新闻发布会，简称发布会，有时也称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道的有效的沟通方式。
新闻发布会筹备的礼仪
1. 主题的确定
新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到预期目标能否实现。
2. 确定发布会的时间与地点
发布会的时间选择尤为重要，要避开节日与假日、避开其他单位的新闻发布会、避开新闻界的重点宣传与报道、避开本地的重大社会活动。举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10～12点，或是下午的3～5点。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。而且一次发布会所用的时间，应当限制在两个小时以内。
举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，都可酌情予以选择。
3. 举行发布会的人员安排
在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排工作。按照常规，新闻发布会的主持人都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。新闻发布会的发言人是会议的主角，发言人通常由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好外，与新闻界关系也要较为融洽。此外，还须精选一些本单位的员工，主要负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好是由品貌端庄、工作负责、善于交际的年轻女性担任。
在新闻发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人，是主办单位的代言人。因此，主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰，一定要事先进行认真的修饰。按照惯例，主持人、发言人要进行必要的化妆，并且以化淡妆为主。发型应当庄重而大方，男士以深色西装套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并且打领带，女士则宜穿单色套裙，肉色丝袜，高跟皮鞋。服装必须干净、挺括，一般不宜佩带首饰。在面对媒体时，主持人、发言人都要做到举止自然而大方。要面含微笑，目光炯炯，表情松弛，坐姿端正。
4. 材料的预备
在筹备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人预备好宣传提纲、发言提纲、问答提纲、辅助材料四个方面的主要材料。另外，在会前或会后，有时也可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观。但值得注意的是，这些安排要符合实际，不可弄虚作假或泄漏商务秘密。
新闻发布会过程中的礼仪
在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现难以预料的情况或变故出现。要应付这些难题，确保新闻发布会的顺利进行，除了要求主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的是要求代表主办单位出面的主持人、发言人，要善于沉着应变、把握会议的全局。
在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一语，都代表着主办单位。因此，必须对自己讲话的分寸予以重视。不论主持人还是发言人，都是以办好新闻发布会为宗旨的，因此二者之间的一定要做到分工明确、彼此支持，做到有默契的相互配合。
新闻发布会结束后的礼仪
新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查新闻界人士的到会情况。了解与会者对此次新闻会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。并统计出与会的新闻界人士中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿。由此可大致推断出新闻界对本单的重视程度。
整理保存会议资料是新闻发布会必不可少的后续工作，需要主办单位认真整理、保存新闻发布会的有关资料。这样不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要整理、保存的有关资料包括会议自身的图文声像资料、新闻媒介有关会议报道的资料两种。
另外，在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。尤其是对在新闻发布会之后所出现的不利报道，要注意具体分析，慎重对待。
如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系
1. 要对所有与会的新闻界人士一视同仁。
2. 尊重新闻界人士的自我判断。
3. 尽可能地向新闻界人士提供对方所需要的信息。
4. 要尊重新闻界人士，并友好、坦诚地相待。
5. 保持与新闻界的联系。
