时,也要进行自身的改革。现在的问题是要实践、要行动。在这方面广州软科学开发服务公司做了一次有意义的尝试。

以上开头的方式可以结合运用,另外,根据需要有的调查报告也可以不写开头。调查报告的开头尽管写法不一,但有两点是一致的:首先是要根据掌握的材料,主题的要求、结构的安排来选用适当的方式。其次是在文字上必须高度概括,简明扼要。

(2)主体

主体是承接开头,表现调查研究的具体成果,是调查报告最重要的部分。主体部分写什么,怎么写,要根据调查的内容和目的来确定。不同类型的调查报告有不同的写法,但不管怎么写都应努力达到以下要求。

(1)观点与材料相统一。一篇调查报告应具有明确的观点和丰富的材料,做到虚实并存,观点和材料相统一。只有观点,没有或缺乏材料,主体就成了空架子,既不能使人明白,更不能令人信服。只有材料而没有观点或观点不明确,主体就成了材料堆积,过程罗列,反映不出事物的本质和规律,算不上调查报告。必须把两者紧密结合起来,用观点统率材料,用材料证明观点,才能写好调查报告。用以证明观点的材料主要有四类:

1)概括性材料。即概括普遍情况的材料,用概括性的材料说明问题可以防止以点代面、以偏赅全的毛病,说服力较强。如《关于上海县临时机构设置情况的调查报告》,讲到临时机构增多,分散了乡镇领导的精力,影响了本职工作时,使用了概括性的材料:乡镇领导反映,几乎所有的部门和单位,在让基层建立临时机构时,都要求领导挂帅。如果乡镇领导不担任这个“组长”或那个“主任”就是不重视。从调查的情况看,乡镇的党政正职一般都兼有2~5职,副职一般兼10职左右,多者竟达124职。

2)典型材料。即最突出最有代表性的事例。如上述调查报告接着讲,由于兼职多而出现“三多”。关于“会议多”,便举了一个突出的例子:“莘庄乡一名副乡长曾经一次收到县6个部门同一天召开会议的通知”。典型材料具体生动,有很强的说服力,并能给人留下深刻的印象。为了充分说明观点,往往都要把概括材料与典型材料相结合,有点有面,既有广度也有深度。

3)比较性材料。用比较性的材料去说明观点是调查报告写作的重要方法。俗话说:“不比不知道,一比吓一跳”,用历史材料与现实材料相比,正面材料与反面材料相比,此地材料与彼地材料相比,比较中能很好地说明问题。

4)数字材料。用准确的统计数字,包括绝对数、平均数、百分数、对比数去说明观点,通过事物质量的数量界限去增强调查报告的科学性和说服力。调查报告中的数字材料,有很强的概括力和表现力。有的问题,有的观点,用很多议论也难以表述清楚,而用一个数字、一个百分比,就可以对事物的面貌和问题的实质一目了然。对数字的运用,必须反复核对,准确无误,要用得恰到好处。要从数字中分析情况,提出问题,阐明观点,不能毫无目的地堆砌数字。在写作中不引用数字的调查报告是不可想像的。引用数字说明观点是调查报告写作的一大优点。

(2)结构安排要有条理。主体的内容丰富,要讲的观点和材料较多,一定要安排得井井有条,防止杂乱无章,逻辑混乱,前后重复或矛盾,使人不得要领。调查报告的主体结构形式主要有两种:

1)横式结构。它是把要阐述的内容按性质分成几个方面,一个方面一个方面阐述清楚,一个方面就是一个层次。如《山区的一条脱贫致富之路一广东省南雄发展经济的调查》。这篇调查报告的主体就是横式结构,主体分为四部分,有四个小标题:“要振兴山区,就必须重新认识山区”,“集中力量抓龙头产品,带动各业的全面发展”,“敞开山门,以开放促进开发”,“改革僵化的管理体制,实行灵活的经济政策”这四部分之间的关系是横式并列的关系。此类结构在调查报告中用得最多。

2)纵式结构。按照事物发展的过程,将要阐述的内容分成若干个阶段,一个阶段一个层次,抓住每个阶段的特点,从不同角度予以说明。此类结构形式用得不多,适合线索单一、内容集中的叙述型调查报告。如《三个孩子去蛇岛——长春市三个小学生出走的调查报告》。

