对安永会计师事务所而言，知识管理就是把恰当的信息在恰当的时候传递给恰当的人。由于安永的服务涉及不同行业的税务、审计、保险和公司财务等各个领域的专业服务，恰当的信息可能包括客户所处的行业信息、该行业的市场状况、行业的发展状况和市场发展状况等信息。而恰当的人则是指所有参与项目并做出决定的人，这些人不仅仅包括合伙人、高级经理，还包括其他职位的项目负责人，他们都需要在项目的进行过程中获取相关行业资料，以便准确、快捷地完成客户需求。恰当的时间则是要确保那些项目负责人在做出决定的时候，拥有足够的信息能够做出比较正确的决定，以保持自身的优势，满足客户的需求。
在这种情况之下，整个事务所需要储存的信息量非常大。比如，在审计行业，安永就需要储备各个国家的 GAAP（通用会计准则）的具体条例，因为他们服务的大部分公司都是跨国集团，在不同的国度他们会有不同的要求，为了让每一个项目都能够做得尽善尽美又有效率，这些信息显然是必不可少的。
安永的知识管理小组就把上述信息划归入内部信息资源，这部分资源为所有在安永内部的员工共享。有了所有这些行业、市场以及专业信息，各个项目组的成员就可以在接手某一项目后，按部就班地找出相关信息，然后通过他们自己的努力把各类信息整理、归结成客户所需要的东西，这时，所有被融入那份报告的信息才有了具体的场景和内容，成为真正的知识。
然而信息库不仅仅包括130多万个文件———安永把事务所处理过的所有案例以及相关背景都分门别类地存储在信息库中，他们还耗费巨资从道-琼斯、路透社、彭博社、Onc eSourc e、YankeeGroup等专业机构购买即时更新的文档、信息，建立外部信息资源，以便职员从信息库中获取最新的专业背景资料。所有这些内部文件、外部资源再加上安永的商业知识中心都被归入安永的知识网站———KWEB。
安永并不是为了管理而去管理知识的，知识管理部门之所以必不可少，是因为他们提高员工的工作效率，从而给安永带来更多的业务和更大的收益，赢得更大的市场。然而，很难确定一个具体的投资回报率，因为知识的回报有很多种，有些可以量化，但更多的却是一种质的提高。比方说，在安永引入知识管理之前，一份常规的跨国公司审计报告需要 10 位专家历时8 周的努力才能够完成，而现在，如果接到一份同样的任务，事务所会派遣一个 5~6 人的审计专家组，用4周时间来完成这份任务。同样的，在以前可能需要5~6位专业人士花费数周时间才能完成的草案，现在只要几个小时就能完成。因为，作为一个专业的会计师事务所，安永已经做过上千个类似的案例，草案中有 80%的内容都是可以借鉴的：项目负责人的简历，他们所做过的一些案例，还有 20%就是最新的行业信息资料和市场状况，以及最新的案例，所有这些他们可以在信息库里找到。而信息库的存在也为那些从事项目的人提供了更多、更完备的信息，让他们有机会在更高的起点上完成新的项目。在一个追求时间的时代里，效率的提高和质的改善本身就是一份相当不错的收益，但它却很难量化。
知识网站的庞大并不代表它的有效，过时的信息很可能铸成大错，需要人们随时更新。所以安永旗下的16人的商务知识中心还得负责确认、更新信息。这个过程并不需要专业的审计、税务知识，知识中心关注的依旧是人、过程和技术这三个层面的信息。例如，一个小组刚刚完成一个税务项目，在他们回到办公室开始新的工作之前，安永门下的专家就开始协助专家小组来确认，这个项目中都涉及些什么样的人物、他们都有些什么样的背景和能力、他们又是通过什么样的方法和途径来实现这个目标。安永的全球商务知识中心的执行程序类似，他们的职责也是向其他人介绍，如果做一份类似的项目，他们可以使用哪些资源、通过什么途径来实现，同时向大家推荐在这方面最成功的人士。
随着知识经济时代的到来，常规的传统的经营管理已失去它应有的意义，因为所有企业管理者都将面临着一系列新的竞争挑战。在复杂多变的环境下，如果不确立知识管理战略思想，企业必然经不起知识经济及信息技术发展所带来的考验。
知识管理是指通过对企业知识资源的开发和有效利用影响企业员工的工作态度和行为，建立起开放和信任的企业内部环境，从而使得员工自愿合作并共享和开发认识资源去完成更艰难的任务，达到更高的目标和产生更好的效益。以提高企业创新能力，从而提高企业创造价值的能力的管理活动。
