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第14章 协调管理章(5)

处理与关联企业的财务关系也是确保企业生产经营顺利进行的重要一环。不论与供货方还是与购货方,都有可能出现一些非常事件影响到企业的正常生产经营和资金运作,比如贷款没有及时到位进而影响原材料采购的进行,需要由供货方先垫付一定的资金等,如果与关联企业的关系良好,在过去的交往和合作中,相互信赖,这些问题都比较容易得到解决。但如果与关联企业的这些关系处理得不好,购货款没能及时到位就无法取得生产经营所需的原料,企业销货款的回收可能也要颇费一番周折。因此,由企业财务主管出面开展一些财务公关是非常必要的,使之与关联企业建立友善的财务合作关系,以保证企业与关联企业的财务关系运转顺畅。

另外,财务主管要能评估客户价值。在评估客户价值时,许多企业发现“客户长期价值”的概念很有帮助。它是指与某客户保持联系为企业带来的全部收益。而支出项目则包括争取客户、提供服务与留住客户的一切开销。用企业提供产品与服务获得的收益减去在服务过程中所投入的全部支出,就是客户价值。在管理并提高客户价值时,以下几个重要问题必须注意:

你是否真正了解你的客户以及它们对企业的重要程度?一般来说,80%的企业利润来自20%的客户。因此,必须对客户价值进行连续的监控和管理。你的企业的客户关系是否能保证长期的增长与利润?在当今的电子商务时代,客户越来越善于利用企业间的竞争,也越来越多地更换光顾对象。对很多企业来说,培养稳定客户、收回初始投资成了最主要的目标。

你如何利用自身资源吸引并留住重要客户?随着经营支出急剧上升,仅仅在市场份额方面进行竞争已经无济于事。只有推行个性化的客户价值促进活动(包括宣传与销售目标),才能最大限度地增加企业的吸引力,从而提高客户的价值。

企业对客户关系管理系统的投入是否以提高价值率为中心?有些计划只是提高了企业运作效率,但是并没有真正提高客户价值和价值保有率。

许多企业在评估客户价值时,采用统一的回报率或当前价值作为标准。这种标准在评估具体计划时可能会有帮助,但是就客户价值管理而言,这一标准就显得过于教条和功利了。应当根据不同客户的情况进行具体分析,眼光也要放得更加长远一些。

我们推荐采取如下四个步骤:

1.评估在客户方面的收支这需要站在长期的观点上,分别计算企业对每个客户的累积支出。在长远价值评估的同时,还应当掌握以财务年度为单位的客户明细支出,或者是根据当前销售合同起止日期,计算对客户的收支平衡情况。对收支情况作出比较准确的预测,有利于在直接客户投入方面更好地决策,从而提高企业利润率。

2.建立“客户价值加权指数”系统除了财务方面,其他形式的企业价值也应该考虑在内,诸如产品使用、客户忠诚度、付款方式、客户满意度以及市场影响等因素同样应在这一指数系统中得到反映。将财务收支状况这些因素相结合,就得出了客户价值加权指数。应用这一指标非常有助于企业建立以客户为中心的运营程序。

3.掌握客户的总体情况不仅是价值指数系统,建立完整的客户档案也非常必要。掌握客户总体情况不但使企业得以了解客户的地理分布情况以及社会/人口数据,还可以帮助企业对客户特点进行分析,比如购买产品和服务的内容、使用方式、付款情况以及客户与各企业、家族和机构的关系等。

4.进行客户价值管理在这一阶段,会出现许多促进收益的方案可供选择。市场营销策略可以因不同客户而异,根据客户的不同情况对广告宣传和产品描述进行相应的调整。对客户群的再投资也要进行相应的规划,以期获得最大收效。

随着市场竞争的加剧,客户价值评估的监控与对策将会成为管理活动的重心。客户价值原则很可能改变或重塑企业包装产品和提供服务的方式。对财务主管人员来说,在寻找评估管理客户关系等无形资产的过程中会遇到很多问题。首要问题就是使企业运营策略适应企业发展战略的要求。这就要求财务管理人员与企业其他职能部门密切合作,了解各个部门的非物质性资产情况,并评估其对企业发展与效益的潜在作用。

