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第12章 协调管理章(3)

1.让股东及时了解公司的生产经营情况股东利益是与公司的生产经营息息相关的,股东当然十分希望也必须了解公司的生产经营情况、发展情况。财务主管(经理)应定期向股东通报企业政策、目标、经营战略、经营环境的变化,各种定期的会计报告及附注和说明,对于重大事项,也应及时向股东通报。只有及时与股东进行沟通,才能取得股东的信任和支持,上市公司尤其如此。在上市公司与股东的沟通中,年度财务报告是最重要的沟通文件,它所包括的信息量很大,包括公司简介、会计资料和业务资料、股东变动及股东情况、股东大会简介、董事会报告、董事会日常工作情况、监事会报告、重要事项、审计报告、会计报表、公司的其他有关资料、备查文件等。它可以较全面地提供业务方面和财务方面的详细情况,增进股东对公司的了解和信任,也使股东和潜在的股东树立投资信心。财务主管(经理)是这一沟通方式的重要桥梁。

2.维持公司与股东之间的良好关系

财务主管(经理)除了让股东了解公司的生产经营情况,为股东提供决策依据外,还可以通过股东大会、咨询、推介会、信息交流等多种形式与股东进行沟通,增进与股东的感情交流,有助于股东和潜在的股东了解公司、信任公司,最终使公司得到必要的财务支持。

3.为股东提供决策依据股东将资金投入企业就是要得到回报,投入资本的目的就是为了增值。但从另一方面来看,企业的发展需要资金支持,短期对出资者分红会影响企业资金周转,企业的进一步发展也许还需要股东进一步投入,这就需要财务主管(经理)制定出合理的股利政策和投资方案。但由于股东的偏好不同,有的偏好短期分红,有的偏好长期收益,这就需要财务主管(经理)在制定股利政策和投资方案时与股东取得良好的沟通,维护公司整体利益,以期公司的新投资金带来更高的利润和可能的股价上升,提升企业价值。

第23招搞好与政府部门的关系按照市场经济的一般原理,企业与政府的关系是依法纳税、依法经营,你没有必要也不应该花费很多时间和精力同政府部门协调有关财务关系。但在市场体系还不健全、市场发育不够完善,特别是在国家对国有企业的关系还没有完全理顺的情况下,企业有很多财务税收事项需要同政府有关部门进行协调和理顺。作为企业的财务主管,协调与政府部门的财务关系主要是要了解政府对企业的财政、税收政策的有关动态,尤其是在一些特定领域(或行业)对企业在财政、税收上有何特殊优惠政策、要求,企业能否争取到这些政策等,这些对企业的发展是非常重要的。但这并不意味着要求企业财务主管去向政府部门“攻关”,而是指只有财务主管才能准确地表述企业的经营行为和经营思想,很好地实现与政府部门的沟通,从而处理好与政府部门的关系。

政府作为社会经济管理者,必然要与企业发生多方面的关系。与企业生产经营活动发生财务关系的政府部门主要是税务部门、财政部门、证券管理机构、外汇管理机构等。税务部门是专门负责税收征管的政府职能部门。不论在哪个国家,也不论实行何种经济制度,所有的企业都无一例外地要与税务部门发生税收缴纳关系。虽然我国在1994年实施税制改革后,税务部门不再拥有税收政策的制定权,而且从今后的改革方向来看,税务部门对企业的征管方式也将进一步走向规范化、科学化,各种不规范的随意行为将大为减少,企业和税务部门的关系将不再像原来那么直接,但税收征管方式的改变仍将对企业的财务活动产生重大影响。比如,增值税专用发票的领用制度、纳税申报方式等都对企业的财务活动产生重要影响。

税收是国家财政收入最重要的来源,税收工作又是一项政策性非常强的工作,涉及税收的法律规章似乎比财会规章制度还多。作为一位财务负责人,你得了解国家的税收政策,通盘考虑企业的税收问题,对企业的税收进行周密的筹划,努力减轻企业的税收负担。如果企业税收方面出了问题,你必须去和税务部门交涉解决,你的账务处理技巧、成本核算的科学程度、记账的正确性甚至账务资料的及时性都会影响到企业的税收问题。

