6.表示分寸、程度
常用的有“个别”、“大部分”、“基本上”、“显著”、“更加”、“相当”、“大体”、“较大”、“十分”，等等。
7.表示条件
常用的有“对违反……规定者”、“视情节轻重”、“经领导批准后”、“在可能情况下”、“符合下列条件者”、“确因工作需要”，等等。
需要注意的是，模糊语言不是含糊语言。两者相比，模糊语言具有定向的明确性，委婉、含蓄不是模棱两可，灵活自然不是无拘无束、漫无边际，简明规范不是含混不清，信手拈来。
运用模糊语言应注意以下两点：
第一，要恰当、得体。模糊语言表现力极强，内涵极其丰富，使用时应注意做到恰当得体，该用则用，切忌滥用。否则，将有损于公文的真实性和严肃性。
第二，要注意模糊语言的相对性。在实际写作中，模糊语言往往要与精确语言配合使用，虚实结合，相得益彰。否则，模糊语言充斥全篇，势必一塌糊涂，乱人耳目。
§§§第4节如何运用模态词语
“模态”系逻辑学术语，它是指事物所具有的规模和状态。在公文写作中，特别是在指令性和法规性公文写作中，为了突出其规范性和约束力，往往需要运用模态词语，如“必须”、“严禁”、“应当”、“不得”，等等，构成义务模态判断（或称规范模态判断），用以告知受文对象对公文内容的执行界限和幅度。这些模态词语，多系正反对举，运用于不同的语境之中，分别表示肯定或否定的意义，具有明显的观点或态度倾向。从中，受文对象能够确切了解和把握公文的要求是什么，应当怎样去做，做到什么程度以及不能怎样做等。可以说，要使公文的内容得以正确贯彻落实，决然不能离开这些具有特殊表意功能的模态词语。
需要特别注意的是，公文中的各种模态词语，在表意上具有严格的程度限制。因此，必须精心甄别，确切使用，不可粗疏草率。否则，就会不同程度地妨害公文内容的准确表达，并给执行环节带来麻烦，甚至造成不应有的混乱或损失。
下面试将公文写作实践中常用且最易出现问题的几组模态词语加以列举，并逐一作出辨析：
1.必须严禁
这是一组具有正反意义的模态词语。它们均表示很严格，非这样做不可。其中“必须”用于正面，“严禁”用于反面。例如，“搞好党风和廉政建设，必须同经济建设、深化改革结合起来，必须同民主与法制建设结合起来，必须党风、政风、社会风气一起抓，必须充分发动和依靠广大人民群众，动员全党和全社会的力量，实行综合治理。”（《中共中央关于加强党风和廉政建设的意见》）此例中连续四次运用模态词语“必须”，构成义务模态判断中的应然判断，使公文内容具有强制性，不容置疑。要求“必须”如何去做，对于受文对象而言，即成为一种行为规范。又如“严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。”（《中华人民共和国公安部通告》）此例中用模态词语“严禁”，构成义务模态判断中的禁止判断，表明“严格禁止”，其强制性显而易见。实践中，这组模态词语常常对应使用，即在一段文字中，既用“必须”规定正面内容，又用“严禁”规定反面内容，二者互为呼应，相辅相成，使得公文表意十分严密、完整。
2.应不应
在严格程度上，此组模态词语较之前组相对弱些，但也不允许稍事忽略。它们都表示严格，在正常情况下均应遵照办理，其中“应”用于正面，“不应”用于反面。前者如《国家税务总局关于个体工商户必须依法纳税的通告》第四条：“对个体工商户偷税、抗税等违法行为，应按照国家税收法规进行严肃处理。”此条系对个体工商户的偷税、抗税行为的处理规定，用模态词语“应”表示执行的幅度，既表明了发文者的态度倾向，又易于受文单位理解和执行。后者如《劳动教养试行办法》第十四条第二款：“对精神病人，呆傻人员，盲、聋、哑人，严重病患者，怀孕或哺乳未满一年的妇女，以及丧失劳动能力者，不应收容。”此例系对“不应收容”的对象范围所作的规定，运用模态词语“不应”，使得表意十分明确、突出，语气坚定有力。
3.得不得