所有这些活动的最终目的只有一个:充分利用企业无形资产,使它们发挥最大的价值。第28招用财务数据管理客户财务主管掌握最多的就是财务数据,在对客户的管理中,这些数据发挥着重要的作用。在与目标客户交易前,财务主管需全面、详细地对其口碑进行充分调研,包括资信、业绩、财务状况、品性等,不可因费用问题或是急于交易,而省略交易前对客户的调研。事实上,在交易前对客户调研是企业一本万利的一项支出。财务主管在交易前开门见山地把合作条件(特别是付款方式)提出来,首先显示了自己合作以诚待人的原则;其次减少了后期业务过程中的后遗症和不必要的麻烦。有时候,过高的条件可能当时会让客户放弃合作,但这总比销售后客户再以货款结算标准和方式有争议为借口不予结款造成回款难甚至呆账、死账要强。

在交易中,价格、结款方式或具体的结款时间等非常重要,财务主管有责任将这些财务数据以有利于自己公司的方式结算和入账。如果业务往来较频繁,结款方式要注明是现款现货、押一结一,还是固定的周期性结款(如一月一结等)。财务主管要学会明察暗访,深谙目标客户的经营现状,心中有数才能有的放矢。防止目标客户以各种原因为借口,不予付款。

企业要掌握与结款相关的一切动态信息。首先是掌握客户的基本情况:主要资金进项时间、结款时间(是随便哪一天都可以结,还是每月只有固定的几天才办理结款)、结款方式(是现金付款,还是转账支付,转账的应注意其填写的货款到账日期)、结款签字负责人作息时间、有无对账程序等。其次是至少与目标客户的一两个重要职员建立起牢固的私人感情,让他成为自己的“线人”,尽可能地把客户的相关情况告诉自己,如负责人在不在、账上是否有钱、什么时候有钱。

归纳整理,心中有数细盘算。第一,做好销售记录。第二,做好货款分类。按照货款预定的回收时间及回收的可能性,将货款分为未收款、催收款、准呆账、呆账、死账几类,对不同类型的货款,加以不同的催收力度。第三,做好催收计划。依据货款期限的长短、金额、客户的类型等因素,做出一个轻重缓急的货款回收计划,有步骤地开展货款催收工作。

巧妙施压,想合作付款再谈。第一,不要足额满足客户的订货要求。一是能有意让客户处于一种“饥渴”状态,二是可减少潜在的“催收货款”压力。第二,终止相关的优惠销售政策。对付款不及时的客户,除了依照账期长短不同而制定相对应的供货价格外,还可以取消促销、销量奖励和年终返利等政策。第三,巧妙断货。每个企业都会有一两个相对优势的产品,如果将这样的产品适时断货,目标客户将面对的是下一级客户转移进货渠道的压力。迫于上述压力,目标客户为了使自己的长远利益不受损害,在有能力的情况下,一般都会将拖欠货款付给你。

第29招加强内部管理公司的内部控制是指审计单位为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的一系列政策和程序。

从广义上讲,一个公司的内部控制是公司的内部管理控制系统,包括为保证公司正常经营所采取的一系列管理措施。

下面我们就从一般财务部门应该具备的内部管理制度作一下介绍。对于不同的企业,实际所需要的管理制度可能要多于这些制度。但不管如何,都要把握一个标准:制度一定要控制各种随意性行为。

财务主管要能够进行账务复核。复核是保证会计核算质量和财产安全的一项重要手段。会计复核工作应由具有一定会计专业知识、熟悉业务、责任心强、坚持原则的人员担任。

复核员必须对凭证、账簿(卡)、报表和所附单据认真审查,逐笔复核。复核过的凭证、账、表,应加盖印章。未经复核员复核,出纳人员不得对外付款,会计人员不得对外签发单据或上报报表。

财务主管要能够利用会计核算监督。稽核制度是会计机构内部的一种制度。从会计工作的实际情况来看,会计稽核是会计工作的重要内容,加强会计稽核工作是做好会计核算工作的重要保证。目前一些单位存在的会计数据失真、账目不清、会计核算混乱等问题,都与会计机构内部稽核制度不健全有关。按照我国财政部发布的《会计人员工作规则》规定,会计机构内部应当建立会计稽核工作岗位,稽核人员根据各单位的实际情况可以是专职人员,也可以是兼职人员。会计稽核工作按照其范围,可分为全面稽核和重点稽核;按照稽核期间,可分为事前审核和事后复核、日常稽核和临时稽核。

