随着经济的迅速发展，电话营销、电话采编、电话回访等以电话为媒介的职业已经遍地开花。无论是在个人沟通，还是在商务交往中，联系亲朋也好，寻找新的商机也罢，向对方展现一个独具特色的“电话形象”，成为每个电话使用者的一种能力。塑造完美“电话形象”的要点之一就是：选择合适的时间打电话，这个“合适”是说对方方便接听电话的时间。这第一步走不好，就算你有再好的口才，也难以让自己拨出的电话起到预期的效果。
选择时间，以对方为中心
不少找工作的人都遇到过这样的问题：兴冲冲地找到一个适合自己的职位，怀着忐忑不安的心情，满怀希望地拨出招聘单位的电话号码，对方却礼貌地告诉你“我们已经下班了”、“负责人正在开会”、“我们这个时间段不接待应聘者”。种种理由的拒绝一下子降低了应聘者的热情，甚至怀疑对方是故意不理睬自己，继而怀疑自己的能力。其实，唯一的原因就是他们打电话的时间，正是对方不方便的时候。
一般情况下，上午8点之前（节假日9点之前）、晚上10点以后不宜打电话，以免干扰对方甚至其家人的睡眠；三餐之间的时间也不适合打电话，免得打扰对方的就餐心情；许多人有午睡的习惯，不是事关紧急，不要在中午打电话。尽量不要打扰别人周末和节假日的私人时间。如果拨打越洋电话，一定要考虑时差问题。
电话接通之后，自报家门。说明自己是谁、找谁、有什么目的。在正式的公务、商务交往中，你要礼貌而具体地说明己方的单位、职衔、姓名。如果你不说自己的姓名和意图，反倒先问对方“你是谁”，就会惹对方不快。如果你拨出的电话是由对方总机接转，或由对方秘书代接，要使用“您好”、“烦劳”、“请”之类的礼貌用语。如果你要找的人不在电话旁边，可以请代接者帮叫一下，或以后再打。当代接者询问你的姓名时，如果你不便告诉，应该婉转地回答。比如说：“我是他（她）的朋友。我晚些时候再打吧。”万一打错了，立即向接电话者道歉，不要电话一挂了事。
下午3点。
甲：“您好！我是深达公司的销售经理李爽，我想找芮普公司的总经理董南先生，或副总经理秦英女士。烦请您通告一下，谢谢！”
乙：“您好，这里是芮普公司，我是公司办公室秘书。现在两位经理都不在，请问您有什么事，我可以转告吗？”
甲：“不好意思，我有重要的事情，希望直接与他们联系。请问您能告诉我他们两位的手机号码吗？”
乙：“抱歉，每周五下午5点到6点是我们公司内部培训时间，两位经理不方便接电话。如果您事情不是很急，请5点以后或者明天上班时间再打这个电话好吗？”
甲：“好吧。明天上午我再打吧，谢谢您！”
乙：“不客气。再见！”
除了遵循通用的“时间规则”，我们还要考虑受话方的工作性质、个人习惯，从而更好地推测和判断何时是对方方便的时间。想让自己打出的每一个电话都有效果，可不单是选择合适时间的问题了。你还要仔细做好通话前的准备。
当你要找的人回应你时，你首先应该问对方：“您现在方便接听吗？”得到肯定回答后可寒暄几句，然后开门见山地表达你的意愿即可。若对方没有时间通话，可以问对方何时比较方便，约定下次打电话的时间，避免浪费双方的时间。你可以告诉对方：“打扰您了，我再找您方便的时候打来吧！”你这样体贴的询问能给下次通话做好一个铺垫。通话期间，嘴与话筒之间应保持3厘米左右的距离，便于对方听清你的声音。
争取让每一个电话都有效
好比为建筑设计一幅蓝图，拨打电话之前，我们应该先拟一个提纲，想表达什么意愿、想解决什么问题、想达到什么目的，全都想清楚，写明要点。这样能节省通话时间，提高通话效率，这是一个非常必要的习惯，我们必须养成。公务、商务人员更要注意这点。
小舟是一个杂志编辑，一天上午，他找出几个作家的电话，想要和他们约稿。接二连三地打完了电话，交代了交稿时间，小舟就专等着按时接稿子了。一周后，他突然想起，忘了对其中一个应约写人物传记的著名作家提一个关键要求：详写人物的童年经历。小舟马上再次打电话给该作家，说明要求。作家很生气，因为他已经基本将作品完成了，而他对人物的记录和评价，着重的是其事业生涯。如果按照小舟的要求修改的话，作家的心血几乎白费。小舟忙不迭地道歉：“那天我约的作家太多了，对各人的要求也不同，一时间给忘了。”作家按照小舟的要求迅速对文章进行了大修改，并按时交稿，却拒绝了以后再给小舟的杂志写稿。杂志总编知道小舟得罪并失去了一个重量级作家以后，对他进行了严厉批评，勒令他为下一期的杂志尽快联系一个新的名作家，否则不再聘用他。
如果你要连续给几个人打电话，事先一定要把对方的单位、姓名、职务、电话号码都找出来，清楚地写在一张纸上，同时把你要对每一个人说的内容以提纲的形式列出来，以免漏掉重要事项。如果你确信自己记忆力过人，思维的逻辑性强，并且使用的是预先存好对方号码的手机，你可以把你的提纲列在脑子里。无论如何，打电话前有个规划是很必要的。
确认对方的电话号码准确无误后再拨号。拨号以后，若暂时无人接听，别急着挂，耐心让铃响六七次吧，也许电话离你要找的人有点儿距离，他正在奔向电话呢。最好别出现对方刚拿起电话，你这边已经挂断的情况。
用语礼貌，长话短说。打电话时要使用礼貌、规范、恭谦的语言。要符合自己身份和职业特点。要正确使用“您好”、“请”、“谢谢”等礼貌用语。吐字要清晰，句子要简短而准确，不重复罗嗦，不东拉西扯。“3分钟原则”已经成为国际商界的惯例。著名的礼仪专家金正昆先生每次在讲座中谈到打电话，都要强调这个原则。在电话中沟通，时间控制在3分钟内较为合适。最长不要超过5分钟。要做到长话短说、适可而止。用精炼的语言为自己勾勒一个简洁惜时、从容干练的电话形象。
卡耐基说过，“用电话做生意时，也不能忘记微笑”，微笑的意义在于它能通过电话线把你的愉快情绪和积极态度传达给对方，美化你的电话形象。让微笑伴随你的整个通话过程吧！通话完毕，别忘了说“谢谢”和“再见”！
