组织会议的成功关键在于：如何确定八个方向的工作，诸如确定会议的章程和议事规则、会议的法定人数、会议的委员会、委员会成员中的非公司人员如何工作、会议如何审定委员会的报告、会议主持人和会议的记录人员如何工作、财务财会人员如何工作、如何评估会议的效果。
章程和议事规则的确定了会议召开的总体框架，会议的领导人员和参加人员则在具体的操作上，执行着总体框架的运行。
会议法定人数的确定，是会议能否召开的标准。
会议的委员会和非公司人员的工作的确定，是会议能否开好以及能否执行和执行效果的监督的根本所在。
会议主持人和记录人员以及财务人员的确定，是会议在运行过程前和运行时能否有秩序的保证。
会议评估效果的确定，有利于找到什么是最佳的会议。
第一（节）确定章程
关键词制定原则关键方法
学习作用由于章程的重要作用，它的制定和修订都是非常重要的工作和棘手的问题。如果我们不能够很好掌握它的制订和修订原则，就会在日后的活动中缺少法理依据，正如我们生活中必须遵守“宪法”一样，章程就是组织的“宪法”。
思想来源《罗伯特议事规则》第四十九节
一个组织的章程非常重要，它是组织一切活动的根本，它是获得社会认可的凭证，它是组织处理各类情况的依据，它是我们召开和运行会议的指南。章程的内容包罗万象，既有组织日常运行中的原则问题，又有关于组织成立和解散的诸多规定，还有领导机构的设置等等。对于会议，章程中规定了什么情况下应该召开会议、由谁来组织会议、由谁来主持会议、会议运行中需要遵守的规则（关于此类内容我们可以称之为“议事规则”）等等诸多方面。
【深入理解】
在日常生活中，我们一定会参加一些会议。例如上学时期的班会、工作后的工作说明会等等，虽然这些都不是审议性质的会议，也很少有什么固定章程，但无论是班会还是工作说明会总要遵循一些原则，这些原则往往是以不成文的约定俗成而贯彻始终在整个会议，这些不成文的规则起的作用就是章程的作用。
（1）《罗伯特议事规则》原书对于这一点进行了比较详细的讨论。作者对本节思想进行了扩充，特别是对于概述中的某些观点进行了补充。例如，原书对于找几个组织章程进行比对极为赞成，本书相应的认为方法虽好单需要注意三个问题。
其一，组织的性质是否统一。
其二，对照的这些章程是否完善。
其三，自身组织的特殊特点，是否包括在对照的章程中。
如果对上述三个问题都进行了思考，这种方法才是比较完美的方法。
作为审议性质的会议则必须制定章程，对于章程制作可以采用一种比较简单的方法。可以找来一些团体的章程进行比较，挑选出适合于本组织的条目，然后把它们有条理的组合起来。挑选其他组织的章程时要注意：被挑选组织的性质要与本组织性质相同。
如果组织是公司那就需要找其他公司的章程，如果是社团就需要找其他社团的章程，组织的性质是不能混淆的，不同性质组织的章程是不能互相使用的，例如公司的章程不能去找党派的章程来参照。但是无论什么性质的章程，有些固定的项目都需要遵循。
一份章程在大体上分为固定性条款、附则条款、紧急备注三个部分，固定性条款是主体内容，因此首先应该对它进行介绍。
1.章程组成部分一：固定性条款
因为组织的性质不同，固定性条款也不相同，但是无论何种性质的组织，有些固定性条款必须拥有。这些固定性的项目包括：团体的名称和目的；会员资格的选定；资金的运作和来源以及记录；官员的分配以及各自的职责；如何选举和罢免官员；团体集会时所遵循的议事规则；如何制定并修改章程和附则等等。在章程中虽然规定了比较重要的议事规则，但是为了更好的在日后工作中遇到特殊情况的处理，我们常常在附则一项中规定一些常效的规则。
2.章程组成部分二：附则内容的确定
附则内规则效力虽然没有章程中规定的常效规则大，但它却是说明某些情况的必备项目。例如章程从什么时间开始生效运行？如果已经已经有了章程，这次是重新修订，以前的章程是否还有效，若有效，则运行到何时等等。附则内的条款一般有以下几类。
附则中应该突出遵循的原则。在制作公司章程的时候，我们依据的是什么。在我国作为公司组织在制定总体章程时，主要依据的是以《公司法》、《证券法》为代表的关于企业方面的法律和法规。具体到有关会议的问题时可以依据《罗伯特规则》等有关会议的书籍。例如应该制订这样一条附则“本章程中涉及登记事项的变更及其他重要条款变动应当修改公司章程。公司章程的修改程序，应当符合公司法及其本章程的规定。修改公司章程，只对所修改条款做出修正案。对于议事规则的制订和修改应符合《罗伯特议事规则》的规定”。
