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第32章 与上司相处的策略(4)

举个例子来说,你的主管在向别人介绍你的时候,虽然绝不是有意要屈尊你,但他可能会把手臂搭在你的肩膀上,或是用手拉着你。其实他只是要告诉大家,他实在很赞赏你,很支持你。但是,他这种举动却使得你看起来不够独立或能力不足。

请告诉他,你很感激他的关心和支持,但是有些表达方式让你觉得很不自在。告诉他用什么其他方式来传达适当的讯息。假如他真的想帮助你,他会急切地想知道怎么做对你最好。请你要有耐心,而且坚持——因为你面临的是一个真心培植你的人,而不是一个让你在他手下工作或“照顾”你,只是为了当英雄的好人的人。假如发现自己老是处在幕僚的位置,请要求负有盈亏责任的一线管理工作。

2.工作回馈

男人有时候会不把令人难过的回馈提供给女性,这种情形很危险。你的主管对你若太仁慈,可能会对一些有关你成功的信息有所保留。

坚持请他给你回馈。如果他好像不愿意,告诉他,清楚而适时的回馈才能让你采取及时的行动,避免错误。现在就这样告诉你的主管吧!不要等到年底或很长的评估期结束后。坚持请别人给你回馈,让你可以用以衡量自己与既定标准的差距,如“每两周一次”或“就业绩目标而言”。

3.说内心话

在单位里谈论你私人的事情要特别谨慎。当你把自己的心里话告诉别人,或谈及家中有什么需要,或对单位里发生的事产生情绪反应时,男人可能会误以为你有什么用意。他们也许认为你很脆弱,不敢和任何令他们不愉快的事情有所牵连;他们也许还会认为你是个不称职的人,而不认为是单位组织结构有问题。

与女性上司交往的学问

一个男人与女主管打交道,或处在一个女性占绝大多数的工作环境时,应该注意下列几件事。

1.妈妈或老师

很多男人在不知不觉中会把女主管当作自己的妈妈或老师。我们这样说并不是在支持所谓的“恋母情结”,而只是表明一个事实,许多男性只在家里和学校接触过有权威的女性。

如果你发现自己会向你的女主管诉一堆苦水,或向她倾诉一些私人问题,或者相反地,对她表现很顽固的反抗行为,那很可能是你下意识的权威女性印象在作祟。

这个时候你可以自问:“假如她是个男人,我会这样表现吗?”

如果我是她的话,我会如何与其他男人相处?

此外,如果你没有姐妹或其他普通友谊的女性朋友,你是否不知不觉中把女主管或女同事当作“女朋友”了?

不管你扮演“传教士”还是“花花公子”,这两者都有可能伤害你的工作关系,甚至事业前途。前者是故意与女主管保持距离,或者待之冷淡,以免在情感或形体上太过接近;后者则是彼此太熟悉或太亲近了。

2.小心翼翼

如果你面对女主管或女同事时感到不自在,你和她们交流的可能性也比和男主管交流的可能性小。结果她会把你当作神秘兮兮、不够直接或不值得信赖的人。这可能会影响你的工作效率,甚至阻碍你的前途。女性主管常会抱怨男人对她们太过谨慎了,令她们觉得很气愤。

向老板汇报工作的技巧

在企业管理过程中,员工或下属向老板汇报工作,是常见的业务交往程序。特别是对那些经常要与老板打交道的员工或下属来说,在每一项老板所交办的工作完成之后,向老板进行必要的工作汇报,更是必不可少的业务程序。

原则上说,只要是老板直接交办或委托他人交办的工作,无论大事小事,无论工作的结果是否圆满,均应向老板如实做出相应的汇报。

从管理的角度看,老板准确及时地了解下属的工作总结内容,有利于及时掌握工作进度及管理运行状况。对于员工和下属而言,如能掌握相应的工作汇报技巧,不仅有利于其自身素质的提高,而且,会进一步改善其在老板心目中的能力形象。

员工要向老板汇报工作,不管你是采取书面的形式,还是当面口头汇报的形式,需要掌握的具有共性的技巧有4个方面:

1.理清思路

所谓理清思路,是指你在向老板汇报工作之前,就应冷静地对工作过程进行反思。至于先说什么,后说什么,哪些问题应简略地叙述,哪些问题必须详细地说明,都必须理出一个比较清晰的思路来。如果对待一个问题你拿不出一个比较完整、比较清晰的思路,那么你则难以说服别人。