财务主管(经理)在税务申报、缴纳过程中,要进行合理的税收筹划。税收筹划是纳税人在法律许可的范围内,根据国家的税收政策,对经营、投资、理财活动的事先筹划与安排,进行纳税方案的优化选择,以尽可能减轻税负,获得正当的节税的税收利益。财务主管(经理)在进行纳税申报、缴纳、税收筹划过程中,必须与税务部门沟通,及时了解国家政策变化,利用国家优惠政策,选择最合理的纳税方案,取得税务部门的支持和理解。一个好的税收筹划方案,没有税务部门的理解和支持,事实上也是很难执行的。

财政部门。财政部门作为政府重要的职能部门,负责制定企业的有关财务制度、会计制度、税收政策等,这些制度和政策直接影响着企业的财务行为。企业与财政部门的财务关系极为密切,特别是在传统体制下,企业的各项财务政策均由财政部门制定和批准,开支范围要经核定,开支标准要经批准,资金调拨也有相当一部分要经由财政部门决定。随着市场化改革的不断深入,企业已逐步演变为市场经济条件下独立的竞争主体,不论从内容、范围还是从关联度上来看,与财政部门的财务关系都已与过去大不相同,但仍有许多重要的财务政策要由财政部门作出规定。如重要的财务列支政策、利润分配政策、税收政策、会计政策等都是由财政部门制定的,企业仍然必须按照财政部门确定的宏观财务、税收、会计政策管理本企业的各项财务事宜,特别是对国有独资企业来说,与财政部门的财务关系则更为紧密和广泛。

随着股份公司的发展,上市融资发行股票、债券已成为企业筹资的一个主要渠道。按国家法律,发行股票、债券均必须经国家证券管理机构审核批准。作为公司的财务主管,必须处理好与证券管理机构的关系,在计划和申报发行证券、证券发行、上市辅导、上市交易等环节按证券管理机构的要求申报有关文件、会计报表,并及时将公司有关重要事项与证券管理机构沟通,取得支持,为企业拓宽融资渠道。

目前,国家对外汇的管制比较严格,审批也比较麻烦。财务主管必须了解国家有关外汇管理的法律、法规,并及时向政府外汇管理机构报告公司外汇收支情况,取得沟通,充分利用国家政策为企业创造更多的效益。

政府部门是财务外部环境的一个环节,外部环境是企业生存的土壤,它既为企业活动提供条件,同时也必然对企业的活动起制约作用。离开这个环节,企业财务主管的各项经营管理活动就会成为无源之水、无本之木。财务主管要重视并且努力处理好这个环节,使企业的管理之路畅通无阻。

第24招加强与下属的沟通要想做一名出色的财务主管,并不是一件容易的事。因为财务主管的工作不仅需要较高的专业技能,要讲究科学性,而且还要讲究艺术性。作为一名主管,你不仅要自身做得出色,而且要使自己主管的部门工作有成效,你还要具备一定的领导才能。在前面几节,我们主要谈到财务主管在理财业务方面的工作,下面将着重介绍财务主管如何运用管理这门艺术来使自己的工作更为得心应手。

1.明确目标描绘出组织及其成员未来的发展目标,切记要简洁,具有吸引力,而且令人印象深刻。

如果下属对自己的事业前途毫无概念,则要协助他们找寻目标并促使他们为实现目标努力工作。

2.展示你的人格魅力在工作中应当严谨求实、一丝不苟,这是由财务工作的特殊性所决定的。此外你还应当培养良好的个人道德品质,注重自己的团队合作精神与创新意识,不断提高自身修养,不仅具有权力,更要兼具魅力。

此外,财务管理工作中各岗位的设置,财务信息的收集与处理,报表的编制,以及投资、筹资和利润分配等活动都需精心组织、周密安排。每一个环节都容不得半点差错,这的确需要财务主管有较强的组织能力。

展示你的人格魅力,很重要的一项,就是要求你保持充沛的精力,随时随地表现出乐观与自信,让下属在最困苦的状况下仍能保持昂扬的斗志。

另外,果断的领导者远比优柔寡断的领导者更受人敬仰。3.有效地组织与安排各项工作有效地组织与安排各项工作主要是指在充分研究本部门内部各个员工个性、能力的基础上,合理设置岗位和配备相关人员。合理的分工,可以使之既相对独立又彼此衔接;有效地互相牵制,使之既能协调又可制约。同时,各种健全的部门内部规章管理制度,也是十分必要的。在制定制度时,要根据实际情况,要切实、具体,可执行性强。有效的规章制度,可以大大提高工作效率,减少工作中出现推诿扯皮现象,工作中的摩擦与员工之间的不愉快会大大减少,由此在部门内也容易形成一种协作、团结、向上的氛围。这个时候每个人的能量才能得到最佳发挥,这也正是你所需要的。