特殊情况如何处理。虽然我们在章程中制定了详细的规章制度，但是因为这些条款毕竟是事前设想，没有明确的经过实践的检验。因此为了在日后处理突发事件和特殊事件的时候少一些争论，我们就要规定如何处理。这时我们可以规定，“如果出现特殊情况将依据《公司法》或其他法律的规定”；如果是有关议事规则方面的特殊情况，我们可以写出“如果出现特殊情况，我们将依据《罗伯特议事规则》中所规定的行为规范进行讨论”。当然，如果您认为还有别的关于开会方面的书比它更好，您也可以写上它的名字。
章程开始发挥效力的时间。章程修订后如果是小型的公司组织，可以立即生效。对于大型的公司来说章程生效前还有一个通知发放时间，如果是修改章程还需要进一步的宣讲，因此新章程效力生效的时间一般会延后一段时间。这段时间一般就由附则来规定。例如《公司法》在2005年10月27日经国家主席签字颁布后并没有立即生效，在附则内就规定新修订的《公司法》的法律效力开始于2006年1月1日。
名词解释。由于语言指向具有“发散式”的特点，所以形成文字时就要有逻辑限定，例如，我们常常称呼某人某人为“经理”，但是经理的种类有很多，还有大小之分。柳传志可以被称为老总，街边卖烧饼的也可以成为老总。
再如同一称呼的性质也不相同。例如，大型公司中有总经理，分公司里还有分公司经理。那么章程针对到什么层级，是针对总经理还是分公司经理？或是针对“孙公司”经理？因此，经理这项称谓就需要明确。
章程备案机关。章程修改完毕后应该作为重要文件保存。小公司应该交给某人专门保存，大公司就需要交给某个机构进行保存。开设公司或者公司对外活动等等都需要公司章程的出现，如果没有备案机关或人员，那么寻找将会浪费时机。
发生争议情况由谁来进行裁决。章程制作完毕后，由于时间长久或新加入人员对章程的生疏或其他情况出现引起歧义，人们会对章程内某些条款产生迷惑甚至衍化为争论，在这种情况下就需要有裁决者。在一般情况下如果发生争议，裁决权应该交给公司的职工代表大会或股份公司的股东大会或股东代表大会。如果公司内有常设机构如董事会，则可以由董事会来进行临时性的解释，如果对董事会的解释有不同观点，可以在下届固定的股东大会或股东代表大会（也可以提议召开临时股东大会或股东代表大会）上进行最后的确认。但在股东大会召开前，应该遵循董事会的临时解释。
3.章程组成部分三：章程的修改
修改章程一般需要至少三分之二以上的同意才能修改，有些组织规定必须在四分之三以上。章程即使准备修改，在没有修改完毕时，章程仍然对每一位会员起作用，包括提出修改章程的人或群体。只有到章程修改完毕后，原章程才会彻底失去效力。章程的修改只有在永久性会议的下一届会议上，才能修改上一届会议制定的章程。本届会议的任何一次会议都不能修改章程。临时集会一般情况下是没有权利进行章程的修改的。
【实战练习】
1想一想
拟定章程的时候我们完全可以拿几份其他组织的章程，来互相比较得出较好的章程。目前许多公司的章程基本上也是如此制订而出。但有一个问题被大家忽略：当源文件不完整的时候，之后的文件恐怕都将有些问题。因此，我们还是有必要认真地思考一番，自己的章程是否完备，是否适合于自己公司的特点。请问下面某有限责任公司的章程中缺少什么内容？
（一）公司名称和住所；（二）公司经营范围；（三）股东的出资方式、出资额和出资时间；（四）公司的机构及其产生办法、职权、议事规则； （五）股东会会议认为需要规定的其他事项。（六）股东应当在公司章程上签名、盖章。
2.选一选。
（1）请问下列股份有限公司章程中应该有哪些选项。
A.公司名称和住所B.公司经营范围C.公司设立方式
D.公司股份总数、每股金额和注册资本
（2）请问下列股份有限公司章程中不应该有哪些选项。
A.发起人的姓名或者名称、认购的股份数、出资方式和出资时间
B.董事会和监事会的组成、职权和议事规则
C.公司法定代表人
D.公司经理
（3）请问下列中有哪些不适合在股份有限公司的章程中出现。
A.公司利润分配办法B.公司应对不正当竞争采取的方法。
C.公司律师的联系方式 D.公司重大事项公布办法
3讨论。为什么股份有限公司应该在章程中规定公司利润的分配方法。
参考答案：
