总之，要对市场需求有一个全面的了解，远期发展与近期切实需求相结合。年度销售计划在上一年末制订，并报送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门、采购部门，以指导全年的供应链运作，并根据年度计划制订季度、月度的市场销售需求计划。
（二）接受生产物资需求
在MRP系统中，物料需求计划是主生产计划的细化，它来源于主生产计划、独立需求的预测、物资清单文件、库存文件。
（三）制订订单计划
在制订订单计划时要综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物资订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。
采购的数量和时间应由以下公式进行确定。
订单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量
订单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间
六、采购预算管理工作标准
采购预算是根据收集到的各类物资信息而制订的一定计划期间(年度、季度、月度)内，物资采购的用款计划。采购部门在采购预算下进行采购。
（一）编制采购预算的作业依据
编制采购预算的主要依据是某一计划期间(年度、季度、月度)内，生产和经营所需物资的计划总需求量。由生产部门根据企划和营销部门制订的销售计划，结合生产部门的自身特点编制相应的生产计划表，随后，生产部门综合本部门的剩余物资和物资管理部门的库存水平，制订物资计划单。采购部门根据生产部门的物资计划单、各类非生产性物资计划制订总体计划需求。
（二）编制采购预算的基本流程
1.明确战略目标
即通过审查各部门的战略目标是否与生产企业的总体战略目标相一致，如果有些部门没有严格按照总体战略的要求进行工作，就要让该部门与总体战略保持协调。
明确战略目标的另外一个目的是：在保证在总体战略的前提下，各部门之间的工作有一个好的协调。比如，财务部门是否按照要求给予采购部门快捷、方便的支持，因为快捷和方便是一种多向的行为：财务部门很好地支持了采购部门，采购部门很好地配合了供应商，供应商提供的物料很好地支持了生产部门，生产部门很好地支持了营销部门，营销部门销售出去的产品，最终又回到了财务部门。同理，在这之间的任何一个环节出现问题，都会影响整体工作的进展。
2.制订工作计划
管理层根据发展态势和市场情况制订出战略后，各部门管理者根据本部门的特点，制订出本部门的业务活动要求和范围，据此制订出详细的工作计划。这就明确了本部门的工作活动所涉及的物资种类和需求情况。
3.明确需要的物资资源
根据工作计划，各部门的管理者结合目前部门物资资源的情况，确定实现工作计划所需要的人力和物力资源需求。
4.提交准确的预算数字
在进行完以上几个阶段的工作以后，管理部门应该结合可能出现的问题，进行资源的预留。最终再结合初步确定的资源提出准确的预算数字。这一步骤可以和上一步骤同时进行，以减少流程环节。
5.信息汇总
当各部门提出本部门的准确预算数字之后，企业的企划部门或某个机构(如生产总监办公室)应该对各部门提出的预算信息进行汇总。
6.预算的审议
信息汇总之后交领导层或特定机构(如生产总监办公会议)进行审议。在审议过程中，应该听取各个重点部门的意见。例如，财务、生产、采购、物料管理等部门。
（三）确定采购物资的价格
物资价格的确定是整个采购过程的中心环节，它直接关系着整个采购成本的高低。因此，要做好采购工作，首先要进行市场价格信息的收集。
1.收集相关的价格信息
市场信息的波动有时比较大，有时却比较稳定。采购人员不能够因为市场信息的稳定就忽略了信息的收集。
2.确定合理采购价格
采购物资价格的确定不仅要考虑市场价格，还要考虑采购预算、利息负担、运输和验收等环节的费用等多方面的因素。这种情况下的采购价格只是一种预估。
物资采购价格预估一般的做法是：依据采购的历史资料、市场行情、供应商所提供的资料、各类媒体信息、行业协会研究报告等信息资料加以分析和比较，测定初步采购成本。初步采购成本一般包括直接成本(直接劳务支出和直接物料成本)、间接成本(生产残废料费用、物料存储管理费用、生产日常费用等)、总体行政费用。
