查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出一个问题：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并对他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，就坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成它们；而且倘若不借助某一件事优先的次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。”
数星期后，史瓦寄了一张面额两万五千美元的支票给李爱菲，并附言说李爱菲确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒钢铁公司后来跃升为世界上最大的独立钢铁制造者，据说也是受益于李爱菲的那数句真言。
小强，告诉我，从这个故事里你又得到了什么启示？”
“老付，这不都是你教过我的东西么？！”小强兴奋地说。
“呵呵，是啊，写下第二象限优先级最高的事，然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。不过，其实这个故事给我最大的启示是最后那一句：“将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。”时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事、上司。可以想象一下，每天与同事、上司的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。”
“那说到底，脑袋里只装一件事到底有什么好处呢？”小强问。
“脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：
“脑袋里只装一件事”的好处
1.专注。当我们集中注意力于某一件事的时候，我们会放下和忘记其他的事情，同时大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息，这将大大提高我们的创造力。
2.成就感。我一般都会把自己每天要做的事情写在一张纸上，标上优先级，然后选择一个自己感兴趣的，或者已经准备得比较充分的来做。做完一件，在纸上划掉一件，做完一件，划掉一件……这样我总是能保持一个旺盛的斗志，因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭，我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指，与其每件事都做到一半，不如将每件事情完全做完，这样做起事来更开心，更有成就感。
3.摆脱压力。压力都是自己给自己的，我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。那能不能想象一下，如果有个盒子，能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面，然后每次从盒子里取出一件事，放到脑袋里去处理，做完之后，扔掉。然后拿出第二件事情，放到脑袋里处理，做完之后，扔掉。在这样的情况下，你还会有那么大的压力吗？
4.更好的结果。相信大家都有这样的体验：当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃，因为脑电波在没有受到干扰的时候，可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以，当我们排除了干扰，脑袋里只剩下一件事的时候，我们会有更好的逻辑思维和创造力，这样我们不难得到更好的结果。”
“哇，放入盒子，清空大脑，取出一件事，处理，扔掉，再取出下一件事……多惬意的工作方式啊，真希望能早点学会这个本领！不过，老付，我应该取出哪一件事放在脑袋里呢？”
脑袋里只装哪一件事？
“呵呵，这个问题问得好，脑袋里只装哪一件事呢？我认为应该是“下一步行动”。”
“什么是“下一步行动”？”小强问。
“你前面说过，面对“制作产品销售策略”这样一个第二象限的重要任务你手足无措，是吧？那你分析过原因吗？”
“原因？嗯……我想，大概是因为我没有制作这样一个销售策略的经验吧。”
“我觉得不应该是这样，我们一起讨论过这个策略很多遍，并且我也给了你一个范本，你应该可以很轻松地写下来。我能分析一下你当时的心理活动吗？”老付向小强投去询问的目光。
小强耸耸肩，算是许可了。
“摆好咖啡，打开电脑，先想想要干什么事。哦，对了，是制作销售策略。嗯，该怎么写呢……到底该怎么写呢……老付那里有一些资料，也不知道是否用得上，要不然在网上搜搜有没有什么用得上的。哦，差点忘了，今天早晨有火箭的比赛啊，打开文字转播看看比分吧……这个销售策略也够难写的，从哪里开始写呢……糟糕，40分钟都过去了，还一个字都没动呢，我的效率怎么这么低呢！我以后一定要想办法提高自己的效率……小王上线了，问问他关于昨天产品跟踪的事情吧……”老付边模仿着边说。
（造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把“项目”当成了“行动”。）
“老付，你不是在我桌上安了监视器吧？”小强简直惊呆了，瞪圆了眼睛看着老付。
“呵呵，造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把“项目”当成了“行动”！什么是项目？像“制作产品销售策略”就是一个项目，为什么说它是项目？就是因为它并不是一个单一的行动，而是由若干个单一的行动所组成的，就像线是由点组成的，面是由线组成的，体是由面组成的一样。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。“制作产品销售策略”是个项目，而“找到产品的品牌定义”、“找出产品特色”、“用swot分析法进行简单的分析”这就是单独的行动。
项目与行动
项目行动