这也是一组具有对立关系的模态词语，其中“得”用于正面，表示可以或能够；“不得”用于反面，表示不可以或不能够。在指示性和法规性公文中，此组模态词语的使用频率很高。前者如“地名一律用全名……仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，始得用简称。”（《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）此例是对地名表述问题的规定，即一律要写全称，只是在特殊情况下（两个以上著名省市联写使人一看即明），方可使用简称。用模态词语“得”后承“特殊情况”，表态明确，既恰切又庄重。后者如《国务院关于严格控制到著名风景游览胜地开会的通知》第三条：“接待国外旅游者比较集中的城市的宾馆、饭店，在旅游旺季，未经主管部门批准，不得接受安排会议任务。”此条系对接待国外旅游者比较集中城市的宾馆、饭店在旅游旺季不能安排会议的规定，用模态词语“不得”明确表示出发文者的观点和态度，既严明坚定，又不显强硬，便于受文单位遵照执行。
4.可以不许（可）
此组模态词语，在严格程度上较之前面几组又显轻些。其中“可以”用于正面，表示允许有所选择，在一定条件下可如此去做，有一定的灵活性和自由度；“不许（可）”用于反面，其表意与上述“不得”相近。前者如《人民警察使用武器和警械的规定》第二条：“人民警察在执行逮捕、拘留、押解人犯和值勤、巡逻、处理治安案件等公务时，可以根据本规定，使用武器和警械。”此例中运用模态词语“可以”构成义务模态判断中的允许判断，表示出“允许有所选择”的意向，给执行者以机动处置的权利。显然，它与前述“必须”、“应”、“得”等模态词语相比，语气较轻，其严格程度亦较舒缓。后者如“凡转发文电，并须将转发文电的上下款及年月日照旧保留，不可省略。”（《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）此例中运用模态词语“不可”对转发文电的上下款及年月日的处理方法作出规定，语意明确，分寸适度。
5.宜不宜
此组模态词语表示允许稍有选择，在条件许可时首先应当这样去做，其中，“宜”用于正面，“不宜”用于反面。这组模态词语也有一定的灵活性和自由度，但也不能随心所欲。例如《国务院关于建立民族乡问题的通知》第二条：“建立民族乡，少数民族的人口在全乡总人口中所占的比例，一般以百分之三十左右为宜。”此条是对民族乡中少数民族人口比例的规定。“一般以百分之三十左右为宜”，其中“百分之三十”是基准线，围绕这一比例可以略有浮动。由于使用模态词语“宜”，使得表意十分明确、清晰，便于理解和把握。又如《仓库防火安全管理条例》第三十五条：“库房内一般不宜安装电器设备……”此条是对库房内电器设备安装问题的规定。运用模态词语“不宜”，表明并非硬性禁止，而只是在一般情况下的不适宜。语意明晰，措词适度、得体，其执行的选择度和灵活性显而易见。
在实践中，各组用于正面的模态词语相互之间以及各组用于反面的模态词语相互之间，因其彼此表意的严格程度及其界限通常难以明辨和把握，故极易导致混用或错用，从而影响公文语意的准确表达。因此，必须认真弄清这些相近易混的模态词语，使公文语言表达更趋准确、严密。
§§§第5节如何运用数字
公文写作中运用数字，能够给人以确定无疑的概念，并能使人增强量的直感，从而加深对事物本质和规律的认识。公文中恰当地运用数字，能够起到文字表达所不能替代的作用，从而极大地增强行文的说服力；反之，如果运用不当，就会严重影响公文的质量和效用，甚至给实际工作造成难以预料的损失。因此，在公文写作中必须重视对各种数字的使用。
公文写作中运用数字应当注意做到以下几点：
1.要真实
真实是公文中运用数字的生命，它直接关系到一篇公文的质量和效用，也在一定程度上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。真实是指写进公文中的数字，必须是从实践中得来，是确确实实存在的，而决不是凭空杜撰甚至弄虚作假胡乱编造的“水数字”。那种为了显示工作“业绩”抑或掩盖工作失误，欺上瞒下而有意编造数字的做法，必须坚决禁止。据报载，有位秘书人员撰写年终总结，由于未作认真细致的调查研究，没有获取确切可靠的数字，但又“报喜”心切，情急之下即随手将本单位的电话号码写了进去。这样的秘书人员对工作贻害不浅。
2.要准确