知识管理能提高企业竞争能力和对市场的适应能力。它的终极目的是为了提高企业创造价值的能力，直接目的是提高企业的创新能力。企业创新的主要任务是全面开发和充分开发以及有效利用企业的知识资源。
一、知识管理的七大功能
（一）增加企业知识储备
将个人知识和信息提升为组织知识，减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源，如报告、项目总结、模板、电子数据表、参考书、说明书等，这些信息源不仅限于印刷型资料，也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有企业知识库为基础，新员工能很快地熟悉前人的工作环境，学习其他员工的经验。
（二）信息有序化
通过数字化和知识化将大量无序信息有序化，为员工提供知识共享的环境，提高其工作效率和创新能力，改善服务质量。例如巴克曼实验室（国际）公司和 Learner First公司合作开发了一个知识管理项目，它可以让巴克曼员工很方便地维护一份动态的和最新的工作状况报告。该工具为不同员工针对不同任务提供不同的工作场景，并且可以根据工作场景的变化而随时更新；它还能准确地描述每位员工日常的工作结果，以及实现这些结果而付出的努力；而且这些工作场景直接和绩效评估过程联系。这种管理体系就非常有利于知识信息的共享、传播和存储。
（三）提高创新能力
在以技术和服务快速变化为特征的商务中，创新往往是保持长久竞争优势的主要源泉。对于许多企业来说，一个很重要的问题就是如何使员工一起跨越时间和地理的界限，献计献策、交流思想、共同创造新的思维。有效的知识管理体系有助于发现和培育新的想法和思维，把人们聚集到真正的知识共享流程中，将人们头脑中的创造性思维充分利用，来产生新技术和新服务的创新思维。
（四）改善沟通渠道
提供适当的工具和环境辅助员工同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流，从所处的网络环境接受知识，形成“边干边学、在干中学”的终生学习机制。这种机制不仅对员工具有很强的吸引力，而且也决定了企业在经营活动中所增长的知识。也就是说，不同的企业由于学习能力不同，从相同或类似的经营活动中得到的经验教训也大不一样，对企业的发展也会产生很大的影响。这些经验教训大部分是方法类的知识，属于企业核心竞争力的范畴，能够让企业在以后类似的经营活动中获得竞争优势。如杜邦公司曾经经营染料业，但是它却从中学习到了在合成纤维领域取得卓越成效所必需的知识，即染料合成和使用的知识。这些知识让公司相信其有能力解决尼龙的染料着色问题，从而让公司开始着手开发尼龙，后来获得了很大的成功。
（五）提高快速反应能力
当今快速变化的商业环境会出现很多无法预测的事件，因此，当市场出现机会或发生危机时，传统信息管理技术往往无法及时解决出现的问题。要有效处理突发事件，最好的资源就是建立专家网络，能快速得到所需要的帮助。建立知识管理体系有助于企业做出快速响应，它能够帮助企业检测出微弱的潜在趋势，并根据需要调动人力和信息资源对不可预测事件做出有效的反应。它使企业通过确定“谁、什么、何处及何时”等诸多要素，迅速协调人和信息资源。例如，企业可以通过集中现有资源，快速而准确地做出决定，满足顾客的特殊要求，或迅速对市场情况的变化做出反应。
（六）改善技能素质
一个企业要保持竞争能力，就必须提高新员工和现有员工的技术水平。新员工不仅需要学习新的技能，还要懂得“做事情的方法”；现有员工则要不断学习新的技术和提高技能，得到“终身教育”。为此，他们要尽可能多地阅读相关的知识内容，得到在职培训，接受企业的知识，提高自己的技能素质。
（七）改进生产效率