七、采购信息收集人员的基本要求
为了有效地获取采购方面的信息，对采购信息收集人员的基本要求如下。
（一）具有广泛的知识
1.为了物资价格信息的获取，要懂得利用价值分析、成本分析与统计分析等技术。
2.供货商信息的取得，要懂得资讯的调查方法和技巧。
3.主要物资信息的取得，要懂得生产技术和生产流程。
4.新品所需物资性能的取得，要懂得相关的科技知识，若对此原料的性能缺乏了解，常常会导致错误采购。
5.市场行情的信息。要懂得运输、保险、包装、汇率等知识。
（二）拥有广阔的信息收集渠道
物资信息的收集，应该是全方位、多层次地进行，有些信息是区域性收集。这就要求信息收集人员要具备一定的信息收集渠道资源。当然，国内市场与国外市场所使用的方法不尽相同。
（三）需要具有物料信息收集、研究人才
物料信息的收集必须要有科技、贸易、经济、管理等方面知识的人才，才能达到好的效果。但企业往往重视采购部门、销售部门的人才引进及培养，却忽视了信息人才的培养。由于采购信息的缺乏，采购时往往不能达到所期待的目标。
（四）了解采购市场的复杂性
采购市场会随着国家宏观经济政策的变化而改变，企业物料的供应政策，也受产销与财务计划的影响。
国外采购市场还会随着两国间的政治、经济等形势的变化而变化，也受国际贸易政策与他国大贸易公司等大型组织的影响。两国间的贸易也会受到政治、经济方面的影响，而使采购作业失去控制，在此情况下获取的采购信息也就失去了意义。
因此，采购市场信息的收集，要充分认识到信息收集的复杂性、多变性。
八、物资采购信息收集方法
（一）物资采购信息的收集来源
物资采购信息的收集来源，主要有如下几种。
1.来自现有市场的信息。
2.来自同行的信息。
3.来自供货商的信息。
4.来自其他行业的相关信息。
（二）物资采购信息的调查项目
一般物资采购信息的调查项目包括以下几个方面。
1.对供应商信息的调查
（1）调查研究新的流通途径。
（2）供应商的选择。
（3）生产形态与制造厂商关系方面信息的收集。
2.物资价格信息的调查
（1）重点了解市场行情、研究市场的特性、研究供需活动的特性。特别是某些价格和数量都比较敏感的物资，要了解它的季节性供货波动、价格的季节性变动，采用多预购备用或期货订购的方式。
（2）对物资的品质、价格和数量进行价值分析。
（3）对制造方法与制造成本的调查。
3.物资信息的调查
（1）分析物资的性价比。
（2）新物资的研究，尤其设计新产品时以寻找新物料最为重要。
（3）寻找更符合性能要求的物资。
4.预测恰当的采购时期
包括市场供需情况预测、价格变化情况预测，然后对最有利的采购时期做出采购决策。
5.适合物资信息的收集
（1）分析物资的性价比。
（2）对新物资的研究，特别是在设计新产品时以寻找新物资最为重要。
（3）寻找更符合性能要求的物资。
九、采购合同的主要条款
（一）双方当事人的名称或者姓名、住址。
（二）标的物的名称、数量、质量、单价（大写）、总价（大写）。
（三）包装要求。
（四）标的物交付的时间、地点、方式（履行方式）。
（五）标的物质量、数量检验的方法及说明。
（六）价款支付的时间、地点、方式（结算方式）。
（七）期限。
（八）违约责任（违约金的组成、计算方法、赔偿数额的确定）。
（九）风险承担的划分。
（十）争议解决的方式（协商、调解、仲裁、诉讼）。
十、采购合同签订工作实施标准
采购合同作为物资采购过程中的正式契约，应该条款具体、内容详细完整。一个完整的物资采购合同，其条款应包含以下内容：各合同名称；签约的时间、地点、签约人姓名或单位名称、签约原因目的；商品质量、数量条款以及价格、价款、付款方式等。
物资采购合同签订的基本步骤如下所示。
（一）进行采购谈判
供应方和采购方之间需要进行采购谈判，在大多数情况下，需要通过谈判在买卖双方之间达成一种双方都可接受的折中方案。对采购方来说，谈判是否成功，就看谈判结果能为企业带来多大的效益。采购谈判的内容包括采购数目、采购价格、采购方式、支付方式等。采购谈判人员应围绕这些内容做好相应的谈判准备，设计出具体的谈判方式，认真、冷静、顽强、巧妙、灵活地应对各种情况和问题，以达到更好的谈判效果。
（二）采购合同的审批
