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第15章 职场办公,如鱼得水玩转职场(3)

(三)与上司工作配合的礼仪

1.领会上司的意图。上司的意图很多就蕴含在文件、批示或口头指示之中,要靠部属去理解、体会。而正确领会和贯彻上司的意图,是一个合格部属的基本要求。假如说话、办事违背上司意图,就有可能“费力不讨好”,把事情弄糟。一般来说,上司喜欢交代一两遍就能明白自己意图的下属。因此作为下属,千万要用心理解、勤于总结,争取一次听清,切忌不懂装懂,或者凭空想象,违背领导意图。

2.完整地接受上司指派的工作。接受上司指派的任务时,不能只是一味地点头,一定要问明白,“在什么时候之前完成”等问题,以确认期限,尤其是重要事项。上司因忙碌或疏忽,有时可能会漏掉某个重要的事项,你应当场问清楚。

3.及时向上司汇报工作进展。在任何情形下,从上司那里接受到任务之后,无论多么简单的事,都必须做到一结束就立即报告。如果是长期的工作,应该主动在中途报告进展情况,让公司随时掌握进度,上司则会比较放心。

4.为上司分忧。部属对上司的失误,应及时提醒、善意参谋,不能在一旁袖手旁观。所有的上司都喜欢在工作方面协助上司把事情办好的部属。即便聪明才智得到上司的赏识,也不能在上司面前故意显示自己,否则就有做作之嫌。

5.只听不传。在上司身边工作,部属的工作范围有时会涉及很多方面。在面对若干个上司的情况下,必须协调和处理好上下左右的关系,其中一条重要的原则,就是有碍于领导之间团结的话,只能听,不能言传。严守秘密,不该说的绝对不说,部属要从维护上司形象出发,学习上司的长处,淡化与工作无关的信息。这样做,必然会赢得上司的信任和支持。

6.理智地对待批评。当上司大发雷霆时,不要试图马上解释或与之针锋相对。即使上司错怪了你,不要在开会时就和他顶撞。散会后找个方便的时机,向他解释真实的情况,他一定会对你心怀歉意。

职场生存,应该学会与上司和谐相处,得到上司的信任、支持、关心和帮助。对此,职员们应该遵循与上司相处的礼仪。

(四)上司与职员相处的礼仪

作为一名上司,要懂得与职员相处的礼仪。

1.树立风纪,以身作则

一个喜欢谈论东家长西家短的员工,会被认为是一个品行不佳的人。因此,作为一名领导,更要带头不在工作时间说与工作无关的事。

不要在公开场合驳斥他人。驳斥别人的人可能自以为很聪明、很机智,但在别人看来却正好相反,会影响你的形象。

虽然你的下属有责任帮助你完成工作,事情无论大小都可交给他处理。但如果你能将一些比较烦琐而困难的工作,独自完成妥当,让下属有更充裕的时间做好其分内的事务,对方将感激不尽,对你也更忠心。

视下属如知己好友,多征询对方的意见,接受他的批评,采纳中肯之言,不听信谗言,不居功自傲。

别吝啬你的鼓励。下属做对了,上司马上要表扬,而且很精确地指出做对了什么。这使人感到你为下属取得的成绩而高兴,与下属站在一条战线上分享成功的喜悦。所以,你的鼓励与表扬一要及时,二要具体、准确。

2.敢做敢当,拥有大家风范

如果团队出了差错,要勇于出面为团队承受指责。只会在更高层主管面前推托,即使过错责任真的不在他,也显得欠缺领导者应有的气魄。

对自己的过去和现在不要夸耀。如果你是因为家族的关系而坐上主管这把交椅的,不要在同事面前炫耀自己的家世。

每个职员都具有独立的人格,上司不能因为工作上的领导与服从的关系而损害职员的人格,这是上司最基本的修养和对待职员的最基本的礼仪。

(五)与同事相处的礼仪

与同事交往相处时,在礼仪方面应注意以下六个方面:

