三、系统建设
（一）数据规范与准确性
ERP是一种管理信息系统，要进行大量的数据处理，因此，要求数据必须规范化，或者说必须有统一的标准。数据规范化是实现信息集成的首要条件，而ERP对数据的另一个要求是数据的准确性。规范化是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是计算机辅助企业管理的基本要求。“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理；“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对数据项规定的要求，没有疏忽遗漏。软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能作些逻辑判断，如日期的先后、字段或数字的位数、是否大于或小于某个值等。
通常，可以把各种管理数据归纳为三类：
1.静态数据
静态数据（或称固定信息）一般指生产活动开始之前要准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本参数、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等。由于客观环境是在不断变化的，因此所谓静态也是相对的。这就是说，即使是静态数据也要定期维护，保持其准确性。系统运行时，访问静态数据一般不作处理。
2.动态数据
动态数据（或称流动信息）一般是指生产活动中发生的数据，如客户合同、库存记录、完工报告等。这种数据不断产生、经常变动，一旦建立，就需要随时维护。
3.中间数据
中间数据（或称中间信息）是根据用户对管理工作的需要，由计算机系统按照一定的逻辑程序，综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成各种报表。它是一种经过加工处理的数据，供管理人员掌握经营生产状况、进行分析和决策。例如，主生产计划和物料需求计划都是根据静态和动态数据加工处理后生成的中间数据。管理软件功能的强弱，往往体现在它能提供多少有用的中间数据。如果人们对ERP原理理解得比较透彻，报表又设置得合理，就能有效地发挥这些中间数据的作用。
ERP是一种人机交互式的管理信息系统，它不是一个自动优化系统，它提供信息的价值在于人们能利用它作出正确的决策或作为优化的依据来指导管理工作。正确及时的信息是一种非常宝贵的资源，其特点是：越是充分利用，价值就越高；不用，就毫无价值。
在一个管理信息系统中，静态和动态数据是输入数据，中间数据是经处理后的输出数据。如果输入的数据是不可靠的，那么加工处理后的中间数据也是不可信的，不可能用它作出正确的决策。一项中间数据的生成需要依据多个部门提供的静态和动态两类数据，体现了信息集成。国际上对实施ERP的企业进行考核评级时，把企业分为A、B、C、D四级，数据准确性是考核的主要内容。
（二）主要输入数据
运行ERP系统必须先建立一系列数据，这对任何ERP软件几乎都是相同的，已形成一种标准。ERP这套成熟的规范化数据，对应用计算机辅助企业管理具有普遍意义。
这些数据可分为以下几种主要类型：
1.物料与产品信息
产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及的物料，都必须建立文档，也就是物料主文件。一种物料可能用于多种产品，但主文件只有一份。这就像企业里员工可以在部门间调动，但必须有一份档案。在建立物料主文件之前，要对每个物料进行编码，规定物料号；还要按照软件的要求，确定所有物料的类型和分类。
2.能力信息
物料计划要与能力计划相伴运行，占用能力资源是通过工艺路线文件及其时间定额来确定的。在ERP系统中，主要的能力资源是工作中心，而工作中心又是属于某个车间或部门的，需要事先定义。各种作业活动只能在工作日进行，必须设定各种用途的工作日历。
3.库存信息