制作产品销售策略找到产品的品牌定义
找出产品特色
用swot分析法进行简单的分析
列出文档大纲
你可以自己去体验一下，当你去思考“如何制作产品销售策略”的时候，就会比较迷茫，感觉千头万绪，注意力始终集中不起来；但是当你思考的问题是“找到产品的品牌定义”的时候，你会立刻从你的资料库中寻找这个问题的答案。我说得对吗？”
“很有道理！”
“那咱们一起来做几道题，看看你能否分辨出什么是项目，什么是行动。”
以下10项，哪些属于“项目”，哪些属于“行动”？
1.去挑选一支鱼竿
2.计划周末旅行
3.制作家庭理财计划
4.准备周一会议
5.自己建立一个博客
6.建立研发小组奖惩制度
7.学习时间管理
8.在家里开party
9.准备研究生考试
10.谈判
（答案将在后面揭晓，看看你能答对几道，呵呵。）
老付没有立刻去看小强的答案，而是继续往下说道：“我们刚刚明确“行动”的定义，那么什么又是“下一步行动”呢？它的定义是：任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。
我每接手一个项目或者每当从第二象限取出一个项目的时候，我总会问自己一个问题：“下一步行动是什么？”为了解答这个问题，我会在纸上先将项目分解成若干“行动”，然后去找到“下一步行动”，然后去执行它。执行完以后，再去找下一个“下一步行动”，就这样，整个项目就在“下一步行动”的驱动下顺利完成了。我强烈建议你养成这个习惯：任何时候都问自己“下一步行动是什么？”要知道，任何复杂的项目都是由简单的“下一步行动”组成的，就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。可以这样说，“下一步行动”驱动着你的生活。”
“你就是靠这个力量一点一点地完成了那么多枯燥、复杂的任务？？”小强问。
（任何复杂的项目都是由简单的“下一步行动”组成的。）
“是的，这就是我的秘诀，也是我的力量源泉。其实我和你一样，看到那些项目就头大，不过我善于将他们化整为零，这样就可以分段实现大目标了。”老付笑着说。
如何找到“下一步行动”？
“老付，那我将“找到产品的品牌定义”当做“下一步行动”可以吗？”小强问。
“不行，它只是一个普通的行动，虽然具有可执行性，但是还不是“单一行动”。找出“下一步行动”是有秘诀的：
找出“下一步行动”的秘诀
秘诀一：动词开头。一个好的“下一步行动”应该是以动词开头的，比如“打电话给某某”、“准备会议资料”、“回复E-mail”，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着“电话”、“资料”、“E-mail”，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。
秘诀二：内容清晰。比如“准备会议资料”，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，“需要准备哪些资料”、“几点开会”、“会议上要提出什么问题”，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说，这样的“下一步行动”是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己“擅自加工”。大脑“擅自加工”的结果就是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。
秘诀三：描述结果。比如“早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划”，这已经算是一个不错的“下一步行动”了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上“说服与会者认同我的营销方案”，那会是什么效果呢？
秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是“9点开始，需要2小时”，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9点到11点这个时段不再安排其他事情；与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后，咱们这里会议的效率提高了很多，呵呵。
还有最重要的一点，小强，你一定要切记。“下一步行动”是神圣的，它们都必须被完成，而且要力争一次做到最好。如果你为此有压力或者产生恐惧感，那么你是在怀疑你的执行力。如果这样的话，有3个解决方法：
1.设定目标，或者设定奖励。比如完成“下一步行动”是为了获得更多的收入。
2.如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此时建立起信心更重要。
3.找出最大的石头，搬走它。浏览一下你的“下一步行动”，找出你认为最难完成的一件事，尽最大的努力去完成，之后，其他的事情就不在话下了。”
“四个秘诀已经传授完了，还不知道你前面关于“什么是项目，什么是行动”的答案呢。”老付拿起刚才那张纸对小强说。
“嗯……按照你这个标准，好像每一个都不符合啊。”
“Bingo！答对。它们没有一个是可以行动的步骤。”老付打了一个响指说。
“老付好阴险啊，来这一招，呵呵。”小强捶了老付一拳。
“呵呵，没办法，要打破常规思维嘛，不喜欢做判断题的话，那咱们再来做一道填空题。你能不能写出下面这些项目的“下一步行动”是什么？”
填写“下一步行动”
项目下一步行动
去挑选一支鱼竿周六早晨9点上网查找关于选购鱼竿的资料
计划周末旅行
准备周一会议
自己建立一个博客
建立研发小组奖惩制度
学习时间管理
在家里开party
准备研究生考试
谈判
“下一步行动”是如何工作的？
“我已经掌握了“下一步行动”的四个秘诀。老付，你能不能和我分享一下，你是如何利用“下一步行动”进行工作的？我想知道你平时的工作流程是什么，可以吗？”
“当然可以，我把自己利用“下一步行动”建立起来的事务处理流程和你分享一下。拿一张纸过来，我在上面画出流程图，咱们一起研究一下。”
老付的事务处理流程图
