2.关于数字的运用
（1）数字的增加或减少要注意下列用词和概念：
增加为过去的两倍。即过去为一，现在为二。增加到过去的两倍。即过去为一，现在为二。
增加两倍。即过去为一，现在为三。
增加了（增产了）两倍。即过去为一，现在为三。
超额百分之八十。即原来是一百，现在是一百八十。
降低到百分之八十。即原来是一百，现在是八十。
降低（降低了）百分之八十。即原来的一百，现在是二十。
（2）不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。因为减少（或降低）一倍就意味着等于零，如果减少（或降低）一倍以上的倍数，那就不可理解了。
（3）文中运用自己推算出来的数字，应仔细检查，使数字准确无误。如文中出现一系列相互关联的数字，应检查它们前后有无相互矛盾和可疑之处。
（4）不能随便增删数字前后的“近”、“多”、“约”、“左右”等表示分寸的字样。
（5）计算超产数字不能用“完成了×年任务”或“跨进了一九九×年”等提法。因为按现有定额推算几年后的任务是不科学的。
（6）文稿中的计量单位应按国家计量局公布的有关文件执行。
翻译书刊中的计量单位，可按原著译出，但要采取各种注释形式注明其换算关系。
属于个别科学技术领域的书刊，因特殊需要，可使用某些非法定计量单位，但必须与有关国际组织规定的名称、符号相一致，与法定计量单位的原则不矛盾。
表达量值时，在公式图表和文字叙述中。一律使用单位的国际符号，只在通俗出版物中使用单位的中文符号。
（7）引用统计数字要考虑读者有真实感受，次要的技术性很强的数字，如无损于主题的阐明，最好不用。
（8）关于数字的写法，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语（如维生素B1、U-2飞机）及其他必须用阿拉伯数码的（如“8字形”）外，其他情况下，汉字或阿拉伯字都可以用，但务必前后统一、全书统一。较严肃、郑重的文件或其他文体，则以用汉字为好，例如：年月日（一九九八年一月一日）；数字（四十五公里、三千元）；百分比（百分之七十五）等。
（9）“二”与“两”的用法不同：如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月”（即二月份）、“二次大战”（即第二次世界大战）等；如果与量词连用，应当用“两”，例如“两个”、“两次”、“两月”（即二个月）、“两次大战”（即第一次和第二次世界大战）等。
（10）章节标题层次及同级标题序码，必须段落分明、前后一致。除篇、章、节以外的分层序码，可参照下列规格处理：
第一档：一、二、三……
第二档：（一）（二）（三）……
第三档：1、2、3……
第四档：1）、2）、3）……
第五档：（1）、（2）、（3）……
第六档：①、②、③……
如只有一、二档或三、四档标题者，可以跳档使用。也可以增加拉丁字母（A）（B）（C）、（a）（b）（c）和罗马数字（I）（II）（III）、（i）（ii）（iii）的序数。但序数不宜用得过多，以免烦琐。
（11）凡涉及统一全稿的数目、序数等，需改动时应逐页改正或注明。
§§§第6节如何正确运用熟语
熟语是现代汉语中一种较为特殊的语言现象。它是人们久经沿用而定型的词组或语句，主要包括成语、惯用语、谚语、格言和歇后语等五种具体表现形态。由于熟语具有丰富的内容和精炼的形式，富有表现力，故在公文写作中被不同程度地加以运用。
1.成语
成语是一种相沿习用的固定词组，具有表意的整体性和结构的凝固性特点。在公文写作中，成语的使用是常见的、大量的。如能恰当地运用，可使公文语言表达趋于简洁凝练，富有概括力和节律感，从而极大地增强其修辞效果。就总体来看，公文中运用成语具有多种表意功能，诸如用以表示观点或态度，表示条件，表示列举，表示对比，表示评价，表示解释，表示情状或问题，等等。
公文写作中运用成语，首先要注意弄清其实际意义，不能“望文生义”。特别是有些成语往往是表面意义的比喻或引申，还有的带有较强的感情色彩。如不认真加以区分，就很有可能导致混用或错用，有损行文的表达效果。其次要注意成语本身内在的特点，切忌自编自造，或者随意变换、增减，以确保公文的质量。再次要注意做到恰当、得体，不能只为追求成语表意的简洁凝练而硬凑或堆砌成语，否则就往往会因辞害义，事与愿违。
2.惯用语