管理人员经常关心的一个话题是“我们拥有哪些知识”。员工们总是在不断地重复劳动，而不能充分利用已有的教训、实践经验和专家技能。知识管理的一项重要工作在于有效地对企业信息加以文档化、分类和传递，从而使“左手”能了解“右手”在做什么。任何企业都愿意挖掘出存在于人和系统中的信息内容和专家技能为日常决策提供帮助。生产效率取决于把创造的知识加以收集和综合，供企业内部和外部其他人再利用的程度如何。知识管理技术则可以向使用者提供工具（例如企业门户）以发现和挖掘已创造的企业知识。当员工找到了他们需要的企业知识资产，他们就可以通过将其应用于新的情况并对其加以改进。所以生产效率是获取和共享最佳实践和信息，得到需要的知识帮助，以便缩短查找信息时间和避免重复劳动引起的知识浪费。
二、知识管理的主要内容
（一）组织内部知识的交流和共享
只有在交流中知识才能得到发展，也只有通过共享和交流才可能产生新的知识。对一个企业来说，创新是企业竞争优势之源，而创新本身归根到底是一种新知识的创造，也是企业知识资源的一种积累，因此，在企业内部各个部门以及各个员工之间，在企业的内部与外部之间，都应该加强知识的交流与共享，否则就不可能实现创新。这方面有大量工作可做。比如可以建立内部信息网以便于员工进行知识交流，利用各种知识数据库、专利数据库存放和积累信息，从而在企业内部营造有利于员工生成、交流和验证知识的宽松环境，并制定激励政策鼓励员工进行知识交流，通过放松对员工在知识应用方面的控制，鼓励员工在企业内部进行个人创业来促进知识的生成。
（二）驱动以创新为目的的知识生产
随着技术的不断发展，全球一体化趋势的逐渐增强，企业面对的市场竞争也日趋激烈。在知识经济时代的市场竞争中，知识是竞争力之源。企业要想立于不败，就必须拥有比别人领先一步的产品、技术或管理优势，而这些优势必然是来源于企业以创新为目的的知识生产。无论什么知识，只要是先人一步掌握，就可能给企业创新带来极大的便利与可能，甚至给企业带来巨大的利润。因此，创造适宜的环境与条件，充分开发和有效利用企业的知识资源，进行以创新为目的的知识生产，必然是知识管理的一项重要内容。
（三）支持从外部获取知识，并提高消化吸收知识的能力
企业的知识资源是创新的源泉，因此企业要使创新不断进行，就必须积累和扩大企业的知识资源。而这种知识积累又不能仅仅依靠企业自身知识的生产，因为这是很有限的，所以必须注重从外部获取相应的知识，并进行消化吸收，成为企业自己的资源。供应商、用户和竞争对手等利益相关者的动向报告，专家、顾客的意见，员工情报报告系统的信息，行业领先者的最佳实践调查等都可以成为企业外部知识的来源。在现代企业中，为了追求高效率，企业进行了精细的分工，各部门尽可能少地相互重叠，使得交流被降至最低限度。而组织结构中的个体无论横向还是纵向上离得越远，信息的交流就变得越困难。实际上，我们对这样一种现象已经熟视无睹：信息进入企业就消失了。事实上，信息的传递、利用比收集更加重要，企业信息资产的价值不仅在于存储、提取信息的能力，更重要的在于将信息与特定过程、未知单元进行动态匹配。
（四）将知识资源融入企业产品或服务以及生产过程和管理过程
知识管理的直接目的是企业创新，使企业赢得持久竞争力。而企业的创新是使企业的知识资源转化为新产品、新工艺、新的组织管理方式等等。因此，创新离不开知识资源与企业产品或服务及其生产过程和管理过程的融合。所以，知识管理的一个重要内容就是要明确企业在一段时间内所需的知识以及开发的方式和途径，贯彻相应的开发和利用战略，保证企业的知识生产和知识资源的积累与扩大和企业的产品、服务、生产过程和管理过程紧密结合。
（五）管理企业的知识资产
企业的知识资产主要包括四个方面：市场资产（来自客户关系的知识资产）、知识产权资产（纳入法律保护的知识资产）、人力资产（知识资产的主要载体）、基础结构资产（组织的潜在价值）。摩根士丹利的全球指数显示，全球证券交易市场名列前茅的各公司平均市价，是账面价值的两倍。企业的这些资产在当前的资产负债表中得不到反映，有人认为应该在资产负债表上加上一列：知识资产。虽然对这种资产的评估是一个挑战性的课题，但也说明了知识资产的重要性；企业的资产并不是资产负债表能够全部反映的。
总的来讲，不论知识管理的内容是什么，数据库、文件管理系统和电子邮件是知识管理的基本要素。为了对知识管理进行领导，使知识流程（知识的采集和加工；知识的存贮和积累；知识的传播和共享；知识的使用和创新）变得顺畅，理顺企业内部的组织结构是有必要的，如麦肯锡、安达信设立了知识主管，巴克曼实验室公司为其信息系统部门重新确定方向，使该部门成为知识传递部。惠普公司在产品程序部和电脑销售部分别成立了知识管理小组。
