涉外会见，应当按主左客右的惯例安排座位，即客人坐在主人的右边，宾主双方其他人员各坐一边，按身份高低排列座位。国内兄弟单位领导人之间的会见，主人和主宾居中而坐，一般不分左右，但也可按国际惯例主左客右；宾主双方其他人员各坐一边，应按身份高低排列座位。
（2）国旗。在涉外会见时，如果双方身份相同，为了显示会见的庄重性，可在宾主就座的两侧放置两国国旗。国旗可以用落地旗架悬挂，也可以用小旗架放置在主人与主宾之间的茶几上。涉外召见应当悬挂主方的国旗。
（3）扩音设备。会见人数较多，会客厅较大时，宜安装扩音设备，供主人和主宾讲话时使用。
（4）茶水与鲜花。会见时，为客人斟茶水是一种礼节，因此适当准备茶水和茶具是必要的。会见现场摆放一些鲜花能使会见的气氛更加亲切。
9.迎候
会见客人，主人应提前到达会见场所，并在门前迎候客人。一般的客人，主人可在会客厅、会客室门口迎候；重要的客人，主人可在大门口迎候，或由工作人员在大门口迎候客人，并引入会客厅、会客室。
客人到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，并主动同客人握手以表示欢迎。会见的客人较多时，主方人员一般应在前厅或门口列队迎接客人，并按身份高低一一握手。
接见会议代表、先进人物时，领导人不必迎接，而是先由工作人员将接见对象按合影位置图排好位置，然后领导人再出场。
10.介绍
双方如果是初次见面，可由秘书或翻译人员进行介绍。通常先向主宾介绍主方人员中身份最高者，然后再介绍客方人中身份最高者。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后宾的顺序介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面进行。
11.合影
会见后可安排宾主合影，以进一步表示友好，亦可留作纪念。合影要事先设计好参加合影人员的位置图，合影时由工作人员引导宾主双方按预定位置站好。接见下级代表时的合影，领导人的座位上可事先贴上姓名。合影位置的设计要考虑以下几点。
（1）主人居中，主宾居主人之右，第二主宾或主宾夫人居主人之左。如合影人数为双数，则主人居左，主宾居右。
（2）宾主双方其他人员按身份高低相间排列。
（3）两端由主方人员把边。如果主客双方交叉排列出现客方人员把边的情况，应当将两端主客双方人员的位置对换，以确保由主方人员把边，但合影人数较少时，则不必如此。
（4）接见下级人员合影时，领导人坐前排，身份最高者居中，其他领导人先左后右向两边排开。
合影人数较多时，应准备阶梯形合影架，使后排高于前排。
12.送别
会见结束后，主人应视情况将客人送至接见厅、会客室门口或车前，并握手道别，目送客人离去。
13.整理会谈文件
会见一般不产生正式文件，但会见记录必须归档。会见现场的照片及合影照片也应当一并归档。
会谈
1.确定议题和目标
相对于会见来说，会谈的议题应当更加明确。会谈的议题往往需要通过双方磋商来确定。
会谈是一项互惠互利的活动，常需要双方作出妥协和让步，因此，会谈的目标应当根据有利有弊、利大于弊的原则以及对方的实际情况确定。会谈的目标包括最高目标和最低目标（即谈判的底线）。在商务谈判中，最低目标主要是价格底线。
会谈议题和目标的明确，对于统一内部口径也十分重要。
2.收集和分析信息
无论是涉外会谈还是国内会谈，都必须事先进行认真的和充分的准备，包括仔细的调查研究。会谈前应当收集下列信息。
（1）对方的信息。在会谈之前，应通过各种渠道了解并分析对方（国家、国际组织、公司等）的性质、权限、状况、对方会谈人员组成、对方谈判底线与谈判策略等，从而为制订自己的谈判目标和策略提供依据。
（2）相关信息。即围绕会谈议题的有关信息，如货物的名称、规格、检验、价格以及技术、金融等方面的信息。
3.确定参加人员
无论是涉外谈判，还是国内的谈判，都必须明确授予主持人全权代表的资格。己方主谈人的级别要与对方主谈人大致相等，且应由擅长业务、老练稳重的人员担任。
其他谈判人员的分工应合理、人员构成与多少可视具体情况而定。
4.确定时间和地点
会谈时间和地点的确定可由双方协商确定，一旦确定后要通知对方，不宜更改。
5.会谈现场安排
（1）座位安排。双边会谈一般将谈判桌排成长方形或椭圆形，双方各坐一边，主方位于背门一侧或进门后的左侧。涉外会谈的双方主谈人位于中央，其他人员按右高左低惯例排列；翻译人员可安排在主谈人右边的位置，以方便双方交流；记录员则安排在两端或后排。桌上应放置中外文席卡。