财务主管要能够进行会计档案管理。会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表、会计专用磁盘及磁带等会计核算专业资料,它是记录和反映经济业务的重要证据和史料,为此,必须加强企业会计档案的管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。

财务会计部门和经办人按照规定,必须按期将有关会计资料移交档案管理部门,不得自行封包保存重要材料。因此,会计档案管理部门必须高度重视、按期点收,不得推诿拒绝。

财务部门应设专人归口管理会计档案,负责会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等。

各类会计档案应设置会计档案专用保管库,建立会计档案保管登记簿,指定专人负责管理。管理人员调动时,要认真办理交接手续。

凡入库保管的会计档案,要装订成册,按保管期限分类整理。严格执行安全和保密制度,做到妥善保管、存放有序、查找方便。切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等,保证其完整无缺。

会计档案一律不准外借,切实防止丢失和泄露。其他业务部门调阅会计档案,应经财务部门主管批准,并指定专人协同查阅,但不得调离财务部门。

公安、司法、检察机关和有关单位处理案件或特殊需要查阅时,必须持有县以上主管部门的正式公函,经财务部门主管批准,并应有专人负责陪同查阅,查阅人对处理案件所需的取证可以抄录或复印,但不得将原件抽出借走。

内部和外部查阅会计档案均应做记录,登记调阅档案记录簿,将查阅日期、查阅单位和人员、查阅情况和结果、批准人及经办人等,作出详细记录,以便查找。

财务主管要能够进行内部稽核。事后稽核业务是财务部门内部工作的重要内容和组成部分,事后稽核工作是依据国家各项方针政策、有关财务法规和财务会计制度、企业会计核算规则,以及岗位责任制等各项规章制度,对本部门的会计核算业务进行全面内部审核、监督与检查的会计活动。对进一步加强财务内部控制建设,维护资金财产安全,完善经营管理机制将起到促进作用。

事后稽核工作的任务是:充分发挥内部稽核部门的作用,对内部会计核算及各项业务活动的合法性、合理性、规范性、正确性,以及资金运作的安全性、时效性、准确性和效益性进行审核、监督和检查,提出加强会计核算管理、健全规章制度和内控机制、保证资金安全的建议和措施。为增强自我约束和风险防范的能力,促进经营管理和会计核算水平的不断提高作出努力。

财务主管要能够进行监交管理。会计人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人(会计主管人员)监交;会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。财务主管要能够进行印章管理。印章管理保证了公司财务会计核算的正常进行,明确各类印章管理职责分工,可加强内部控制机制,维护资金财产安全。根据企业会计核算的性质和特点,财务部门各类印章按如下分类:1.企业财务专用印章,用于代表本企业办理银行款项支付、出具销售发票等业务。

2.企业法人代表人名章,用于办理银行款项支付时预留银行印鉴。

3.会计人员人名印章,用于办理财务部门有关会计凭证等会计业务,对外提供会计报表。

印章管理应指派专人管理,并确保企业财务专用印章与法人代表名章分别由不同的人管理。因为这两个印章共同使用时,就可以有效地将企业在银行开立的账户中的款项支付出去,如果由一个人保管,加大了企业货币资产的风险。

各类印章必须分处、专人保管使用,不得擅自将自己保管的印章交他人使用,也不得私自接受他人保管使用的印章。

各类印章应严格按规定的业务范围和批准程序使用,不得乱用、错用。印章保管人应负起监印责任,在监印中应严格审查,注意内容,防止漏洞。

各类印章平时不用时放在上锁的铁皮箱内,做到“人走章收”。财务专业印章和法人代表人名章应放入保险柜保管,如果放入同一个保险柜,必须由两人持不同的钥匙才可以打开;如果是一把钥匙的保险柜,则应由两人分别放入两个保险柜管理。

防范会计舞弊,就要认真优化环境,铲除滋生舞弊的土壤,处理公司治理结构的缺陷,强化独立审计,加强监管工作,如此才能做好会计舞弊的防范。

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