运行物料需求计划必须知道物料的可用量，各种物料按照管理的要求必须有存放地点，也就是仓库与货位。
4.财务信息
ERP要实现物流与资金流信息集成，每种物料要有对应的会计科目。为了控制成本，要对分厂、车间、部门或工作中心设置利润中心或成本中心。
5.需求信息
所有计划都是为了满足市场需求，必须先有需求信息（包括预测需求量和合同需求量以及企业内各部门之间的需求等）才能编制生产计划。
6.供需方信息
系统执行采购管理作业，必须先建立供应商文档，形成供应商信息；执行销售管理作业，必须先建立客户文档，形成客户信息。
可以看出，以上这些信息都是运行MPS/MRP系统不可缺少的必要信息。在这些信息中，物料与产品信息、能力信息、财务信息、供需方信息和库存信息中的仓库与货位是静态信息，其余为动态信息。动态信息的建立一般在产品信息的建立之后。另外，有些静态信息本来是企业的基础工作，在系统安装之前就可以着手准备。
每项数据除明确定义外，还要注意它的字符类型以及字段长度。字符类型通常分为以下三类：
（1）字母数字型（alphanumeric）。由任意字母、数字或符号（键盘上的符号）组成，如物料号的代码，通常用“A”或“A，n”（n为位数）表示。
（2）整数型（integer）。无小数的数字，如物料的件数，通常用“I”或“n，0”（n为整数位数）表示。
（3）实数型（real）。有小数的数字，如金额数，通常用“R”或“n1，n2”（n1，n2分别为小数点前后数字的位数，或总位数与小数位数）表示。
以上各种数据信息，有些同现行管理所用的数据可能会有一定出入，有的需要适当加工，有的则要分析后才能确定。对于有些企业，准备规范化的数据会有相当大的工作量，但是这些规范化的数据对一个管理信息系统是绝对必要的。只有用积极的态度及早动手准备，才能为实施ERP打好基础，并缩短实施进程。
（三）数据准备
在运行ERP系统之前，要准备和录入一系列数据。只有在充分理解了ERP原理、方法，并经过软件应用培训后，ERP项目才能开始。必须在正确理解了各项数据的定义、概念、作用和要求后，才能开始准备数据，避免或减少由于理解错误造成的返工。数据准备包括数据收集、分析、整理和录入等工作，一般有三种情况：
（1）现成的数据。现成的数据多为现行管理中用到的数据，无须过多的加工就可以使用，如零件图号、材料消耗定额、供应厂商记录等。
（2）要加工的数据。要加工的数据指现有数据需要重新分解或组合的，如工时定额要转换为提前期的时间构成——排队时间、传送时间；要在现有零件明细表、工艺过程卡和材料消耗定额的基础上建立产品结构图和物料清单等。
（3）要研究确定的数据。要研究确定的数据是现行管理中没有用到的数据，如各种编码（如物料号，类型码，分类码，车间或部门代码，工作中心的划分和编码，仓库、货位、各种会计科目、计划员、采购员、销售员等的代码）、标准成本、间接费率、批量规则、安全库存和定货量调整等因素。有些数据需要组织几个部门参加共同商定，如物料号。
上述各类数据中的静态数据在软件安装之前就要着手准备；有些数据则要根据软件的具体要求来确定；甚至有一些数据要在模拟运行之后，才能逐步完善。数据准备的工作量是很大的，要动用一定的人力，要有各个部门的配合。统一现有的数据，使之规范化，是实施ERP系统的一笔投资。为了使软件安装后能很快地投入运行，一些基本的、ERP需用的数据准备工作，应在软件公司或咨询公司的专家指导下提前进行。
国内外经验表明，在物料清单、工艺路线和库存记录等三项数据的准确度小于90%时，先不要运行MRP，否则只会是矛盾频出，使人们丧失实施ERP系统的信心。一旦人们失去了对系统的信任感，要扭转人们的心理状态就须花费成倍的精力，甚至得不偿失。因此，要提倡“开始一次就把工作做好”，对这三项数据的准确度可用业绩评价中的有关方法先行考核。
某企业采用的编码方案
一、编码原则
一个好的编码体系应该具有以下特征：
（1）包含尽可能多的信息。通过编码能对该设备有一个大概了解，能很方便地根据编码进行分类查找。
（2）开放性。今后将有新的设备加入进来，要留有发展余地。