多边会谈的座位可摆成圆形、方形、T字形、多边形等等。
（2）国旗。在涉外会见时，为了显示会见的庄重性，可在会谈桌上交叉或并排放置两国的国旗，也可以用落地旗架悬挂于两侧。
（3）扩音设备。参加会见人数较多，或是公开举行会谈，允许记者采访或旁听，宜安装扩音设备，供主人和主宾讲话时使用。
（4）茶水。由于会谈往往需要较长的时间，故应当准备足够的茶水，夏天还可增加饮料。一般中途不斟茶；如时间较长，可适当斟茶。斟茶时须在发言间歇进行，并从客方开始。
6.迎送
会谈迎送的具体要求与会见迎送的具体要求相同。
7.合影
合影一般安排在会谈开始之前，会谈合影的安排同会见时合影的安排相同。
8.新闻发布
比较重要的会谈常需要以一定的方式发布消息，如接受记者采访、举行新闻发布会或举行记者招待会等。接受采访或发布消息，应当在会谈的准备阶段订出方案，报领导审批，并与会谈的对方进行协商。
会谈开始前，可安排几分钟的记者采访和摄影。非公开性会谈正式开始后，除特别安排的电视采访外，其他采访人员应一律退场。会谈结束后，可根据情况双方会见记者或分别举行记者招待会。
9.整理会谈文件
会谈往往产生合同、协议书、议定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、声明、宣言等文件。这些文件是秘书人员在会谈记录的基础上整理、起草的，然后提交各方讨论、磋商，直至达成一致，履行签字程序，使这些文件生效。签字后的文件以及原始记录，应当一起归档。
听证会
听证会是立法或行政主体在职权范围内就特定问题听取有关人士或组织代表意见或作证的会议。举办听证会的要点如下。
1.确定听证内容与发布公告
听证内容即听证会的主要议题。在我国，听证内容有两个方面，一是征求对某项法案（包括法律、法规和规章）的意见，二是征求对某项行政决策的意见。
一般情况下，听证会是公开举行的，因此内容确定后，听证人应当向社会发布公告。公告的内容包括：听证的目的；提案人和提案的内容，必要时可将提案文本公布；听证会的规模、参加听证人的范围、名额分配和条件；参加听证人的报名方法、截止日期、遴选程序；听证会举行的时间和地点（时间和地点也可另行公告）；听证人名称和公告日期。
2.遴选听证参加人
这一过程包括下面几个步骤。
（1）接受报名，分类登记。
（2）确定参加听证人名单以及旁听人名单。
（3）发出通知。必要时将参加听证人名单向社会公布。
3.布置会场
听证会会场的座位格局一般应为全围式或半围式，但应突出听证人的中心位置。发言人在前排就座，周围可设旁听席和记者席。会场正面可设会标，会场装饰要简朴。
4.听证会程序
听证会主要程序如下。
（1）主持人宣布听证会开始，说明会议的目的和法律法规依据，介绍参加听证人的组成以及人数，宣布会议注意事项和发言的规则。
（2）提案人介绍法案或决策方案。
（3）听证人宣读对法案或决策方案的初审意见。
（4）参加听证代表发言。
（5）提案人最后陈述意见。
（6）主持人进行听证会总结。
由于参加听证会的代表各自的观点、立场和利益诉求不同，会上难免会发生争辩，有的代表还会延长发言时间或要求多次发言。因此，主持人一定要善于控制会议进程，适时运用会议规则进行调节，要保护健康合理的辩论，尽可能让每个与会代表发表意见。
5.做好会议记录
听证会记录是形成听证报告的基础，记录全面与否关系到报告能否全面反映参加听证代表的意见，因此，一定要安排足够的记录人员。记录人的座位要合理，能使他们听清每个人的发言。
在会议结束前，主持人应要求发言人会后留下，核查自己的发言记录，经其确认后签署姓名。发言人有发言稿的，可请其留下发言稿，附在会议记录后一起归档。
6.形成听证报告
会议结束后，工作人员根据会议记录撰写听证报告，上报听证机关领导，作为立法或决策时的参考。
听证报告的格式大致包括如下内容。
（1）标题。由听证会名称和报告组成。如“2006年云南春运公路客车价格听证报告”。
（2）开头。记述听证会的目的、内容、听证人、参加听证人的范围和人数、时间、地点、发言人数等情况，要求简明概要。
（3）主体。主体部分要按发言者的观点进行分类，分若干层次表述。每一观点都要列举发言内容，并说明发言人姓名。
（4）小结。报告最后要对本次听证会进行小结，提出意见，供立法会议或决策会议参考。
报告会
报告会就是请专人作报告的会议。报告会内容不同，具体的名称也不同，有学术报告会、形势报告会、事迹报告会等。报告会实务要点如下。
1.选好报告内容和报告人
一般应先确定报告内容，然后根据内容再选择合适的报告人。报告人要选择在某一领域具有深厚造诣的专家学者或亲自实验、具有独到体会的人士。报告人口齿要清楚，能够胜任作大会报告。