1.物资采购合同在得到采购方和供应方双方的认可之后，必须送交专职管理人员进行审核方可批准，其目的在于限制订单人员必须依照订单计划在采购环境中操作，确保货物在一定范围内，并符合订单计划的物料数量、到货日期要求。
2.审查的内容主要为合同内容的合理性和确定性。合同必须在审核批准后才可由双方签订生效。
（三）签订物资采购合同
经过审批的物资采购合同，即可传至供应商确认并盖章签字，签订合同的方式有4种。
1.与供应商面对面签订合同，买卖双方都在现场进行盖章签字。
2.订单人员使用传真将打印好的合同传至供应商，并且供应商以同样方式传回。
3.使用电子邮件进行合同的签订，买方通过电子邮件向供应商发去合同文本，表示买方已经签字，供应商再通过电子邮件返回已签字的合同，则表示接受合同并完成签字。
4.建立专用的合同信息管理系统，完成合同信息在买卖双方之间的传递。
十一、物资采购合同执行工作实施标准
1物资采购合同在生效后即意味着对订单的实现。在签订了物资采购合同之后，要按合同约定来执行。对此而言，合同签订后，为了使供应商能如期、保质、保量交货，采购方应依据合同规定，督促供应商按规定交货，并予严格检验收库；加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程；对存货型供应商，只需从库房中调集相关产品及适当处理，即可送往买家。
2在合同执行过程中，应把握所供物资的质量和供货时间的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证人员办理，以利于订单的操作。注意把合同、各种经验数据的分类保存工作做好。有条件的，可以采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展状况录入计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。掌握采购环境中供应商表现数据的多寡是衡量订单人员经验水平的一个指标，它对订单下达及合同跟踪起到重要的参考价值，因此注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。
十二、物资采购合同的更改与取消工作实施标准
（一）物资采购合同的更改
物资采购合同一经签订，就要认真履行，一般不再进行变更。但为了维护买卖双方的共同权益，经买卖双方共同协议仍可以对合同进行修改，合同的修改，必须以不损害买卖双方的利益和其他关系人的权益为前提。通常有下列情形时，要对合同条款加以协商修改。
1.经买卖双方确认属于原始资料错误的情况
合同签订以后如发现原始资料有错误而必须加以更正时，要以正确的原始资料为准，经买卖双方协议修正，并将修正要求及时通知相关单位。
2.由于制造条件的改变而致使供应商无法履约
合同履行期间，因制造条件的改变，而导致供应商无法履约，可以协商修改原合同。但因物料的供应不能终止合同或解约，另行采购已无法应急时，采购商可以协议适度修改原合同后要求供应商继续履约。
3.合同的成本计价发生改变
以成本计价的合同，由于成本的改变或其他原因，超过了合同规定的时间限度时，除固定售价合同其价格不得改变外，买卖双方均可以提出要求修订合同所订的总成本。但如有下述情形时仍可协议修改固定售价合同。
（1）生产材料暴跌致使供应商获取暴利时，可协议修订价格。
（2）生产材料的暴涨致使供应商履约困难，且解约重购对买卖双方都不利时，可协议修订价格。
（二）物资采购合同的取消
取消采购合同也就是不履行合同规定的义务。出于公平交易的原则，不遵守合同的一方必须负取消合同的责任。
在法律上，到底何方必须负担责任，要视实际情况来决定。一般取消合同大致有下列的情况。
1.由于违约导致的合同取消
在签订物资采购合同后，通常的违约情形有以下两种。
（1）供应商不依约履行，例如，交货的规格不符、不按时交货，其违约的原因可能是故意、无能力履行或其他无法控制的因素所致。
（2）采购商违约，例如不按时预付定金而被取消合同。
2.因采购方的原因而取消合同
采购方由于利益或其他因素不愿接受合同约定的产品，而提出取消合同，这种情况下，供应商可要求采购方赔偿其所遭受的损失。
3.双方经协商同意取消合同
这种情况一般都是在履行合同的过程中，出现了不可抗力的情形。