财务主管的组织能力是指策划指挥、安排调度的能力。财务主管应当把下属组织成一个有较强凝聚力和战斗力的团体,并领导他们完成既定任务,接受企业最高决策层要求完成的工作等。

4.协助下属达到他们的目标找出你的目标与下属目标的重叠部分,然后针对这部分努力工作。即使你未必同意下属的观点或做法,也不要过于坚持,如果事实证明他们是对的,你则应该赞扬他们的择善固执,由此也显示出你的明达开通。尽可能协助下属获得升迁。在企业内,随时正式或非正式地表扬称赞下属的优异表现,让下属知道你积极协助他们获得成功,这是让下属为你全力工作的绝佳法则。

5.掌握与人沟通和交流的技巧这里所说的“技巧”,很重要的一个方面便是商谈。这是管理者的一种重要工作方式,是一项科学性与艺术性很强的东西,作为财务主管应合理、充分运用这一工作形式。掌握商谈的技巧,对管理的有效性是十分重要的,在商谈过程中要善于抓住问题实质,要善于将谈话引向深入,要善于针对不同对象注意角色转换,当然最重要的还是要利用商谈来达到沟通与交流并消除彼此间由于误解等原因造成的各种消极因素。这一方面联络了感情,另一方面也增强了他们对你的信任。优秀的领导者不会大发雷霆找出气筒,而会把精力放在如何解决问题上。危机出现时,下属需要的是一位冷静踏实的领导者,而不是张牙舞爪的“活宝”,更不是专找下属出气的“虐待狂”。

财务主管在企业中的位置是一个部门主管,对上,有经理层及其交给的各项任务;平级之间,需要其他部门的配合与支持,而各部门又有各自不同的需要;对下,有一群不同个性、不同类型的下属。而且财务部门又是企业各方经济利益矛盾的聚合点,处在财务主管这个位子上的你,在工作中常常处于进退两难的境地。在上司看来,财务主管应做到:不折不扣地按公司的要求完成任务,一切从企业利益出发,对下属有足够的控制力并充分调动他们的积极性,具备全局观念,从企业整体战略出发,协调财务与生产、营销等部门的工作,为上级决策出谋划策;在下属看来,财务主管应该做到:维护本部门的利益,少接任务多请功,能容忍下属的错误和部门中非正常的状态,对上司有影响力,能为下属说话,能与下属打成一片,但又把自己看成是一个管理者,在必要的时候,敢于对自己的上司提出不同的意见。由此看来,财务主管还真不好干,你不仅要打点好企业的财产,不仅要能在面对一堆数据与报表时参悟其中的玄机,还要有效地与人打交道。人与物是不同的,人有个性、有思想,要想让人动起来,发挥其内在能量,要比让你手上的资金动起来难得多。这是一门艺术,你要用心去体会不同人的内心需求是什么。

因此,财务主管必须具有团队精神,必须处理好与下属的关系,这往往是部门绩效高低的关键所在。你纵使有三头六臂、神通广大,但毕竟独木难支,很难完成公司的理财重任。只有充分调动本部门内每一位员工的积极性,充分发挥团队的集体力量,方可出色地完成公司的财务工作和相关的管理工作。

第25招与银行建立良好的信用关系企业的成长和发展离不开银行的支持和帮助。与银行打交道是财务主管(经理)的主要工作之一。财务主管应从以下几个方面与银行建立良好的关系:首先要了解银行的特点,熟知银行有关政策、国家的经济政策、产业政策、区域发展政策、经济合同法、民法、企业法、企业破产法、环境保护法以及工商行政管理部门、财政税务部门的有关规定和国家关于企业管理体制的改革意向等。孙子曰:知己知彼,百战不殆。财务主管只有充分了解银行,才能确立正确的交往方式,进而建立良好的银企关系。

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