会议组织水平的高低，主要取决于主持者，在一定程度上也取决于安排会议的秘书。因此，秘书虽然无权直接主持会议，却可以帮助领导合理安排议题，做好准备，使领导能有计划地控制会议的进程。
提出问题仅是发现，分析问题也仅是论述，而在提出并分析问题后又进一步提出解决问题的建议或方案，这是秘书思维的重点和关键所在。下面提供一套思路，用这套思路组织或主持会议，理性较强，但如果灵活地而不是按部就班地运用，那么会议的组织者或主持人就会觉得问题考虑得更加周全，会议的质量和效率也会大大地提高。因此，做好会议程序设计对提高会议效率与质量意义重大。
会前准备阶段：
（一）为何而开
基于现状要求还是基于发展需要；是否非开不可；要开，该用什么形式最经济。
（二）目标何在
预测、论证客观效果与经济效益。评价与会和有关人员对本次会议目标的认知性，即评价价值差异。
（三）方案如何形成
方案由谁提出；方案如何提出；产生过程可能会出现什么情况；针对可能出现的情况拟用什么样的相应措施；方案形成的经济效益可行性分析；方案如何提供讨论决策，即程序设计。
（四）方案提交讨论可能出现的情况
方案本身失败或成功的比例有多大；与会人员认可或否决的心理态势如何；与会人员的承受心理、基本素质、业务水平的分析、评价。
会中控制阶段：
（五）实际提交讨论的情况与预测情形之间的差异
方案与现状、目标、手段的可行性、现实性比较；原定目标有偏差怎么办；修正方向、角度和修正值需多大，能多大；各抒己见，各种意见、建议纷呈，又各有利弊或利弊对消怎么办。
（六）讨论趋势：看引导与综合的水平
可能压制某些意见，出现一言堂，一面倒；可能扭转某种僵局，气氛重新融洽；可澄清某种关系、思路，向预定目标进发；一般情况下，取决于主持者的会前准备工作和实际工作经验。
（七）陈述决策依据，交代决定事项前
主持者决策：必须有充分依据，尽量少凭借权力“我说了算”，否则，容易产生“逆反心理”。主持者决策方案，不能是力求平衡的“混杂物”，而须是与会人员（特别是主管或经办人员）基本认可的最优选择。
与会人员的意见或建议有期望被主持者采纳的心理意向；与会人员对某个问题的认识有可能在讨论中修正，有可能仍坚持己见，也有可能持与己无关的态度。
会末决策阶段：
（八）决定事项的执行、监督和反馈工作的布置
有可能，执行中出现的新情况，须修正或中断方案；有可能，执行者见执行方案有难度，或其他原因，擅自改变方案或迟迟不予执行。
必须明确：决定事项的执行单位；检查执行的单位（若权限不明，须用有效手段宣布）；完成（执行）决定的要求（时间、质量、数量等）；检查执行的标准、职责等；出现特殊情况的处理方案（或手段）；方案执行情况的反馈单位或人员。
（九）总结、分析相关因素，筹划下一轮会议方案。