(3)要正确使用不同的表达方法。

调查报告是一种应用文体,基本表达方法与其他公文相似,是叙述、说明、议论的结合运用。因此,写调查报告,要恰当地处理好这三种表达手法的关系,掌握好它们的结合运用和互相转换。说明,主要用来写明调查的目的,介绍工作情况和背景;叙述,主要用于事实的发生、经过、结果,材料的依据等;议论,主要用于材料的分析。调查报告应以叙述、说明为主,在叙述、说明的基础上加以议论,议论在篇幅中所占的比例不多,但却是“点睛之笔”,十分重要。议论是调查报告的灵魂,叙述和说明是调查报告的血肉,有灵有血有肉,形成有机的统一体,才能使调查报告丰满而生动。

(3)结尾

调查报告的结尾是调查报告的结语,不同的内容有不同的写法。或总结全文,深化主题;或展示事物的发展趋势,指出努力方向;或提出期望,希望调查的事项得到重视;或发出号召,鼓舞士气,增强信心,从而解决好某一问题。调查报告的结尾,一般都独立成段书写,但有时主体部分已经把话说完,也可以在主体后面用一句话作为结尾。有不少调查报告采用自然式结尾,主体写完则告结束。总之,结尾部分是否写,怎样写,应根据全文结构的需要来安排。

例文:

不可忽视的中学生生日消费

王××曹×

目前中学生过生日已不满足一碗长寿面和几个煮鸡蛋的祝贺形式了。他们不仅有自己的想法和做法,而且生日消费支出也较多。最近,我们对长春市内三所中学100多名中学生生日消费情况及过生日的形式,进行了一次专题调查。结果如下:

一、中学生生日消费

被调查的100名中学生中,有54人与父母等家人在家祝贺生日,平均每人花销27.69元;有38人与同学朋友聚会祝贺生日,人均花销23元;有13人既与家人祝贺自己的生日,又与同学朋友聚会祝贺生日,人均花销60.69元。

二、庸俗的“人情礼”风在中学生中流行

被调查的100名中学生过生日共收到礼品和现金折人民币1372.90元,平均每人13.73元。其中,现金6.21元,收到礼品折现金7.52元。

被调查的100名中学生,在1989年共参加同学朋友生日聚会171人次,人均1.7次。其中有一名同学参加同学朋友生日聚会竟达10次。有78人送了礼,送的礼品和现金计人民币平均每人6.73元。其中,送现金的占4.8%,送礼品的占95.2%。据学校教师反映,有些学生为了参加朋友的生日聚会,借钱旷课前去赴宴。这种“人情礼”风在中学生中的流行,有碍于中学生的身心健康,对中学生的世界观形成将产生不良的影响。

三、中学生喜欢与同学朋友聚会祝贺生日

被调查的100名中学生中:有36人喜欢与父母等家人在一起祝贺自己的生日;有64人喜欢与同学朋友聚会祝贺生日,当问到你为什么喜欢与同学聚会时,有14.1%的人回答,不愿一切都由父母包办代替,与同学在一起比较自由。有一名高三的同学说,有些看法无法与父母沟通,与同学朋友能自由自在谈谈,无拘无束。有85.9%的人回答,为了增进同学朋友之间的友谊与交往。有的学生说,同学朋友间互相礼尚往来可以促进友谊。

透过中学生生日消费以及过生日的意向调查,可以反映出当代中学生思想意识方面比较积极的一面,那就是自强、自立的精神和团结友爱的风貌。但是也应该看到,社会上一些庸俗的建立人情关系网和请客送礼的不正之风和铺张浪费的生活作风也冲击了学校这块圣洁的土地,正在侵蚀着中学生的灵魂。尤其是有些家长对子女娇生惯养,在孩子身上花钱很“慷慨”,对子女的生日过分讲究,消费金额较大,这是一个不可忽视的问题。

中学生正处在成长发育的阶段。作为学校和家长应该正确引导,加强思想教育,同时最好通过集体组织一些活动,以使中学生的生日过得既简朴又有意义。

(第五节),简报

一、简报的含义

简报是机关单位自编的内部刊物,是反映工作情况、交流信息的小报,有定期与不定期之分。

顾名思义,“简报”是由一个“简”字和一个“报”字组成的偏正词组。简报的篇幅简短,文字简练、叙事简要。读者所花时间少,所得信息量大。简报有固定的刊名,如“会议简报”、“工作简报”、“环保动态”等。简报也像其他报刊一样有编辑部,它的编辑部就是办公室或秘书科。简报也有固定的发行时间与阅读对象。简报与其他文体比较,有其明显的特征:

1.简明扼要

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