案例四：一次失误两天两夜来补救
2003年初，小张被选调到常德市某城区人大常委会办公室任副主任，分管文秘、宣传、调研等工作。适逢人代会召开前夕，小张一报到便投入到紧张的会议筹备工作之中，并被任命为资料组组长。资料组的三个同志都是新手，他们不敢有丝毫的懈怠。先认真清点资料，查有无缺页、缺数、漏印现象，然后便紧锣密鼓地将资料装袋。他们花了整整一天的时间，才将数万份近百种会议资料分装在500多个文件袋中，提前完成了任务。
第二天，他们又进行了复查，自我感觉良好后，便请负责会务的办公室主任检查验收。主任仔细检查了他们的工作成果后问：“材料都进袋了？”他们爽快地回答：“保证万无一失！”主任半开玩笑半认真地说：“是‘一失万无’吧？会议还没开始，该选举的没选举，该审议的没审议，该表决的没表决，你就将各种资料连同报告文本装进文件袋发给代表，这不仅有悖于人代会的基本程序，也是对代表民主权利的漠视。到时，代表不起哄才怪呢。这不是‘一失万无’又是什么？”
原来，人大办会的程序要求十分严格，如大会主席团和秘书长名单必须在预备会上选举，会议议程安排也必须在预备会上通过后才能下发。有些资料如会议日程（草案）、代表议案提出和处理办法（草案）、执行主席分组名单（草案）只发主席团第一次会议人员，待通过后，才可向代表发放正稿。有些资料，如人大常委会、政府、计划、财政、法院、检察院六大报告的决议（草案），还不能由文秘人员在会前“闭门造车”用公式化的语言定调印好，而应由代表先听取报告，再分团审议，根据审议意见写决议（草案），然后由大会主席团讨论，并提交各代表团审议后，再提请大会表决，这是人民代表大会议事最基本的程序。尚未审议就形成决议（草案）并连同报告文本在代表报到时就派发给他们，这无疑有悖于基本程序，也是对人大代表的不尊重。
认识到这个问题之后，他们把数万份资料从文件袋中掏出来分门别类清理好，然后拿出详细的材料分发清单，“按图索骥”，该装袋的资料装袋，不该装袋的则根据会议日程的安排和工作进展以及各代表团的实际人数分开打包并明确标示，就这样整整干了两天两夜。
由于不懂程序，一天的工作花了两天两夜的时间来补救，其教训可以说是刻骨铭心。从此案例中我们也能得到一些有益的启示。
启示之一：坚持和完善人民代表大会制度，要做的事很多，作为人大机关的文秘也责无旁贷，必须从大处着眼，小处着手，认认真真地办好每一份文、办好每一次会。人民代表大会顾名思义主要是通过会议（人代会、常委会会议）传递民声、代表民意、体现民权，因此，按规范化、制度化、程序化要求办好人大的各种会议，也是坚持和完善人民代表大会制度，支持和保证人民当家做主的题中应有之义。
启示之二：要严格按照程序办会，细节决定会议的成败。有些会议的政治性、法律性、程序性很强，这些特点就体现在办会的具体细节之中。细节虽小，关系甚大。有些环节不是可有可无的，也不是可以随意变换顺序的，超前则会违反程序而“欲速则不达”，滞后则会“放马后炮”而影响会议的效果，要严格按规矩、按程序办会，千万不能想当然、怕麻烦、走捷径、图省事。
启示之三：文秘工作者只有加强学习，才能适应新形势，解决新问题，创造新业绩。隔行如隔山，不同行业的秘书岗位有着不同的要求，若不学习，对工作和专业知识一知半解，就会“以其昏昏，使人昭昭”，小则影响办事效率，大则闹出政治笑话。
