其他：会议物品的准备，根据这次会议的类型、目的，明确需要哪些物品。如纸、笔、笔记本、投影仪等。
2.会议中
在会议进行当中，我们需要注意以下几个方面。
（1）会议签到：会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。
为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。
会议签到的通行方式有三种：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
（2）会议主持人主持会议要注意
介绍参会人员
控制会议进程
避免跑题或议而不决
控制会议时间
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
①主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅。②主持人走上主席台步伐应稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，欢快、热烈的会议步频应较慢。③主持人入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿，与胸齐高。坐姿主持时，身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。④主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。⑤主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。⑥主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。
（3）会议座次的安排：一般情况下，会议座次的安排分成方桌会议和圆桌会议两类。
会议室中多数是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。
在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就座，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
还有一种是为了避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，即圆桌会议。在圆桌会议中，不必拘泥太多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
（4）会议发言人：会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然、刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰、讲究逻辑、简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿、旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧时，应以理服人、态度平和；应听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
（5）会议记录：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。
它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
会议记录的质量问题具体表现在以下几个方面：①会议记录本内无目录：特别是不填写会议议题，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。②记录不完整：有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。③会议记录本不固定：会议记录本没有按工作性质分开，有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了；更有甚者，每次开会时临时找几张稿纸记录，过后就不知去向了，给保管和利用带来不便。④记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求：有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
在会议记录时应注意以下问题：①使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录，并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。②按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为以下两个部分。
一是会议基本情况：包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。
二是会议内容：包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。
（6）餐饮安排：举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
3.会议后在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：（1）会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；
（2）赠送公司的纪念品；
（3）参观，如公司、厂房等；
（4）如有必要，合影留念。
【自检】“浏览”会议礼仪中应注意的问题。
（二）洽谈会礼仪
洽谈会是重要的商务活动。一个成功的洽谈会，既要讲谋略，更要讲礼仪。
1.洽谈会的礼仪性准备安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示对于洽谈的重视和对于洽谈对象的尊重。
洽谈会是单位和单位之间的交往，所以应该表现出敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上，要有严格的要求。如男士不准蓬头垢面，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，化淡妆。时尚或超前卫的发型、染发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品，都不可以。