汇报工作也是这样,如果不在事先理清自己的思路,你同样难以有条理、层次分明、有说服力地把自己做过的工作向老板汇报清楚。

你在向老板汇报工作之前,特别是在向老板汇报那些重大问题之前,必须先打腹稿,即先在脑海中把要汇报的问题以提纲的形式,列出一个分条目的小标题,记在心中,在汇报时逐条道来。当然,你也可以把这些提纲写在小本子上,作为向老板汇报工作时的备忘录。

实践证明,拟写提纲是理清思路的最佳方法,你不妨一试。

2.突出重点

任何一项工作都有自己的重点,即在任何工作程序中各个环节的轻重缓急的分量是不同的。

把握重点,常常意味着抓住了工作的要害。而这些要害问题又往往关系着企业的大局或重大利益。所以,老板听你的汇报,或看你的汇报材料,他关心的根本问题,就是你对工作中的重点问题的处理结果如何。

在进行具体操作时,你应掌握俗语所讲的“事不过三”的原则。即在一般情况下,员工或下属向上司或老板汇报工作时,每次交谈的重点事项、关键问题,只谈一个或一件,最多不要超过3个或3件。

常见到一些老板在总结工作或做指示时,一般情况下总是“讲三条内容”或提“三点建议”,“希望大家从三方面去做好工作”。那些往往把问题或意见或指示归纳为3个数,而加以罗列的上司,大多都比较干练,且办事效率相当高。尽管这不是绝对的现象,但却是一个有趣的现象。

因此,员工或下属在向上司汇报工作或与上司交流想法时,要注意每次只强调一个问题,只突出一个重点,最多不超过3个问题或3件事情,这不仅有利于老板或上司理清思路,迅速决断,同时,还会使老板或上司对你的能力和效率表示好感。

所以,从一定意义上讲,善于掌握重点,突出重点,并把重点问题向老板描述清楚,不仅是一个方法和技巧问题,而是一个素养和能力问题。

3.删繁就简

无论是做口头汇报,还是做书面汇报,你都必须注意删繁就简的问题。因为它不仅是技巧,而且是原则。

所谓删繁就简,就是要把一切不必要的话语从汇报中予以删除。否则,就会出现两种不利的影响。一是让人感到你思维混乱,思路不清,不知所云;二是让人感到你文风不正,似有哗众取宠之嫌。更何况还有“话多有失”的时候呢?

删繁就简,与其说是一种技巧,不如说是一种原则。

在具体操作上,我们可以这样进行:假如你要以书面的形式向老板汇报工作,那么,你就应该把文章尽量写得简练一些,按照鲁迅的说法:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。宁可将可用小说的材料缩成速写,决不将速写材料拉成小说。”

假如你是以口头语言形式向老板汇报工作,则必须注意掌握老板问什么答什么的原则和策略,不做无谓的拓展和借题发挥。比如,老板只问到事情的结果,你就只叙述结果,而不要涉及事情的过程。因为,老板可能对事情的过程不感兴趣。事实证明,对别人不感兴趣的问题滥加描述,只会招致反感。

4.恭请老板评点

当你向老板汇报完工作之后,不可以马上一走了事。聪明人的做法是:主动恭请老板对自己的工作总结予以评点。

通常而论,老板对于下属的工作总结,大多都会有一个评断,不同的是有一些评断他可能公开讲出来,而有一些评断他则可能保留在心里。事实上那些保留在心里的评断,有时却是最重要的评断,对此,你决不可大意。反之,你应该以真诚的态度去征求老板的意见,让老板把心里话讲出来。

对于老板的诚恳评点,即便是逆耳之言,你均应以认真的精神、负责的态度去细心反思。因为老板之所以能够站到老板的位置上,他肯定在很多方面或某些方面,有着强于你的优点。

老板的诚恳评点,无疑是他把自己的聪明智慧传授给你,你何不高兴地接受呢?