它是口语中短小定型的习惯用语，其主要特征是简明生动，通俗有趣。一般由三个音节组成，表达整体意义。但其原有意义已发生转化，而被一种新的意义所代替。在公文写作中，恰当地运用惯用语，可使行文生动活泼，富有文采，从而增强其表达效果。
公文中所运用的惯用语很多，不胜枚举。要注意把握所用惯用语的实际意义，做到恰切、自然，切不可随意乱用，以免适得其反；还要注意它的适用场合。有些公文，诸如法规体公文和命令体公文，因其自身所固有的性质和特点，一般不宜使用惯用语。其他如事务性公文中的简报、调查报告、讲话稿等等，对于惯用语的使用颇为多见。
3.谚语
谚语是人民群众口头流传的通俗、简练而又含义深刻的固定语句，包括农业谚语、讽诫谚语和生活知识谚语等。它一般都能揭示客观真理，富于教育意义。由于谚语具有句式匀整、音调和谐、具体通俗、形象生动的特点，故在公文写作中适当地加以运用，能够有效地增强其表达效果。
公文中谚语的适用情形与惯用语大体相同，即它一般多用于事务性公文之中，指令性公文、法规性公文和呈请性公文一般不宜使用。
4.格言
格言是具有教育意义的警句。一般是出自名人之手，而在群众中广泛流传的语句。它内容精辟，蕴意深刻，能给人以警戒和启示，并能增强行文的说明力。
5.歇后语
歇后语是由近似谜面、谜底两部分组成的带有隐语性质的口头用语。有些公文，根据其内容表达的需要和特定的语言环境，恰当地运用歇后语，可使行文生动活泼，饶有趣味，并给阅者以深刻印象，收到较好的表达效果。
公文中运用歇后语，要特别注意其适用的场合。在庄重性的公文中，不宜使用歇后语，以免产生副作用和反效果。
§§§第7节如何正确运用名称
准确、科学地表述各种事物名称，是公文写作的一项重要内容。关于这一问题，国家历来的公文法规都作出了比较明确、具体的规定。而且，在公文写作实践中，人们对各种名称的表述也逐渐形成了一系列较为固定的规范化要求。综合起来，主要应认真把握和遵循如下几条原则：
1.统一性
是指在公文写作中，对于名称的运用，必须注意保持行文前后的一致性，不能出现同一名称在一篇或数篇公文中有不同的表述的情况。如果确有变动，则应用括号予以标注说明。此外，统一性原则还表现为对各种译名的表述要一致，亦即凡属外国国名和重要的或常见的人名、地名、党派、政府机构、报刊等的译名，均应以新华社的译名为准。
2.明确性
在公文写作中，有些文种如通告等，往往需要运用专业术语（名称）。对此，必须准确理解其真正含义，对于那些类似和相关的术语，更要区别清楚，避免用错。难懂的术语能不用的最好不用，以保持名称表述的明确性。否则，就会影响公文内容的正确表达，妨碍公文的应有效用。还有，要注意避免出现交待不清的名称。对于那些鲜为人知的物品名称或计量单位名称，如确需使用，应予以加注说明。一篇公文中第一次出现的县、市、地区、军分区、乡、村等名称之前应当冠以所属省份或地区名，但全国闻名的市例外；“组织上”、“领导上”、“上级”、“群众”等是集合名称，只能在泛指的情况下运用。只有这样，才能保证公文中名称表述的明确性。此外，各种名称在公文中第一次出现时，应尽量用全称。如果名称太长确需使用简称，则应在第一次出现全称时，后面用括号加以标注说明。简称要按照一般习惯用法简化，不要随便硬造或苟简。
3.时效性
即指对于公文中的名称表述，一定要注意其时间效力。有些名称随着时间的嬗变和社会形势的变化而被明令禁用，有些名称又有新的更动，特别是人的职务、级别、单位等可能经常有所变动，这样，其原有的效力就会消失。对此，在公文写作中均应及时作出反应，注意分清场合，不可因循旧有名称不变，否则往往容易铸成错误。但是应该注意，使用新名称时应同时将原名称予以注明。还有，根据有关规定，要特别注意下列几种名称的表述：“苏联十月革命”应改为“十月革命”或“俄国十月革命”；“蒙族”应改为“蒙古族”（“蒙文”之称可以保留）；“洋灰”、“洋钉”、“洋锹”等带“洋”字的名称除特殊情况（如用作历史提到时），因其含有殖民地的性质，不宜沿用，故应分别改为“水泥”、“铁钉”、“铁锹”等；“老革命根据地”应改称“革命老根据地”；“礼拜”系宗教用语，应改为“星期”。此外，长度单位中的“公尺”、“公分”、“公厘”等系旧称，现已明令不用，故均应改用国家法定计量单位名称即“米”、“厘米”、“毫米”等。
4.空间性
即指有些名称的使用还要受到地域的限制，因地而异。在不同地区，对于同一名称的使用包括其含义和用法等可能不尽一致。在此种情况下，必须慎重从事，不可草率造次。这就是说，对于名称的使用，应以普遍、能被一般读者或群众所熟悉为宗旨，而不要使用“地方名称”。