（3）通用性。就设备管理而言，所有其他属性都是依附于设备的，编码应体现出以设备为中心的特点。
（4）尽可能少的数据冗余。在基础数据建立时重复信息是不可避免的。
二、设备类型编码方法
设备类型的编码基本思路是基于同类设备具有相同或相近的属性，因此，须将所有设备进行分类分别进行编码。以三位字符（0～9，A～Z）为编码，分别代表一、二、三类。一类编码的后两位是零，二类编码后一位是零，它们所代表的是某一类设备；三类编码则是指具体设备，确定为同一类具体设备的原则是具有相同或相近的操作描述、故障描述、安全措施等。这样就可以实现以设备类型编码为查询主键的编码体系。
例1：编码为b00，可以看出是一类，如电器类，它们的共同特点是带电，可能会采取类似措施。
例2：编码为b10表示二类，即电器类下的电机。
例3：编码为b1a表示三类，即电器类下的电机类下的小型电机。
（四）原型测试
原型测试（prototyping）又称计算机模拟（computer pilot）。模拟的目的是：
（1）深入理解ERP，分析它同现行管理的差异。
（2）熟悉软件，学会使用软件的各种指令、功能，测试软件的运算速度。
（3）弄清各种数据之间的关系以及一种数据的准确程度对其他数据的影响。
（4）弄清软件各种报表的作用，学会运用系统提供的报表来分析问题和决策。
（5）发现容易混淆的观点，重点讲解，加强培训，作为编制企业内部案例式教材的依据。
（6）作为全面采用ERP系统进行管理的依据。
软件功能模拟必须是各个功能模块同时进行，这是一次系统的测试。各个功能模块如果单独运行，就不能掌握模块之间的集成关系。模拟运行由项目组长亲自主持，全体项目小组成员共同参加。
原型测试可选用一个小的部件作为代表产品，甚至可以虚拟一个组件。物料品种以15～30种为宜，尽量简单，但是必须能反映企业管理中经常发生的普遍问题，尽可能覆盖软件所提供的各种功能。模拟时要假定各种条件，测试软件是如何处理企业各种管理问题的，解决到什么程度。模拟运行的过程应做好记录，便于查阅总结。原型测试的最终目的是检查软件的功能是否满足企业的需求和目标，如有差距，找出合理的解决方案，确有必要时才进行二次开发。
（五）用户化和二次开发
用户化是指不牵动程序的改动，如修改报表格式。软件如果有报表生成功能，或采用第四代语言，任何业务人员不需要有很多计算机知识就可以自行设置。当然，还需要项目实施小组的批准。许多国内外的优秀ERP软件提供了强大的支持用户化的功能，如荷兰Baan公司的动态企业建模技术和中国金航联公司的企业系统动态再造技术。
二次开发是指改动程序的工作。要增加或修改软件的功能，需要ERP系统提供支持二次开发的工具，还可能需要有软件的源程序，这些都要支付额外的费用，而且并不是每个ERP供应商都愿意提供源代码。此类问题一定要在签订合同前考虑到。二次开发的工作是在软件功能模拟运行的基础上进行的，一般工作量比较大，需要一定的时间，会延误项目实施进程，这个因素应该在制订项目实施计划时将其包括进去。改动软件后还会影响今后软件版本升级。有些ERP软件商提供免费或收费很低的系统升级。如果不升级，新版本的长处无法应用；如果升级，则面临着重新进行二次开发的可能。因为ERP软件供应商在进行新版本的ERP系统开发时，可能根本不会考虑某个特定的用户在旧版本上所做的二次开发。
从20世纪80年代初我国引进MRPⅡ软件以来，在近30年中，有上千家企业购买了MRPⅡ/ERP系统。但从实际的应用情况来看，总体上并不令人满意。由此而引发了很多争论，如中国企业是否具备了使用ERP软件的能力。再如关于ERP与国情的争论：国内企业和软件开发商经常宣称国外的ERP软件不适应中国的国情，而国外的软件供应商则竭力辩解“管理无国界”和“国情化就是迁就落后”等。这些争论的焦点无疑都是一些对ERP系统在企业中的有效运用有可能产生影响的因素。不过，ERP系统在企业中能否得到成功实施和有效应用，还取决于另外一个关键因素：ERP系统的用户化和二次开发。