2.邀请报告人
报告内容与报告人确定后要通过适当的渠道发出邀请。邀请时要将举办报告会的目的、参加对象和会场的设置告知对方，以便报告人事先了解报告的要求和报告的对象，掌握好分寸。
3.安排好会场
报告会一般安排成上下对应式座位格局，也可布置成半围式格局，主席台上放置讲台，突出报告人地位。时间较长的报告会，也可不设讲台，报告人坐着作报告。
主席台上方或背景处要悬挂会标，要根据报告人的要求安装必要的设备，如扩音机、投影仪、计算机等。
4.介绍报告人
会议开始后，主持人应对报告人进行必要的介绍，并表示欢迎和感谢。
5.回答提问
报告人现场回答提问时，主持人要控制好局面。
如果报告会采用录音记录的方式或会后需散发记录稿，要事先征得报告人同意。
办公会
办公会议是特定组织的领导人为实施管理而举行的工作性例会。举办办公会的要点如下。
1.收集议题
由于办公会定期举行，每次会议之前先要收集必须在会上讨论解决或通气的事项。议题收集工作可由办公室负责，收集的对象主要有：向领导班子成员收集，请他们提出议题；向各职能部门收集，看其有没有需要通过上一级办公会议解决的问题；向下级机关收集，包括下级机关的请示、报告以及需要提请审议的事项等。
2.协调议题
议题收集之后，还要注意对议题进行协调，议题协调工作可以分为三层次进行。
（1）凡拟在办公会议上讨论的议题，一律请主办部门与有关部门先行协调，使各方达成共识。
（2）有些问题，部门之间一时难以协调，可请分管领导批示，提出意见，批转有关部门负责人进行协调。对一些比较复杂、意见分歧较大的问题，建议分管领导负责直接出面协调。协调意见基本一致的，提请办公会议讨论、拍板。意见仍不一致的，由负责协调的领导人提出倾向性意见，供办公会议决策时参考。
3.准备好会议文件
会上要讨论的文件应在会议前印刷、装订好，并按领导人分装好。需仔细研究的文件，要在会前分发。
4.安排好候会
办公会议讨论的问题较多，列席会议人员有时也较多。为了防止会议内容交叉扩散，会议秘书要估算每项议程的大致所花的时间，通知有关列席人员提前在附近的休息室等候。
5.做好会议记录与会议纪要
办公会议记录是形成会议纪要的依据，也是会议情况的原始真实的反映，会议秘书要聚精会神做好记录。
办公会议纪要是记载会议议定事项的结果性文件，秘书要根据会议记录认真起草，经主要领导签发后印发给有关方面贯彻执行。
新闻发布会
新闻发布会是特定组织向外界传达信息、沟通协调的一种形式。新闻发布会邀请的对象比记者招待会广，除记者外，还可以邀请特定的公众参加。新闻发布会形式较为灵活，既可以像记者招待会那样进行双向沟通，也可以采用由举办方单向发布信息、不安排提问的方式。举办新闻发布会的要点如下。
1.明确会议目的
举行新闻发布会的常见目的有以下几方面。
（1）对国内外当前发生的与本组织的利益、形象（包括国家机关、政党、企业以及其他非政府团体等）有关系的事件表明立场、态度。
（2）发布本组织将要实施的重大方针、政策、规章或者将要采取的重大行动和计划。
（3）通报本组织内部发生的重大事件，并说明真相，澄清事实，介绍解决问题的方法，防止不实报道和流言对本组织可能造成的不利影响。
2.确定口径
这里所谓的口径，就是指从什么角度发表立场和观点，消息发布到什么程度，哪些问题可以正面回答，哪些问题应予以回避等。
3.选择时机
新闻发布会的时机很重要。选择新闻发布时机的一条很重要的原则即看其是否有利于维护对本组织的利益和形象。什么时候发布信息能够取得最佳效果，一定要仔细考虑，操之过急或延缓滞后都可能产生负面效应。
4.确定参加对象
参加对象首先要根据新闻发布会的内容来确定，专业性较强的新闻发布会应当请专业媒体参加；其次要考虑媒体的知名度和影响力；再次要注意媒体机构之间的平衡和协调，参加的面尽可能宽一些。
有的新闻发布会采取记者报名的办法，先由记者提出申请，然后由举办者审查后再发出邀请。有外国媒体记者参加的，还要事先选择翻译人员。
5.确定主持人和发言人
举办一般的新闻发布会，主持人和发言人可以由一人同时兼任。如果内容重要或者业务性较强，可以将主持人和发言人分开。主持人主要说明举行新闻发布会的目的和背景，介绍发言人的身份和姓名，掌握会议进程和时间。信息发布和回答提问由发言人负责。
发言人较多时，可以设主要发言人。主要发言人原则上应安排本组织的主要负责人或某项工作的主管人员，因为只有他们才能准确而全面地回答有关的方针、政策和具体业务方面的问题。
6.准备有关材料