准确是公文中运用数字的关键所在，它与真实相辅相成。具体是指写进公文中的数字，必须与客观实际相符合，要准确地反映事物发展变化的程度，决不能搞“主观推测”，或者使用“大概”、“也许”、“差不多”、“可能”等模糊度强的词语，有一说一，有二说二，决不能随意夸大或缩小。而要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，尽力获取第一手材料。同时，在语言表述上也要力求准确无误，给人以明晰的概念。实践中，有些单位的公文却不是如此。应当明确的是，对于诸如“据不完全统计”之类的表述，因其如实反映出了客观事物的可靠程度，故而也是一种准确，而不应视为含糊不清。此外，公文中涉及的诸如“增加”、“减少”等词语后面所带“了”、“到”等表示事物数量增减的词语，表示概数和基数的词语，表示界阈的词语等等，要经常使用，也都要准确地加以表述，不能粗疏。
3.要统一
即指写进公文中的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互“打架”。各个分数之和要与总数相等，统计口径要一致，计量单位的使用也要前后一致，所列举的数字要具有可比性，以确保公文中数字表述的准确性和规范性。同时，对于数字的书写和使用也要保持统一，要严格按公文法规中的规定执行。对于同样数字，按规定应当使用汉字书写的，就不能随意改换成阿拉伯数码，反之亦然。决不能此处用汉字，而在彼处又用阿拉伯数字。
4.要规范
即指对于数字的书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定，不能随意而为。哪些情况下要用汉字数字，哪些情况下又要用阿拉伯数码，都有特定的范围和要求。例如依照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第（九）项的规定，“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”这就是说，当公文中出现成文日期等几种特定情况下要使用汉字数字，这是毫无疑问的，除此之外都应使用阿拉伯数字。对于这一书写和使用规范，在公文写作中必须认真遵照执行。此外，按《办法》第二十五条第（六）项的规定，公文中的结构层次序数也有其特定的规范要求，即第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意严格按照这样四个层级顺序使用，不要越级套用；而且对于结构层次序数的使用要尽可能限在四层以内，不要过细过多；还要注意一般不用“首先”、“其次”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”等诸如此类的结构层次序数表示法。
5.要得当
在公文写作中，运用数字来反映事物的情状或变化，来说明有关问题，固然有其独特的作用，一般的说明性文字不能替代，这是无可置疑的。但是也要适可而止，要把握其运用的“度”，切不可过多过滥，或者流于玩弄数字游戏；或者恣意堆砌，搞数字罗列，犹如流水账一般，给人以枯燥繁冗之感。随意堆砌数字，将所要说明的问题淹没在数字的烟海里，这是十分有害的。本想能够充分说明问题，结果往往适得其反。
运用时间、数字的注意事项
1.关于时间的运用
（1）使用时间代词要顾及到文稿发表以后的情况，如“今年”、“明年”，“今天”，“本月”、“上月”等。使用时不能以起草文稿时间计算，而要以发表时间为准。特别在年头年末时更要注意，以免造成时间错误。因此，一般情况下，应避免用时间代词而用具体日期。
（2）写作时参考旧资料，必须特别注意资料中的日期及相关事实，作出适当处理，避免失实。如有“最近”、“不久以前”等字样的，要说明是当时的情况。
（3）避免运用交待不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等。
（4）年份一概用全数，不得省略。例如“一九九八年”不能写成“九八年”。
（5）在运用我国历史上各个朝代年号时，一般应加注公历年份，如“清道光二十年”应写成“一八四〇年（清道光二十年）”，或“清道光二十年（一八四〇年）”。
（6）要注意运用时态助词。如“了”字表示动作变化已经完成，“着”字表示动作变化正在进行等。