由于洽谈会关系大局，所以在这种场合，应该穿着正统、简约、高雅、规范的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士应穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2.洽谈会的座次安排如果担任东道主安排洽谈，一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在洽谈会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、接待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解、尊重。
在洽谈会上，不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。
座次问题在举行正式洽谈会时，必须予以重视。只有小规模洽谈会或预备性洽谈会，才可以不用讲究。
举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐在桌子两侧。如果桌子横放，面对正门的一方为上，属于客方。如果桌子竖放，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。
在进行洽谈时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。如果有翻译，可以安排就坐在主谈人员的右边。
3.洽谈中的礼仪洽谈过程中，双方人员的态度、心理、方式、手法等，都对洽谈构成重大的影响。应该注意以下几点。
（1）要依法办事：洽谈者所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，才能确保既得利益。
（2）要礼敬于人：要求洽谈者在洽谈会的整个进程中，时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。而且在今后的进一步商务交往中，还能发挥潜移默化“你敬我一尺，我敬你一丈”的功效。
（3）要互利互惠、平等协调：洽谈是一种合作或为合作而进行的准备。所以圆满的结局，应当是洽谈的所有参与方，都取得一定的成功，获得更大的利益。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”，主张赢得越多越好，争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败，作为洽谈会的最终结果，必将危及己方与对方的进一步合作。而且，也会“赢得”不好的商誉。
六、讲究沟通策略的艺术
美容院作为一个特殊的服务场所，管理者和员工之间是同事、朋友、姐妹关系，应当互相尊重、互相爱护，维护同行的威信，相互尊重其人格和自尊心。相互之间既明确分工又协调一致，本着“顾客至上”的原则，主动团结协作，密切配合，相互关心彼此的困难和疾苦，主动帮助他人的工作，使整个工作处于和谐有序状态，从而不断地提高服务质量，更好地为顾客服务。
沟通是指一般人与人之间的信息交流过程。沟通是人与人之间发生联系的最主要的方式，人醒着的时候大约有70％的时间在进行沟通。在组织中沟通的效能越高，员工的满意度也就越高。高级管理人员把大约78％的时间花在口头沟通上，专业技术人员把61％的时间花在口头沟通上，在几乎所有的管理层次中，约有75％的时间花在各类沟通中。从研究者对中层管理人员的研究来看，以管理人员用于沟通的时间可以预测管理人员的工作绩效。那么，如何有效地进行沟通呢？
（一）保证双向沟通
1.要尊重员工与同伴，与他们平等交流
管理者要放下架子，平等地对待自己的员工，尊重员工。员工需要尊重，要给他们平等对话的机会，如果员工被动地接受管理者的管束，有话不能说，有意见不敢提，久而久之自己的想法不敢或不愿与管理者交流，这样当然就难以取得好的教育效果。管理者尤其要坦白地讲出内心的感受、感情、痛苦、想法和期望，绝对不要批评、责备、抱怨、攻击。不批评、不责备、不抱怨、不攻击、不说教，批评、责备、抱怨、攻击都是沟通的刽子手，只会使事情恶化。
2.要尊重员工的自主性、独立性
许多管理者受传统观念的影响，认为管理者是绝对的权威，不论正确与否，员工必须绝对服从，与员工的交流沟通往往是单向的，我说你听，我吩咐你照办。忽视了员工的自主性、独立性和内心感受。长此下去，不仅让员工感到管理者“烦人、啰嗦”，管理者的威信也因此降低了。
所以要互相尊重，只有给予对方尊重才有沟通，若对方不尊重你时，你也要适当的请求对方的尊重，否则很难沟通。
（二）重视面对面的沟通
1.要适当适宜的自我展露
通过自我表露，促进沟通效果，增强人际关系。自我表露应是彼此开放，双向共享。在交流中，如果只有一方表露自己，是不可能建立起健康的人际关系的。不容否认，自我表露会冒一定风险。假如你呈现了个人的观点、意见和感受，无意中可能授人以柄或受人攻击。然而，如果所有成员都能相互袒露自己，便会营造出信任、安全的人际气氛，就能增强彼此信任和尊重，就能实现有效的沟通。自我展露应是一个循序渐进的过程。一个真正开放的人际关系需要时间的磨炼，并非一蹴而就。如果见面不久，便向他人袒露自己，对方便很可能怀疑沟通者的动机。社会心理学研究发现，自我展露与人际关系的融合度存在正相关，即随着人际关系由浅入深，双方共同心理领域将逐步扩大，个体的自我表露水平也越来越高。人际沟通一般经过注意定向、情感探索、感情交流和稳定交往四个阶段。个体的自我表露程度也应按照人际沟通的发展阶段逐步加深。因此在人际沟通中，个体应富有耐心，注意洞察他人的言语与非言语反应，了解对方对自己的接纳水平，据此把握自我展露的快慢节奏。当然，在沟通中，必须有人先行一步来承担风险。一个组织要创建一种开放性气氛，总裁或管理者应首先进行自我展露，打开沟通大门，员工也会随后自我展露，人际开放度便愈来愈大，凝聚力也自然越来越强。
2.要积极地倾听
沟通首先是倾听的艺术，耳朵是通向心灵的道路，会倾听的人到处都受欢迎。首先细心倾听他人的意见。一位优秀的管理人员应该多听少说，也许这就是上天为何赋予我们两只耳朵，一张嘴巴的缘故吧。
3.情绪中不要沟通，尤其不能做决定
情绪中的沟通常常无好话，既理不清，也讲不明；尤其在情绪中，很容易冲动而失去理性。