想一想这份章程缺少如下项目： 公司注册资本；股东的姓名或者名称；公司法定代表人；
选一选（1）ABCD（2）C（3）BC
讨论根本原因有两条。股份有限公司是由股东建立，建立的原因是为了个人获取利润，当然要分配利润，因为股份有限公司人员较多，所以有必要公布分配办法。这也是《公司法》为什么要把它列为重要事项的原因。
第二（节）确定参会人数
关键词原则人数应对
学习作用通过本节的探讨，可以清楚的了解确定法定人数的方法和原则。
思想来源《罗伯特议事规则》第四十三节及散见各条节
参会人数的确定其实就是法定人数的确定，如果参会人数不到法定人数的规则将不能有广泛的代表性。因此法定人数是确定会议能否召开的关键，如果法定人数不够且没有适当的回旋办法，那么会议将不能召开。因此确定法定人数就成为了一件很重要的事情，人数过多或过少都不利于会议的召开。
【深入理解】
法定人数是指举行会议和通过表决以及进行选举时所需要的最低人数，它是一个组织为求得会议的合法性，而设定的一个与会人员必须达到的最低数目或比例。这种比例是根据参会人员和符合参会人员之间的比例，而不是参会人员和组织内的成员总数的比例。如果没有达到法定人数，会议是不能够举行的，所进行的选举和表决也是没有法律效力的。
在小型的公司组织内，全体人员的全部到会也许就是法定人数。但是对于大型的公司组织，确定法定人数并不是这么简单。有的说是二十分之一，有的说是四十分之一，但是具体到某个公司来说，仍然是要视组织的大小来确定。在下面的内容中，我们就将详细的分析确定法定人数的一些原则。当然股份公司情况除外，因为对于股份公司则是确定法定的股份数额。
（1）《罗伯特议事规则》原章节只是对：法定人数的作用以及不足法定人数情况下的座位，进行了说明。作者在参考了其他书目的条件下，对法定人数的判定进行了增补，特别是针对不同类型的会议，给出了计算法定人数的原则。并且对于致使法定人数不足情况发生的未参会情况，进行了分类说明。作者注。
1.确定法定人数的原则
法律方面的问题，我们将在讲述具体的会议形式时介绍，下文则是在法定人数法律限定内的具体确定。
参加小型的会议，一般采用奇数原则。如果参加会议人数比较少，如果会议的主持人和记录人员也可以参加选举，那么为了避免出现对等的情况，包括他们在内的参会人数要控制在奇数范围内。
参加大型的会议一般采用划分类别的形式。划分类别的形式主要包括采用按照地区形式，例如北京区会员或河北区会员；按照分公司形式，例如第一分公司或第二分公司；按照工作性质形式，例如财务部门或生产部门。同样也可以几种形式一起使用。但在采用类别形式的时候，应该注意以某一形式为主体，对于部分人采用其他形式而且还要注意参加人数和投票权利的应用。
如果会议的目的是为了更好的贯彻会议的精神，针对会议精神而提出各种创新方法，那么人数和投票权最好不要挂钩。如果我们针对的是某个紧急的问题，人数和投票权应该挂钩。每一地区的人数应该如何划分将是考虑的重点，例如是每一地区都来同样的人，还是按照规模的大小按在组织内的比例分配人数（如果按照规模的大小，如何才能够给小的分公司平等的权利，有没有必要在投票的时候，每个分公司只作为一个投票权利）；还是按照参会人员每人都有投票权利并且一人一票。
如果是股份公司，上述问题就没有必要出现了，因为一般情况下股份公司只采用股权的大小来评定权利和义务。
如果会议是为了制定或决策某些关键性的问题，人员越少越好。虽然人数越少越好，但我们需要牢记一条人数应该符合法律规定。例如《公司法》规定。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。
紧急解决某类问题会议人数的原则。如果某位人员（例如董事，本段内某位人员具体指某位董事）的任期已经届满了，而会议（因某人具指董事，所以会议便具体指董事会）又未及时改选，或者某位董事在任期内辞职等等，因为特殊情况而导致了董事会成员低于法定人数的时候。我们可以在改选出的董事就任前，让原董事仍按照法律、行政法规和公司章程的规定，继续履行董事职务，直到新的董事选出，以符合法定人数限制。
某个常设机构参会人员的确定。公司组织内的常设机构有很多，例如董事会和监事会以及经理办公会议和各部门的会议等等。对于这些会议则需要某机构成员过半数人员在场才符合法定人数。