三、实施知识管理应考虑的三个方面
（一）设立知识主管
知识管理是以创新为目的的，而创新又是没有先例可循的，并且创新又常常是集体智慧的结晶，是一种有组织的活动。基于这一点，企业要想实施知识管理，有必要设立有权威的知识主管，设立知识管理部门，建立知识经理制度以统揽企业的知识管理活动，促进知识生产率的提高。
国外许多大型企业已经专门建立起了以知识总监 CKO（Chief Knowledge Offic er）为中心的知识管理体系。知识总监，也称为“知识主管”或“知识总管”，其地位居于行政总监 CEO和信息总监之间，是公司中最具有挑战性的职位，其主要任务是将知识资本化，以保证企业的持续发展。但也有些企业把知识管理视为信息管理的延伸，从而试图把信息主管错误地改为知识主管，这一做法就在不知不觉中把知识管理的工作重点放在了技术和信息的开发上，而不是放在创新和集体的创造力方面。
知识主管必须能够把结构化的外在知识和直觉相结合，从而感知组织文化和行为中的隐性知识，保证将组织的智力资产最终转化为能为组织带来利润的知识产品，这就决定了知识主管既是知识管理的重要参与者，又是知识管理活动的组织管理者。
知识主管的具体职责应包括以下的几个方面：
（1）说明知识在企业中所扮演的角色。
（2）加强隐性知识集成、激发知识创新，促进知识共享。
（3）组织企业员工进行培训、学习，建立和造就一个能够促进知识的学习、积累、再生和共享的良好环境。
（4）竞争对手的策略及其知识资产进行评估。
（5）将企业的知识档案加以分类。
（6）进行全面的知识管理，对产品市场调查、设计、生产、销售各个环节的知识进行收集、分类整理，建立企业知识库，监督和保证知识库内容的质量、深度、风格并与公司的发展相一致。
（7）了解公司生存与发展的外部环境和公司内部环境，理解和发现公司内的信息需求。
（8）评估本公司的知识资产值，怎样最大限度地增加他们的价值。
（9）进行投资，辨明如何用开发知识的办法来缩小与竞争对手的差距，进而击败他们。与此同时，调动研究与开发工作，寻求新的专利技术。
（10）把本公司的新技术档案加以集中，保证知识库设施正常运转。
（二）营造利于交流的环境
企业实施知识管理，管理者必须努力构建有助于企业内部知识交流与共享的内部网络（企业内部知识库）。只有在这种环境中，企业员工才能够自愿地交流与共享知识，开发与利用企业的知识资源去进行创新。在知识管理中，这种环境的营造包括硬环境的营造和软环境的营造两个方面。硬环境的营造包括建立起知识型企业的组织结构，完善企业的知识网络，建立起鼓励员工参与知识交流与共享机制和鼓励员工创新的各项企业制度。软环境的营造是要创造出一种鼓励学习、鼓励知识的交流与共享、崇尚创新的企业文化氛围。软环境的营造可以促使企业的知识资源得到更加充分和有效地开发和利用，尤其对员工创造潜力的发挥有着不可低估的作用。
信息技术的发展为知识的开发、利用和交流开创了简单快捷的通道，扩大了共享的范围，并极大地降低了传播的成本。比如安达信公司的员工全球联网，不同地域的6万多人共享基于 Notes的庞大数据库。数据库的主要分类根据不同工业划分，比如制造业、农林业、能源业等，以下又可以细分，比如能源业还有石油、天然气等。另外还可以功能划分，比如做供应链有专门的数据库；还有根据安达信的核心竞争力划分，包括做策略、做金融流程、做信息技术、做转变管理四个方面的数据库。若需要查找有关民用产品公司关于供应链策略的资料，便可以顺利地找到想要的文档。公司内部研究机构所做的报告、外请专家的研究结果及公司人员有价值的文章也会在这里查询到。安达信内部网络其实关键是人的网络，他们的专家共享机制是：如果项目涉及能源业，那么负责亚太地区能源业的合伙人会知道安达信的能源业专家在哪里、正在做什么项目、有没有时间来帮助做这个项目。在网络上，可以找到这些专家的联系方式，也可以在网上和专家讨论怎样来做项目，分享他们头脑中的知识。
（三）建立知识共享机制
