美国时间管理学家麦肯齐在《时间管理——如何以较少的时间完成更多的工作》一书中曾向各种会议的组织者提出了20条建议。这些建议对秘书组织会议有值得借鉴之处。
会议之前：
（一）寻找会议的替代方式。
1.由负责人作出决定，常常不必召开会议就可以解决。
2.通过召开电话会议，可以替代那种常规的、共聚一室的会议。
3.推迟开会，把这次会议的内容并在下一次会议里，看是否可以。
4.尝试取消会议，自问“召开这次会议是必要的吗”。
5.派一个代表去参加会议，这样可以给下属一个取得经验的机会，更可以节省自己的时间。
（二）限制你自己参加会议的次数和时间，只出席那些你必须参加的会议。
（三）尽量减少参加会议的人数，只让那些必不可少的、与会议结果利益相关的人员参加会议。
（四）选择适当时间，如果对某种类型的会议合适的话，可以尝试把会议的时间安排在午餐前、下班前或另一次会议召开之前。
（五）选择适当的会议地点，使与会人员很容易找到，并进出方便。会议室的大小要适中，会议室的设施要齐备，这一点也很重要。
（六）在召开会议之前，作为会议的组织者，对会议所要达到的目的要十分清楚。那种在会议开始之后只有经与会人员在发言中提示，才能对本次会议的目的有所了解、有所认识的人，是不合适做会议的组织者的。
（七）不管会议大小，作为会议的组织者都应事先安排好会议的议程，这样可以使参加会议的人在会议之前即可以有所准备——至少可以心中有数。
（八）计算参加会议者每分钟的薪金总额，加上大约35%的附加费用，据此计算出每分钟的会议费用和由每一个议题所占用的时间所消耗的费用。
（九）限定会议和每一个议程的时间，根据每一个议题的相对重要性，按比例分配会议的时间。
会议期间：
（十）准时开会。保证会议能够按时召开的诀窍就是按时开会，除此之外，没有别的办法。
（十一）指定会议计时和记录的人，使每一个参加会议的人了解按照规定会议还剩下几分钟或者已经超过了几分钟。
（十二）如果恰当的话，可以站着开会，这样可以提高会议讨论的效率。对于会议期间的临时来访者也不妨试用一下这个办法。
（十三）按照会议的每一项议程进行下去，并用简洁明了的话讲明决定每一项议程所具有的意义。
（十四）排除任何形式的对会议的干扰，仅在紧急情况时才允许中断会议。
（十五）及时和明确评价会议对其预定目标实现的情况：这次会议的具体目标是什么，是分析一个问题，是研究一个新的方案，是作出一个决策，是听取某一个或某些事项的汇报，还是对某些关系或机构进行协调？通过这次会议，这个（或这些）目标达到了没有？
（十六）在会议将要结束时，作为会议主持人应重申会议所得出的结论和会议所作决定指派某人的工作，以显示会议的成果并起到增强与会人的记忆和提醒作用。
（十七）准时结束会议。按原定计划结束会议，使与会人可以回去处理自己的工作。要做到这样，作为会议的组织者就必须把一些重要的事情放在会议开始时先讨论，以保证那些未经讨论完的问题只是一些并不是很重要的事情。
（十八）设计一个“会议评价表”，作为检查会议之用。要让参加会议的人员在离开会场之前回答这样一些问题，如会议组织者在会议之前发送的会议材料是否提前收到？会议的目的是否清楚？会议是否准时开始？如果没有，为什么？本次会议是否按预定的议程进行？讨论是否充分？有无出现离题太远的情况？会议的目的是否达到？指派任务和完成任务的期限是否规定明确？本次会议有多少时间没有得到充分的利用？为什么？“会议评价表”不署名，填好后马上收上来，以作会议主持人参考之用。
会议之后：
（十九）指派专人迅速将会议记录整理出来，并尽可能在24小时或48小时之内将会议纪要发给参加会议的有关人员。如果大家在较短的时间内能收到会议纪要，那些需要参加会议而又因故没有参加会议的人员也可以得到补救。会议纪要还是个备忘录，也是检查会议的决定是否得到准确和如期落实的依据。
（二十）撰写贯彻会议决定的工作进度报告。根据会议纪要检查决议的执行情况和工作进度，了解还有哪些工作没有如期完成，并把没有完成的事项列入下一次会议的议程。