1.尊重和关心同事。尊重同事的生活习惯,尊重同事的处世方式。“己所不欲,勿施于人”,不可把自己的观点勉强让他人接受。如此才能相互融洽,并使对方尊重你。

2.讲求协作精神。一件工作往往需要多方的协调才能做好,在办公室中一定要同心协力、相互协作、互相支持。自己的工作一定要克己奉公,不能推卸责任。需要帮助要与同事商量,不可强求;对方请求帮助时,则应尽自己所能真诚相助。对年长的同事要多学多问、多尊重,对比自己年轻的同事则要多帮助、多鼓励。这样才能建立一个团结、文明的办公环境,得到同事们的尊敬,自己工作起来也会舒心。

3.体谅难处,倾情相助。不管是在工作中还是生活上,同事若有难处,都应予以体谅理解,并尽力帮助。当同事有困难之时,千万不要吝惜你的关心与安慰,对同事重视会让他感受到你诚挚的友谊。这是赢得对方信任的关键。

4.主动道歉。同事之间经常相处,一时的失误在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,征得对方的谅解;倘若同事对你产生误会,应该向对方说明,不能小肚鸡肠,耿耿于怀。

5.平等、广泛地交往,不要结成小集团。同事之间虽熟,但不同于朋友,经常会有自己喜欢的和不喜欢的同事共处一室,在交往态度上,特别是上班时间内,一定要保持一视同仁,平等对待。

6.用幽默调节同事间的紧张关系。这是一种交往技巧,真正学会在不伤害任何一方利益的前提下,化解矛盾双方的误解,不偏不倚,成为大家信赖的“解铃人”。

善待他人,就是善待自己。善待同事,必将得到同事的善待。这是职场中一项很划算的投资。善待同事仅仅需要你的一点耐心、诚心和细心,这是世人皆能办到的事情。

(六)同事间的交谈礼仪

在公司里,无论是多么亲密的关系,都要以有礼的方式说话。

当你在上班时,不可能成天对着办公桌,在工作中间大概偶尔也会闲聊几句。虽然闲聊并不值得过分鼓励,但它确实起着润滑的作用。正在做事的时候,同事突然找你搭话,你却将脸背过去不理不睬,是件很不礼貌的事。在此时,是可以随声附和,少谈几句的。

但原则上,在公司内闲聊并不是很好的事情。因为若闲聊时间过长或者热衷于闲聊,会使整个办公室都充斥着闲聊声,这样会遭到同事和公司的反感。应当将闲聊当成是短暂的休息,并控制在适当的范围内。

除此之外,在交谈时,还要注意以下几个方面的问题:

不要只顾自己讲。谚语说“会说的人会听”。只顾自己讲自己的事,不让人家发言,这并不是会说话,除了口干舌燥之外,一定别无他获。

充分听取他人之见。工作上与同事意见不一致的事情常发生,不要固执己见,如能充分听取对方意见往往会出乎意料地找到共同点。在任何场合下都需要这种气度。

努力寻找妥协点。为了阐明意见分歧的理由应该马上进行交谈,但同时应该心胸开阔。努力发现和尊重对方任何一点可信赖之处,以此找到妥协点。分歧实在无法消除时,也不要说不负责任的话。

交谈,是表达思想及情感的重要工具,是人际交往的主要手段。因此掌握交谈的礼仪要求、提高交谈的语言艺术,对于提高工作水平和工作效率,也具有极其重要的作用。

(七)亲密同事关系的七种技巧

要想与同事保持亲密的关系,就要掌握以下七种技巧。

1.强调合作。不应该只顾自己兢兢业业埋头工作而不管他人,只有好的合作,才有好的工作结果。

2.切忌争抢功劳。争抢功劳的心理是卑贱的。尽忠职守,建功立业,这才是堂堂正正的做法。

3.不要独占功劳。大大方方地谦让功劳才是有度量的人。

4.尊重前辈。无论多么亲密的关系,对前辈说话和态度都应掌握分寸。此外,无论前辈多么喜爱你,也千万不要过分亲昵,这是不礼貌的,即使在破产公司的慰问旅行及宴会上也不要忘了上、下之间的差别。

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