企业实施知识管理是为了充分开发和有效利用企业的知识资源，以实现企业创新，从而提高企业创造价值的能力。这就要求企业必须打破传统的金字塔型企业组织结构，建立知识的生产、传播、共享和运用的激励机制，激发企业员工进行知识学习、创新和知识共事的主动性与积极性和柔性、反应快捷的知识型企业组织结构。知识型企业组织结构鼓励员工之间知识的交流与共享，并且有切实的条件作为保证。同时，团队式的工作小组使得任何一位员工的想法、建议或意见都能得到广泛的交流，学习成为一种日常的、自觉的事情。在这样的组织结构中，知识的产生与传播速度、知识资源的积累与扩大速度，以及最终企业技术创新和管理创新的速度都会大大加快。因此，如果没有一个知识型的企业组织结构，成功地实施知识管理几乎是不可能的。
仅有一个组织结构也不能成功地实施知识管理，只有把个人或小团体的知识转变为企业的知识，并由企业共享和恰当地使用，知识才会在企业当中流动起来，才有可能创造出新的知识。许多企业都建立了企业内部网，利用现有或自行开发了办公管理系统以实现知识共享，而信息技术尤其是硬件技术、电子邮件、网络等又为这种共享的实现提供了技术支持。培训也是知识共享的一个重要组成部分，在线培训便是许多企业采用的一种典型的做法。各个企业员工之间交流的方式大致有电话、语音信箱、电子邮件、会议、非正式活动等。为使各个部门之间相互了解彼此的工作，安达信中国区的总裁每隔一个月就在全体员工的会议上通报基本情况。用友和长天有内部 BBS或员工讨论区。用友的 BBS必须以真实姓名发布信息，长天的热点话题讨论区从对公司的建议到公司门口橘子质量的好坏都有涉及。外企似乎更倾向于使用电子邮件。
四、成功实施知识管理的六个要素
关于知识经济的谈论较多于关于知识管理的谈论，而在关于知识管理的研究中几乎没有人论述关于知识管理的风险性问题。知识型企业的风险不同于一般企业的风险，一般企业风险来自于市场竞争，而知识型企业的风险来自与知识链相关的知识风险，这是很多人没有预料到的风险问题。一个很简单的例子，当掌握企业核心知识（技术）的人要离开企业时，可以通过法律去保护企业的知识产权，但是无法或很难弥补因离去者带来的整个知识链的连续性中断的损失。组织的学习具有连续性，重新建立知识链的核心环节比资本的扩张更加困难。
积累知识管理方面的知识并使之能随时得到运用，将是企业面临的最大的挑战。认识到知识积累、扩散的、重要性，并得到企业员工的认同，是企业能实施知识管理的前提，其中知识的积累是基础。知识的扩散过程，在组织内部应该是无偿的，公司内部的员工不能根据自己掌握而别人缺乏的技术和知识来衡量自身的价值，要克服信息“本位主义”和“利己主义”。内部员工天生是具有竞争性的，而且企业内部的激励机制又鼓励内部员工的竞争，这将障碍员工之间的沟通。由此导致的一个现实恶性问题是，掌握了核心技术和技能的员工离开了公司，并不断出现人才的流失，更为恶劣的是企业核心技术的流失。为了解决这一现实问题，不同企业想方设法地采用约束和控制机制，但事实是，这些机制的效果并不尽如人意。因此，为了保证企业知识管理获得预期的成功，必须把握六个要素。
（一）观念上要接受知识管理
由于知识管理中要涉及对隐性知识以及显性知识与隐性知识结合的创新，同时知识管理过程中的收益等不好量化，这样就导致了企业管理者对知识管理的重要性认识不足，也给企业实施知识管理带来阻力。只有企业管理者认识到知识管理的重要性，了解知识管理的内容，从观念上接受知识管理才有可能。
（二）专人专责
知识作为企业的重要资产，需要建立专门的知识管理部门来进行专人专责的有效管理。有了知识的专职管理部门，才能对知识进行收集、分类，建立面向知识的技术基础，并监督知识的流向和使用，提高知识的利用效率，才能在企业内部创造一种良好的创新机制和氛围。
（三）建立激励机制
许多成功的知识型企业，都建立了对积极参与知识链的员工进行奖励的激励机制。员工对企业来说具有举足轻重的作用，一是他们掌握了显性知识和拥有隐性知识；二是他们具有不断创新和创造新的有用知识的能力。有效的激励机制才能激励员工把主要精力及其资源投入到知识的学习、发明和创造之中。
（四）树立知识管理风险意识