同时,也只有那些能够虚心接受老板评点的员工和下属,才能够再一次被老板委以重任。

那些经常与老板打交道的员工和下属,如能掌握上述汇报工作的技巧,必定能不断提高工作能力和文化品位,同时也会受到老板的信任与赏识。

给上司提建议的技巧

给上司提建议可以说是工作的一个重要内容,也是让上级了解你的机会。建议提好了,自然会赢得上司的重视。

1.让上级在多项建议中做出选择

提建议时要记住,要让上司自己做出决定。让上级在多项建议中做出选择,会使上级感到非常舒服,是一种高明的提建议技巧。

对在国外出生的学究式人物亨利·基辛格来说,他在美国政府中的生涯可谓壮丽辉煌。他第一次崭露头角引起国民注意是作为当时的纽约州州长纳尔逊·洛克菲勒的外交政策顾问,洛克菲勒竭力向理查得·尼克松推荐基辛格,终使基辛格后来成了美国的国务卿。继尼克松之后,杰拉尔德·福特接任总统,他上任后办理的第一件事就是再次任命基辛格为国务卿。还有罗纳德·里根,虽然他被迫向极右支持者们许下诺言,他将不会任命基辛格为国务卿,然而他经常要求得到基辛格的帮助。

与总统或将成为总统的人打交道,基辛格喜欢用的手段之一就是让他们自己做出各种选择。至少在重要问题上,他努力向他们提供许多可能性以供他们选择,而不是提出一个特定的政策或是特定的行动方针。

基辛格总是精心地列举各种可能性。他列出每个可行的方案,并且认真地写下它们所有的优点和缺点,但他绝对禁止自己只推荐其中的任何一个。

从上级管理的角度来看,这种方法的优点是显而易见的。当然,这种方法不只局限于广阔的和充满异国情调的外交活动场所,在处理相当细微的琐事的时候,也可以有效地使用它。

假设你正在为一家小公司处理雇员关系。这家公司接受了大量的订货任务,为了完成任务,公司实际上已增加了劳动力,因而,曾一度宽敞的公司停车场地变得拥挤不堪。雇员们为了有限的停车场地开始激烈地争夺,而且所用言语十分刻毒。就在某天早晨,两个雇员为争夺停车场地发生口角,甚至大打出手。

你觉得这个问题应当引起上级的重视,因为你所能想到的任何一个解决方法,都超出了你的职责范围。但你要列出一些可供选择的方案,而不是把这件事情往上级身上一推了事,或者提出一个拟定好的方法劝他采纳。这些可供选择的方案大致包括:扩大停车场;租车接送工人;停车收费并把这项盈利作为雇员的娱乐基金;组织汽车联营等等。所有这些方案各有利弊,拟订方案时,你要仔细但简要地说明这些利弊。当你希望这个问题能引起上级注意的时候,就可以提交这个方案。

这样做时你也要考虑一下它的不利因素。显而易见,这会花费你一些时间和精力。有些问题根本不值得花费那么大的力气,还有些问题只能提供一个可行方案。而且,下属总倾向于罗列他自己喜欢的方案,上级感觉到这一点时,就会失去对下属的信任。

尽管有这些潜在的缺点,这种方法仍有其真正的魅力。它让上级就问题做出最后的决策,从而使其发挥作为上级应起的作用。而且很清楚,这种方法能促使下属全面、深入地思考问题。这样的结果对上下级都是有利的。

2.把自己的建议变成别人的建议

把自己的建议变成别人的建议是劝说别人的最高技巧。

当威尔逊做总统时,在他的顾问班子中间,惟有霍士最得其信任。别人的意见,他常常很少采用,或是根本不采用,而霍士的进言却屡屡被采纳,后来霍士做了副总统。霍士自述说:“我认识总统之后,发现了一个让他接受我的建议的最好办法,我先把计划偶然地透露给他,使他自己感兴趣。这是我在一次偶然的机会中发现的。我有一次去谒见总统,向他提出一个政治方案,可是他对此表示反对。但是几天之后,在一次筵席上,我很吃惊地听到他将我的建议当作他自己的意见发表了。”

霍士不但使威尔逊自信这种思想是自己的,后来他还牺牲了自己许多伟大的计划,让给威尔逊来获得民众的拥戴。

那么,霍士是怎样把计划移植到威尔逊心中的呢?他常常走进总统办公室,以一种请教的口吻提出建议:“总统先生,不知道这个想法是否……您觉得这样做还有什么不妥吗……我们是不是这样……”就这样,霍士把自己的思想不露痕迹地灌入威尔逊的大脑,使他从自己的角度考虑这些计划,加以完善并付诸实施。

建议合理、得当可能使你的工作变得顺利,所以,该提问的时候要委婉地提出。有一条非常重要:把做决定的事交给上级去做。

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