企业知识管理过程中，新知识的形成一般都是集体智慧的结晶。在市场经济就业模式下，人员流动是经常性的。人员流动很容易把知识从一个企业带到另一个企业，这样就造成了知识流失。为了防止“知识流失”员工及管理者应树立知识管理风险观念，应当完善知识管理风险机制。
（五）加强知识产权法律保护
企业所拥有的知识及员工个人的知识对企业来说是无形资产，需要企业从法律上界定知识的产权界限。企业在对知识管理的过程中，一旦发现有侵权行为，就应当从知识产权方面来维护企业和员工的利益。
（六）知识管理应当同其他管理活动相协调
在认识到知识对企业成功的重要价值的同时，还要认识到，合理的规划、机智的市场营销、高品质的产品和服务、有效的业务组织机构以及良好的人力资源管理对企业也同等重要。知识管理为这些方面的管理打下良好的基础，因此知识管理在同其他管理活动协调的过程中，达到相互制约，相互促进。
在知识经济时代，人仍然是拥有知识的主体，掌握更多、更新知识的人才也仍将是企业的稀缺资源。但对人才的评价标准应有大的转变，对其考核的指标不应是其自身拥有多少知识，而是他为其他员工传播了多少最新、最有用的知识；从创造成果的角度看，不应是他个人所创造的有形成果在整个成果中的比例，而是他在如何协调、组织和提供思想等方面所做出的贡献。通过考核指数的修正，调整绩效考核的重心。建立有利于员工之间彼此进行合作，以实现创新的激励机制，不断建立和完善自身组织，使之成为一个学习型组织或知识型公司。在这样的组织里，员工不是通过对其所持有的特别技能的控制来实现其目标，而是强调自我超越，强调不断学习避免错误是成功的关键。
五、知识管理技术
以 Lotus为代表的一些IT企业已经开发出了知识管理系统，这些系统在解决方案、工程服务和市场营销等方面已经准备就绪，完整的知识管理解决方案能够从现在开始服务于广大用户了。在这些解决方案中，信息技术是知识管理技术的基础。分布式存储管理、群集系统、Internet/Intranet、数据库、字处理以及电子表格都是知识管理系统的技术基础。知识管理技术不是新生儿，而是现有技术的重新组合，其中最重要的是文档管理、文本挖掘与检索、企业门户等。
（一）文档管理
首先，各种体裁的文档都要被纳入知识管理系统的文档管理系统，包括新闻稿、产品说明书、设计资料、演示文档、工作报告等企业运营中产生的各种文档，同时系统还能将上述文档在目录中列出、打开和编辑。
知识管理系统的文档管理还要具备文档外部特征管理功能，能自动提取文档的外部特征，并允许按文档外部特征进行检索。常见的外部特征管理功能有版本管理、作者管理、签发管理以及调阅状况管理。除此之外，系统还应该提供关键词管理功能，允许使用者给出文档的关键词以便检索。
文档管理最重要的价值在于将原先要由不同系统处理的各类文档集中在一个平台下统一管理，但外部特征管理、关键词管理等功能的理论价值可能高于实际应用价值，之所以增添这些功能，并不是它们有多大用处，而是技术上易于实现。
（二）文本挖掘与检索
如何在海量的非结构化文档中又快、又准、又全地找到用户所需的文档是知识管理技术面临的重大挑战。毫无疑问，检索是知识管理的核心技术。检索可以采取两种方案：一是将文档归入一个有序的结构，再按结构规则提取文档（检索），这种方法也被称为“文本挖掘”；另一种方案是不建立结构，而在检索时，用户自由地输入检索词或短语，由系统进行匹配，并将匹配到的文档按检索词出现频率的统计规则提供给用户，这就是全文检索。
全文检索的好处是技术上容易实现，但它的查准率和查全率都不算好。常常可能遇到这样的情景：搜索引擎自动检索出的绝大多数文献都不是客户想要的。尽管如此，全文检索在目前仍然是知识管理系统的标准文档检索方案，因为除此之外，再没有比这更好的实用技术了。
（三）企业门户
现在，企业门户已经成为知识管理系统的标准配置。对用户来说，企业门户是信息系统的惟一界面，日常工作的一切事务都可在企业门户中完成。例如，在企业门户中可以打开各类文档进行编辑、访问数据库、访问 Internet和Intranet、收发邮件、进入工作流操作等。企业门户还可以按不同需求定制。总之，企业门户试图将日益复杂的应用集成到一个统一的平台上。
创新就是创造性的破坏。企业家的职责就是打破原有的稳定态，实现创新。
———熊彼特
